重大会议、活动备忘录

黄冈市国家税务局关于建立重大事项社会稳定
页脚内容- 1 -筹办重大会议、活动注意事项
一、规范流程：需要政府办公室协调的重大会议、活动，责任部门主要负责人，在向分管领导汇报的同时，要向区政府办公室程主任汇报有关情况，秘书仅对分管区长、办公室主任负责；对分管领导安排的难以协调的事务，要婉转的表明态度，建议领导安排相关责任部门承办，或是建议召开筹备会议明确分工，避免工作事无巨细，大包大揽。

二、文字材料：
1、文件材料。

尤其对领导会议、活动上所用的讲话、材料，各位秘书应注意多携带1份，以备不时之需。

2、活动小册子。

一般情况下，应包括当天天气、内容目录、领导名单、路线图、汇报材料、项目简介，视情况可增加就餐表。

3、需制作PPT等课件。

建议领导安排相关责任部门制作。

三、会务筹备
（一）通知的起草、下发。

1、确定参加人员：出席的区级领导，由区委办、政府办主要负责人申请有关领导确定。

其中，对上级的检查、调研活动，按照对口的原则，确定我区的对口单位参加；岳书记、吴区长出席参与活动的，与会部门应为各单位主要负责人。

2、确定集合地点：一般情况下，区委书记参加的活动，
黄冈市国家税务局关于建立重大事项社会稳定在区委集合；区长为主的活动，在区政府集合；其他活动，按“区委、人大、政府、政协”的排序原则，确定集合地点。

3、下发活动通知：一般情况下，政府系统部门、单位由政府办负责通知；区级领导、区委部门由区委办负责通知。

4、迎接上级检查：应确定准确的迎接地点和人员。

（二）现场的准备。

1、现场简介、现场介绍人和现场引导人；
2、展牌设置；
4、视察现场的环境卫生整治及沿线环境卫生整治；
5、重点路段应通知相关责任单位及公安、交警、城市执法等部门部署人员维持秩序，秘书应提前把确定的路线图发至有关单位；
6、视察现场的踩点工作，建议有关领导确定引导人员，一般情况下，部门负责人承担引领任务。

7、在视察过程中，应在车队引导的基础上，安排专人，提前查看视察的路况、现场准备情况，对遇到的特殊情况，及时督导责任单位及时整改，并告知车队引导人员。

（三）其他准备事宜。

1、活动车辆的准备。

包括：前导警车、领导乘车，必要时，打印乘车表、车牌号。

2、辅助设备的准备。

包括：扩音、录音设备等，注意提前充电，检查运行效果。

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