办公室5S执行篇

办公室5S执行篇
办公室5S执行篇
办公桌管理
1、办公桌整理规范
名牌：办公桌右上角或左上角张贴个人名牌。

办公桌面：办公桌面只能摆放台历、水杯、盆栽、电脑显示器、键盘、鼠标、电话、笔筒、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品（键盘、鼠标或置于电脑桌抽屉内），要求放置整齐有序。

办公桌洞：办公桌配套书柜置于办公桌左下方，电脑主机放置于书柜右侧，垃圾桶放置于办公桌右下方（或办公桌配套书柜置于办公桌右下方，电脑主机放置于书柜左侧，垃圾桶放置于办公桌左下方）。

桌洞下不得堆积杂物。

人离开半小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生。

长方形办公桌摆放要求同转角办公桌，从左到右次序不变。

图1
2、电脑整理规范
电脑桌面背景主题统一window XP。

电脑桌面仅设置常用和临时文件夹，保持整洁。

电脑设置开机密码。

离开只座位十分钟以上须锁定电脑，锁定电脑快捷键为windows+L。

3、抽屉整理规范
第一层：存放个人及客户名片、笔、眼镜、不常用文具等小物品，应摆放整齐。

第二层：存放正在使用的文件资料及需要保密的资料资料。

第三层：私人物品。

4、文件夹整理规范
办公文件、票据不能散乱放置于办公桌上，应分类放进文件夹、文件盒中。

经常使用的文件夹、文件盒不能在办公桌上重叠堆积，应进行分类编号整齐存放在文件框中。

不经常使用的文件夹、文件盒应进行分类编号整齐存放在文件柜中。

从文件/工具柜中取用的资料用完后及时返还至文件/工具柜。

正在使用的文件资料分为待处理、未处理、已处理三类整齐放于办公桌面，做到需要的文件资料能快速找到。

下班后统一归类，需要继续处理的存放于办公桌第二层抽屉。

根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，不常用的文件要尽快处置；
文件/工具框中的所有文件/工具应摆放整齐有序，不得出现报纸、杂志等与工作无关文件。

文件框内的文件夹明确标识，文件标识要与实际相一致，整齐放置；
电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。

电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存。

图2
5、电脑线、电话线、网线、电源线
电脑线、电话线、网线、电线束好有序放置，没有安全隐患。

图3
6、椅子
离开时椅子调正，离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内。

靠背座椅不得搁置衣物，包等其它任何物品。

图4
文件柜管理
文件柜顶不得摆放物品。

文件柜内排列有序，每一层分类物品标识清晰。

书柜整理同文件柜。

图5
库房管理
贵重物品、办公用品、办公设备、报刊、杂志、酒水保管者做好出入库登记。

每季度季度盘点一次，于当季度第一个月15号之前完成。

排列有序，每一箱物品分类清楚、标识清晰。

报刊架管理
每天更换新订阅的报纸、杂志、近两期宏达世界、宏达系列刊物，有序摆放。

报刊架后不得堆放废旧报纸、杂志、物品，须统一回收于27楼茶水间。

岗位制度上墙管理
宏达文化核心价值理念，见附件1。

部门各岗位职责（因为人员总是在变，按岗位梳理，不细分个人职责，人力资源部归纳总结，统一模板）。

5S管理标准，见附件2。

员工纪律与行为规范（人力资源部有打印出来未发行的员工手
册）。

上墙的制度装裱筐嵌入墙上，不随意更改。

公告栏管理
行政部废除工作栏。

行政部设立公告栏。

用于发布通知，设立员工天地。

员工天地张贴照片，各部门获奖照片、活动照片等，主题为团结友爱，敬业奉献。

活动留影，如每月员工生日会拍照留影。

打印机管理
1、柜式打印机
柜式打印机旁搁置设备，如碎纸机与办公桌，应三点一线，保持整齐。

柜式打印机旁办公桌面只能摆放：打孔机、订书机、回形针、订书针、双面胶、长尾夹等常用办公用品，且回形针、订书针、双面胶、长尾夹应该收纳于盒内，不得散乱放置于办公桌面。

办公用品使用完毕应放回原处。

办公桌下方和抽屉内搁置打印纸，不得搁置杂物。

未使用的打印纸应该置于纸盒内保存，不得将未使用的打印纸裸露置于其它地方。

将可回收利用的纸放入可回收利用的纸盒，每日下班前清理可回收利用纸盒。

图6
2、台式打印机
台式打印机放置于办公桌左侧或右侧。

打印机旁整齐摆放打孔机、订书机、回形针、订书针、双面胶、长尾夹等常用办公用品，且回形针、订书针、双面胶、长尾夹应该收纳于盒内，不得散乱放置于办公桌面。

办公用品使用完毕应放回原处。

打印纸印纸应该置于纸盒内保存，不得将未使用的打印纸裸露置于其它地方。

纸盒置于柜子里储存，不得放置于办公桌面。

将可回收利用的纸放入可回收利用的纸盒，每日下班前清理可回
收利用纸盒。

图7
OA管理
个人信息的完善，工作职责、岗位及时更新，上传个人照片。

办公室环境管理
办公室地面不得堆放杂物，做到无死角。

将长期不用的饮水机、电扇、打印机、碎纸机、资料袋、废物箱等办公设备收纳整理到库房。

废弃物按照公司要求的方式废弃。

下班之后关闭饮水机。

饮水机旁最多放置一桶饮用水。

公共办公区的打印机、打印纸、订书机、胶水、打孔机、切纸机等有序摆放。

白板及时清洁，保持干净。

库房物品分类分区摆放，标识清晰。

柜（橱）顶、长椅上、沙发上、窗台上、禁止摆放任何物品。

会议桌整洁，不得堆放物品，会议桌旁椅子摆放整齐。

附件1：
宏达文化核心价值理念
（1）企业使命
宏则龙腾沧海达则兼善天下
龙腾沧海飞龙在天，或跃于渊。

全球化时代，宏达集团已成功走出四川，跨出国门，顺应未来发展的必然趋势，在世界范围内整合人才、技术、资源优势；立足华夏，放眼寰宇，展宏图壮志于四海。

兼善天下君子之道，止于至善。

优秀企业在立足自身的同时，更应兼济社会。

宏达集团铁肩担道义，积极参与公益事业，用行动倡导诚信公平；只有根植沃土、致富思源，方能促社会、企业与个人和谐共进。

（2）企业愿景：全力打造一个可持续发展的、具有国际竞争力、受尊敬和可信赖的多元化现代企业集团。

活力宏达（具有国际竞争力）——更快、更高、更新、更深、更
稳。

创新宏达（受尊敬）——做优、做强、做精、做活、做久。

诚信宏达（可信赖）——健康、和谐、环保、可持续发展。

（3）企业目标：建百年宏达，立长青基业
（4）核心价值观：
“四重“：重人品人才；重竞合共赢；
重品牌创新；重环境服务。

（5）企业精神：认真做人, 认真做事。

（6）企业哲学：
宏图达远追求无限——没有比心更远的路
宏图弗远界欲达恒永远——没有比思想更深邃的天宇
（7）企业宗旨：
宏图远志引领发展，达成实力赢得未来。

（8）企业作风：
“四到位”：做人做到位、做事做到位、说话说到位、管理管到位。

（9）经营理念：
以超前的理念激活思维，以创新的思维优化管理，
以严格的管理提升质量，以过硬的质量塑造品牌，
以可信的品牌赢得市场，以稳固的市场谋求发展。

（10）管理理念：
以人为本以德为先以法为准，“四靠六优一提高”。

宏达集团要永葆青春活力，实现持续发展，一定要坚持做到“四靠六优一提高”：一靠人才，二靠战略，三靠制度，四靠文化；即：培养创新人才，制定发展战略，建立核心制度，塑造优秀文化。

同时做到优化思想、优化氛围、优化机制、优化技术、优化过程、优化方法，全面提高经济效益和社会效益。

（11）人才理念：
广纳贤才培训人才知人善用人尽其才
（12）服务理念：
关爱客户体验提升品牌价值
（13）效益理念：
高效优质低成本
（14）客户理念：
客户是我们工作的中心
（15）市场理念：
观念创造市场，速度赢得先机（16）竞争理念：
利用优势基因，培养核心竞争力（17）学习理念：
构筑终身教育体系，建设学习型企业组织 (18)环保理念：
与蓝天碧水相伴，实现绿色可持续发展（19）创新理念：时时检视日日提高（20）安全理念：安全是天预防为主（21）质量理念：三百方针（商检合格率100%；合同履约率100% ；顾客满意率100%）（22）成本理念：
源头控制成本，综合利用资源
附件2：
办公室5S 管理制度
第一条总则
为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本规定。

本规定适用于公司办公室所有人员。

第二条整理每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁。

必要文件整理归档。

对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要”和“不要”；分类如下：
设备：电脑、打印机、文具、书籍等；空间：柜架、桌椅、储物箱等；物品：个人物品、装饰品等；
3、“不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。

4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表第三条整顿
1）办公室及岗位区整顿
办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、电脑、口杯、电话、笔筒、台历外，不允许放
常用程度使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用
丢弃
中在过去半年里只使用过一次的物品集中存放（例如归档或放在库房中）中一个月使用一次的物品集中存放（例如归档或放在库房中）高
每周或每天都使用的物品
保存在办公桌或随身携带
其他与工作无关的物品；
一般常用办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、剪刀、即时贴、便条纸、橡皮、计算器等集中放置在办公桌抽屉的一定区域内；
电脑线、网线、电话线束好有序放置；
人离开半小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生；
文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；
办公桌抽屉标准：第一层，整齐地放置常用的办公用品；第二层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等；第三层，整齐放置私人常用物品；直角办公桌左边抽屉可放置临时性物品（如空白稿纸、即时性的文件卷宗等）；
文件柜：透明层分类整齐放置文件夹、资料册、参考资料、文件卷宗等，非透明层放置归档的记录、空白表单等；柜顶不得放置其他物品；
座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；
垃圾篓：内罩塑料袋，置写字台下右前角；
外衣、手袋、雨具挂放在规定位置，严禁随意放在办公桌上；
饮水机、桶装水需放置在指定位置，不得随意移动，备用水不得超过2桶，空桶不得超过3个；
2）文件、资料整顿
1. 档案管理依照档案管理制度执行；
2. 将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有机密类文件。

根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，不常用的文件要尽快处置；
3. 文件标识要与实际相一致；
4.电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。

电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；
第四条清扫
将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态。

消除“脏污”保持职场干净、明亮；清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备（电脑、传真机、复印机、打印机、电话机），公用设备或其他清扫对象安排值日或保洁人员清扫。

第五条清洁
将前“5S”做到制度化、规范化、维持其成果。

利用宣传布置和活动，保持新鲜活跃的活动气氛。

5S小组人员经常巡视检查。

保持5S意识。

第六条素养
培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工作习惯。

素养巡查：5S小组对各部门进行不定期检查，总经办每月底对整个公司办公室的5S执行情况进行检查。

附件3：
5S管理推行步骤
步骤1：成立推行组织
步骤2：拟定推行方针及目标
步骤3：拟定工作计划及实施方法
1．日程计划做为推行及控制之依据
2．资料及借鉴他厂做法
3．5S活动实施办法
4．与不要的物品区分方法
5．5S活动评比的方法
6．5S活动奖惩办法
7．相关规定（5S时间等）
8．工作一定要有计划，以便大家对整个过程有一个整体的了解。

项目责任者清楚自己及其他担当者的工作是什么，何时要完成，相互配合造就一种团队作战精神。

步骤4：教育
教育是非常重要，让员工了解5S活动能给工作及自己带来好处从而主动地去做，与被别人强迫着去做其效果是完全不同的。

教育形式要多样化，讲课、放录像、观摩他厂案例或样板区域、学习推行手册等方式均可视情况加以使用。

教育内容可以包括
1．每个部门对全员进行教育
2．5S现场管理法的内容及目的
3．5S现场管理法的实施方法
4．5S现场管理法的评比方法
5．新进员工的5S现场管理法训练
步骤5：活动前的宣传造势
5S活动要全员重视、参与才能取得良好的效果，可以通过以下方法对5S活动进行宣传：1．刘总发表宣言
2．海报、内部报刊宣传
3．宣传栏
步骤6：实施
1．作业准备
2．全体上下彻底大扫除
步骤7：活动评比办法确定
1．系数：困难系数、人数系数、面积系数、教养系数2．评分法步骤8：查核
1．查核
2．问题点质疑、解答
3．各种活动及比赛（如征文活动等）
步骤9：评比及奖惩
依5S活动竞赛办法进行评比，公布成绩，实施奖惩。

步骤10：检讨与修正
各责任部门依缺点项目进行改善，不断提高。

步骤11：纳入定期管理活动中
1．标准化、制度化的完善
2．实施各种5S现场管理法强化月活动。