费用管理制度-财务制度(核对整理)

费用管理制度
为规范公司的生产运营和日常办公费用支出与报销手续，遵循“合理支出、实报实销，开源节流、节本增效”原则，特制定此制度。

一、期间费用管理
（一）期间费用包括：销售费用、管理费用及财务费用。

（二）销售费用是指销售产品过程中发生的各项费用以及专设销售机构的各项费用。

具体包括：包装费、运输费、装卸费、保险费、展览费、广告费、租赁费，以及销售人员工资、福利费、差旅费、办公费、折旧费、修理费、物料消耗和其他费用。

（三）管理费用是指公司行政管理部门为组织生产经营活动而发生的各项费用。

具体包括：行政管理人员工资、福利费、差旅费、办公费、折旧费、修理费、物料消耗、工会经费、教育经费、劳动保险费、董事会费、业务招待费、无形资产摊销、咨询费、诉讼费、坏账损失及其他管理费用。

（四）财务费用是指借款利息、银行手续费、汇兑损益。

（五）费用预算制度及费用支出审批
1、费用支出预算管理
各部门费用支出预算是预算管理的重要组成部分。

各部门应主动按照预算合理计划支出，财务部每月将相应费用支出预算执行情况通报各部门，超预算支出需提前写出详细说明，经董事会讨论，通过修订预算案后，方可执行。

2、费用支出审批程序
报支费用应按会计科目分类填写《费用报销单》，本人签字，所在部门经理签字审核后送财务部复核，发票所列项目齐全、数字准确、大小写一致等，并按费用报销流程办理报销手续。

（六）工资，每月由人力资源部根据出勤情况按部门分别制作工资表，经财务负责人审核、总经理批准后，交财务部审核执行。

二、费用报销管理
（一）费用报销管理
各部门发生的报销事项，应尽快办理报销结算。

属于借支款项的，应于相关工作完成后的五个工作日内办理完费用报销及还款手续，由经办人填写好的“费用报销单”或“差旅费报销单”，并将原始发票按财务要求进行分类、汇总，粘贴其背后，经部门经理确认、费用会计复核、财务经理及总经理签字审批后到财务部办理报销事宜。

费用报销程序如下：报销人→部门负责人→费用会计→财务经理→总经理→出纳付款或收账。

预算范围内的资本性支出及专项费用（如中介费等）需在专项费用发生前专项报告，经批准后执行。

1、业务招待费管理
包括因项目建设、生产经营和业务的需要，用于招待相关人员而发生的接待费、餐费等费用；遵循“先申请，后执行”的原则，申请时应说明招待客人的级别、人数、预算标准等,报销时应附饭费
发票和酒菜清单，并附客人及陪同人员名单。

严格控制陪客人数，客人在五人及以下时，公司陪同人员不超过三人，客人在五人至十人之间，陪同人员不超过五人。

招待费标准原则上以每人不超过50元为限，招待重要客户或上级领导需要放宽标准时，接待部门需提前向主管领导申请。

2、差旅费管理
差旅费是指公司员工因工作需要，由公司派往境内各地、境外国家和地区办理公务发生的交通费、住宿费以及各种补贴等费用。

A、境内出差
（1）主要交通工具及住宿费标准。

出差人员凭交通费及住宿费发票按以下标准在额度内据实报销，员工应本着节约成本的原则选择交通工具。

（2）出差期间交通、伙食补贴标准。

本市往返机场、火车站之间的交通费不分级别按实报销，异地市内交通凭票合理报销。

领导班子出差所发生的餐费采取实报实销；其他人员出差的误餐补贴为每人50元/天，不再报销餐费，如出差接受接待，不再报销误餐补贴，补贴天数=住宿天数+1 天在途。

（3）出差途中顺路探亲、休假等处理私人事务的，不享受出差补贴；其绕道交通费和住宿费由个人自理。

（4）出差中发生的招待费不能作为差旅费报销，而将按照上面“业务招待费”填报。

（5）报销差旅费时，长途交通费票据应齐全，时间应相关联，
应避免出差人员交叉报销费用。

（6）赴外地参加培训、学习、开会的人员报销差旅费时，必须将“培训、学习、开会”通知一并交财务部，凡已提供食宿的或已交纳会务费的，不再报销食宿费用。

B、境外出差
员工因公赴境外出差按照国家政策及上级单位要求执行。

3、会议费管理
A、各部门要坚持务实、节俭、高效的原则，精简会议，严格控制会议费支出。

B、会议承办部门报销会议费时须提供相关的会议通知、文件等证明材料。

4、车辆使用费管理
包括车辆的汽油费、修理费、过路（桥）费等。

车辆的汽油费、修理费，应遵循“定点维修、定点加油，集中结算”的原则。

车辆由后勤部门统一管理，按车号办理加油卡，集中开具“增值税专用发票”，车辆维修时，由后勤部门签发车辆维修证明单交给车辆维修单位，月底集中结算，以上款项均由后勤部门办理付款手续，财务部转账到该单位银行账户。

5、工人作业费管理
该项支出为仓储、生产部门现场作业过程中发生的人工劳务支出，主要包括粮食倒运支出、现场清理支出、平整粮面支出、翻粮攉粮支出等等。

费用支出前需要由费用支出部门根据作业项目、作
业的必要性、费用支出总预算情况做出作业申请报告，上报公司主管经理，主管经理审核通过后再报总经理批准执行。

作业项目完成后，由相关部门开出作业票，列明作业项目及支出金额，附作业工人工资领用表，并开具正规劳务发票，经层层核准签字后报财务支付。

6、其他各项费用管理
其他各项费用的管理，均本着“部门事前申请→主管领导核准→公司负责人审批→经办人办理→层层审核签字后报销”的流程办理，杜绝不必要的支出和无端的浪费。

（二）备品备件、办公用品、办公设备耗材管理
办公用品、耗材、低值易耗品的报销遵循“先申请、后采购”的原则，实行“验收制”。

1、申购：由使用部门填写“申购单”，签字审批程序：部门经理—财务经理－总经理，将经审批的“申购单”交后勤部门统一采购。

2、验收：后勤部门设置专人验收、管理，按实际收到用品的品名、规格、数量、金额开具“验收单”，并据实登记台账，同时将签发的“验收单”的结算联交采购员，采购员将“验收单”及发票到财务部办理结算。

3、领用：使用部门填写“领用单”，后勤保管员凭“领用单”登记台账，月底按部门汇总上报财务部。

三、发票及报销凭证的填写规范
（一）取得发票规范要求
根据《中华人民共和国发票管理办法》、发票管理办法实施细则，《增值税发票使用规定》，新企业会计准则的相关规定，本公司取得的发票的填写规范要求如下：
1、经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。

以下凭证视为合法凭证，准予报销：
税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；
财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；
邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；
2、经办人员取得的合法凭证时，应按要求填写规范，否则，视为无效凭证，不予报销。

3、经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；购货单位名称一律填写公司全称即：黑龙江地王金谷粮食收储有限公司，住宿发票填明起止日期及天数，否则不予报销（除特殊情况外）。

4、经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。

不能作为报销凭证的单据：
超市的水单、购买物品的清单、无发票专用章或财务专用章的收款收据、开票时间超过一个年度的单据、书写不完整或则由于其它原因无法辨别发票内容的单据、涂改（挖补）的发票等。

（二）费用报销单填报规范
1、报销人应按财务工作要求将发票等原始单据分类粘贴，不得混贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：差旅费、交通费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理；粘贴以单据平整、互相不覆盖、边缘左对齐上对齐为原则。

原始单据应用蓝色或黑色钢笔或签字笔填写，不能使用圆珠笔、铅笔等填写。

报销票据不能使用订书钉或透明胶带装贴。

2、填写“费用报销单”、“差旅费报销单”时，字迹要工整、内容要完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写金额、票据张数等）数字要清晰、计算要正确。

3、报销流程按照公司制定的《费用报销流程》操作。