死亡人员档案管理制度

一、目的和依据
为规范死亡人员档案管理，保障档案的完整、准确和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于我单位内部所有已故员工的档案管理。

三、档案收集与整理
1. 档案收集：死亡人员档案的收集由人力资源部门负责，包括以下内容：
（1）员工基本情况；
（2）员工在职期间的各种证明材料；
（3）员工离职或退休的相关手续；
（4）员工家属的联系方式。

2. 档案整理：收集到的档案应按照以下要求进行整理：
（1）分类存放：将档案分为个人基本情况、在职证明、离职手续、家属联系信息等类别；
（2）编目编号：为每份档案编制唯一编号，便于查阅和管理；
（3）归档：将整理好的档案按照编号顺序归档。

四、档案保管与使用
1. 保管：死亡人员档案应存放在安全、通风、防潮、防虫、防鼠的专用档案室，
并由专人负责保管。

2. 使用：查阅死亡人员档案应遵守以下规定：
（1）查阅人须出示有效身份证件，说明查阅目的；
（2）查阅人不得擅自复制、借阅、转借档案；
（3）查阅人不得泄露档案内容；
（4）查阅完毕后，应将档案归还原位。

五、档案销毁
1. 档案保存期限：死亡人员档案的保存期限为50年。

2. 销毁程序：档案达到保存期限后，由人力资源部门提出销毁申请，经单位领导批准后，按照以下程序进行销毁：
（1）编制销毁清单，经单位领导签字确认；
（2）在销毁前，将销毁清单报送档案管理部门备案；
（3）在销毁现场，由专人监督，确保档案安全销毁。

六、责任与监督
1. 人力资源部门负责死亡人员档案的收集、整理、保管、使用和销毁工作。

2. 档案管理部门负责对死亡人员档案管理工作进行监督，确保档案管理的规范性和安全性。

3. 任何单位和个人不得擅自销毁、泄露或篡改死亡人员档案。

七、附则
1. 本制度由人力资源部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。