经理人的时间管理之工作计划与效率提升(ppt 43页)

2、克服员工抵制的方法
• 使下属了解有效工作追踪的必要性。 • 使下属了解工作追踪的关键是辅助下属更好的完成工作。 • 让员工参与设定目标及做工作计划的过程。 • 在工作追踪过程中，对事不对人，做到公平客观。 • 不以权威、命令的方式进行追踪。 • 对下属的困难表示理解，并尽力帮助解决。
四、控制的三大要素
1、确定明确的目标
为什么要确定目标？ 目标对于个人的人生具有导向作用。 没有目标的人生就像船没有了航向。
结论：经理人应确立自己的短期、中期、长期目标。
2、将工作按轻重缓急分类
重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。
紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。
紧急
不紧急
9、利用琐碎时间的建议
交通： 车上看书 车上思考 车上休息 路上运动 避开高峰
休息： 厕所发短信 手机看新闻 睡前做规划 候车打电话
No 第二部分 工作计划与目标管理 Image
一、工作的两种形式
1、消极式工作——消防式救火管理
典型特点：救火 • 工作或忙或闲经常处于两个极端。 • 工作重复性强，继承性差。 • 人员固定性差，整体调控性差。 • 项目成功率低，整体士气低。 • 项目越大，涉及的人员越多，成本越大，风险越高。
工作计划与效率提升
——经理人的时间管理之道 主讲：
2010年11月
本次课程主要内容
No 第一部分 高效时间管理
第二部分 工作计划与目标管理
第三部分 如何制定工作计划
Image 第四部分 如何追踪工作计划
No 第一部分 高效时间管理 Image
一、概述
• 时间管理能力决定了你的竞争力和生活品质 • 一个懂得时间管理的人比他人的工作效率高10倍以上。 • 同一个人，懂得时间管理时比不懂得时间管理时工作效率
四、经理人浪费时间的原因
1、缺乏明确的目标。 2、缺乏优先顺序——眉毛胡子一把抓。 3、缺少预先规划，随遇而安。 4、专注于细节，事必躬亲。 5、拖延的习惯 6、不懂得拒绝。 7、永远看不完的文件 8、没完没了的会议。
五、减少时间浪费的管理技巧
1、确定明确的目标。 2、将工作按轻重缓急分类。 3、预先规划自己的时间。 4、学会授权。 5、杜绝拖延。 6、学会拒绝。 7、养成整洁有序的习惯。 8、做好会议管理。
2、积极式工作——计划式主动管理
典型特点：主动出击 • 工作被预计，强度可控并处于平稳状态。 • 通过对计划执行的分析和强调，综合效率不断提高，整体
调控性不断增强。 • 人员稳定性强，工作继承性强。 • 相关资源的保证性强，项目成功率高，士气高。 • 项目大，涉及的人员多，同样可以控制成本和风险。
四、设定目标七步骤
1、正确理解公司的整体目标，并向下传达 2、制定符合SMART原则的目标 3、检验目标是否与上司的目标一致 4、列出可能存在的问题和阻碍，找出解决的方法。 5、列出实现目标所需要的技能和授权。 6、列出为达到目标所必须的合作对象和外部资源。 7、确定完成目标日期，并把目标书面化。
针对人的反映：不可采信。
针对事的反映：可作为其他追踪方法的印证。
2、评估
工作评估的三个要点： • 不可能一次使用所有述及的方法来评估下属。
• 按照工作重要性进行评估。
• 避免只做机械性的业绩和目标的比较，应当发掘发生 偏差的原因。
3、反馈
反馈能使下属： • 明确自己表现的优劣所在 • 寻求改善自己缺点的方法 • 使自己习惯于自我工作追踪和管理。
高10倍以上。 • 时间管理优秀的团队比时间管理糟糕的团队工作效率高10
倍以上。
二、什么是时间管理
• 所谓时间管理，就是只用最短的时间或在规定的时间以内， 把正确的事情做好的能力。
• 时间管理的本质就是合理利用时间进行自我管理。
三、时间的特性
• 供给毫无弹性 • 无法蓄积 • 无法替代 • 无法失而复得
七、制定工作计划的技巧
• 具体明确 • 让部属共同参与 • 从执行者的角度思考 • 确定工作程序 • 按实行时间列出时间表
No 第四部分 如何追踪工作计划 Image
一、工作追踪三步骤
1、收集信息 2、评估 3、反馈
1、收集信息的五个方法：
1、个人工作报告 2、部门、公司内部客观数字资料 3、会议追踪 4、协同工作 5、他人的反映。
Ⅰ
Ⅱ
重要
管理危机 有限期的任务 安全事故 投诉
公司战略 建立关系 人才培养 真正的创新
不重要
不速之客 一些会议 一些报告 接电话
Ⅲ
看报纸 闲聊 赌博 看肥皂剧
Ⅳ
活在第II象限
普通人的时间安排
Ⅰ
Ⅱ
25-30%
15%
成功人士的时间安排
Ⅰ
Ⅱ
20-25% 65-80%
50-60%
Ⅲ
2-3%
Ⅳ
15%
Ⅲ
<1%
• 如何做好事前控制——培训 • 如何做好事中控制——检查 • 如何做好事后控制——标准化
谢谢
ⅣLeabharlann 3、预先规划时间凡事预则立，不预则废。 合理利用工作备忘录。 养成记录时间的习惯
4、合理授权
下君，尽己之能。 中君，尽人之力。 上君，尽人之智。
——韩非子·八经
5、杜绝拖延
记住：
1、拖延比做错更可怕。 2、拖延是最坏的选择。
6、学会拒绝
懂得说“不”是有礼貌的表现 要给对方清晰的解释 要给对方另外的选择和建议。
二、工作追踪中容易出现的问题
• 进行追踪时，使用的资料有偏差。 • 不追踪到底。 • 态度或行为不当。 • 只对做的不好的下属进行追踪。 • 没有制定计划或采用有效的手段进行追踪。
三、下属对工作追踪的抵制
1、员工抵制工作追踪的原因： • 不愿意暴露自己的缺点 • 不清楚工作追踪的目的，认为是领导对自己不放心。 • 下属对自己的工作目标不认同。 • 下属虽然认同目标，但不认同达成目标的方法或评价标准。 • 下属不相信自己的表现能得到公平、正确的评估。 • 下属过分相信自己的能力 • 下属认为工作追踪是为了惩罚。 • 不以为然。
二、工作目标
• 什么是工作目标？ 工作目标是一定阶段的工作要达到的程度和标准。
• 目标是工作计划的基础和前提。 • 工作计划围绕目标展开，为目标服务。
三、制定目标的原则
Smart原则：
• S—Specific 明确的 • M—Measured 可衡量的 • A—Achievable 可达成 • R—Realistic 现实可行的 • T—Timed 时间限制的
7、养成整洁有序的习惯
整理你的办公桌 缩短找东西的时间 创造整洁的办公环境 可以将事情按轻重缓急排序 提高工作效率
8、会议管理
1、不开不必要的会议 2、站着开会 3、轮流发言 4、会议是否需要你必须参加 5、事先了解会议议程，提前准备 6、说明开会目的 7、避免跑题，说话假大空 8、为会议设置时限。
五、工作计划的要素
• 清晰的目标 • 明确的步骤 • 可用的资源
六、制定工作计划八步骤
1、WHY-为什么要做，即工作的目的和意义。 2、WHAT-做什么，即工作内容。 3、WHO-谁来做，即实施主体。 4、WHEN-何时完成，时间节点。 5、WHERE-在哪里做，即工作范围。 6、HOW-怎么做，即工作方法。 7、HOW MUCH-做到什么程度 8、HOW MANY-做的量，费用预算。
工作计划、同等职位请求协助完成的工作计划。 • 按任务类型划分：日常的、计划的和临时的工作计划。
三、为什么要做工作计划
• 工作计划是提高工作效率的有效手段。 • 计划能力是管理人员管理水平的体现。 • 通过工作计划可以变被动等事做为主动找事做。
四、如何使工作计划更具可行性
• 首先要了解公司目标及部门目标。 • 计划要合理，但要具有一定的挑战性。 • 目标数字化，行动具体化。 • 结合企业和本部门的实际情况制定计划。 • 工作计划应上下级之间协同制定。 • 部门工作计划应提交部门会议全员讨论。 • 工作计划应该是可调整的。 • 修订后的工作计划应取得上级认可。
No 第三部分 如何制定工作计划 Image
一、什么是工作计划
所谓工作计划，是对一定时期内的工作预先做出的计划 和安排。
二、工作计划的分类
• 按时间划分：长期工作计划、中期工作计划、短期工作计 划。年度工作计划、季度工作计划、月度工作计划、周工 作计划。
• 按性质划分：工作计划、生产计划、行为计划等。 • 按紧急程度划分：正常的、紧急的、非常紧急。 • 按制定计划主体划分：自己制定的工作计划、上司下达的