企业邮箱使用管理制度

文件编号: FX
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3A
企业邮箱使用管理制度
(第A/0版)
编制/日期审核/日期批准/日期
发布：2016年月日生效：2016年月日
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1.文件目的 (1)
2.定义 (2)
3.适用范围 (2)
4.管理职责 (2)
5.企业邮箱的账号构成 (2)
6．企业邮箱使用管理办法 (3)
7.相关记录 (4)
8.附则 (4)
1.文件目的
为了加强规范企业邮箱管理，保障公司信息安全以及企业邮箱的合理使用，使对外邮件收发工作科学化，制度化，特制定本办法。

2.定义
企业邮箱是以企业域名做后缀的邮箱，既能体现公司的品牌和形象，又能方便公司主管人员对员工信箱进行统一管理，还能使得公司对外邮件来往获得更好更安全的管理。

3.适用范围
本制度适用于公司所有对外收发邮件业务联系的人员。

4.管理职责
4.1行政部企划科负责企业邮箱的收集；
4.2人力资源部负责企业邮箱申请开通的审批；
4.3工程部网络管理员负责企业邮箱的开通和维护事宜。

5.企业邮箱的账号构成
5.1 企业邮箱域名后缀
@
5.2 用户命名规则
5.2.1个人邮箱：名字拼音_姓全拼+邮箱域名后缀，如：
王小明：xiaoming_
5.2.2部门邮箱：部门代码（大写）+邮箱域名后缀，如：
行政部：
部门使用，出现重名或重音的命名规则：
先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、
8、9……加以区分，如：
行政部：AD
行政部：AD
……
5.3 企业邮箱密码修改
企业邮箱初始密码为：全拼的首字母+123组成，用户初次登陆后请立刻修改密码并完善个人信息，防止邮件被其他人恶意篡改。

6．企业邮箱使用管理办法
6.1频繁与外单位有邮件业务往来的员工可以申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请表”（附表1）,明确使用企业邮箱的原由，使用的频次，同时按照“企业邮箱申请流程（OA上线）”严格执行；
6.2 由于实际业务调整不再需要企业邮箱，需由员工所在部门的文员通知工程部网络管理员暂时封锁帐号，经审核确认邮箱无重要信息后，对该账号进行注销；如使用者离职时，则由所在部门文员向工程部网络管理员报备，待交接结束后将该邮箱更名转移至交接人员，以保证对外联系的持续；
6.3 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，工程部不提供邮箱服务器的管理备份，企业邮箱总容量为50G，每个账户邮箱单封邮件可发送单个附件大小为3G，单封邮附件总大小为16G；因此每个用户不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。

由于未及时保存造成重要信息丢失的，责任由用户本人承担。

6.4 企业邮箱只能在公司内部电脑登录进行收发邮件操作，如因出差需要临时开通账户异地登录权限的，由使用人于出差前填写“企业邮箱异地登陆权限开通申请表”，批准后由工程部网络管理员负责开通，待申请开通期限到，则工程部网管员自动关闭该邮箱异地登陆权限，如因工作原因，需延长开通时间的，使用人提前向人力部申请报备；
6.5 在使用企业邮箱跟外单位沟通过程中，请邮箱使用人做好信息保密工作，同时工程部网络管理员做好邮箱信息的安全管理工作；
6.6禁止通过企业邮箱对外发送公司机密资料以及所有涉密文件，工程部网络管理员做
好邮箱发送、接收状态监督工作，如有违反，及时将情况反馈至人力部，由人力部根据相关制度对当事人进行处理；
6.7禁止在企业邮箱内部发送大群组邮件，如有发现此类现象，工程部网络管理员第一次予以警告，再次发现则管理员有权收回此邮箱使用权并通知员工所属部门文员或领导；
7.相关记录
企业邮箱开通申请表，企业邮箱异地登陆权限开通申请表
8.附则
8.1 本制度解释权归属行政管理部所有；
8.2 本制度自下发之日起生效实施，如需进行修订时自修订核准之日起生效实施。

附表1：
企业邮箱开通申请表
NO:
注：新个人用户申请开通企业邮箱按表填写要求填写；如为申请开通部门或科室邮箱，则在“所属岗位”栏中进行说明。

附表2：
企业邮箱异地登陆权限开通申请表
NO:
注：本表单适用于出差在外，需要开通异地登陆权限，进行业务联系的人员使用；申请开通的期限到，则工程部网管员自动关闭该邮箱异地登陆权限，如因工作原因，需延长开通时间的，使用人自行向人力部申请报备。