美国、澳大利亚档案工作“并轨”对档案业务的影响及启示

Work Discussion 工作探讨
美国、澳大利亚档案工作“并轨”
对裆案业务的影响及启示
■刘明珠 东港市财政事务服务中心 祝鑫一东北大学档案馆
摘要：本文针对我国档案管理实际发展需要，选取敫字转型比较成功的美国，澳大利亚为例，对其档案管理的先进模式和理念进行探索，深入分析档案工作“双轨制”向“单 轨制”转化过程中档案业务内容及工作模式的变化，总结 建立电子档案单轨制归挡的有效性保障模型及策略，以期 为我国档案业务规划提供参考和借鉴。

关键词：电子档案；业务管理；双轨制；单轨制
单轨制电子文件管理在世界各地日益得到认同，学术界就单轨制是未来发展方向基本达成共识，实践 项目也逐步推开。

《全国档案事业发展”十三五”规 划纲要》对档案信息化建设的任务设计突破并超越以 往五年规划的框架，从大数据的视角，以开放、创新的 理念勾画出2016〜2020年档案信息化的前景和发展路径。

其中所揭示的档案信息化建设新路向之一就是 要走出电子档案双套、双轨制困境，实现我国档案管 理的单轨制。

美国和澳大利亚成为数字转型的领跑者，而我国范围内的电子文件管理还只是浩瀚天空中的星 辰，光辉闪耀却星星点点。

一、概念明晰
美国和澳大利亚政府提出的数字转型用本土语言 解释就是单轨制，所谓单轨制是指以电子方式运行来 保存电子文件的全流程，包括生成、办理、归档管理、移交、保存和利用等，即文件、档案的全程无纸化。

当文件管理的对象从传统物质形态转向电子形态，把 管理业务逐步转移给管理系统，系统成为文件在各个 阶段的管理平台。

系统这个要素的介入不仅将多种信 息技术引入文件管理，同时改造着传统管理业务的功 能、流程和方法，因此形成数字转型中的电子档案的新型业务系统成为题中之义。

二.单轨制模式下的档案业务
可以说，在电子文件管理中，业务和系统一直结伴 而行，系统的基本功能来自业务需求，而文件管理业务 需求则必须在系统运行中实现，二者相辅相成，这一点 是“转轨”的主要特征和表现。

如果孤立地看待这两个 要素，或者唯技术至上，把电子文件管理的主要责任寄 托于信息技术人员而疏于管理业务创新，沿袭传统的管 理思维和套路，转型之路必然受挫。

下面笔者主要就单 轨制对档案业务的影响进行梳理和阐述。

三、 单轨制对档案业务的影响研究
在“单轨制”管理流程研究方面，美国和澳大利 亚档案管理流程采用前端控制与全过程控制为指导思 想，将档案管理关注的问题放在流程最前端加以设计 实现质量控制，提倡将整个文件生命周期作为一个整 体的过程，摆脱过去分阶段分环节的管理方式。

下面 着重介绍美国、澳大利亚数字转型政策给档案业务内 容带来的新变革。

(一）归档工作。

澳大利亚政府强调通过电子档 案管理系统（ERMS)捕获（capture)有价值的档案信息。

所谓捕获（capture),是指将文件或数字对象纳入档 案管理系统（ERMS)，设定元数据（Metadata)对文 件进行著录并将其置于背景之中的过程，从而使文件 得到长期、恰当的管理。

笔者认为，从某种意义上来 说，捕获即是电子档案的逻辑起点，按照我国本土语 言理解就是归档工作的开始。

由此，澳大利亚国家档 案馆归档方式由日常积累定期归档转变为借助系统实
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时归档，由被动接收转变为主动整合，归档范围由人 为的经验性判定转变为系统标准化判定。

同时，由于 电子档案“载体无形化”特征，若不及时予以有效控制， 可能会“稍纵即逝”。

因此，澳大利亚国家档案馆主 张采取前端控制原则，提倡将归档工作的起点尽可能 往前延伸，把需要和可能在“文件形成阶段”实现的 要求尽可能在“文件形成阶段”实现。

(二）
整理工作。

档案整理工作由手工立卷编目 转变为系统按照预先制定的分类方案进行逻辑整理， 取消了繁重的档案入库排架，简化了双套制中纸质档 案与电子档案信息符合性检查这一繁琐的工作。

电子 文件档案馆的发展策略由四个主要的部分构成。

第一， 它以正在发展的、用于支持电子政府、电子商务和科 学研究的技术为基础。

采用这些基础的技术开发的各 种功能的应用软件具有很大的独立性，用于长期保护 和访问电子文件。

其包括标准的可扩展的置标语言(XM
L )家族，以及用于紧密连接存储资源和各种不同的计
算机平台的各种“搭桥”技术。

第二，以这些通用的 技术为基础，该策略设想发展一个信息管理的架构， 能够适用于未来的信息保护技术和数字信息迁移技术。

第三，是电子文件档案馆的“框架”，该框架由一系 列能够满足电子文件档案馆需求的解决方案构成。

第 四，这些方案具有通用性，并能互相补充，同时广泛 适用于各种类型的档案。

(三）
保管工作。

澳大利亚政府在《数字连续 性2020政策》及其补充政策中规定，2016年起所有 文件须以数字形式生成和移交，不再保管纸质形式的 档案，不移交文件由各机构以数字形式管理。

同时， 澳大利亚政府遵照“文件连续体理论”
（Theory of
Records Continuum )，强调对电子档案的安全保管。

美国2017年8月发布“战略计划初步构想”，宣布对 模拟模式档案一律揽收（针对2019年强制文件）；同 年10月宣布，2022年前停止接收各联邦机构移交的 非电子档案（针对2019年强制文件）。

美国和澳大利亚作为数字转型的领跑者，其档案保管 工作由原来的库房管理变为数据库管理，保管对象由原来 的实体档案管理变为信息管理。

据统计，美国和澳大利亚 政府除了接收联邦政府、总统电子文件，还保管电子邮件、 电子表格、数据库、地理空间数据、数据影响等电子格式
的档案。

显然，档案保管工作不仅需要档案管理人员参与, 还需要专业的信息技术人员提供技术支持。

(四）利用工作。

档案利用工作中用户利用档案不再 受空间和时间的限制，档案管理人员可以根据用户角色设 置操作权限，根据档案内容制定利用审批流程。

单轨制档 案工作能够建立以档案知识资源库为核心的“知识管理系 统”，档案管理人员可在现有的显性知识和隐性知识上进 行深入挖掘、多维分析，最终使利用者适时得到所需知识。

美国于2014年实现所有电子文件对用户开放。

四、国外数字转型政策给我国单轨制带来的思考与启示
面对美国、澳大利亚政府数字转型成功的典型案 例，有人要问，中国距离单轨制电子文件管理究竟有 多远？对此，中国人民大学冯惠玲博士从宏观上回答 此问题：需要一个明确的发展目标和战略框架；需要 全面部署电子文件管理和长期保存系统；需要电子文 件管理的全套理论技术方法和一批专业人才；需要适 应电子文件管理的全新理念。

笔者结合国外数字转型 政策和冯惠玲博士的宏观答案认为应从五个方面着手。

第一，集成管理平台，打通档案归档流程：第二，把 控形成过程，保障档案法律效力；第三，整合档案资 源，打破信息孤岛；第四，严格风险控制，维护档案 信息安全；第五，提供高效服务，满足多元利用需求。

笔者相信，当信息技术和电子档案管理能够满足各种
需求时，当人们不再对电子文件安全性和法律效力怀 疑时，双轨制终将被简易高效的“单轨制”取代，档 案管理流程的全信息时代终将来临，这也是我国档案 事业发展的必然趋势。

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