接待费用管理制度

接待费用管理制度
一、背景和目的
为规范企业接待行为，合理掌控接待费用，提高资源利用效率，强化企业形象，特订立本规章制度。

二、适用范围
本规章制度适用于公司全部员工和相关合作伙伴的接待活动。

三、定义
1.接待活动：指对外部来访人员进行接待的一系列行为和费用支出，包
含但不限于餐饮、交通、留宿、礼品等费用。

2.接待人员：指受邀参加接待活动的外部来访人员。

3.接待费用：指用于接待活动的一切费用支出，包含但不限于餐饮费、
交通费、留宿费、礼品费等。

四、管理标准
1.接待活动布置
–接待活动需提前至少3个工作日向公司职能部门申请接待，并明确供应相关接待目的、时间、场合、人数等认真信息。

–职能部门依据申请内容进行评估审核，推断接待是否符合公司利益和形象，并在2个工作日内予以批复。

–批复后，接待活动组织方需订立认真的接待计划和预算，并报告给职能部门备案。

2.接待费用预算
–接待活动组织方需合理进行接待费用预算，确保费用合理、经济。

–接待费用需由申请接待活动的部门或项目承当，不得从公共经费中支出。

–接待费用预算应涵盖餐饮、交通、留宿、礼品等费用，以及估计参加人数和频次的综合考虑。

3.接待费用核销
–接待费用必需通过公司相关财务制度进行核销，不得私自支出、支出。

–接待费用报销需供应相关发票、收据以及与接待活动相关的料子和文件。

–接待费用报销须经职能部门的审核，并得到公司财务部门的正式核准，方可支出。

4.接待活动记录
–接待活动组织方需认真记录每次接待活动的相关信息，包含接待目的、时间、参加人员名单、费用明细等。

–接待活动记录需存档备查，以备审计和管理需要。

五、考核标准
1.接待活动目的和效果的考核
–依据接待活动的所需目的，评估接待活动的实际效果，是否实现预期目标。

–考核内容包含对于来访人员的满意度、业务合作的效果等指标。

2.接待费用使用情况的考核
–依据接待活动的预算和费用核销情况，评估接待费用的合理性、经济性。

–考核内容包含接待费用的使用情况、核销凭证的完整性等指标。

3.接待活动组织和管理的考核
–依据接待活动的申请、组织和管理情况，评估活动的合理性、规范性、高效性。

–考核内容包含接待活动的申请程序、预算订立、费用核销、活动记录等指标。

六、违规处理
对于违反本规章制度的行为，将依照公司相关制度进行相应的惩罚和纪律处理，包含但不限于扣减绩效、降低职级、停职、解雇等。

七、附则
1.本规章制度由公司职能部门负责解释和修订。

2.本规章制度自发布之日起生效，同时废止以前全部相关规章制度。

3.公司职能部门将对本规章制度进行定期评估和调整，以适应公司发展
和管理需求的变动。