办公室档案管理制度范本（二篇）

办公室档案管理制度范本
第一章总则
第一条为了规范办公室档案的管理工作，确保档案的安全、完整和有效利用，制定本制度。

第二条本制度适用于办公室内各类档案的管理，包括纸质档案、电子档案以及其他形式的档案。

第三条办公室档案的管理原则是便捷、高效、安全、规范。

第四条办公室档案管理的目标是优化档案工作流程，提高档案管理效率，确保档案的准确性和完整性。

第五条办公室档案管理工作由专门的档案管理员负责，必须经过相应的培训和资格认证。

第六条档案工作应遵循“多样化”、“规范化”、“正规化”、“现代化”原则。

第七条档案管理涉及的知识和信息必须得到保密，不得外泄。

第二章档案管理的职责
第八条档案管理员的主要职责如下：
1. 负责制定和完善档案管理制度，确定档案的分类、编码和标识规则；
2. 负责制定档案的归档、借阅和销毁管理流程；
3. 组织、指导和督促各部门做好档案的整理、归档和借阅工作；
4. 定期检查各部门的档案管理情况，提出问题和改进意见；
5. 统计、分析和报告档案管理工作的情况，及时反馈上级；
6. 负责新员工档案的建立和注册；
7. 组织和参与档案的转移、调阅和销毁工作；
8. 配合相关部门完成各类档案的鉴定、审批和归档工作。

第九条各部门负责人的主要职责如下：
1. 组织和指导本部门的档案整理和归档工作；
2. 定期对本部门的档案进行清理、整理和检查，确保档案的完整和及时更新；
3. 严格按照规定的程序和流程办理档案借阅手续；
4. 配合档案管理员的工作，及时提供必要的档案资料和信息。

第三章档案的分类和编码
第十条档案应按照统一的分类规则进行分类整理，根据业务特点和管理需要，可以制定相应的细分分类。

第十一条档案分类的基本要求包括清晰、简明、连续、完整。

第十二条档案分类应具有一定的灵活性和可调整性，以适应工作的变动和发展。

第十三条档案分类依据的主要因素包括业务属性、时间属性和形式属性。

第十四条档案编码的原则是一码一文件，即每个文件应有唯一的编码。

第十五条档案编码应遵循简短、易记、有序、有层次的原则。

第十六条档案编码可以按照主题、时间、地域等方面进行编制。

第十七条档案编码应在档案制作和归档时进行，禁止随意修改档案编码。

第十八条档案编码的修改和调整需经过档案管理员的批准和备案。

第十九条档案编号必须在档案上清晰可见，并在档案档案目录中进行记录。

第四章档案的归档和借阅
第二十条档案的归档必须按照规定的分类和编码规则进行。

第二十一条档案的归档过程包括整理、检查、装订、注册和上架。

第二十二条档案的整理和装订必须按照统一的操作规程进行，确保档案的安全和完整。

第二十三条档案的注册包括档案编号、题名、出处、归档日期等信息的记录。

第二十四条对于电子档案，应建立相应的文件夹和目录，进行统一的归档和管理。

第二十五条档案的借阅必须按照规定的程序进行，包括填写借阅申请表并经相关部门审核批准。

第二十六条档案的借阅期限一般不超过一个月，需要延期的，必须提前申请并经过批准。

第二十七条档案的借出必须由借阅人在借阅登记簿上签字确认，同时借阅人应对档案进行妥善保管和归还。

第五章档案的保管和安全
第二十八条档案的保管应按照相关法律法规和规章制度进行，确保档案的安全和可靠。

第二十九条档案室的门禁必须进行严格管理，只有经过授权的人员才能进入。

第三十条档案室的环境要求必须符合档案的保藏要求，包括温度、湿度、光线、通风等。

第三十一条档案室内应设置专门的储存设备和器具，如档案柜、钢架、密集柜等。

第三十二条档案室内的档案必须按照规定的要求进行分类和整齐摆放，保持通畅和便捷。

第三十三条档案室内的电子档案必须建立相应的备份和恢复机制，保证数据的安全和完整。

第三十四条档案室内的档案移动必须按照规定的程序进行，严禁擅自移动和拆卸档案。

第六章档案的销毁和移交
第三十五条档案的销毁必须按照相关法律法规和规章制度进行，严禁随意丢弃或销毁档案。

第三十六条档案的销毁应经过档案管理员的审核和批准，同时要做好相应的销毁记录。

第三十七条档案的销毁过程必须进行明确的标识和记录，确保档案被完全销毁。

第三十八条档案的移交必须按照相关规定和程序进行，严禁私自移交档案。

第三十九条档案的移交必须经过档案管理员的审核和备案，同时要做好相应的移交记录。

第七章档案管理的监督和评价
第四十条档案管理工作必须接受上级部门和有关部门的监督和检查。

第四十一条档案管理工作应建立健全的内部督查机制，保证工作的严密和规范。

第四十二条档案管理工作应定期进行评估和考核，及时发现和解决问题。

第八章附则
第四十三条本制度自发布之日起施行，由办公室负责解释。

第四十四条本制度适用于办公室内的所有档案管理工作，其他需要档案管理的部门可以参照执行。

第四十五条本制度的修改和补充由办公室负责，并通过内部通知的方式进行。

办公室档案管理制度范本（二）
第一章总则
第一条为规范办公室档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和安全性，根据国家有关法律法规和国家档案管理局的有关规定，制定本制度。

第二条本制度适用于办公室档案管理工作。

第三条办公室档案管理工作应遵循“依法管理、统一规范、科学盘存、积极利用”的原则。

第四条办公室档案管理工作应有专门的档案管理人员负责，全面监督档案的管理工作。

第五条办公室档案管理工作应建立定期检查评估制度，确保档案管理工作的持续改进。

第六条办公室档案管理工作应加强宣传教育，提高全体员工的档案管理意识和能力。

第二章档案管理的基本要求
第七条办公室档案管理要求遵循以下基本要求：
（一）立足于业务需求，确保档案的完整性和准确性；
（二）合理利用和保护档案资源，提高档案管理的效率和质量；
（三）严格遵守国家档案管理的法律法规和有关规定；
（四）加强档案管理的宣传教育，提高员工的档案管理意识和能力。

第八条办公室档案管理应遵循的原则：
（一）依法管理：严格按照国家有关法律法规和规定进行档案管理，依法行使档案管理的职责；
（二）分类管理：按照档案的性质、用途和管理要求，进行分类管理；
（三）全面管理：对档案的整个生命周期进行全面管理，包括档案的建立、存储、利用和销毁等环节；
（四）规范操作：严格按照档案管理的规定进行操作，确保档案管理的规范性和准确性；
（五）安全保密：加强档案的安全保密工作，防止档案的遗失、损坏和泄露；
（六）风险管理：加强档案管理的风险管理，控制档案管理过程中的各种风险。

第三章档案的管理流程
第九条办公室档案的管理流程包括以下环节：
（一）档案的建立：在办公室业务活动中产生的各类档案，应及时建立并标识，确保档案的完整性和准确性；
（二）档案的存储：按照档案的分类管理要求，对档案进行存储和保管，确保档案的安全性和易查性；
（三）档案的利用：根据档案的用途和需要，对档案进行利用和提供，确保档案的可读性和使用性；
（四）档案的随迁：对随迁的档案进行及时处理和移交，确保档案的连续性和完整性；
（五）档案的销毁：对不再需要保留的档案，按照国家有关规定进行销毁，确保档案的安全性和机密性。

第十条办公室档案管理应加强信息化建设，实现档案管理的数字化和自动化。

第十一条办公室档案管理工作应建立定期检查评估制度，确保档案管理工作的规范性和有效性。

第四章档案的管理职责
第十二条办公室档案管理的主要职责如下：
（一）制定和完善档案管理制度和规定；
（二）组织和指导档案的建立和归档工作；
（三）组织和指导档案的存储和保管工作；
（四）组织和指导档案的利用和提供工作；
（五）组织和指导档案的随迁和移交工作；
（六）组织和指导档案的销毁工作；
（七）组织和指导档案管理的培训和考核工作。

第十三条办公室档案管理人员应具备以下条件：
（一）具有良好的政治素质和职业道德；
（二）具有相关的档案管理和信息技术知识；
（三）具备较强的组织和管理能力；
（四）具备一定的沟通和协调能力；
（五）具备较强的自学和创新能力。

第五章档案的保密和安全管理
第十四条办公室档案管理应加强保密和安全管理，做到以下几点：
（一）建立档案的保密和安全管理制度；
（二）加强档案的保密培训和管理；
（三）加强档案的安全保护和备份；
（四）建立档案的安全监控和预警机制。

第十五条办公室档案管理人员应严守档案的秘密，不得泄露档案的内容和使用情况。

第十六条办公室档案管理应做到以下几点：
（一）建立档案的分类和归档要求；
（二）建立档案的存储和保管要求；
（三）建立档案的利用和提供要求；
（四）建立档案的销毁和移交要求。

第六章档案的利用和提供
第十七条办公室档案的利用和提供应满足以下要求：
（一）符合合法用途，保护个人隐私和商业秘密；
（二）按照规定的程序和流程进行利用和提供；
（三）不得超过档案存续期限，确保档案的安全性和机密性。

第十八条办公室档案的利用和提供应尽量采用数字化方式，提高利用效率和便捷性。

第七章档案的维护和修整
第十九条办公室档案的维护和修整应做到以下几点：
（一）定期检查档案的完整性和准确性；
（二）及时修整和整理档案，确保档案的规范性和整洁性；
（三）对损坏和老化的档案及时修复和修复；
（四）对丢失和遗失的档案进行补充和修复。

第二十条办公室档案管理工作应建立定期检查评估制度，对档案管理工作进行定期检查和评估，并及时进行整改和提升。

第八章档案的转送和交接
第二十一条办公室档案的转送和交接应满足以下要求：
（一）按照规定的流程和程序进行转送和交接；
（二）确保档案的连续性和完整性；
（三）确保接收方对档案的安全性和机密性负责。

第九章小结
第二十二条本制度经办公室档案管理工作小组讨论通过，并报办公室负责人审批后执行。