房地产公司行政事务管理制度

房地产公司行政事务管理制度
一、文书管理规定
1.目的
加强公司各部之间的工作配合，提高工作效率，实现管理程序化。

2.范畴
集团所属房地产开发公司。

3.职责
办公室负责监督和检查、实行。

4.管理规范
文件处理程序规定
4.1.1发文单位（部门）经办人起草文件后应在文件前附《文件（函）处理批复表》，填写时务必注明批复时间要求和文件提交对象，形成完全的文件材料；
4.1.2文件材料形成后交由文秘登记后分发相干单位（部门）批复处理。

[本环节不得超过30分钟，特别情形应由单位主管领导审批签字，单位内部部门之间的文件处理经单位文秘经办批复后报办公室存档]
4.1.3办公室根据提交文件的时间要求，督促相干人员在规定的时间内完成文件材料的批复工作。

[本环节应在提交人规定时间内完成]
4.1.4文件资料批复后办公室存档（原件）1份，复印1份转提交具体实行单位，由文秘将批复结果转经办人根据批复实行。

[本环节不得超过30分钟]
相干管理规定
4.2.1所有环节必须由相干人员签字，作为责任承当的根据。

4.2.2根据文件实行要求将文件分为加急文件（1-2日内批复）、标准文件（3-7日内批复）和一样文件（7日以上）三种，但文件必须在规定时间内批复完毕。

4.2.3对提交对象或提交部门不能自行批复的问题，由提交对象或部门负责人组织相干人员开会讨论通过，肯定批复结果，特别情形经总经理审批。

4.2.4对不能在规定时间内给予批复的文件，应在文件批复要求时间内给予经办人答复，并注明不能及时批复的原因。

4.2.5文件的批复结果作为文件处理的终究根据，经办人根据批复结果实行，不得超出批复范畴。

4.2.6文件在批复进程中确切因问题难度大短时间内不能肯定批复结果的，可延缓批复时间，但不能给公司带来任何经济和名誉上的缺失。

4.2.7如果《文件（函）处理批复表》不能表达全部批复内容，可另附打印文件，但必须附《文件（函）处理批复表》。

4.2.8为落实本办法的实行情形，公司成立督办小组（由办公室负责），对此项工作进行督办和检查，哪个环节显现责任就由哪个环节的职责人对此负责，给公司造成重大缺失的，依照管理文件相干规定进行处罚。

相干文件
文件批复流程
二、
档案资料管理规定
目的
为贯彻落实劳动部门和人事部门关于企业职工档案管理工作规定，保护企业和职工的合法权益
范畴
集团所属房地产开发公司。

职责经办填写批复表B
经办人员起草文件A 转交文秘C
转交所在集团文秘D 交付批复人E
转交集团文秘下发F
批复实行情形汇报I
A ：经办人应说明事件情形，提供相干
证据，并表明处理意见。

B ：填写批复表应严格依照表中要求填
写详细、完全。

C ：填写完毕后转交文秘登记管理。

D ：集团文秘进行登记管理，并在规定
时间内转交批复人。

E ：批复人批复，依照相干规定实行。

F-H ：批复完成后批复人转交集团文秘，
由集团文秘转交经办人单位文秘，再转
交经办人。

转交所在单位文秘G
转交经办人H
行政部是档案的统一管理部门。

负责档案的整理\存档和上报。

管理规范
档案材料的收集、归档
4.1.1档案材料应随时根据材料形成的时间规律或年长年初,转移至档案室；
4.1.2办理完毕的档案材料要真实、文字清楚、时间准确、对象明确；
4.1.3归档材料签章等手续完备，档案室人员严格审查归档；
4.1.4归档材料纸张和书写材料符合要求；
4.1.5档案材料建立移交登记簿，交接手续完备；
4.1.6严禁任何人利用档案材料营私舞弊侵害他人，违者依照《档案法》、《保密法》处理；
4.1.7档案员加强对各有关科室形成的档案材料收集、归档的监督、检查、指导，做到及时、完全、准确归档。

档案保密的规定
4.2.1档案员要严格实行保密纪律、严守秘密，未经领导批准，不得擅自摘抄、复印档案材料或带出室外；
4.2.2档案人员要妥善保管档案材料，严禁泄密事件产生，如产生泄密应及时向有关领导报告；
4.2.3档案人员要严格库房管理，定期进行安全检查，及时处理安全隐患。

档案利用、转递的规定
4.3.1查阅档案应凭盖有用人单位公章的介绍信，申明查阅理由，根据规定提供档案材料。

4.3.2查阅档案时，查阅人填写查（借）阅单，经批准方可查阅。

4.3.3职工档案一样不对外借出，如因特别需要相干领导批准，最长不超过十五天即应返还。

4.3.4查阅的档案未经答应不得擅自摘抄、复制，不准在档案上随便涂、写、划、改或撤换档案材料。

4.3.5任何个人不得查阅借用本人及亲属的档案，不得泄漏或擅自向外人公布档案内容。

4.3.6对外转出的材料应使用市档案局统一印制的职工档案转递通知单的项目登记，并密封包装。

4.3.7对转出的材料不得扣留或分批转出。

4.3.8接收单位或劳动代理机构收到档案经核对无误后，应在回执上签名、盖章并将回执立刻退回，转出单位逾期15日（跨地区调动逾期30日内）未收到回执的应及时追查以防丢失。

《职工档案转递通知单》由原部门储存15年以上。

图书、报刊、电子设备管理规范
4.4.1统一购置的图书、软件及照相机等电子设备，实行统一登记管理的制度。

4.4.2依照要求采购完毕后,由办公室统一登记，加盖公司印章排列编号后，使用人方可领取使用。

4.4.3使用人使用完毕后应在规定时间内返还办公室，书籍类规定借用时间不超过30天，工具类书籍、电子设备长期使用的应每季度重新办理使用手续。

4.4.4非人为因素破坏的书籍\工具\设备由办公室统一登记更新。

4.4.5办公室是各种图书、软件及照相机等电子设备归口管理部门。

4.4.6对新购图书、工具书、各种软件、照相机等电子设备应及时办理入库手续，加盖公司印章，按顺序排列编号。

4.4.7建立图书、软件及照相机等电子设备借阅制度，设一览表，以方便员工借阅。

4.4.8员工借阅图书应填写图书借阅登记表，并按时归还。

4.4.9在借阅进程中，员工应自觉爱惜图书，做到不在书上乱写、乱画，不折页、不破坏图书。

若图书遭到破坏，借阅者应按价赔偿。

4.4.10定期对图书、软件及照相机等电子设备进行盘点，核对数目；同时做好仓库防火、防潮、防霉、防盗工作。

档案库房管理规范
4.5.1库房内档案柜架排列整齐，通道适宜，便于管理。

4.5.2档案入库时认真检查，避免虫、霉菌及有害物质进入库房。

4.5.3新归档案卷，要进行系统化处理，统一编号，按不同门类载体和保管期限分别排列，做到排列有序，整齐划一。

4.5.4档案室门窗要坚固、设置必要的灭火器材。

严禁放置易燃和腐蚀性物品，管理人员离库时要关好门窗、切断电源，并保管好库房钥匙，避免失窃和火患。

4.5.5档案库房应做到防虫、防鼠、防潮、防高温、防光、防尘。

4.5.6不要放置与档案无关的杂物，保持库房的整洁、卫生。

4.5.7查阅完毕的案卷应及时归还原处。

4.5.8每季度对档案保管情形进行一次全面检查，发觉问题及时向领导报告并妥善处知道决。

档案借阅管理办法
4.6.1查阅档案必须认真填写《调阅登记薄》。

4.6.2本单位工作人员查阅档案，须按《档案划密范畴和利用审批权限的规定》办理审批手续后方可。

4.6.3外单位人员查阅档案，须持介绍信经总经理批准，填写《调阅登记薄》并按规定办理完审批手续后方可查阅。

4.6.4借阅者对档案要爱惜，严禁折叠勾画、批注、涂改、污损等。

4.6.5阅档时不得吸烟、喝水，以免破坏档案。

4.6.6抄写、复制档案，须经接待人员审批、同意，不得抄写与所查问题无关的内容，抄件需经检查登记后方可带走。

4.6.7原则上不外借，特别情形须经领导批准，但必须保证档案的安全与完全，并限期归还。

4.6.8凡列入控制使用范畴内的档案，原则上不提供利用，特别需要时须经总经理签字批准后方可查阅。

4.6.9档案员要主动、热情为借阅者提供服务，解答借阅者提出的问题。

4.6.10归还档案时，档案员应检查档案的完好情形，以免借阅进程中产生的问题责任不清。

工程档案、图纸管理规范
4.7.1办公室为工程档案、图纸的归口管理部门。

4.7.2总工办为工程档案、图纸印制、审核和发放部门。

4.7.3工程档案和图纸采取编号管理方法，办公室统一管理入库和出库。

4.7.4管理流程 A 、领取图纸或根据工程需要复印图纸由总工办负责领取和办理复印。

B 、图纸取回后由总工办负责审核。

C 、审核完毕后交办公室登记编号入库。

D 、由总工办人员领取图纸。

E 、根据工程需要由总工办发放图纸。

F 、竣工后的图纸和档案交办公室存档。

相干文件
《档案目录卡》
《调阅登记表》
《使用登记表》
《职工档案转递通知单》 向相干部门领取图纸A 总工办进行审核B 办理入库手续C 存档F 图纸分发E 办理领取手续D
三、办公用品管理规定
目的
为保证办公用品和设备的公道使用，节省办公耗材本钱。

范畴
集团所属房地产开发公司
职责
办公室是办公用品和设备耗材的计划管理部门，对公司办公用品及耗材实行计划审核，实行监督管理。

办公室是本单位办公用品和设备耗材的具体管理部门，建立管理台帐，集团行政管理中心，负责各公司办公用品和设备耗材的年度审核。

为着落本钱，办公用品和设备耗材到集团指定的厂家采购(采购价格由集团行政管理中心统一肯定)。

管理规范
办公用品和设备耗材采购管理规定
4.1.1集团行政管理中心对办公用品和设备耗材质量、价格和服务进行市场调查，货比多家，挑选价格低廉、质量上乘、服务到家的供应商合作(即招投标情势挑选)。

4.1.2各公司办公室每季度第一个月10日前将公司季度所需办公用品和设备耗材计划表上报集团行政管理中心。

4.1.3各公司办公室每年12月25日前将公司下一年度所需办公用品和设备耗材计划表上报集团行政管理中心。

4.1.4集团各中心办公用品和设备所需的耗材报行政管理中心，由办公室联系供应商送货，各中心办公用品管理人员到行政管理中心登记入库后领取。

4.1.5各公司办公室每季度下月5日前将办公设备耗材发放明细汇总，报至集团行政管理中心。

办公用纸(打印\复印)及墨盒管理规定
4.2.1各公司办公室严格控制所属公司的办公用纸使用情形。

4.2.2集团各部门和公司打\复印文件初稿时，必须在电脑上进行反复审核后打\复印，严禁同一文件和材料打\复印后修改2次以上，打\复印非正式文件时可用使用过的纸张。

4.2.3各中心打\复印资料用纸100张以上的，须提早2天通知行政管理中心，行政管理中心负责将资料转交指定的电脑公司进行速印，着落公司打\复印本钱。

4.2.4打\复印时，各公司仍按登记制度实行。

4.2.5集团行政管理中心每个月按各公司办公用品和设备耗材的计划表和发放汇总表进行核检。

4.2.6集团各中心和各子公司按计划购买办公用品及设备耗材，如有计划外办公用品及设备耗材的采购，需报申请至行政管理中心，批准后实行。

相干文件
《办公用品购买申请单》
附：
集团办公用品购买流程：
填写物品申购单
行政管理中心审定总经理/副总裁审批（办公用品耗材）
登记、发放
办公用品购买
四、会议管理规定
目的
完善会议管理制度，充分发挥会议在管理中的作用；确保会议上提出的问题及时解决。

范畴
公司召开的会议
职责
由会议组织部门/单位通知办公室预留会议室，并到办公室填写《重要会议预约单》。

由组织单位/部门负责通知会议时间和地点以及参加人员。

流程
总经理会议
4.1.1会议时间：根据需要随时召开
4.1.2会议地点：会议室
4.1.3参会人员：公司管理层成员
4.1.4会议内容：讨论重大决策事项
每周例会
4.2.1会议时间：每周六上午8：30
4.2.2会议地点：会议室
4.2.3参会人员：总经理、副总经理及总工程师、各部门负责人。

4.2.4会议内容：汇报工作及工作计划。

现场办公会
4.3.1会议时间：每半月一次
4.3.2会议地点：项目现场
4.3.3参会人员：与现场会议有关的人员，由办公室根据需要通知参加会议人员
4.3.4会议内容：现场观摩，考察现场，解决现场问题。

重要会议预约通知
4.4.1各单位如需召开重要会议，须提早至办公室填写《重要会议预约单》，并提交总经理审批。

4.4.2重要会议由办公室秘书负责召集。

4.4.3如会议中需使用投影仪等办公设备，需填写《物质借用登记单》，使用完毕后将设备归还办公室。

其他会议
4.8.1党总支召开的会议由党委负责人召集。

4.8.2工会召开的会议由工会负责人召集。

会议纪律规定
参加会议人员必须准时到会；
如果有特别情形不能到会，最少应提早30分钟与会议通知人请假，并说明理由，无极特别理由的不准请假；
会议开始前，由会议主持人说明不能到会人员的原因；
会议期间应保护其严肃性，所有手机应关闭或调至振动状态，会议期间不准接听电话，确需接听电话的，要离开会场，不答应在会场内接听电话；
所有与会人员应着装整齐，配戴工作牌；
应做好会议的详细记录，并根据会议的内容做好上传下达和保密工作；
进入现场办公会的人员必须带安全帽，否则不答应进入工地现场；
参会人员应做好会议内容的保密工作，未经领导同意泄漏绝密和受控会议内容者依照集团员工管理条例实行；
各部门提议的会议，应事先（24小时前）将会议内容复印给与会人员参阅。

说明
为使会议高效有序，所有会议召开前各相干人员必须做好充分的准备（包括会场布置、会议设施、文件、资料的准备与落实）。

会议后的通知以书面情势转达，应包含以下内容：会议名称、议题、时间、地点、参会人员、通知单位、联系人等。

五、办公用车管理规定
目的
为确保办公车辆安全有效运行，着落能耗，节省本钱。

范畴
集团所属房地产开发公司
职责
公司办公室是办公车辆的集中管理部门，对公司所属的办公车辆实行集中统一管理。

本管理办法对办公车辆管理、日常保养修理、交通安全、事故处理、车辆使用以及能耗等制定了相应的管理规定。

管理规范
车辆使用管理规定及流程
4.1.1车辆调配使用时,财务现金取款、发放工资、物品采购及前往政府部门办理手续等优先使用。

其它部门用车时,一公里之内范畴不答应请车。

4.1.2各部门用车需提早到办公室填写《用车申请单》，驾驶员见《用车申请单》后方可出车。

因紧急事务用车未填《用车申请单》，须经主任同意后方可出车，事后补办手续。

如赴外地办事用车需提早一天到办公室办理手续。

4.1.3每辆车设有一个《车辆使用登记本》，每次出车前后驾驶员按登记本内容填写,驾驶员和使用人双方签字确认。

4.1.4逐日办公室检查驾驶员《车辆使用登记本》的登记情形，并做好每辆车行车总公里数汇总。

能耗管理规定
4.2.1汽车用油由办公室统一每个月购买一次,驾驶员加油前到办公室领取油卡,到指定的加油站加油。

4.2.3车辆的过路费、过桥费、停车费等由车辆管理队队长审核签字后报销。

经批准出私车所产生的费用公司不予报销，由用车人承当。

4.2.4 车辆管理队队长每个月对每台车辆的耗油量和行驶公里数进行核算,对差额较大的车辆按比例进行调查,对违规者进行处罚。

4.2.5车辆保险由车辆管理队队长统一在公司指定的保险公司缴纳。

驾驶员管理规范
4.3.1驾驶员需保持良好的个人形象,穿着统一工装,保持干净
整洁。

4.3.2驾驶员出车时应对乘车人问好，使用文明用语，保护公司的良好形象。

4.3.3当乘车人上车后，驾驶员应向其确认目的地，挑选最佳行车路线。

4.3.4保持车内清洁、无异味、车况良好。

4.3.5驾驶员离车前，应检查车辆门窗是否关好，贵重物品或重要资料不得存放车内，锁好门窗后方可离开。

4.3.6驾驶员完成出车任务后，将车辆停放在公司指定的停车场。

驾驶员下班前检查车辆是否停放安全，不得私自将车辆开回家。

4.3.7节假日期间公司车辆必须停放在公司指定停车场，如暂时加班用车须经总经理同意并办理相干手续后方可使用。

车辆日常保养及修理管理规定
4.4.1办公车辆需保养，驾驶员要提早通知车辆管理队队长。

4.4.2车辆修理前车辆管理队队长对车辆修理原因进行核对,驾驶员到办公室办理《修理申请单》，审批同意后到公司指定的修理厂修理。

特别情形需到其他修理厂修理的，须经公司总经理批准,上报集团主管副总裁批准后方可修理。

4.4.3车辆管理队队长每季度到修理厂对帐一次，并依照《修理申请单》进行审核，由行政管理中心与集团财务人员共同审核批准，方可结帐。

安全驾驶与事故处理管理规定
4.5.1集团行政管理中心全面负责公司交通安全工作。

坚持“安全第一，预防为主”原则。

4.5.2集团车辆管理队队长定期组织所有驾驶员进行安全学习，认真贯彻上级安全组下达的文件和精神。

4.5.3驾驶员出车时违背交通规则而被罚款的，由个人承当，公司不予报销。

4.5.4驾驶员产生交通事故后,要立刻上报车辆管理队队长,车辆管理队队长对事故进行调查、登记，按事故大小逐级上报领导。

4.5.5交通事故责任划分：次要责任，同等责任，主要责任，全部责任。

4.5.6交通事故性质的分类:轻微事故(经济缺失在4000元以下)；一样事故（经济缺失在4000-20000元）；重大事故（经济缺失在20000-50000元）；特大事故（经济缺失在50000元以上）。

4.5.7车辆管理队队长根据事故性质和责任大小，给予驾驶员警告或经济处罚；重大事故或特大事故集团要给予驾驶员降薪或辞退的处罚。

奖罚管理规定
4.6.1驾驶员全年无交通事故者可参加年底“安全奖”评比，奖金标准为1200元奖金，评选按《集团管理文件》车辆安全奖管理规定实行。

4.6.2驾驶员全年无交通违章者，年底按嘉奖办法实行。

4.6.3驾驶员酒后驾车，扣发当月全部工资,并解除劳动合同。

4.6.4驾驶员擅自出私车，罚款200元。

4.6.5驾驶员擅自将车交他人驾驶，罚款200元。

4.6.6驾驶员的车辆、车容、车况较差，罚款50元。