PowerPoint模板使用技巧

PowerPoint模板使用技巧
2007-03-28 15:37
巧妙地利用模板，可以为我们带来极大的方便。

在Office的PowerPoint中也有很多模板，平时加以注意，可以提升我们的工作效率。

灵活调用模板
PowerPoint提供的模板非常丰富，可以根据需要灵活选用：选择“文件”→“新建”，在打开的任务窗格中可以看到它提供了“新建”、“根据现有演示文稿新建”和“根据模板新建”三种调用模板的方式。

“新建”下又有“根据设计模板”和“根据内容提示向导”等方式。

而单击“根据现有演示文稿新建”下的“选择演示文稿”，可以将现有演示文稿作为模板建立新文件。

“根据模板新建”下则有“通用模板”和
“上的模板”等多种选择，单击“通用模板”可以打开“模板”对话框，选用系统安装的各种模板。

网络模板上文已经做过介绍，这里不再重复。

灵活选用幻灯片模板
PowerPoint XP之前版本调用模板很死板，演示文稿中的幻灯片只能应用同一种模板。

PowerPoint XP对此作了很大的改进，你可以给演示文稿中的幻灯片选用各种模板：首先选中“视图”菜单下的“任务窗格”，打开“幻灯片设计”任务窗格。

并在“普通”视图下选中要应用模板的幻灯片（如果有多个幻灯片要应用同一模板，可以按住Ctrl键逐个选择），最后再将鼠标指向任务窗格中显示的某个模板，单击右侧的下拉按钮打开菜单，选择其中的“应用于选定幻灯片”即可。

套用更多的网络模板
PowerPoint XP自身携带的模板总是有限的。

不过，可从微软公司的站点免费下载更多的网络模板，选择“文件”→“新建”，然后单击打开的任务窗格下方的“上的模板”按钮，即可打开该站点上的中文模板库。

它包括了“出版和教育”、“办公”、“简报”等十四大类共二百多个模板。

只要单击网页上的模板类型链接（如“出版和教育”），就可以在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。

按下“预览”按钮即可进行预览，而单击某个模板名称，就会显示“模板最终许可协议”，在接受协议后单击“在PowerPoint中编辑”，IE就会将模板下载到你的硬盘中，并会自动用PowerPoint 打开该模板。

如果你对模板的效果满意，可以用“另存为”将它保存为模板，以后就可以像普通模板那样方便调用了。

快速应用配色方案
不知道大家注意过没有，在PowerPoint中的“配色方案”其实是一种特殊的模板，如果你想将某个配色方案应用于多个幻灯片，可以按住Ctrl键选中“幻灯片”窗口中的多个幻灯片，然后单击“幻灯片设计”任务窗格中的“配色方案”，最后单击任务窗格中你喜欢的“配色方案”，则所选幻灯片就会使用这个配色方案。

如果你想将设计模板、动画方案或文字版式快速应用于多个幻灯片，也可以使用这个技巧。

右键新建自己的文件
先进入C:\Documents and SeTtings\名\Templates文件夹下，右击，选择“新建”→“PowerPoint演示文稿”新建一个PowerPoint文件，再双击此文件，然后对其中颜色、字体等进行自行定义。

最后，选中它，把它改名为pwrpnt10.pot文件。

以后在“资源管理器”中右击鼠标，选择选择“新
建”→“PowerPoint演示文稿”，再双击新建的演示文稿，你就会发现，它已经套用了在pwrpnt10.pot文件中的设置了。

从而可以制作出自己的个性PowerPoint演示文件，真是方便极了。

用“内容提示向导”新建文稿
“内容提示向导”也是一种特殊的模板，它是根据需求定制的一系列模板的集合。

PowerPoint开始“内容提示向导”的方法是：单击“文件”菜单下的“新建”，您就可以看到“新建演示文稿”任务窗格，单击其中的“根据内容提示向导”即可打开“内容提示向导”对话框。

您只需经过选择演示文稿类型、确定输出类型（屏幕输出、Web演示文稿等）和输入演示文稿选项几个步骤，就可以在“幻灯片”选项卡中看到符合特定任务要求的一系列模板。

您只要逐个选中模板中的幻灯片，根据需要插入文字和图片，就可以完成演示文稿的制作。

安装外部模板
模板是以文件的形式存放的。

因此，如果从网上或光盘上找到一些Word模板，只要把它们拷贝到C:\Documents and
Settings\Administrator\Application Data\microsoft\Templates文件夹下（Windows 2000/XP）或C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates 文件夹下即可（Windows 9x/Me）。

利用“只读法”使用多个模板
同样也可以使用“只读”法来制作多个模板：可以先在一个文件夹下生成几个PPT文件，然后分别双击，并用PowerPoint打开它们，并在其中进行一番设置，制作成多个“模板”。

接着再选中它们，右击，选择“属性”，在打开的“属性”窗口中选中“只读”前的小钩，把多个“模板”文件设置成只读文件。

以后要应用某一个“模板”文件时，只要双击它，此时PowerPoint会打开一个以当前选中的“模板”文件为蓝本的副本文件，只要按下Ctrl+S键，PowerPoint就会弹出“另保存”对话框供另存文件，而且原来“模板”文件中的内容并不会被覆盖。

利用这种方法理论上可以实现无数个“模板”，真是方便极了。

将演示文稿另存为模板
如果得到了一个制作精美的演示文稿，希望在以后自己制作演示文稿时也能用到这样的设计。

这时就可以将它另存为模板：单击“文件→新建”，在“新建演示文稿”任务窗格的“根据现有演示文稿新建”之下，单击“选择演示文稿”，再选择所需的演示文稿，然后单击“创建”。

接着，删除新模板中不需要的文本、幻灯片或设计对象，然后确认更改。

完成修改以后执行“文件”菜单中的“另存为”。

在“文件名”框中，键入模板的名称。

在“保存类型”框中，
单击“演示文稿设计模板”，单击“保存”按钮即可。

在新建模板以后，新模板就会在下次打开 PowerPoint 时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”之下，供使用。

更改新演示文稿的默认设计
当单击“常用”工具栏上的“新建”按钮时，PowerPoint 将会显示一个使用默认的设计幻灯片。

其实，完全可以更改这个设计以使它总是包括一些常用元素，这样就不需要每次创建演示文稿都去更改这些内容了，带来很多方便：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。

然后选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。

接着，就能在幻灯片母版上进行更改了。

做完更改后，在“幻灯片母版视图”工具栏上，单击“关闭母版视图”。

最后，选择“文件”→“另存为”。

在“保存类型”框中，选择“演示文稿设计模板”；在“文件名”框中，键入“blank”，再单击“保存”。

关闭模板。

小提示
必须要注意，如果想要将 blank.pot 作为默认设计，必须将它保存在“另存为”对话框的默认路径下。

而且必须将模板命名为“blank.pot”。

快速使用其他的模板
PowerPoint允许使用其他人制作的模板或者是从其他人制作的幻灯
片中提取模板，应用到自己的幻灯片中：先打开自己希望更改模板的演示文稿，然后选择“格式”→“幻灯片设计”，这时会在主窗口的右边出现“幻灯片设计”任务窗格，然后将滚动条拉到最下方，单击“浏览”。

然后就可以在弹出的文件选择对话框中选择想要借用的模板文件pot或者是ppt、pps文件，甚至可以选择一个Web页文件来作为模板。

应用多个模板版式
PowerPoint完全支持在一个演示文稿中使用多个模板！这样，就不用为版面单调而发愁了：先打开想要更改模板的幻灯片，选择“格式”→“幻灯片设计”，这时在主窗口的右边会出现一个“幻灯片设计”任务窗格。

只要将鼠标移到希望应用的模板上（请不要着急单击模板），此时在模板右边会出现一个向下的箭头，单击此箭头，在弹出菜单中执行“应用于选定幻灯片”。

这样，这个幻灯片就具有了一个和其他页面不同的模板了。

设置默认模板
如果更改了默认的“空白”设计模板，却又希望重新将原始默认设计应用于演示文稿。

可以这样操作：首先打开要应用默认设计的演示文稿，再单击工具栏上的“设计”按钮，在“可供使用”之下，单击第一项“默认设计模板”即可。

如果希望对所有新演示文稿都应用原始默认设计，可以重命名blank.pot 文件或删除它。

在PowerPoint中替换或者添加幻灯片模板
如果想要替换或添加幻灯片母版，可以选择“视图”→“母
版”→“幻灯片母版”。

然后单击“幻灯片母版视图”工具栏中的“设计”按钮。

如果要替换演示文稿中的选定母版，而不是所有的母版，那则在左侧的缩略
图选择母版。

接着在“幻灯片设计”任务窗格中，指向所需要的模版，单击箭头。

然后如果要使用新设计模版的母版替换所选定的母版，请单击“替换所选设计”；如果想要使用新设计模版的母版替换所有的当前母版，请单击“替换所有设计”；要在演示文稿中添加新的设计模版和母版，请单击“添加设计方案”。

PowerPoint使用教程（一）
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第一章：PowerPoint概述
PowerPoint概述
PowerPoint是制作和演示幻灯片的软件，能够制作出集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己所要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中，用于介绍公司的产品、展示自己的学术成果。

用户不仅在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。

PowerPoint 2000是这一软件的最新版本，它在PowerPoint 97的基础上添加了许多新功能，使用户操作起来更加得心应手。

更快速地访问文档Microsoft 对“文件”菜单中的“打开”和“另存为”对话框进行了改进后，这样在每个Microsoft Office 程序中每次都可以同时看到更多的文件，并能以更快的速度访问文件。

而使用“位置栏”可很方便地访问最常使用的文件夹和地址。

单击“历史”可看到最近使用过的20 到50 个文档和文件夹。

单击“后退”按钮可轻松地返回最近刚使用过的文件夹。

使用Office 剪贴板收集和粘贴使用新的“Office 剪贴板”可收集所有程序（包括Web 浏览器）中的对象，然后在需要时进行粘贴。

“Office 剪贴板”中最多可存储12 个对象。

仅看到最常使用的命令在Office 2000 中，具有个人特色的菜单和工具栏的一个最显著特点就是只显示最常用的项。

而用户可以轻松地展开菜单以显示全部命令。

单击某一命令后，它就会出现在用户的个人菜单上。

所有工具栏都可以共享屏幕上的一行空间，这样就可以为用户留出更多的工作空间。

单击工具栏上的某一按钮后，它就会添加到屏幕上的个人工具栏上。

通过向工具栏上拖动命令控件，用户可以很方便地自定义工具栏。

查看打开的文档可以使用Windows 任务栏在打开的Office 文档之间进行切换。

任务栏上的每一个图标都代表一个打开的文档。

创建快捷方式以便更快访问用户或系统管理员可以使用超级链接或“收藏夹”文件夹
创建指向文件、文件夹和Web 页的快捷方式。

也可以自定义Office 工具栏上的按钮，使其链接到与公司相关的内容和常用的Internet 资源上。

随时使用Office系统管理员可配置用户配置文件，这样当用户每次登录到计算机上时，该配置文件都有效。

用户配置文件中包含的信息有：自定义词典、自定义模板以及自动更正和自动套用格式列表等。

此外，每个用户的自定义首选项和其他选项（例如：安装程序、桌面图标和颜色选项）也各不相同，当用户使用配置文件登录到计算机上时，这些信息都可用。

防病毒支持通过编程接口，开发者可以很容易向Microsoft PowerPoint 2000 中添加病毒检查程序。

PowerPoint 2000 也会将病毒检查程序合并到程序中。

宏的数字签名为了增强安全性和用户的信任，开发者可对他们的Visual Basic for Applications (VBA) 宏进行签名，这样，用户就可以知道宏的来源以及宏未被改动。

对于由特定开发者签名且未被改动的宏，用户可指定不对其显示警告。

VBA 6PowerPoint 2000 中还包含最新版本的VBA，这使得VBA 具有某些Visual Basic 语言功能。

VBA 6 为PowerPoint 提供了诸如无模式用户窗体以及其他ActiveX 控件等功能。

第一章：PowerPoint用户界面
PowerPoint用户界面
启动Microsoft PowerPoint 2000后，系统将打开下图所示的启动对话框，让您选择创建演示文稿的方法或者打开已有的演示文稿。

如果希望创建空白演示文稿，可以从启动对话框中选择“空演示文稿”单选按钮，然后单击“确定”按钮，会出现如图所示的“新幻灯片”对话框让你选择新幻灯片的版式。

在“新幻灯片”对话框中选择一种版式后，单击“确定”按钮，即可进入PowerPoint 2000的程序窗口中，并且打开一个空白演示文稿等待编辑，如下图所示。

从上图中可以看到，PowerPoint 2000屏幕由标题栏、菜单栏、工具栏、视图切换按钮以及状态栏等部分组成。

标题栏位于屏幕的最上方，用来指示当前所使用的程序名称“Microsoft PowerPoint”和编辑的演示文稿名
应用程序控制菜单按钮位于标题栏的左侧。

单击此按钮，会出现一个下拉菜单，其中有一些用于控制PowerPoint窗口的命令，如对窗口进行最小化、最大化、还原或关闭等
窗口控制按钮位于标题栏的右侧。

单击最小化按钮，可以最小化PowerPoint窗口；单击最大化按钮，可以最大化PowerPoint窗口，如果窗口已经最大化，最大化按钮被还原按钮所取代，单击还原按钮，将窗口恢复为原来的大小；单击关闭按钮，可以关闭当前的PowerPoint窗口
菜单栏PowerPoint窗口的第二行是菜单栏，包括了PowerPoint 2000的绝大部分命令。

单击某一菜单名，首先在下拉菜单中显示常用的命令。

如果单击菜单下方的双向箭头，会显示该菜单中的所有命令。

菜单栏右侧的3个按钮用于控制演示文稿窗口的大小
工具栏由许多按钮组成，每个按钮代表一个命令，通过用鼠标单击按钮，可以快速地调用许多常用的命令
窗格和窗格分隔条在普通视图中，PowerPoint的演示文稿窗口被分成大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格，用户可以拖动窗格之间的分隔条来调整窗格间的大小
视图切换按钮在普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图和幻灯片放映之间切换
状态栏位于窗口底部的信息栏，显示当前窗口主体的操作指示。

例如，当单击备注窗格时，会出现“幻灯片备注”的字样
PowerPoint视图方式
PowerPoint能够以不同的视图方式来显示演示文稿的内容，使演示文稿易于浏览、便于编辑。

普通视图
普通视图是PowerPoint 2000新增的视图方式，它将幻灯片、大纲和备注页视图集成到一个视图中，既可以输入、编辑和排版文本，也可以输入备注信息。

普通视图包含3个窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格，拖动窗格的分隔条可以调整窗格的大小。

使用大纲窗格，可以组织和键入演示文稿中的所有文本，然后重新排列项目符号、段落和幻灯片。

使用幻灯片窗格，可以查看每张幻灯片中的文本外观，并且能够在单张幻灯片中添加图片、影片和声音等对象。

使用备注窗格，可以添加备注信息。

大纲视图
利用大纲视图，可以看到整个演示文稿中各张幻灯片的主要内容。

大纲视图与普通视图比较类似，只是大纲窗格变得比较大，而幻灯片窗格缩小显示在窗口的右上方。

因此，用户就不会过分注意幻灯片的外观，而是集中精力来编写演示文稿的大纲结构。

在大纲视图中，可以使用“大纲”工具栏中的按钮来控制演示文稿的结构，如改变标题和文本的级别、改变标题的顺序等。

如果“大纲”工具栏没有显示出来，请选择“视图”菜单中的“工具栏”命令，再从“工具栏”级联菜单中选择“大纲”命令来显示它。

幻灯片视图
在幻灯片视图中，整个窗口的主体被幻灯片的编辑窗格所占据，仅在左边按顺序排列各张幻灯片的按钮。

幻灯片视图适合对具体某张幻灯片的内容进行编排，如设置文本的格式、设置幻灯片背景颜色，插入各种图片、图表和表格等。

幻灯片浏览视图
在幻灯片浏览视图中，可以看到整个演示文稿的外观。

另外，还可以添加、移动或删除幻灯片等。

在幻灯片浏览视图中，可以使用“幻灯片浏览”工具栏中的按钮来设置幻灯片的放映时间、选择幻灯片的动画切换方式等。

备注页视图
在备注页视图中，可以输入演讲者的备注。

其中，幻灯片缩图的下方带有备注页方框，可以通过单击该方框来输入备注文字。

当然，用户也可以在普通视图中输入备注文字。

如果在备注页视图中无法看清楚输入的备注文字，可以选择“视图”菜单中的“显示比例”
命令，然后在出现的“显示比例”对话框中选择一个较大的显示比例。

幻灯片放映视图
在幻灯片放映视图中，屏幕上的PowerPoint标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏均隐藏起来，只剩下整张幻灯片的内容占满屏幕，这其实就是在计算机屏幕上放映幻灯片时的效果。

在放映幻灯片时，每单击一次鼠标，即可更换显示下一张幻灯片。

当所有的幻灯片放映结束时，再次单击鼠标，即可返回到普通的编辑窗口中。

另外，用户还可以给幻灯片中的对象设置动画效果或者插入声音和视频等多媒体对象，使得演示过程更加生动，能够调动观众的兴趣。

第一章：创建新的演示文稿
创建新的演示文稿
在启动PowerPoint时，您可以通过启动对话框创建一个空白的演示文稿。

PowerPoint 2000还为用户提供了多种创建新的演示文稿的方法，你可以根据“内容提示向导”提供的建议内容和设计方案逐步创建所需的演示文稿，也可以由不带建议内容的设计模板创建新的演示文稿。

使用内容提示向导创建演示文稿
“内容提示向导”不但能够帮助用户完成演示文稿的相关格式的设置，还能够帮助输入演示文稿的主要内容。

如果你是PowerPoint的初学者，内容提示向导是创建演示文稿的最佳途径。

如果要使用“内容提示向导”来创建演示文稿，可以有以下两种方法：
启动PowerPoint，当出现PowerPoint的启动对话框时，单击“内容提示向导”单选按钮，然后单击“确定”按钮。

如果PowerPoint窗口已经在屏幕上，请选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建演示文稿”对话框，单击“常用”标签，并且双击“内容提示向导”图标。

使用“内容提示向导”创建演示文稿后，您可以修改其中的内容，或者添加新的幻灯片，以便得到自己所需的演示文稿。

使用“内容提示向导”创建的演示文稿经常包含多张幻灯片，可以使用幻灯片窗格右侧的垂直滚动条来切换幻灯片，也可以在大纲窗格中单击幻灯片编号来显示不同的幻灯片。

使用设计模板创建演示文稿
除了通过内容提示向导来创建演示文稿外，还可以使用模板创建演示文稿。

模板使你能够集中精力创建文稿的内容，而不用操心文稿的整体风格。

如果要使用设计模板来创建演示文稿，可以按照下述步骤进行：
1.选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建演示文稿”对话框。

单击“设计模板”标签。

2.在文件列表框中选择一个模板图标后，在右边的预览框中显示该模板的样式。

3.单击“确定”按钮，会出现“新幻灯片”对话框。

4.在“请选取自动版式”列表框中选择第一张幻灯片的版式，单击“确定”按钮。

此时，显示演示文稿的第一张幻灯片，用户可以在相应的占位符中输入幻灯片的标题和正文内容，而幻灯片的背景已经由模板确定。

创建自己的模板
在PowerPoint 2000中，您可以将自己设计的演示文稿保存为模板，以便能够根据该模板创建其它的演示文稿。

1.打开现有的演示文稿，或者使用设计模板创建作为新设计模板的演示文稿。

2.更改演示文稿以符合自己的需要。

3.选择“文件”菜单中的“另存为”命令，出现“另存为”对话框。

4.在“保存类型”列表框中选择“演示文稿设计模板”。

5.在“文件名”文本框中输入文件名。

6. 单击“保存”按钮，保存该模板。

第二章：设置幻灯片的背景
设置幻灯片的背景
用户可以为幻灯片设置不同的颜色、阴影、图案或者纹理的背景，也可以使用图片作为幻灯片背景，从而使幻灯片产生更精致的效果。

设置幻灯片的背景颜色
如果要设置幻灯片的背景颜色，可以按照下述步骤进行：
1.在普通视图或幻灯片视图中，显示要设置背景颜色的幻灯片。

2.选择“格式”菜单中的“背景”命令，出现如图所示的“背景”对话框。

3.单击“背景填充”区下方的列表框，直接选择某个颜色块，可以将背景改为该颜色。

4.如果不满意颜色块中提供的颜色，可以选择“其他颜色”命令，出现“颜色”对话框。

单击“标准”标签，可以直接选择一种标准颜色；单击“自定义”标签，可以调配自己的颜色，然后单击“确定”按钮。

5.要将背景设置应用于当前所选的幻灯片，请单击“应用”按钮；要将背景设置应用于演示文稿的所有幻灯片，请单击“全部应用”按钮。

设置幻灯片背景的填充效果
如果要使用过渡、纹理、图案或图片等填充效果来作为幻灯片的背景，可以按照下述步骤进行：
1.在普通视图或幻灯片视图中，显示要设置背景颜色的幻灯片。

2.选择“格式”菜单中的“背景”命令。

3.单击“背景填充”区下方的列表框，从中选择“填充效果”命令，出现“填充效果”对话框。

4.在“过渡”标签中，可以调整背景色由浅至深的渐变效果；在“纹理”标签中，可以选择新闻纸、大理石等不同的纹理；在“图案”标签中，可以选择不同的图案作为背景；在“图片”标签中，可以选择一幅图片作为背景。

5.单击“确定”按钮，返回到“背景”对话框中。

6.要将背景设置应用于当前所选的幻灯片，请单击“应用”按钮；要将背景设置应用于演示文稿的所有幻灯片，请单击“全部应用”按钮。

第二章：母版的使用
母版的使用
母版是一张特殊的幻灯片，是用于创建幻灯片的框架。

在幻灯片中，文本、图片以及其他对象是放置在不同的占位符中的。

通过对母版上的这些占位符进行格式设置，就能够控制所有基于该母版所创建的幻灯片中的标题、文本以及背景的格式。

例如，如果希望某个剪贴画出现在每张幻灯片的相同位置，请将它放到幻灯片母版中。

这样，该剪贴画就会出现在每张幻灯片中。

在PowerPoint 2000中有4种母版类型，即幻灯片母版、标题母版、备注母版和讲义母版。

其中，标题母版主要用于设置演示文稿的标题幻灯片；备注母版用于控制备注的外观；讲义母版用于控制讲义的外观。

由于它们的设置方法都比较类似，下面仅以幻灯片母版进行介绍。

为了切换到幻灯片母版，请选择“视图”菜单中的“母版”命令，再从出现的级联菜单中选择“幻灯片母版”命令，出现“幻灯片母版”视图。

在幻灯片母版中，包含5个占位符（由虚线框所包围），分别是：标题区、对象区、日期区、页脚区和数字区。

你可以像对待图片那样，改变这些占位符的大小和位置。

例如，当你改变标题占位符的位置后，所有幻灯片中的标题位置也发生改变。

添加或删除幻灯片
在制作演示文稿的过程中，经常需要添加新的幻灯片，或者删除某张幻灯片。

本节主要以在幻灯片浏览视图中进行操作。

添加幻灯片
在制作演示文稿的过程中，可以随时添加新的幻灯片。

具体方法是：
1.选择“视图”菜单中的“幻灯片浏览”命令，切换到幻灯片浏览视图中。

2.选定要插入新幻灯片的位置，可以选定一张幻灯片，则新的幻灯片将插入到该幻灯片的前面；也可以单击幻灯片之间的空白位置，则新的幻灯片插入到这两张幻灯片之间。