试论如何做好县级供电企业档案管理工作 邹晓燕

试论如何做好县级供电企业档案管理工作邹晓燕
摘要：县级供电企业既是地方政府的管电部门，又是国家电网公司的最基层单位。

基于县级供电企业档案管理的重要性，分析其档案管理中存在的一系列问题，并提出相应的对策，对促进电力企业的长足发展有着重要的实际意义。

关键词：供电企业；档案管理；问题；对策
作为企业管理的重要组成部分的档案管理工作，必须顺应时代潮流，解放思想，强化管理，使档案管理与企业的现代化管理同步，更好地为电力工业科学决策、科学研究和生产经营服务。

如何及时有效地管理并利用这一庞大的资源，更
好地为电力工业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、全面、准确的服务，已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。

以下结合本企业档案管理，就如何做
好此项工作阐述一下自己的观点。

一、加强县级供电企业档案管理的重要性
档案管理工作是企业管理工作的基础，是企业信息系统的重要组成部分，是
提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。

电力档案是电力企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种
形式的文件。

是电力工业历史发展的真实记录，它信息量大、门类多、涉及范围广，在电力企业生产经营中发挥着重要的作用。

近些年来，随着农网改造的不断
深入，县级供电企业在建和准备建设项目数量急剧增长，电力档案的信息内容也
越加丰富起来，这就更加要求电力企业在充分认识档案管理重要性的基础上，实
现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。

科学规范的管理档案，
是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。

目前，电力企业现代化管理水平日
趋提高，必须秉承科学创新的理念，来推动企业档案管理信息化建设，建立同现
代市场经济相适应的管理体制，不断拓展档案工作新领域，来为企业经济的持续
发展提供有效的信息保障。

档案工作作为电力企业的一项基础工作，必然要提高
它的管理水平，以适应一流现代化公司的管理要求。

二、当前县级供电企业档案管理中存在的问题
1.档案管理不够规范。

目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。

第二，案卷标题不规范。

第三是大部分案
卷缺少卷内目录。

第四是组卷混乱现象比较严重。

电力系统改革后，电力档案部
门一般归属办公室管理，由办公室主任或副主任兼管。

从工作上说：一方面，档
案人员少。

待遇偏低，任务偏重，工作范围宽，难度大；另一方面，档案管理体
制不尽合理，全员档案法制观念和档案意识比较淡薄，使档案工作开展的难度加大。

从档案人员自身看，知识结构不尽合理，专业水平不够高，爱岗敬业的职业
道德素养较为欠缺或低下，为电力工业发展意识不够浓厚，工作的积极性不高，
认为档案工作无关社会发展大局，档案工作无需学问和人才等思想意识造成的。

因此，电力档案工作要适应电力工业发展的需要，就必须转变思想、扭转现状，
实现电力档案管理现代化、科学化、信息化。

虽然各县级供电企业档案管理已建
立在协同办公系统的平台上，但相当一部分人员包括部分基层领导干部对档案人
员的认识还停留在档案工作就是把资料放在档案柜内的保管工作，认识不到档案
在工作管理中的重要性和必要性，对档案利用效益知之甚少。

2.企业档案管理与电力技术发展还不能有机融合。

电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、
结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为实现管理需要，电力企业建立了一系
列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且
随着电力的发展而快速的更新。

但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相
融合，档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信
息的核心部分或基本接收不到档案。

3.档案管理人员方面存在的问题。

县级供电企业一般设置的是综合档案室，档案管理部门从属于办公室，没有
配备专职档案员，在下属部门也没有设备兼职档案管理人员，从根本上就缺乏对
档案管理工作的专业知识和理论知识的学习，造成目前电力档案队伍中整体素质
不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案
业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。

特别是县
级供电企业档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，难以全身心地投
入到档案管理工作中去。

这些问题的存在致使电力企业档案管理工作基础薄弱，
利用程度不够，难以产生效益。

4.档案检索效率不高。

档案检索方式有手工检索和计算机检索。

在目前，传统的手工检索占有很大
比重。

各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索
工具。

在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具
越多档案工作服务质量越高。

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：
查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在
库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。

纸质文件给检索调阅带来
了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件
丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部
门提供良好的服务。

5.对档案收集重视不够。

三、如何加强县级供电企业档案管理的认识
1.强化领导对档案管理的重视程度。

领导重视是档案规范化管理的关键。

要让企业的领导者和决策者充分认识到
企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要组成
部分，是一项需要人人参与的重要工作。

提高宣传力度，引起领导、员工对档案
工作的重视，提高管档、用档意识；成立“档案管理网络机构”，由行政领导对档
案管理工作进行分管，从而使得档案管理有了力度；要将档案工作纳入企业的生
产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的
制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这
项工作得到持续健康发展。

让领导干部真正重视档案工作的同时，还应加大投入，分配足够合理的人力、财力资源，对档案管理工作的资金投入会直接影响到档案
工作管理的现代化及科学化程度，及时解决好现实问题。

2.加强档案管理培训，提升档案管理人员的综合素质，建设完善的档案人员
网络体系。

在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，电力档案管理人员除了掌握
归档和电力专业的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报
等相关学科知识，在档案管理工作中应具备有积极主动的组织协调能力、观察和
分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。

在县级企业设置专
职档案管理人员，在公司各部门设立兼职档案管理人员，以每月为期收集本部门
档案资料，集中上交企业综合档案室，做到及时整理、及时归档，以便在今后的
工作中查询使用，在本全宗内形成一个档案管理人员的网络体系。

县级供电企业
一般设置的是综合档案室，包括对文书、科技、声像、荣誉实物、人事、会计等
门类档案的管理，这对档案管理人员有了更高的要求，为适应新的形势，专职档
案管理员应自觉学习相关的法律法规、学习电力工程档案相关的政策、规定，深
入到各部门学习了解相关的业务知识；对兼职档案员应加大档案的宣传力度，增
强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念。

要提高档案管理人员的
素质，最主要的途径是加强培训学习。

所以企业必须将档案人员综合素质培养纳
入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式全面提高档
案管理人员提高业务能力和知识水平。

3.加强档案收集工作，保证档案资料收集的完整性。

档案收集如同档案工作这座大厦的基石，要做到档案收集的全面性和完整性，档案管理人员应提高工作主动性，主动催交，利用档案人员网络体系，专兼职档
案人员深入在企业各方面工作中，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道
收集全面完整的资料。

档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓，档案收
集自然全面到位。

参考文献：
[1] 吴玉姝.电力企业档案服务创新的思考，云南电业
[2] 钱小英.电力建设企业工程档案的收集与管理，常州信息职业技术学院学报。