公文写作基础知识及专门用语汇总

公文写作基础知识一
一、公文写作基本要求
公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。

其内容是：合"法"、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

二、行文规则
行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。

遵守行文规则具有重要意义。

行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权行文；坚持"党政文件分开"；联合行文时，作者应为"同级"；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。

三、文稿书写规范
文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使用；书写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公文中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求；文稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排。

四、公文写作的一般步骤
（一）公文写作前的准备
1.明确行文目的和要求。

2.确立公文主题。

3.选定公文文种。

4.占有材料。

5.确定具体表达方式。

（二）撰拟文稿
1.安排好结构，一是确定总体的构成；二是确定正文的具体构成，解决好各组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。

2.拟出写作提纲。

3.正式撰拟文稿。

（三）审核修改
文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。

五、公文的语言特点
公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。

这些特点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。

六、公文词语的选择
在选择词语的过程中应注意：认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际；注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；注意词语间的正确搭配，遵循语言法则；注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性；注意针对公文具体收受对象的特点选词，以"有的放矢"便于理解和执行；注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效
果；注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性；注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力；注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。

七、公文中特殊事物和概念的表达要求
在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。

其中特别需要注意：时间的表达；空间的表达；职务、姓名的表达；数量的表达；范围的表达；程度的表达；语气、神态的表达。

八、公文修辞
公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下功夫，审慎使用修辞格。

九、公文专用词语
由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。

这些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所熟悉，它们就是公文专用词语。

正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理公文的质量与效率。

依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比较常见的有：称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。

十、公文语言表达的简化
简化公文语言表达的方法主要是：取消、压缩、替代、合并。

十一、公文中避免歧义的一般方法
歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。

在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。

因此，必须避免歧义的出现。

消除歧义的主要途径是语言变换；禁止滥用省略；在语句中增加必要的限定修饰成分；禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格；语调一般不附加语义，必须附加时用标点符号作为辅助表达方式，保证语句含义单一明确；以上下文提供尽可能充分的语言环境。

公文写作基础知识二
1、公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。

2、狭义的公文指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13类14种公文；广义的公文既包括狭义的公文，也包括司法、军事、外交、科技等部门专用公文以及机关常用应用文，如倡议书、请柬等等。

还包括改革开放以来出现的市场调查报告、商务说明书等。

3、按使用范围划分,公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日常事务类。

4、政务公文包含法定文种和非法定文种。

法定文种即13类14种，命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非法定文种即9类14种，即计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报。

5、专用公文：在科研、财经、司法、军事、外交等部门使用。

包括科研文书、财经文书、司法文书、军事文书、外交文书等。

如科研报告、实验报告、可行性报告、学术论文、设计说明书、起诉书、公诉书、法律意见书、答辩状、判决书、审计报告、训令、照会、条约、声明等。

6、经济公文：包括经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、广告、意向书、商务说明书等。

7、日常事务公文：包括规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、述职报告、倡议书、建议书、挑战书、表扬信、感谢信、慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等。

8、按行文方向划分，公文分为：上行文、下行文、平行文。

9、按来源和运转方向分为：收文、发文、内发文。

10、按处理时限分为：紧急公文，通常当日办复；急办公文，通常3日内办复；常规公文，通常7-10日内办复。

11、按机密程度划分：绝密文件、机密文件、秘密文件、普通公文。

12、公文的特点是什么？
一、法定性二、权威性三、实用性四、规范性五、时效性
13、提高公文写作能力的方法主要有哪些？
一、参与实践，增强整体素质。

（1）政治素质（2）经济意识（3）业务素质
二、学习协作知识，熟悉常用文体
三、多读古今中外范文。

14、报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议的上行文。

报告分呈报性报告和呈转性报告。

15、报告主要包含标题、发文字号、主报机关、正文、发文机关、发文日期等。

如有附件，则应在正文下面一行空两格后写明附件的件数和名称。

有抄报机关的，应在末页的下半部分写明。

16、请示：是下级机关请求上级机关对某一工作、事项给予请示、批准的上行文。

17、请示的特点：
一、一文一事二、不能多头请示三、一般不能越级
18、请示包括标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、发文日期等内容。

19、请示和报告有何区别？
一、内容不同。

请示是一文一事，报告内容可广泛。

二、对象不同：请示只送一个领导机关，报告可多头主送。

三、处理方式不同：请示需要批复，报告一般不需要批复。

四、行文时间不同。

请示是事先行文，报告可在事前、事中、事后行文。

20、函的特点：行文自由、用途广泛、灵活多样。

21、函的种类：商洽函、询问函、答复函、请示函、周知函。

22、值班记录是指把工作期间发生的事情、客户的意见或建议（客户投诉）如实记录下来的书面材料。

23、值班记录的特点是：一、记实性二、直接性三、原始性
公文写作常用词语
按照：依照，据此办理。

或用于上行文，表明开展某一工作的依据，例如“按照省委的要求……”或用于下行文，要求下级完成某一事项，例如“望各级党委，按照下列要求……”
遵照：遵命办理。

比照：参照.
参照：参考、依照。

例如“现将《关于开展优质服务活动的情况报告》印发给你们，请参照办理”。

照此：按这样去办。

例如“同意所拟，望照此办理。

”
颁布：颁发、宣布。

多用于法律法令和行政法规的正式公布。

发布：公开宣布。

侧重于法规、指示、通知等的正式公布。

公布：公开发布、宣布。

此布：在这里宣布。

多用于布告的结尾，按照习惯应另起一行，左空两格，使用发布机关名称字号相同的大号字，以使醒目。

布置：对工作、活动作出具体的安排。

颁发：发布、授予。

颁行：颁布、施行。

多用于政策法规的颁发与贯彻执行。

例如“居民身份证，有公安机关负责颁行和管理。

”
为：表示目的、原因的介词，多用于公文的开头，放在句子前面以构成目的句。

例如“为保障民用航空器的安全，防止劫持、破坏民航飞机和破坏民用航空设备事件的发生，特通知如下”。

为了：与“为”的使用相同。

例如“为了发扬党内民主，健全党内生活，保障党民权利的正常行使和不受侵犯，根据《中国共产党章程》，特制定本条例”。

为此：为了这个。

多用于承接上文。

例如“……为此，提出以下三点要求”。

为要：至为重要。

例如“中央经济工作会议提出了发展经济的一系列重要措施，望各级党组织认真贯彻为要”。

为盼：十分盼望。

例如“望速研究并即函复我局为盼”。

为荷：表示承情感谢的惯用语，常用于信函的文末。

例如“兹介绍我局李小兵等三同志前去厂局参观学习，请予接洽为荷”。

期：从时间、期限长短上看。

例如“全面开工已为期不远，请抓紧完成准备事宜”。

特：特地。

常用于公文开头与主体之间的过渡。

例如“特通知如下”、“特决定如下”、“特作如下决议”。

特此：特地在这里。

多用于公文开头到主体之间的过渡，例如“特此通知如下”；另外也经常用于报告、决定、通知、指示等稳重的结尾，例如“特此报告。

”
必须：表示在事实上、道理上必要，带有指令口气，一般用于下行文中讲主张、提要求的内容部分。

必需：一定要有、不可缺少的。

例如“组织文书工作人员系统学习文书、档案知识，是加强文书队伍建设所必需的”。

必要：不可缺少，非这样不可。

例如“在党员和党员领导干部中大力提倡批评与自我批评是十分必要的”。

严禁：严格禁止。

例如“严禁铺张浪费、请客送礼”。

严谨：严密谨慎。

例如“对重大问题的处理，一定要严谨慎重，不可草率行事”。

严重：程度深、影响大、情势危急。

严守：严格遵守。

例如“严守国家机密”。

严加：严格加以。

例如“对屡教不改者要严加处理”。

按期：依照规定的日期。

按时：依照规定的时限。

届时：到时候。

此复：就以这样的内容向你作出答复。

一般用于复函、批复的末尾。

此令：就以这样的内容，并于此时此地向受令对象发布命令。

一般用于命令的末尾。

专此：专门在这里。

报请：向上级机关行文，请求解决、答复、批准某一问题。

报经：报告并已经得到。

例如“我市行政机构改革的方案已报经省政府批准”。

报送：向上级呈报。

报批：呈报上级机关批准。

不日：不久。

例如“你局所需的资料，不日即可送达”。

不宜：不适宜。

参阅：参考阅看。

参考：参照思考。

例如“这个做法有一定的借鉴意义，可供各单位参考”。

部署：安排、布置。

多用于对比较重要的工作及全局性工作的安排与布置。

悉：知道。

多用于批复、复函的开头。

收悉：收到并已知悉。

已悉：已经知道。

阅悉：看过并已知道。

详悉：详细知道。

鉴于：考虑到。

主要用于表明事情的原因。

批示：对下级报送的报告、计划等非呈请性公文所做的文字批注。

例如：“中央有关领导同志已在情况反映上作了重要批示”。

批阅：对下级报送的文件进行阅看、审批。

拟：打算。

拟于：打算在。

例如：拟于六月下旬召开纪念中国共产党诞辰80周年理论研讨会。

施行：付诸实施、执行。

多用于法规性公文的“附则”的末尾，与时间结合用以表明公文的时效。

例如“本条例自公布之日起施行”。

可行：表示认可和同意。

多用于对上行文的批示，例如“该文所提意见可行，准予办理”。

还多用于请示的末尾，其请上级准行，例如“是否可行，请批示”。

试行：试验推行。

例如“此项办法可先在小范围内试行，待总结经验进一步完善后再予以推广”
常用短语
全面分析全面贯彻持续推进全面落实/实施逐步扭转基本形成普遍增加
基本建立更加完备(完善) 明显提高(好转) 进一步形成不断加强(增效,深化)
大幅提高显著改善(增强) 日趋完善比较充分
立足当前着眼长远自觉按规律办事抓住机遇应对挑战
量力而行尽力而为
有重点分步骤全面推进统筹兼顾综合治理融入全过程、贯穿各方面
切实抓好/减轻扎实推进加快发展持续增收积极稳妥落实从严控制
严格执行坚决制止明确职责
高举旗帜坚定不移牢牢把握积极争取深入开展注重强化
规范改进积极发展努力建设依法实行积极稳妥
良性互动优势互补率先发展互惠互利
做深做细做实不动摇不放弃不改变不妥协
常用动词
积累推进推动健全统领协调统筹转变提高推进实现适应改革创新扩大加强促进巩固保障方向取决于完善加快振兴崛起分工扶持改善调整优化解决宣传教育发挥支持带动帮助深化规范强化统筹指导服务健全确保维护优先贯彻实施深化保证鼓励引导坚持深化强化监督管理开展规划整合理顺推行纠正严格满足推广遏制整治保护健全丰富夯实树立尊重制约适应发扬拓宽拓展规范改进形成逐步实现调整规范坚持，调节取缔调控指导
把握弘扬借鉴倡导培育打牢武装凝聚激发说服感召尊重包容树立培育发扬提倡营造促进唱响主张弘扬通达引导疏导着眼吸引塑造搞好履行倾斜惠及简化衔接调处关切汇集分析排查协商化解动员联动激发增进汲取检验保护鼓励完善宽容增强融洽凝聚汇集筑牢考验进取凝聚设置吸纳造就
常用名词
关系力度速度反映诉求形势任务重要性紧迫性本质属性重要保证总体布局战略任务内在要求重要进展决策部署集约化结合点突出地位最大限度指导思想科学性协调性体制机制基本方略理念意识基本路线基本纲领秩序基本经验出发点落脚点要务核心主体积极因素水平方针结构力度增量比重规模标准办法主体作用特色差距渠道方式主导纽带主体载体制度需求能力负担体系重点资源职能倾向秩序途径活力项目工程政策项目竞争力环境素质权利利益权威氛围职能作用事权需要规模能力基础比重长效机制举措要素精神根本地位成果核心精神力量纽带思想理想活力信念信心风尚意识主旋律正气热点情绪内涵管理格局准则网络稳定安全支撑局面环境关键保证本领突出位置敏锐性针对性有效性覆盖面特点规律阵地政策措施制度保障水平紧迫任务合力法制化规范化制度化程序化
公文写作中常用同义词辨析
公文是处理公务的一种重要的文字工具，在制作过程中，对公文常用同义词语的选用是一件煞费苦心的事，下面从常用同义词中选取几组进行辨析。

截止与截至“截止”是指“到一定期限停止”，如“报名在昨天已经截止”，“截至”是截止到某个时候，如“报名日期截至本月底止”。

在“截至”中“截”的意思就是“截止”，而“至”则是“到”的意思，所以“截至”就是“截止到”的意思，例如“北京市申办2000年夏季奥运会得到了北京市人大代表和政协委员的大力支持。

截至今天18时，已有500多位人大代表和近300名政协委员在网上签名支持北京申办奥运会”（《人民日报》2000年2月18日），句中“截至”就不能用作“截止”。

布置与部署“布置”是指“在一个地方安排和陈列各种东西或人以使这个地方适合某种需要”，也指“对一些活动做出安排”；“部署”是指“安排、布置（人力、任务）”。

比较起来，“布置”适用的范围要比“部署”宽泛一些。

“部署”一般适用于较大规模的、比较正式的、带有较
浓厚的书面色彩的或者与军事有关的场合，只能与人力、任务、工作等少数几个词语搭配，如“军事部署、战略部署、统一部署”等，如果我们把“布置房间”说成“部署房间”那就错了，如果把“部署”写成“布署”那就是写别字了。

其他与其它“其他”是指“别的”，可以指人，也可以指事物，如“抓住主要矛盾，其他问题也就迎刃而解了”，“其他”用在单音节词前要带“的”，用在双音节词前一般不带“的”；“其它”是从“其他”中分化出来的，仅用于事物。

在公文写作过程中，将“其他”与“其它”混用的现象比较普遍，有些是选用不当，有些则是难于取舍造成的，实际上，在典范的现代白话文著作中，已逐步淘汰了“其它”而一律用“其他”，既指人，也指事物。

中心与重心“中心”是指“跟四周距离相等的位置；事物的主要部分；在某一个方面占主要地位的城市或地区；设备、技术力量等比较完备的机构和单位（多用作单位的名称）”等。

“重心”是指“物体各部分所受的重力产生合力，这个合力的作用点就叫做这个物体的重心”，由此引申为事情的中心或主要部分。

写作中不能把“中心工作”写成“重心工作”。

启用与起用“启用”是指“开始使用”，“启”有“开始”的意思，如“启用单位印信”、“新机场已经落成，即将启用”等；“起用”是指重新任用已退职或免职的官员”，在这里，“起”有“向上”的意思。

两个词语的根本区别在于“起用”指人，而“启用”一般不指人。

专门用语
1.称谓词
即表示称谓关系的词
第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。

如：部、委、办、厅、局、厂或所等。

第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。

一般用于平行文或涉外公文。

第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。

如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。

“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。

2.领叙词
领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。

常用的有：
根据□按照□为了□接……□前接或近接……□遵照□敬悉□惊悉
……收悉□……查□为……特……□……现……如下
应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔
接的作用。

3.追叙词
追叙词是用以引出被追叙事实的词。

如：
业经□前经□均经□即经□复经□迭经
在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。

4.承转词
又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，有：
为此□据此□故此□鉴此□综上所述□总而言之□总之
5.祈请词
又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。

主要有：
希□即希□敬希□请□□望□□敬请□烦请□恳请□希望□要求
使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系。

6.商洽词
又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。

有：是否可行□妥否□当否□是否妥当□是否可以□是否同意□意见如何
这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即在确需征询对方的意见时使用。

7.受事词
受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。

如：
蒙□承蒙
属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。

8.命令词
命令词即表示命令或告诫语气的词语。

以引起受文者的高度注意。

如：
表示命令语气的语词有：着□□着令□特命□责成□令其□着即
表示告诫语气的词语有：切切□毋违□切实执行□不得有误□严格办理
9.目的词
目的词即直接交待行文目的的词语，以便受文者正确理解并加速办理。

用于上行文、平行文的目的词，还须加上祈请词，如：
请批复□函复□批示□告知□批转□转发
用于下行文，如：查照办理□遵照办理□参照执行
用于知照性的文件，如：周知□知照□备案□审阅
10.表态词
又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。

如：
应□□应当□同意□不同意□准予备案□特此批准□请即试行□按照执行□可行□不可行□迅即办理
在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。

11.结尾词
结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。

用以结束上文的词语。

如：
此布□特此报告□通知□批复□函复□函告□特予公布□•此致□谨此□此令□此复□特此
再次明确行文的具体目的与要求。

如：
……为要□……为盼□……是荷□……为荷
表示敬意、谢意、希望。

如：
敬礼□致以谢意□谨致谢忱
使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。

公文写作常用词语辨析
【一】表示“数目”、“全”等意思。

【一把抓】做事不分轻重缓急。

如“眉毛胡子一把抓”。

【一尘不染】主要指为政清廉，人品纯沽，不贪不沾。

【一气呵成】不间断。

例：这篇讲话稿是昨夜里一气呵成的。

【一丝不苟】比喻办事十分认真。

【一度】①一次。

例：一年一度的述职活动又展开了。

②一段时间。

例：该厂由于领导不力、玩忽职守，一度陷入困境，亏损高达4000多万元，近日调整领导班子后，局面出现可喜的变化。

【一律】①指全体，无例外。

例：凡乘机从中渔利或进行破坏者，一律报请当地公安、司法部门，依法惩处。

②一个样子，相同。

例：千篇一律。

【一并】合在一起。

例：对前期已发的我市设定与实施的行政许可规定，市政府又制定了补充规定，现印发给你们，望一并施行。

【一贯】（思想、作风、政策等）一向如此，从未改变。

例：谦虚谨慎、艰苦朴素是他一贯的作风。