浅析电子文件与纸质档案并存时期档案管理的探讨

浅析电子文件与纸质档案并存时期档案管理的探讨
【摘要】电子文件和纸质文件并存时期，档案管理模式和流程将有所改变，如何有效地管理好档案、完成手工档案管理向信息化档案管理的过渡。

档案信息化管理模式的变化，对基层档案管理提出了新的要求。

【关键词】电子文件；纸质档案；档案管理
信息化社会的到来，使得手工档案为主要承载形式的档案存储，发生了巨大的变化，主要由纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。

其文件是已被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。

[1]目前包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

目前档案工作将处于纸质档案与电子文件并存阶段，改进档案管理模式，促进档案管理多元化发展，具有一定的指导作用。

如何完成手工档案管理向信息化档案管理的过渡，这是我们档案工作者所面临的全新课题。

一、电子文件与纸质档案管理的共存
电子文件的出现，档案工作向信息化发展，以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案是档案信息存储的传统与现代化两种不同的表现形式，得到档案工作者的广泛认同；目前电子计算机在档案管理中的应用，预示着档案管理工作向信息化发展。

电子文件与纸质文件管理的共存是管理的过程，就其共存的状态及原因，大体上可以归结为以下两类：第一类是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。

纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是单位收到外来文件立即实施数字化，使文件在现行期即有纸质和电子两种版本；二、是对已经归档的纸质档案实施数字
化，文件到节非现行期才有两种版本。

第二类是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件。

这种转换也有两个时间点：一是在计算机系统中完成文件制作，或经由网络（电子邮件系统、电子公文传输系统等）传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效，从而使文件在现行期即有两种版本；二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝（纸质文件、缩微件），在这种情况下，文件到了半现行或非现行期才有两种版本。

电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，且最终的趋向是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。

在两者共存状态下，必然要对纸质文件和电子文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。

两个文件管理系统共生于一个机构中，并不断磨合着相互之间的关系。

它们既各自独立、各自发展，又互相依存，承担着共同的、各自分担的责任。

二、并存时期的档案管理模式
在目前档案管理技术条件下，纸质档案与电子档案各以其特点和功用并存于档案各个领域。

电子档案在信息传输、处理及开发利用方面的高效、快捷，以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点，都是纸质档案无法比拟的。

但是只要电子文件的安全性没有得到完全保证，我们还是需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。

“无纸化”的实现过程是一个渐进过程，在这一阶段电子文件和纸质档案管理的共存是在相互学习、互补长短。

在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。

所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。

双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。

双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。

实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。

当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。

因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。

[2] 对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。

无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。

但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。

三、并存时期的档案管理流程
随着电子政务、电子商务建设的开展，各机关、和企事业单位也相应建立了系统办公网络平台，在这种办公状态下自然形成电子文件和纸质文件的并存，优势互补。

自从国家档案局推出“一事一卷”的立卷方法后，这为纸质档案与电子文件并存阶段的立卷工作提供了更适用的环境。

下面具体论述在并存时期档案管理流程的变化。

文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索、提供利用等业务。

以前，基层档案室的文件主要以外部来的机关发文和本单位内部产生的纸质文件居多，但现在所管理的对象既包括电子文件又包括纸质文件。

现代文件管理流程既要实现对电子文件的管理，又要实现对纸质文件的管理。

为了实现电子文件和纸质文件的统一管理。

为此，对电子文
件和纸质档案的管理可实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。

1.同步归档。

改变以往定时归档的方式，将制发的、收到的以及经公文处理的纸质文件核对完整齐全后即时归档；电子文件确定符合归档要求后，保存到指定的计算机硬盘上或档案数据库中，并加上归档标志。

2.同步鉴定。

对于电子文件的鉴定最理想是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，指定保管期限表并纳入管理系统，文件一旦形成系统便依照预定的保管期限表自动提醒或判断保管期限；而纸质档案的鉴定工作也不必像传统鉴定工作那样集中进行，而是即时鉴定以便即时归档。

3.同步整理。

即是指归档的纸质文件与电子文件采用“合二为一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，在整理归档纸质文件时，归档电子文件也就整理完成了。

4.同步著录。

这种同步的著录表现在电子文件形成于单位的档案（文件）处理系统时按规定形成或自动形成的著录信息，可直接应用于纸质文件的著录，这也是同步整理、同步利用的基础。

5.同步利用。

在文件查阅时，利用者可以通过同一著录信息，检索纸质和电子两种不同类型的同一文件。

以电子文件利用为主，将可公开的电子文件保存在网络服务器数据库中，在网上直接提供利用。

另外通过刻录光盘或复制软盘提供利用。

在需用纸质文件时，可按照同一件号提供纸质文件。

这样既提高了文件的利用效率，又减少了纸质文件的磨损。

档案事业的发展离不开档案室的工作质量提高，档案事业才能提高。

新时期档案事业只有适应变革才能有所发展。

因此，只有做好纸质文件和电子文件的并存管理，才能更好地迎接“无纸化”时代的到来。

【参考文献】
[1]陈子丹.近年来我国电子文件定义评述[J].档案，2001（05）.
[2]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2003（12）.
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