涉外秘书实务 第1---9章 幻灯片PPT
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二、办公室环境的美化
• 思考题： • 1。什么是格子间小办公室？ • 2。什么是传统大办公室？有何优点？ • 3。涉外秘书的办公室有哪些种类？ • 4。办公室的布置有哪些要领？ • 5。办公室环境的科学标准包括哪些因素？
第二章 接打 的艺术
➢ 第一节 接打 的要领 ➢ 第二节 处理打给上司的 ➢第三节 用英语接打
Incoming mail & Outgoing mail
➢ 第一节 收到邮件的处理 ➢ 第二节 发出邮件的处理
第三节 电子邮件的处理
第一节 收到邮件的处理
一、收受邮件
二、邮件的初步分类
1、两分法 2、七分法 3、五分法
三、拆阅邮件 1、拆阅信件的权限 2、信件的开拆 3、信件拆开后的检查 “Enc〞(enclosure,附件的缩写式〕 “Rec〞(received,收到的缩写式) “Enc. missing〞〔附件缺少〕 4、拆错信件的处理 Sorry, opened by mistake
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
DIGEST
MAIL
----
-----------
3、邮件转送单
MAIL ROUTING FORM --------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
三、高效
1、马上接听 2、一次打出 3、为对方考虑
第二节 处理打给上司的
一、 挡驾 二、上司正在开会、外出时的
三、其他本卷须知 1、保密 2、别不懂装懂 3、常用的国际 种类 号码 ，也称叫号 〔Station Call〕 指名 ，也称叫人 〔Personal Call〕 对方付费 〔Collect Call〕
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
五、邮件的分发
邮件的分发〔sending the mail〕
1、再次分类
2、邮件摘要表
第三节 用英语接打
• 一，接答 • 1，接答熟人打来的 • 2，接答陌生人打来的 • 3，转接 • 4，安排约见的 • 二、上司不在或为上司挡驾的 •
• 三， 记录和留言 • 1， 留言 • 2 ， 记录或留言表格式 • 四， 国际
• 1，Personal to Personal Call〔叫人 、指名 通话〕
第一章 办公室管理
➢第一节 办公室的种类 ➢第二节 办公室的布置 ➢第三节 办公室的美化
第一节 办公室的种类
一、办公室的布局 〔一〕封闭式布局〔也称小办公室〕
1、传统小办公室
2、格子间小办公室
〔二〕开放式布局〔也称大办公室〕 1、传统大办公室
2、改Hale Waihona Puke 型大办公室3、新型大办公室
二、涉外秘书的办公室
• 2， Station to Station Call〔号码 、叫号 〕
• 3， Collect Call〔对方付费 〕
•
• 思考题： • 1。接打 有哪些要领？ • 2。完毕通话时用哪些礼貌语？ • 3。如何为上司 挡驾？ • 4。国际长途 有哪几种？ • 5。同学间试用英语接打 。
第三章 处理邮件
第一节 接打 的要领
一、礼貌 1、微笑接听 2、开头的礼貌语 3、照应 4、 中断时 5、接错或打错 时 6、对方冲动时 7、完毕通话时的礼节
二、准确
1、 记录
-------------------------------------------------------------------------------------------------
1、一室型
2、两室型
3、三室型
4、位于上司办公桌旁
第二节 办公室的布置
一、办公室布置要领 二、涉外秘书办公桌的选择
1、标准写字台 2、 手枪型办公桌 3、多功能工作台 三、办公室的管理 〔一〕 办公家具的布置 〔二〕办公室的整理 〔三〕日常办公室物品的管理
第三节 办公室的美化
一、办公室环境的科学标准 〔一〕光线和色彩 〔二〕声音 〔三〕温度和湿度 〔四〕空气
四、邮件登记
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------MAIL REGISTER -----------------------DATE FROM / DESCRIPTION DISPOSITION DATE OF FOLLOW—UP -----------------------TO DATE
ＸＸ公司 记录表
------------------
时间：
年
月
日
时
分
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2、内容清楚 3、通话突出重点 4、语音适中
• 思考题： • 1。什么是格子间小办公室？ • 2。什么是传统大办公室？有何优点？ • 3。涉外秘书的办公室有哪些种类？ • 4。办公室的布置有哪些要领？ • 5。办公室环境的科学标准包括哪些因素？
第二章 接打 的艺术
➢ 第一节 接打 的要领 ➢ 第二节 处理打给上司的 ➢第三节 用英语接打
Incoming mail & Outgoing mail
➢ 第一节 收到邮件的处理 ➢ 第二节 发出邮件的处理
第三节 电子邮件的处理
第一节 收到邮件的处理
一、收受邮件
二、邮件的初步分类
1、两分法 2、七分法 3、五分法
三、拆阅邮件 1、拆阅信件的权限 2、信件的开拆 3、信件拆开后的检查 “Enc〞(enclosure,附件的缩写式〕 “Rec〞(received,收到的缩写式) “Enc. missing〞〔附件缺少〕 4、拆错信件的处理 Sorry, opened by mistake
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DIGEST
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3、邮件转送单
MAIL ROUTING FORM --------------------------------------------------------------------
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三、高效
1、马上接听 2、一次打出 3、为对方考虑
第二节 处理打给上司的
一、 挡驾 二、上司正在开会、外出时的
三、其他本卷须知 1、保密 2、别不懂装懂 3、常用的国际 种类 号码 ，也称叫号 〔Station Call〕 指名 ，也称叫人 〔Personal Call〕 对方付费 〔Collect Call〕
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五、邮件的分发
邮件的分发〔sending the mail〕
1、再次分类
2、邮件摘要表
第三节 用英语接打
• 一，接答 • 1，接答熟人打来的 • 2，接答陌生人打来的 • 3，转接 • 4，安排约见的 • 二、上司不在或为上司挡驾的 •
• 三， 记录和留言 • 1， 留言 • 2 ， 记录或留言表格式 • 四， 国际
• 1，Personal to Personal Call〔叫人 、指名 通话〕
第一章 办公室管理
➢第一节 办公室的种类 ➢第二节 办公室的布置 ➢第三节 办公室的美化
第一节 办公室的种类
一、办公室的布局 〔一〕封闭式布局〔也称小办公室〕
1、传统小办公室
2、格子间小办公室
〔二〕开放式布局〔也称大办公室〕 1、传统大办公室
2、改Hale Waihona Puke 型大办公室3、新型大办公室
二、涉外秘书的办公室
• 2， Station to Station Call〔号码 、叫号 〕
• 3， Collect Call〔对方付费 〕
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• 思考题： • 1。接打 有哪些要领？ • 2。完毕通话时用哪些礼貌语？ • 3。如何为上司 挡驾？ • 4。国际长途 有哪几种？ • 5。同学间试用英语接打 。
第三章 处理邮件
第一节 接打 的要领
一、礼貌 1、微笑接听 2、开头的礼貌语 3、照应 4、 中断时 5、接错或打错 时 6、对方冲动时 7、完毕通话时的礼节
二、准确
1、 记录
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1、一室型
2、两室型
3、三室型
4、位于上司办公桌旁
第二节 办公室的布置
一、办公室布置要领 二、涉外秘书办公桌的选择
1、标准写字台 2、 手枪型办公桌 3、多功能工作台 三、办公室的管理 〔一〕 办公家具的布置 〔二〕办公室的整理 〔三〕日常办公室物品的管理
第三节 办公室的美化
一、办公室环境的科学标准 〔一〕光线和色彩 〔二〕声音 〔三〕温度和湿度 〔四〕空气
四、邮件登记
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------MAIL REGISTER -----------------------DATE FROM / DESCRIPTION DISPOSITION DATE OF FOLLOW—UP -----------------------TO DATE
ＸＸ公司 记录表
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时间：
年
月
日
时
分
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2、内容清楚 3、通话突出重点 4、语音适中