如何做好档案保管过程中的保密工作

如何做好档案保管过程中的保密工作
陈丹晨
伴随着时代的迅速发展，人们的生活水平获得了本质上的提升，而档案信息资料所能产生的社会价值也不断地凸显出来，尤其是在当前的信息化时代当中，档案信息的完整性成为了人们尤其关注的内容。

在整个企业的管理当中，档案资源的合理利用，不仅能够发挥主要的推动作用，还属于最为直接的优化方向。

档案管理本身是对档案信息资料的一种管理和保存，其中十分注重档案信息的完整性和安全性。

在安全性方面，主要需要做好档案信息资源的保密工作。

一些档案信息资源，如果在保管的过程中不慎将整个信息资料完全地泄露出去，将会给党政机关的利益造成相当大的损失，严重的时候还会威胁到国家的利益，造成不可预估的损失。

而且，如果档案信息资料发生了丢失的状况，将会对党政机关整体的工作效益造成较大的伤害，不利于党政机关事业单位工作上的顺利进展。

因而，在实际的档案保管过程中，科学地做好保密工作，具有相当重要的意义。

一、目前档案保管中保密工作的缺陷
1、保密意识不高
目前，档案保管中的保密工作存在着许多的问题，其中较为突出的就是保管工作人员的保密意识淡薄，对于需要保密的档案没有具备较高的警惕性，在日常工作中工作较为松懈，部分的保管人员甚至于不知道《保密法》的存在，也不知道自己岗位的工作要求，在实际工作中，相当一部分的人员在工作中，对于自身工作的性质上存在着一些误区，认为档案的保管工作知识简单的事务性工作，不是单位中的主要工作，认为自己对于档案的管理工作只要做到“不丢失”就足够了，工作态度出现了不应该有的放松，这种错误的工作态度对保管的档案构成了较大的危险。

2、保管设施条件不合理
针对档案保管的场所而言，现阶段的档案存档场所也存在着较多的问题，许多单位在存档方案时，没有专用的档案管理室，随意的挑选一间办公室就对档案进行保存，而这种随性的工作态度将会导致单位在之后的档案保管工作中，面对大量的档案，保管室的存放空间出现不足的后果，其次，在档案室的条件上，工作人员没有制定针对防潮防火等六防的措施，从而导致档案在长时间的保存中，出现霉变、虫蛀等现象，对档案的美观及完整度造成损坏。

此外，在档案室的管理上，管理人员并没有对档案室制定相关的管理制度，管理制度的制定对工作人员的一个行为约束，从而达到保管工作规范化、科学化的目的，但大多数的档案室都没有制定相关的管理制度，在管理的方法上都是根据管理人员的意愿等因素来决定。

3、保管措施不到位
在长时间的保管过程中，管理人员的方法落后，管理的意识薄弱，大部分的管理人员都是没有经历过专业的培训工作，在实际保管中，对于档案最基本的收集、管理、归档、装订的技术都没有很好的掌握，并且管理人员对于档案的维护同样也未采取任何的措施。

在档案的维护中，管理人员没有定时的对档案进行后期检查，对于出现破损或虫蛀的现象，没有及时进行上报和维修，而是选择将破损的档案继续和未损坏的档案放在一起，造成损坏虫蛀的现象恶化，扩延，从而增加档案的损坏程度。

二、档案保管过程中的保密工作开展方向
如何最为切实地做好整个档案保管过程当中的保密工作呢？主要可以从两个方向出发。

首先是党政机关事业单位需要整体地转变档案管理意识，充分认识到档案管理的重要性。

尤其是基层的档案管理人员，由于认知上的缺乏，很多档案管理人员都对自身的工作不太重视。

并且流动性相当强，经常在档案管理部门呆上一段时间后便迅速转去了其他部门。

究其原因，主要是由于档案管理部门一直都没有得到事业单位的普遍重视，再加上初期的档案管理工作仅仅是对档案的一些整理工作，不需要进行太大的关注。

因而无论在资源配置上，还是部门管理上，都没有给予较为合适的关注，使得档案管理人员产生一定的消极态度，不愿意从事没有前途的工作。

其次可以从提高档案管理人员素质的方向出发。

档案管理保密工作的有效性，本身就是以管理人员的专业素质为基础的，如果档案管理人员所具备的专业素质相当高，他们能够迅速合理地完成档案管理保密工作，使得所有的档案资料具有较高的安全性。

而如果档案管理人员的专业水平相当低，他们仅仅能够从事一些简单的档案资料管理和收集，并不能产生太高的管理效益。

三、档案保管过程中的保密工作优化策略
1、充分做好档案库房管理
一般而言，党政机关事业单位的档案库房都会按照国家的相关规定进行单独的建设，但是在实际的档案管理当中，也有一些缺乏基本建设条件的党政机关事业单位，他们习惯于将库房设置在办公楼内，而应当注意的是，并不是所有的办公室都可以用来做档案库房。

为了提高档案保管过程中保密工作的有效性，通常不可以将档案资料室选在办公楼的底层，并且对于资料室的门窗，需要加以特殊地加固，以防止出现盗窃的状况。

此外，还需要将档案资料库房与其他的办公室区别开来，使得党政机关事业单位的人员不容易认错。

（下转第219页）
新 观 点
. All Rights Reserved.
（4）工商管理类人才的职业能力评价体系不健全。

学校教育中考试依旧是主要的能力评价方式，分数的高低往往成为评价能力高低的最主要指标，而职业能力特别强调知识技能的运用，特别是在社会生产一线的运用，但是学校往往不具备这样的考核条件，企业等用人单位也很难介入到学生培养过程中来，造成人才培养的供给方——学校与人才的需求方——企业在人才职业能力考核评价方面难以匹配，容易造成错位。

一方面学校培养出来的学生无法就业，另外一方面，企业难以招聘到满意的员工。

评价体系的不健全难以给应用型本科高校的人才职业能力培养提供良好的指引。

3.提升工商管理人才职业能力的对策
（1）建立突出应用型工商管理人才职业能力的课程体系。

首先树立正确的职业能力教育观念，实现课程理念从“知识传授”向“能力培养”的转变，克服学术本科教育标准的影响、克服“职业教育”就不是高等教育，就是培养蓝领工人的思想，真正把职业能力教育当作应用型本科高校发展的重要目标。

其次在人才培养方案的制定过程中，不仅仅需要一般本科院校的课程设置，更需要充分调研企业等社会人才需求方对工商管理类人才职业能力的具体需求，邀请各方共同参与人才培养方案的制定。

第三，针对不同的职业能力要求设置相应的课程，公共课、专业课、实验课、实习等每个模块都应该有明确的目标。

（2）加强工商管理类职业能力培养的载体建设。

职业能力的培养除了高等学校的理论课堂以外，广大的社会生产一线，人才的需求方才是我们真正需要关注的“社会课堂”。

根据人才培养方案的安排，协同社会各主体参与到人才培养中来，通过校内外课程实验室建设、校外实习实践基地建设、课程实习、毕业实习、毕业设计等多种方式，整合社会资源，为人才职业能力的培养提供丰富多样化的载体，使得每一个学生都有机会真正把所学知识技能运用到生产一线，在实践中学习提高，通过做中学提高学习效率。

培养直接面向的是行业、企业工作岗位“零适应期”人才。

（3）加强职业能力教育的师资队伍培养。

一流的学生源于一流的教育，一流的教育源于一流的师资。

工商管理类人才职业能力的培养需要一支具有较强职业素质的师资队伍。

一方面，学校可以通过对现有师资的培养提升，如挂职锻炼，兼职等方式来提升师资队伍的实践能力，使得教师与社会生产一线联系更为紧密。

另外一方面，高校管理部门也可以从企业等部门引进具有一定理论知识和教育经验的人员充实到教师队伍中来，他们将给职业能力教育带来最新鲜的血液，能够把职业能力要求更好地传达给学生。

（4）优化工商管理人才职业能力教育评价方法。

不再局限于传统的理论知识的考试，更加侧重于知识技能运用的检验。

通过引进多种考核方式，实现结果考核到过程考核，知识点考核到综合运用考核，课堂考核到实际运用场景考核，从单一的授课教师的考核向用人单位等多维度的考核转变。

本文系金陵科技学院校级教育教改课题”应用科技大学建设背景下工商管理类人才职业能力培养的路径与对策研究（2015JYJG01）”的阶段性研究成果。

（作者单位：金陵科技学院商学院）
（上接第223页）
最后，对于档案管理库房，党政机关事业单位需要制定专门的管理人员进行管理，并制定一些切实可行的管理制度，如果不是党政机关事业单位的人员，则一律不准进入。

2、提升档案管理人员所具备的保密素质
在所有档案人员应当具备的专业素质当中，保密素质也属于其中十分重要的内容。

由于档案管理人员的地位十分特殊，因而在实际的工作中容易接触到党政机关事业单位相当核心的信息。

如果这些管理人员所具有的保密素质不高，不小心将这些信息泄露出去，将会给党政机关事业单位的工作形成相当大的损失。

为此，党政机关事业单位在对档案管理人员进行档案管理素质上的培训时，还应当对员工的保密素质进行培训，促使他们了解自己的工作对于党政机关事业单位有着重要的意义，而其中的信息资料更是坚决不得泄露。

对于档案管理人员保密素质的培养，企业可以从两个方面出发。

首先是从外部招录一些专业素质较高的档案管理人员，对他们的道德修养及保密素质进行综合的审查，确定没有问题后在进入党政机关事业单位进行工作。

另一方面，企业可以对现有的档案管理人员进行保密方面的培训，使他们明确了解守口如瓶的重要性，积极地做好保密工作。

3、加强对档案资料的日常管理
之所以开展这一方面的措施，主要是针对档案信息的完整性做出的，对于档案信息资料，必须要做到日常的查阅和管理。

如果没有切实的管理，很容易使得一些档案信息出现损坏或者丢失的状况而无从得知。

同时，经过对档案的日常管理，如果在管理的过程中，发现了一部分档案的缺失，可以迅速进行有效的补救，使得档案资金处于较为稳定安全的状态。

同时，对于档案库房的进出人员，管理人员应当进行准确地登记。

对于一些绝密性强的档案资料存放，管理人员应当为它们设置一些专业的保密措施，如将它们存放在保险箱、密码柜当中。

此外，如果遇到了档案库房门锁破损的状况，应当迅速进行档案资料的检查，确保档案资料处于安全的状态，并上报领导，进行相应的处理。

结束语
总之，对于一个党政机关事业单位的发展而言，档案资料的完整性和安全性发挥着相当大的推动作用，因而党政机关事业单位需要密切关注党政机关事业单位的档案保密工作，并加以科学合理地改善，使得党政机关事业单位的档案管理保密呈现出最为优质的状态。

（作者单位：内蒙古自治区土地调查规划院）
. All Rights Reserved.。