《公文写作与处理基础知识》

《公文写作与处理基础知识》

一、公文的概念

1、公文：公文是公司和二级单位在履行管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻、落实党和国家的路线、方针、政策及公司规定，请示和报告问题，批复和部署工作，商洽和交流情况的重要工具。

2、公文处理：公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理必须严格执行《保密工作管理规定》，做到准确、及时、安全。

在公文处理中：公司总经理（党委）办公室是公文处理的管理部门，主管公司机关公文处理工作。二级单位综合办公室负责本单位公文处理工作。

二、公文的作用

1、领导和指导作用。上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。

2、行为规范作用。通过公文发布的一些法律和法规等，对所辖成员起着规范和准绳作用。

3、宣传教育作用。公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要讲清道理，说明为什么要这样做。

这就增强了它的宣传和教育作用。

4、联系知照作用。机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的，还有许多对工作的开展、具有重要意义的信息资料也是这样获得的。因此，公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。

5、依据凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。公文不仅仅传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。

三、公文特点

1、作者的法定性。公文作者是法定的，是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。

2、读者的特定性。公文读者具有特定性。有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者是社会全体成员。

3、作用的权威性。公文具有代行法定职权的功能，对受文机关在法定的时间和空间范围内，具有强制性。

4、效用的现实性。公文主要在现行工作中使用，效用具有一定的时间性。

5、体式的规范性。公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》规定的体式，即规范体式。

6、制作的程序性。公文从准备撰写到制作成文，都有严格的程序。

四、常用公文种类

（一）公文的分类

公文种类很多，从不同角度，有不同的分类方法。

1、从文体来源和使用范围分：对外文件、收来文件、内部文件三种。

2、从行文关系上分：上行文（报告、请示）、平行文（函）、下行文（通知、决定、意见、通报、批复、会议纪要）三种。

3、从文件的机密性分：机密文件、内部文件、公布文件三种。

4、从文件性质、作用分：法规文件、行政文件、党内文件三种。

5、从文件的使用范围分：通用文件、专用文件等。

（二）常用公文种类

1、通知：用于转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文；传达要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用人员。

2、通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

3、报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议或者意见，答复上级询问的事项。

4、请示：用于向上级请求指示、批准的事项。

5、批复：用于答复下级单位的请示事项。

6、决定：用于对重要问题或重大行动做出安排及决策。

7、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项。

9、函：用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

五、公文起草基本方法

公文写作的要求很高，起草者必须具有工作实践基础，懂得工作中许多微妙的环节，并且要有较好的文字语言功夫。公文语言总的要求是严谨、平实、精练；核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要；二要符合明晰、确切、简练的标准；三要根据具体环境，选择不同词语。同时，注意所涉及对象和阅读对象，多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，更不得使用方言俗语。

需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、由于、根据、按（遵、依）照等。二是结尾用语。如：特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办（过）用语。如：经、已经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本（公司）；

第二人称：你、贵（单位）；第三人称：该（项目），等等。

（一）标题

1、规范式：发文机关＋事由＋文种（重要公文）

2、灵活式：一是发文机关＋文种；二是事由＋文种；三是“转发+始发机关及原通知标题”

3、只有文种：一般是不大重要的公务，且带周知性。

（二）正文

1．主送机关（面向全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）2．正文

（1）原由

一是依据，主要包括：

# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹

#文件：常用“根据…”；往往是一句话

# 意义：议论：常用“是…”

# 作用：常用“将使…”

二是目的：常用“为…”

原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

（2）事项

一是并列式。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨

服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。

并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。

二是递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。

在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

（3）结尾（可以不要）

常见有：

一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。

二是希望、号召类。

六、例文

（一）请示（向直接上级请求指示、批准）。必须事前行文，一事一文（一事一议）。上级应在一定的时限内批复。

1、标题。一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。我们多省去发文机关。

2、主送机关。接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。