公文常见错误

公文常见错误
按照《国家行政机关公文格式（GB/T9704—1999）》（以下简称《格式》），国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）》，对公文提出了明确的要求，现将公文中常见错误列举如下：
一、文种使用不当
主要表现是把没列为文种的公文种类作为文种使用。

《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。

例如，《关于××的规定》、《关于××的说明》，“规定”、“说明”均不能做文种使用，可以改成《××关于印发××规定的通知》、《××关于印发××的说明的通知》；不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”、“安排”、“要点”、“细则”等。

二、混用文种
主要表现是把“请示”和“报告”混淆。

例如：《××关于批准成立××的报告》，《××关于办公自动化所需经费的报告》。

两个标题内容明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。

报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，报告只要把情况汇报清楚即可，目的是让上级了解情况，掌握进度，做到心中有数，不需要回复。

而请示是“向上级机关请求指示、批准”，需要回复；“请示”应一文一事，并附联系人和联系电话。

有时也存在“请示”和“函”混用，《办法》规定不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时用函。

三、格式混乱
《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。

在具体行文中常见错误有：
（一）排版规格不当
《格式》规定公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，正文中的大标题用3号方正黑体简体字加粗，小标题可用3号方正楷体简体字加粗。

主题词用3号方正黑体简体字，主题词词目用3号方正小标宋简体字。

签发人姓名用3号方正楷体简体字。

发文字号用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，“【】、[ ]、（）”均不正确。

一般每面排22行，每行排28个字。

页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

（二）标题滥用符号
《办法》规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

如“关于转发××市政府《关于做好××相关工作的紧急通知》的通知”、“关于转发××委《关于实行××的通知》的通知”，以上“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发××市政府关于做好××相关工作的紧急通知的通知、关于转发××局关于实行××的通知的通知。

（三）结构层次序数使用不规则
《办法》规定结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号和点号。

同一文件中所用序号要注意保持一致。

（四）引用文号格式不对
《办法》规定引用公文应当先引标题，后引发文字号。

“据××办〔2010〕8号文《关于××的通知》”引用方法就不符合规定，正确的引用方式应为据《关于××通知》（××办〔2010〕8号）。

（五）成文时间标志不清
单一机关制发的公文落款处不署机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”（不能用阿拉伯数字“0”），例如“二○一一年二月二十日”，右空４字。