昊馨图文管理规范

目录
昊馨图文管理规范文件之一 ----奖罚条例基本原则———-2昊馨图文管理规范文件之二----员工培训计划——————8昊馨图文管理规范文件之三----图文工作流程——————12昊馨图文管理规范文件之四----岗位职责说明——————23昊馨图文管理规范文件之五----前台接待工作规范————37昊馨图文管理规范文件之六----CAD输出必读——————-53昊馨图文管理规范文件之七----技术员必备常识—————56昊馨图文管理规范文件之八----交接班制度规范—————58昊馨图文管理规范文件之九---请假制度规范——————-60
昊馨图文管理规范文件之一 ----奖罚条例基本原则
（公司机密严禁外传）
一、奖罚总则
1、为了更加贯彻公司的各项规章制度，及鼓励先进、惩罚落后，特制定本条例。

2、根据错误的严重性（实际损失的金额，客户的重要性，对公司的影响），错误的原因，来处罚责任人。

3、根据员工的表现及对公司的贡献来奖励员工。

二、处罚分为3类：
1、由直接领导或当事领导发现问题，屡教不改者，给当事责任人提出口头警告，按适当比例扣除绩效工资。

2、人为原因的错误造成公司损失金额500以上（以客户协议价为准），处罚固定金额50-200元。

金额超过1000元以上按成本价的80%处罚。

3、根据当月客户投诉及当班营业经理提出服务质量和态度问题三次以上视情节严重性，给予100元的处罚。

4、员工转正后，废品单本人承担80%，主管承担20%。

三、设立奖励事项：
1、贡献奖：提前发现错误并及时制止和解决问题，由营业经理及美工主管提出奖励，根据重要程度适当给予额外奖励。

2、全勤奖：当月无迟到、早退、旷工、请假、换班、正常签退、签到者，奖50元（由当月奖励基金中发放）。

次被评A档，可带薪休假一天。

连续三次被评C档者，实行淘汰。

4、单项奖：
1）、服务奖（优秀员工奖）：当月受到不同客户口头表扬（必须由营业经理核实）或投稿表扬其服务态度三次以上者，奖50元。

2）、杰出贡献奖：改良某项技术、流程或对公司管理提出合理意见被采纳实施者，单条奖励100元。

3）、最快进步奖：考核后进步最快的员工将奖励100元。

（考核时间为每单月20日~25日）
岗位处罚条例
一、前台：
1．接待客户须起立，面带微笑说：“您好”！客户临起应说“再见”或请慢走，未达到此要求每次扣除10元。

2．前台在空闲时，随时清理客户休息区，在安排好客户打印的同时，必须为客户倒水。

3．前台不得与客户发生任何争执，与客户交谈必须用礼貌用语，语气亲切，不得与客户堵气。

遇到特殊情况应第一时间通知营业经理，与客户以任何理由争执者扣100元。

4．严把质量关：在接待客户或接收文件时，必须详细询问客户要求、电话、取件时间，并与技术员工美工交接清楚完整。

在工作完之后，必须核对数量、金额，对于完工的成品，要做到严格的检查，和必要的清洁整理，晚班的前台，必须在早晨6：30-7：30之间整理好完工与未完成的工作任务，对已完工的成品进行检查整理，对未完成的任务必须及时通知营业经理跟进处理。

5．前台必须做好4个记录：
1）．取送件的记录。

2）．错误任务，原因的记录。

3）．前台用品的记录（移动硬盘、光盘、IC卡）。

4）．客户需求记录。

6．前台结算漏收或少收的金额由责任人全额赔付，客户结算时持底联结算在当班前台下班前必须交接所有已开出的流程单的底联（黄单），由前台纪录黄单的流失，给当事人5元/张的罚款。

7．营业经理：
1）．跟单：营业经理必须清楚所有完工或未完工的任务，包括客户名称，大概的工作内容，取件时间等，对于未完成的工作及时的安排，如果由于营业经理疏乎造成工作未及时完工或送货时间延误，视情况严重每次扣除100-300元，由客户投诉及店经理监督。

2）．对员工的工作合理安排：
①空闲时的工作；
②工作任务的合理分配；
③本组员工特长的培养。

以上三点每月由店经理及相关人员评定，给予营业经理100元的奖励。

3）．对浪费量的控制及监督：虚报、漏报本组浪废量按成本的150%进行处罚。

4）．电脑、打印设备的管理及耗材及时补充，如发生本组在工作中电脑、打印设备损坏而
未及时申报，按50元/次处罚。

5）．清洁卫生：
①大扫除：由店经理检查合格方可下班，每周由白班大扫除，如本周未大扫除给予连续两周大扫除处罚。

②日常卫生：组与组相互检查监督。

6）．质量及返工次数的控制和处罚：人为原因出现错误或问题未发现送出公司被退回返工的，按实际损失的适当比例给予处罚（包括前台）。

7）．交接的内容：
1)机器设备的使用情况及状态。

2）当班各机器的打印读数。

3）下班时未完成的工作交接（以流程单底联接接）。

8）．员工向营业经理提出问题而营业经理未及时反映，不予理会和营业经理反映后未能跟进的给予通报批评并扣除适当比例绩效工资。

9）．当月客户投诉本组员工超过三次，视给予100元处罚，同样，表扬达5次以上给予100元奖励。

仓库管理
1．仓库主要负责人为美工主管
2．管理主要工作：
1）仓库必保证所存耗材合理摆放，数量不短少，质量无损坏。

2）材料的验收和入库管理，确保材料的质量符合公司生产要求。

3）耗材的领用和出库必须数量准确无误（填写表格）。

4）每月29日上午12：00前必须做当月仓库盘存交于前台。

5）保证仓库不出现虫蛀：不发生火灾、物品不受潮。

3．如由于仓库备货不及时导致公司不能正常运作，罚款100-300元。

常规错误处罚及日常行为规范
1．上班必须穿戴整洁，言谈举止文明，不得讲粗话、脏话，不得与客户争吵。

2．员工不得在公司内吃早点，在任何工作场所不允许吃零食、嚼口香糖、不得大声喧哗、打闹。

3．员工上班时间不得看与工作无关的杂志、报纸、不允许上网（因工作需要上网除外），长时间打私人电话、严禁玩游戏。

4．员工必须随时保持工作场所的整洁，及时主动做好清洁工作，分配到个人的电脑必须保持外观整洁，电脑内文件存放合理，无游戏和杂散文件。

5．公司所有人员进公司必须穿戴工作牌。

工作牌佩戴于左胸前。

6．员工严禁吸烟，上班人员严禁喝酒。

工作场所不得吸“游烟”。

7．严禁员工利用公司设备和条件做私活或任何营利性私活，以及利用公司设备做一些违法的文件涂改（发现后查核属实给于营利金额200%处罚，严重者除名以营利500元为限）。

8．公司所有人员应严格遵守公司的保密制度，防止公司内部资料和客户资料泄密，严禁将上述资料传递给他人或带公司（一经查实，给予当事人300-500元罚款，情节严重做除名处理）。

9．公司任何员工在工作时间严禁睡觉。

10．当月工作中同一错误出现二次或二次以上者，罚款100-200元。

11．同一工作任务，连续出错三次以上（包括三次），罚款100元。

12．出现错误，推卸责任，经核实，视情节严重性，处以500元以上罚款。

13．以上1-6条，以每次10元予以罚款，上班喝酒处以100-200元罚款（工作原因除外），与客户争吵，情节严重，作除名处理。

14．遗失或故意损坏公司财物按市场价格全额赔付或从当月工资中扣除。

昊馨图文管理规范文件之二----员工培训计划
一、介绍公司
1．公司职务
董事长：
经理：
业务经理：
前台经理：
技术经理：
营业经理：
技术员：
美工：
前台：
业务员：
司机：
2．现有设备
喷绘写真机：
激光打印机：
工程一体机：
高速复印机：
传真复印一体机：
无线胶装机1台
切纸机1台：
打孔机两台：
冷裱机1台：
塑模机1台：
3．装订样式：精装、半精装、内铁圈精装、软彩胶装、卡纸简装、蝴蝶装、精装封套、文件夹精装、精装特种盒子、起码钉装订
4．常用软件：
AutoCAD
CorelDRAW
Adobe Photoshop
Adobe Acrobat
PageMaker
Illustrator
Offce
二、介绍设备
1．彩喷：奥西2236
2. 工程机：奥西300
3．黑白复印机：京瓷5500
4．彩色复印机：里光3002
5. 激光封皮机：HP7000
6. 晒图机：蓝华--800PD
7. 冷裱机、塑模机
8. 传真机：东芝241s
9．胶状机
10. 切纸机
讲述内容：（1）设备控制面板的讲解介绍、墨盒、打印速度、使用耗材及打印范围。

（2）电脑软件实际输出操作和简单拼版及调色。

（3）设备的常见故障及错误代码讲解。

（4）工程复印机、复印机实际操作
（5）公司所有设备的使用及注意事项
三、介绍耗材
1．喷绘耗材
⑴墨盒
⑵纸张：防水背胶纸\防水纸\高光像纸\PP纸(防水背胶纸多用于打印封面，防水纸用于打印彩色CAD或彩色装订效果图，高光像纸用于打印高质量效果图)
皮纹纸（简装封面用纸，分为不同颜色）
2．激光耗材
⑴碳粉：分四色
⑵硒鼓：不分颜色可通用
⑶纸张：激光纸、铜板纸、亚粉纸
⑷纸张尺寸：A3(420mm×297mm)
A4(297mm×210mm)
SRA3(450mm×320mm)
A3++(488mm×320mm\12.6×19.2英寸)
A3+(460mm×305mm\12×18英寸)
自定义纸张（440mm×320mm）
3．装帧耗材
⑴装裱用：亮膜、哑膜、双面背胶
KT板（颜色分为白、黑、灰）
边条（分为细边条和粗边条，颜色有白、黑、灰）
⑵装订用：亮膜、亚光膜、十字膜、铁圈、气钉、双面胶等
昊馨图文管理规范文件之三----图文工作流程
一、业务的开始分为三种情况：
1.客户直接上门：
①前台接待首先向客户问好，问清客户来意；
②将《制作结算清单》递给客户，请客户将清单上的单位名称、项目名称、联系电话、联系人、付款方式填写清楚。

未填写的项目请客户尽量填写清楚；
③前台接待询问客户的打印、制作要求，所提供资料的种类、数量、使用软件类型等，在《制作结算清单》上填写清楚，并收下客户提供的资料；
④前台接待将客户领到营业经理或技术员处，将填好的《制作结算清单》和客户提供的资料交给他们。

【注意事项】
①前台接待在《制作结算清单》上必须写明接单日期、时间，并签字。

②前台接待应言语礼貌，用词得当，绝不允许出现与客户争吵的场面。

③前台接待应仔细倾听客户的要求，并以友好的态度提供帮助，提出可能的解决办法。

④客户来到公司时，应立即被接待，如前台接待正在接待其他客户，应礼貌地请客户稍等，并将《制作清单》递给客户，请客户先填写。

⑤如客户是第一次来昊馨先将店宣传彩页交给客户，并声明在为客户提供的信息保密的前提下请客户留下联系方式。

⑥没有特殊情况，前台接待应守在前台，不允许走开。

2.上门取件客户：
①客户有加工意向时一般会先通知公司业务员，业务员尽可能自己去取件。

如确实无法去客户处取件，业务员应在第一时间通知公司前台接待，说明客户名称、地址、数量、时间、联系方式等相关信息；
②前台接待接到业务员或客户的通知后应立即通知营业经理，由营业经理安排人员前去
取件；
③取件人接到任务后应到前台领取《制作清单》，并弄清楚相关信息。

④取件人到客户处后，应首先向客户问好，进行自我介绍，并说明来意。

《制作清单》中的单位名称、项目名称、制作要求、客户信息等内容尽量让客户自己填写，或在客户口诉下当面填写清楚，请客户过目(尽可能让客户签字)；
⑤取件人根据“客户提供资料”所列内容逐项清点资料，如有疑难问题及时与公司联系；
⑥取件人在明确《制作清单》上所有内容后与客户道别；
⑦取件人回公司后，将《制作清单》填写完整，与客户资料一起交给前台接待；
⑧前台接待清点客户资料，核实《制作结算清单》。

⑨前台接待将填好的《制作清单》和客户提供的资料交给值班经理或打字员。

【注意事项】
①业务员去客户处取件的程序与美工取件程序一致，《制作清单》应随身携带。

②取件人应言语礼貌，用词得当，绝不允许出现与客户争吵的场面。

③取件人应仔细倾听客户的要求，忠实记录，并尽可能请客户核实。

④取件人应在声明为客户提供的信息保密的前提下请客户留下联系方式。

二、输出部分：
客户的文本制作过程大致分为三类：①打图、打字、CAD出图、复印后装裱等后期制作；②打图、打字、CAD出图、复印后不装裱；③直接装裱。

1.营业经理接到《制作清单》后，应马上根据客户文本的重要程度和时间要求作出工作安排，如客户在场，应将客户领到接受该任务的输出人员前，将任务交待清楚，《制作清单》同时也交给技术员、打字员；
任何技术部员工都都要凭单制作、无单不得打印、复印、制作。

2.制作输出：
⑴打图：
①技术员接触客户后，应首先向客户问好，并尽可能让客户坐下，浏览一下客户的《制作清单》看清制作要求。

②技术员无论是否有工作任务，都应立即将该客户的资料拷入电脑，并打开文件粗略地浏览一遍。

如有问题及时与客户沟通，如无问题而手头有其他工作时，礼貌地请客户稍等；
③打开客户文件后，应仔细检查，根据《制作清单》的要求，按后期制作过程的长短安排制作顺序，如先打封面、彩喷大版、激光图等。

封面打印完成后先交给美工制作，如果是精装本应同时告知文本厚度；最好是在客户在的时候打印展板和封面的小样让客户确认。

④客户文件一定要按顺序排列并仔细核对(包括顺序、位置、图形、文字、字体等)后再打印，较大的文件尽可能转换成PDF格式后再打印；
⑤检查输出设备的纸张规格是否正确，数量是否足够，安装是否到位；
⑥发送打印时首先应发送几张或一套，待打印出来并核对或客户确认无误后再发送剩余部分。

打印过程中应经常检查打的质量，不允许出现大批量的错误打印文本；
⑦将激光打印数量、纸张类型与喷绘面积、封面样式和数量填入《制作清单》相应栏。

⑧将打好的大图和封面卷好、文本内容顺序理好连同《制作清单》送至制作部与当值美工交接制作要求；光盘或u盘交到前台接待处。

【注意事项】
①技术员在制作过程中如需换电脑操作，应及时通知客户。

②因客户调整色彩需要而打印的非成品稿一般不允许客户带走。

③如当班未将任务全部完成，必须填写详细的交接班记录，并将客户所提供的资料全部移交给接班技术员。

所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录本》中。

④技术员在空闲时或交班时应及时将已制作完成的客户文件删除或放入规定的文件夹内，并应不定期对硬盘进行整理。

⑤激打和彩喷时必须注意色彩，同时注意一些固定客户的色彩倾向。

⑥封面文字无论是否是客户打印的，均应仔细核对，文本中的明显错误也应仔细检查，经客户确认后给予更改。

⑦如在制作过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况，必须及时与客户取得联系，不能擅自作主。

(2)普通复印：
①技术员接触客户后，应首先向客户问好，并尽可能让客户坐下；详细询问客户制作要求。

②技术员接到复印任务后，应首先检查原稿质量，并告知客户可能的复印质量，同时确定的使用的复印机；
③将原稿按装订顺序叠放后进行复印；如果文本图框留边很少时，应征询客户意见是否可将文本缩小一点再输出；
④检查复印机纸盒内纸张的规格是否准确，数量是否足够；
⑤复印一份并客户确认或自己检查，确认无误后开始大量复印。

在复印过程中应及时检查复印质量；
⑥将黑白复印数量、大小、纸张类型填入《制作清单》。

⑦将复印好的文件、文本内容顺序理好连同《制作清单》送至制作部与当值美工交接制作要求；原稿送到前台处。

【注意事项】
①技术员在复印前必须先先清点原稿数量。

②复印时应保证镜面干净，使输出的文本没有斑点、折痕、起皱、漏粉、脱墨、黑线、歪斜、夹页等。

③必须清点复印数量是否与原稿一致。

④如有硫酸纸、隔页纸、120g纸等特殊纸张复印，在复印完成后应立即将纸从纸盒中取出放回原处。

⑤如当班未将任务全部完成，必须填写详细的交接班记录，并将客户所提供的资料全部移交给接班打字员。

所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录》中。

⑥技术员在空闲时或交班时应及时搞好设备的外观清洁工作，工作场所保持整洁有序。

⑦如在复印过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况，必须及时与客户取得联系，不能擅自作主。

⑷工程复印：
①技术员接触客户后，应首先向客户问好，并尽可能让客户坐下；详细询问客户制作要求。

②技术员接到复印任务后，应首先检查原稿质量，纸张大小、颜色深浅等，并告知客户可能的复印质量；
③在工程机上安装好合适的纸张，调好纸张位置、复印浓度等；
④先复印一张，技术员自己先检查一遍，如有可能请客户确认；
⑤经确认后开始正式复印，在此期间应人不离机；
⑥复印完成后应清点数量，整理好顺序，填写《制作清单》；
⑦将复印好的大图卷好，文本内容顺序理好连同《制作清单》送至制作部与当值美工交接制作要求或送到前台处；原稿送到前台。

【注意事项】
①如当班未将任务全部完成，必须填写详细的交接班记录，并将客户所提供的资料全部移交给接班打字员。

所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录本》中。

②应合理利用纸张，尽量做到不浪费。

③如在制作过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况，必须及时与客户取得联系，不能擅自作主。

⑸CAD出图
①技术员接触客户后，应首先向客户问好，并尽可能让客户坐下；
②对照《制作清单》，了解客户的要求；
③将文件拷入电脑，打开后先浏览一遍，了解线型、比例、大小、纸张、是否要打印灰度；
④每张图纸打印前，都应快速检查一遍文字，如发现有“？”或字体颠倒、字体错位等，应立即调整过来，检查是否有隐藏的图层，该层要不要打印、Defpoints层（该层是不可打印层）上是否有图、地形图是否已引入、链接的图片是否已显示、每层之间的顺序是否正确；
⑤在电脑上仔细检查，确认无误后先打印一份，检查一遍输出线条粗细、文字是否完整；
⑥检查打印机纸盒内纸张的规格是否准确，数量是否足够；
⑦检查无误后开始正式打印，打印过程中应及时检查打印机情况；
⑧复印完成后应清点数量，整理好顺序，填写《制作清单》；
⑨将打好的大图卷好，光盘或u盘交给前台。

【注意事项】
①技术员在打印前必须先在电脑上预览。

②如当班未将任务全部完成，必须填写详细的交接班记录，并将客户所提供的资料全部移交给接班打字员特别是线型。

所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录》中。

③技术员在空闲时或交班时应及时将已制作完成的客户文件删除或放入规定的文件夹内，并应不定期对硬盘进行整理。

④CAD出图一般使用的字体是HZTXT。

⑤要装订的图纸，应多留白边，防止边框被裁掉。

⑥如在制作过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况，必须及时与客户取得联系，不能擅自作主。

⑹扫描矢量化：
①技术员接触客户后，应首先向客户问好并尽可能让客户坐下；
②技术员接到矢量化任务后，应首先检查原稿质量，纸张大小、颜色深浅等，并告知客户可能的扫描矢量化质量；
③在扫描仪上安放好位置、调试好浓度、比例，直至扫出最佳效果；
④如客户只需原稿中的一部分，可通过软件进行‘切割’编辑、放大、加浓，并且可以对原稿的一些杂点等问题进行编辑；
⑤将扫描文件用‘TIFF’格存取一文件名；
⑥在矢量化软件中打开文件，首先进行‘自动矢量化’处理；其次根据图片实际情况来做好‘平滑线条处理’；然后‘输出矢量’保存成“像素空间‘DXF’格式”取一文件名；
⑦最后尽可能在CAD低版本里打开文该件将其存成‘DWG’格式；
⑧将文件进行刻盘；
⑨填写好图纸尺寸、张数。

【注意事项】
①如遇到纸张过薄，应采取相应措施，如在原稿进口端粘一张新复印纸等方法；如遇上纸张过大不得不将纸张裁开时，必须取得客户的同意，方可进行裁切扫描；
②刻好盘后必须确认盘是否可以打开，并且保证文件完好存在；
③尽可能看清客户的要求，如：需要TIF、DXF两种格式的文件。

3.清点原稿和输出文本的数量
4.打印或复印完成后打字员应按客户要求理好文本顺序，如有多种文本输出方式应同时整理。

5.技术员填写加工内容后将整理好顺序的文本随《制作清单》一起交到美工手上，将客户装订或后期制作要求复述一遍，并按《制作清单》要求进行交接同时将客户原始资料交回前台。

如客户不需要装订等后期制作，技术员应在确认打印数量后在《制作清单》上填写打印内容，与打印图文、客户原始资料一起送至前台，并与前台接待办理交接手续。

交接手续中必须包括交接时间(交接时间为最后一张文本完成的时间)。

【注意事项】
①如客户要求保留文件，制作人员应将文件立即存入<客户文件夹>，并在文件名上注明“不要删除”或“保留×天”等字样；如客户要求删除文件，应立即删除该文件及所有副本；如客户无特殊要求，一般情况下文件存入<客户文件夹>并保留七天。

②如客户文件需刻盘，制作人员在刻盘后应在光盘外壳上贴上标签，并注明文件名。

交给前台接待。

三、制作部分：
1.技术员将输出并整理好顺序的文本交给美工，并按要求办理交接手续。

如客户自带文本直接装订的，由前台接待直接与美工交接，要求同前。

2.营业经理根据文本的重要性和时间性合理安排美工，明确分工。

3.后期制作：
⑴覆膜：
①美工明确覆膜要求；
②选择合适的材料进行覆膜操作；
③按文本后期制作要求裁切四边；
④检查覆膜质量，合格后填写《制作结算清单》；
⑤需进行下一步制作过程(裱板或制作封面)的移交给下一道工序或本人继续制作，如不需要进一步制作的，美工应在将覆膜后的文本与《制作清单》一起交给前台接待，办理交接手续。

原则上不允许客户自己带文件去结帐。

⑵裱板：
①美工明确裱板要求；
②按要求裁切KT板，进行裱板；
③根据客户要求选择合适的包边条进行包边，在包边条断开处的背面粘贴胶带；
④检查裱板质量(要求不起皱，膜上无污点，平整无折痕、直角处不露板)，合格后填写《制作结算清单》；
⑤将裱好的板包装后与《制作结算清单》一起送至前台，办理交接手续。

原则上不允许客户自己带展板去结帐。

⑶文本装订：
①美工明确装订要求：装订样式、覆膜种类、装订方向（横竖、左右）、要不要留白边；
②选择确定合适的材料和设备；
③按客户要求及公司相应文本装订要求和规范进行制作，文本装订时应合理安排人手和时间，力争在保证质量的前提下提高效率；
4.每一个美工都应对自己制作的每一本文本的装订质量负责，装订完成后先自检，确认合格后填写《制作结算清单》；
5.营业经理最后应仔细检查每一本文本的质量，包括装订质量，同时也包括打图、打字的明显错误，文本排列顺序和文本装订正反等明显错误，保证不合格的文本不出公司。

不合格的文本应立即返工，如因此影响交货时间，应立即通知前台接待。