XQP-01-文件和资料控制程序

厦门凯锋翰博电子有限公司文件和资料控制程序
编号: XQP-01
版本: A1
生效日期:2007-12-5
制定单位: 品质
批准确
认
制
作
1目的
为建立本公司文件之管制作业,以求发行文件的一致性,可溯性及切性,从而落实品质政策,
品质方针与目标。

2范围
适用于本公司所有与质量管理和环境管理体系有关的文件与资料。

3定义
3.1一阶文件
如品质手册、公司管理规章... ...等制度文件。

3.2二阶文件
部门之前运作所使用之各种执行作业程序。

3.3三阶文件
如技术规格书、整理与检验标准、作业指导书、部品表、QC工程图、图纸、操作标准、技术手册等属于个人工作需之文件。

3.4四阶文件
指各种记录表单。

3.5外来文件
指客户在订购合约中所提供之图面、各类规格书、检验规范等或供应商提供之检测报告等GP资料及自公司以外的所取得之文件。

3.6管制文件
凡会影响品质之作业文件如公司品质手册文件、程序文件及作业标准等均需列入文件管理中心作统一发行管制。

3.6.1 四阶文件的保存年限为自发行日起三年(即36个月),保存单位为各记录表单使用部门;三年
期满由各保管部门决定报废事宜。

4
权责 4.1
管理者代表
负责管理手册和程序文件的审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。

4.2 文件管理中心
负责管制文件之登录、发行、作废、存盘、借阅等管制。

4.3 各单位
负责文件之撰写、会签；并送审核、核准完成后送交文管中心登录发行，文件如有变更需依程序向文管中心申请，对管制文件应妥善保管及维护。

5
作业流程图
流 程 图 权 责 单 位 表 单
6
作业内容
6.1 文件格式
6.1.1封面页（附件2）。

6.1.2内容页（附件3）。

6.2 二阶文件之架构需包含以下:
如内容页（附件3）所示，若该项无叙述亦不可省略应书之〝无〞。

6.2.1 目的：叙述编写此文件之意图。

6.2.2 范围：叙述此文件之适用于组织内特定人、物、事、地。

文件回收及销毁 文 件 发 行 文件内容宣导与训练
执 行
文件需修订
审 核
内容检讨改善 N
N
N
Y
Y
文件制（修）订
制定单位 相关单位会签 文件管制中心
各相关单位
各相关单位
各相关单位主管
各相关单位主管
文件管制中心、各收文单位
文件制定、修定、废止会签申請表
文件制定、修定、废止会签申請表
文件分发回收记录表
文件制定、修定、废止会签申請表
文件制定、修定、废止会签申請表
6.2.3定义：说明此文件中特殊或专有名词、字汇之意义。

6.2.4权责：叙述涉及此文件之相关部门，人员（职称）之职责。

6.2.5作业流程图。

6.2.6作业内容：叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某件特定工作，并产
生某些记录、报告,作为实际作业现况之规定及依据。

6.2.7参考文件：叙述此文件中所引用参考之其它文件名称。

6.2.8附件：执行此文件所产生之记录窗体应随附。

6.2.9三阶文件(作业指导书)架构依各文件之需求特性编写。

6.3文件编码规则
6.3.1一阶文件
□ EH Q M–□
该类文件流水号(01,02,03…)
手册代码
质量
环境/职业健康安全
公司代码(X：厦门)
例如:XQM-01为厦门质量品质手册第一版。

6.3.2二阶文件
□ EH Q P–□□
该类文件流水号(01,02,03…)
程序文件
质量
环境/职业健康安全
公司代码X：厦门
例如:XQP-01为厦门第一份质量程序文件。

6.3.3三阶文件
6.3.3.1 SIP 文件
□ EH Q □□–□□
该类文件流水号(01,02,03…)
作业类别(环境/职业健康安全:HW;质量:WI)
质量
环境/职业健康安全
公司代码-X:厦门
例如:XQP01-WI-01为厦门第一份程序文件的第一份SIP 文件。

6.3.3.2 SOP 文件
□- QWI –□ □□
例如:XQWI-1001为厦门第一份质量BOM 表SOP 文件。

类别代码 名称 类别代码 名称 1 BOM 表 2 技术SOP 3 冲压SOP
4 整理SOP
6.3.4 四阶文件
□□□□-□□–R □
例如: XQP0101R1为文件XQP-01之第01份窗体第1版。

6.3.5 外来文件
ED □- □ □- □ □ □
该分类文件之流水号 年度别
文件来源之代码:G (政令)、C (客户)、S (供应商)、O (其它)
文件类别代码
例如:EDC-08-0002为源自客户取得外来文件之2008年度第0002份资料。

6.3.5.1内部图面编码原则
HFE-□□-□□□ □
例如:HFE-BOE-001A 为厦门京东方第一份文件,版本A 。

类别代码 作业类别 公司代码
-X:厦门 该文件之版次,例R1、R2..
该文件之流水号(01,02,03…)
该程序文件名 该类文件流水号(01,02,03…) 该文件之版次(A,B,C …). 该类文件流水号(01,02,03…) 客户代码 厦门凯锋代码
6.3.5.2技术单位移转之量产图面: 《文件会签、分发管理基准》
6.3.6电子文件名称编排规则
文件编号-文件名称
例如: XQP-01-文件及资料管制程序。

6.4文件登录
送至文件管制中心的原稿须先核对文件制定、修定、废止会签申請表之确认、批准签章是否完成，文件编号、名称、版本、页次是否符合，文件分发回收记录表之发行受文单位是否已指定。

6.5文件书写规则
6.5.1计算机档案格式采用WORD或EXCEL。

6.5.2页次:页次以”X / X”表示，如：共五页,书写第一页以”1 / 5”表示，以此类推
至”5 / 5”止。

仅编本文页次，附件不编页次。

6.5.3附件:应于窗体左上角标示”附件编号×”。

6.5.4记录表单编号标示于页尾右上角，右下角示标示文件保存期限/单位。

6.5.5记录表单的保存年限为三年。

6.5.6文件述及参考文件时应加注编号。

6.6版本修订
6.6.1文件修订或变更时，改版后之版次须于第一页中写明变更后之版次及变更内容，并
于相应之内页中修正为变更后之版次，版次之变更依修订次数而订，自数字A1、A2、A3…顺序表示之，标点前为版，后为次作分别，当页次修订次数至A9，则以整份版本替换之，例如A9 B1、B2、B3…。

6.6.2文件变更或修订时，于文件制定、修定、废止会签申請表注明修订版本、修订理由、
内容简述。

6.7文件审核
6.7.1各种文件之制作、确认、批准权限，依照文件审核权责区分表:
文件类别制定单位审核单位核准
一阶文件权责单位所有部门主管总经理
二阶文件权责单位部门主管管理者代表
三阶文件权责单位部门主管部门主管
6.7.2原拟案单位将文件原稿拟定完成，并经单位主管确认后，送至文管中心。

6.7.3若该文件内容涉及跨单位之作业，则送相关单位会签；如会签单位有意见可在文件
制定、修定、废止会签申請表之意见栏叙述之，由拟案单位负责协商修改。

6.7.4文件确认、批准或发行阶段,如有争议时由管理代表协调确认。

6.7.5文件作废后,原文件之编号不可重复使用。

6.8件类别及代码
文件类别
代码
公司质量环境/职业健康安
全
一阶文件X:厦门凯锋QM EHM
二阶文件X:厦门凯锋QP EHP
三阶文件X:厦门凯锋WI EHW
外来文件ED
6.9文件之发行
6.9.1生效日期:由文件管制中心填写文件封面及电子档案中之生效日期字段。

6.9.2文件管制中心将登录后之文件，依该文件所指定发行受文单位及发行份数拷贝完
成，于每一页加盖红色”文件管制中心”章。

6.9.3将文件分发至指定发行受文单位，受文单位并于文件分发回收记录表签收以示收
文。

6.9.4若欲申请某份已发行文件时，请填写申请文件补发申请表，经单位主管同意及制定
单位主管同意后,送交文件管制中心补发行;文制管制中心登录于文件分发回收记录表。

6.9.5受文单位收文后，将文件登录各单位文件管制一览表并归档。

6.9.6外来文件:由取得单位将外来文件之纸版交由文管中心登录在外来文件管制一览表
上统一发行至各相关之单位，若为外来文件之电子文件则不列入文件管件中心控管，仅供参考用途。

6.10文件之修订、废止
6.10.1文件修订必须由原制作、确认、批准、之相关权责人员（单位）执行之。

6.10.2各单位严禁擅自变更或涂改文件内容。

有变更需求时，须填写文件制定、修定、
废止会签申請表并指定会签相关单位。

6.10.3若确认主管同意修订或废止，则呈原文件批准主管、或相关权责主管确认；再
将文件制定、修定、废止会签申請表送回文管中心保存。

6.10.4若批准主管不同意，则将原因注明于文件修订、废止申请单，退回文管中心，并
由文管中心影印一份交至申请单位保存，正本由文管中心保存。

6.10.5文件之修订:
修订之文件编号不变，但在内页之版次项，须依修订之次数以A1、A2……A9为顺序更改,并在该文件之修订记录页中叙述修改内容;当此文件版次已变更至A9,则下次修订时,须将整份文件更换为B版,原旧版文件由文管中心统一收回销毁。

6.10.6文件之废止
6.10.6.1 当文件内容作大幅度修改、或已失去其作用，修订时由拟案单位或文件发行受文单位提
出修废申请，填写“文件制定、修定、废止会签申請表”，并指定会签相关单位。

6.10.6.2 文件申请修废经同意后、或改版后之旧版文件，由文件管制中心向持有单位收
回发行文件并在每一内页盖上“作废”章，销毁;文管中心之原稿盖上“作废”章后由文件管制中心保存。

6.11文件之存盘
6.11.1文件依指定发行完毕后，文件管制中心应将原稿、文件会签暨制修废申请表、文
件分发回收记录表一并保存。

6.11.2文件内页经修订后，文件管制中心将保存旧版文件内页盖上作废章保存。

6.11.3作废之文件，文件管制中心将文件制定、修定、废止会签申請表、文件分发回收
记录表盖上作废章。

6.11.4各单位将文件归档，并各自建立文件的索引,以利查找与管控。

7参考文件
ISO 9001条文 4.2.3 文件的管制.
XQP01-WI-01-文件会签、分发管理基准
8附件
附件1. 文件管制中心用章样式
附件2. 手册、程序、作业指导书封面格式
附件3. 文件内页格式
附件4. 文件分发回收记录表…………………… XQP0101R1
附件5. 文件制定、修定、废止会签申請表……… XQP0102R1
附件6. 文件补发申请表……………………………XQP0103R1
附件7. 文件管制一览表……………………………XQP0104R1
附件8. 外来技术规格书、图纸目录…………………XQP0105R1 附件9.文件会签单…………………………………… XQP0106R1
附件1
文件管制中心用章样式示意如下：
文件管制章：用于文件发行管制,盖在文件封面及每一内页，使用红色
非管制章：参考用之拷贝文件盖于文件封面及每一内页，此文件仅供参考，不须管制，使用红色
作废文件章: 用于文件作废，盖在文件之封面及每一内页，使用红色
外来文件管制章: 用于外来文件发行管制,盖在文件封面及每一内页，使用红色
附件2 文件封面格式
厦门凯锋翰博电子有限公司
文件和资料控制程序
编号:
版本:
生效日期:
制定单位:
批准确
认
制
作
文件编号: 文件名版次: 页数:
1.目的
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
2.范围
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
3.权责
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4.定义
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5.作业流程图
流程图权责单位表单
6.作业内容
6.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
6.1.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
6.2 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
7.参考文件
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
8.附件
附件1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
附件2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。