【公文写作】省统计局公文处理办法(WORD14页)

省统计局公文处理办法
第一章总则
第一条为使省局（包括省统计局、省调查局和其他事业单位，下同）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院和省政府有关行政机关公文处理的文件规定，结合本局实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称公文（包括电报，下同）是指省局在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和依法办事的重要工具。

公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条省局全体工作人员，特别是各级负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第四条公文处理必须坚持求实、精简、高效、安全、保密的原则，严格执行国家法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全，保守国家秘密。

第五条省统计局办公室是公文处理的管理机构，主管省局公文处理工作，负责对省辖市统计局公文处理工作的业务指导。

省局各部门均应指定专人，按照本办法的规定，负责本单位日常公文处理工作。

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第六条省局统一使用办公自动化系统（即OA系统）处理公文，取消纸介质文件，加快运转速度，提高工作效率。

省局积极在全省统计系统推广应用OA系统，努力实现统计系统的办公自动化。

第二章公文种类与格式
第七条省局常用公文种类有：
（一）决定。

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通知。

适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文, 批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（三）通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（五）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（八）批复。

适用于答复下级机关或行政管理相对人请求批准或答复的事项。

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（九）通告。

适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

（十）会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第八条公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。

（一）公文眉首：包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容。

1、份数序号。

有密级的公文，应当在公文版心左上角第一行，以阿拉伯数字标识印制份数的顺序编号。

2、秘密等级和保密期限。

秘密等级分为秘密、机密、绝密三级。

秘密等级和保密期限标示在公文版心右上角第一行顶格位置。

有保密期限的，在秘密等级后标注保密时间，中间加★。

3、紧急程度。

紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。

一般分为“特急”和“急件”，标在版心右上角第一行顶格位置。

如公文必须同时标识秘密等级与紧急程度，“紧急程度”应当标在“秘密等级”的下一行。

4、发文机关标识。

由发文机关全称或发文机关全称后加“文件”二字组成。

联合行文时，主办机关名称在前，其他按党、政、军、人民团体顺序排列。

5、发文字号。

由机关代字、年份、序号组成。

联合行文的，只标明主办机关发文字号。

6、签发人。

主送上级机关的文件，应在发文字号的同行右端标注签发人姓名。

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（二）公文主体：包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期和附注等。

1、公文标题。

公文标题由发文机关名称、事由、文种组成。

发文机关名称应当使用发文机关全称或规范化简称；事由要准确、简要地概括公文的主要内容；文种要符合法定文种。

公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

2、主送单位。

主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

主送单位较多时，其排列顺序为：先下级机关后省级机关，跨行政序列的按照党政军群企的顺序确定。

主送省局内全部单位的，统一使用“省局、省调查局各部门”。

3、正文。

正文紧接主送机关下一行，每一自然段开头左侧空2个字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

公文首页和盖章的公文页必须有正文的内容。

4、附件说明。

公文如有附件，应在正文下1行标识附件说明。

附件说明包括“附件”二字和附件名称，“附件”前空2字，后标冒号。

如2个以上附件，要以阿拉伯数字标识附件序号，每个附件名称分行并列排列，附件名称后不加标点符号。

已在文件标题中明确印发、批转、转发内容的公文，不作附件处理。

5、印章。

公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，都要加盖印章。

联合发文的，以主办机关印章在前。

6、成文日期。

成文日期必须用汉字完整书写，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。

7、附注。

正文内无法表述，但又需要说明的事项可用附注。

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附注标识在成文日期下一行左空2字，加括号。

（三）公文版记：包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和份数。

1、主题词。

主题词标示在版记顶部，左侧顶格，由“主题词”三个字加冒号及若干词组组成。

每份公文的主题词一般不超过5个，顺序为：类别词、类属词和文种。

2、抄送机关。

抄送机关标示在主题词下1行，左右各空1个字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标冒号。

抄送机关之间用逗号隔开，回行时与第一行冒号后的第一个抄送机关首字对齐，在最后一个抄送机关后用句号。

3、印发机关、印发日期和份数。

印发机关与印发日期同在一行，分列左右两端。

印发机关要写全称，印发日期要写年月日并用阿拉伯数字标识。

文件份数标于印发机关及日期栏横线之下，居右。

第九条公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》规定标准执行。

公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。

第三章发文类型
第十条省局公文的类型分为：
（一）江苏省统计局文件。

适用于传达贯彻国家统计局、省委、省政府等上级机关的方针、政策，向上级机关请示、报告重
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要事项，向下级统计部门部署重要工作，转发上级机关文件，批转下级统计部门重要请示、报告、意见，印发统计规范性文件，任免科级以下工作人员，与省有关部门联合部署工作等。

发文字号为：苏统[XXXX]第XXX号
（二）江苏省统计局函。

适用于与有关部门就具体工作、具体事项进行协商，答复有关部门的重要询问及对有关重要问题的征询意见，通知在系统内、外召开的重要会议等。

发文字号：苏统函[XXXX]第XXX号
（三）江苏省统计局批复。

适用于答复下级统计部门和直属单位的请示事项，行政管理相对人请求批准或答复的事项。

发文字号：苏统复[XXXX]第XXX号
（四）江苏省统计局办公室文件。

适用于向下级统计部门和直属单位传达贯彻上级机关的指示，布置各专业具体的业务工作，通报有关事项等。

发文字号：苏统字[XXXX]第XXX号
（五）江苏省统计局办公室函。

适用于向相关单位询问和答复一般性问题，系统内的专业会议通知，向本局各部门、调查局、直属单位印发规章制度和工作通知等。

发文字号为：苏统办函[XXXX]第XXX号
（六）江苏省统计局会议纪要。

适用于记载、传达全省性会议、本局与省有关部门之间重要会议、局务会议、局常务会议和专题会议的主要精神和决定的事项。

发文字号为：苏统会[XXXX]第XXX号。

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（七）江苏省统计局法律文书。

适用于依法审批部门统计调查项目，依法向行政管理相对人作出处理决定、通报有关执法检查情况、责令改正统计违法行为、提出统计工作的整改意见等。

发文字号为：苏统法[XXXX]第XXX号。

（八）江苏省统计局因公出国（境）请示。

适用于省统计局、省调查局和局属事业单位工作人员因公出国（境）报请审批的请示。

发文字号为：苏统外[XXXX]第XXX号
（九）江苏省统计局传真电报。

适用于情况紧急，需要迅速传递的江苏省统计局文件。

发文字号为：苏统传[XXXX]第XXX号。

第四章行文规则
第十一条行文应确有必要，注重实效，严格控制公文数量。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

除重大事故、突发灾害、领导同志特别交办事项等特殊情况外，不得越级请示和报告。

第十二条省局与同级政府部门之间依据职权可以相互行文和向下一级政府统计部门行文。

除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向省辖市人民政府正式行文。

省局与同级政府部门、省辖市人民政府、相应的党组织和人民团体以及具有行政职能的事业单位可以联合行文。

第十三条属于省局职权范围内的事务，由本局自行行文或
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联合行文。

须经省政府审批的事项，经省政府同意后也可以由本局行文，但文中应注明经省政府同意。

第十四条省局对上行文，如涉及其他主管部门职权范围的事务，应先会签。

对下行文，如涉及其他主管部门职权范围的事务，应先与有关部门就有关问题协商一致，否则不得行文。

对下行的重要文件，应当同时抄送省政府和国家统计局。

第十五条“请示”应一文一事；一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

请求上级机关批转公文的请示，应同时附上级机关批转公文的代拟稿。

“报告”不得夹带请示事项。

第十六条除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以省局名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十七条省局向各省辖市统计局行文,必要时可抄送同级人民政府。

第十八条除省统计局办公室外，省局和省调查局各处室不得对外正式行文，但可以信函的形式与省有关部门的相关处室和省辖市统计局的对口处室商洽工作、询问和答复问题。

信函编号、归档由各处室自行管理。

第十九条省调查局和本局直属事业单位需要向市、县（市、区）统计局行文的，一律以省统计局或省统计局办公室的名义制发文件。

市、县（市、区）统计局主送省调查局或本局直属事业单位的文件，接受单位要及时移送省统计局办公室统一办理。

省
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调查局和本局直属事业单位，在公务活动中与其他有关单位之间相互行文的除外。

第五章发文办理
第二十条发文办理指以省统计局或省统计局办公室名义
制发公文的过程。

包括：经办人草拟、部门负责人审核、办公室负责人核稿、领导签发、编号、缮印、用印、分发等程序。

第二十一条草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及有关规定。

情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范, 直述不曲，标点正确，篇幅简短。

(二)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

拟制紧急公文，应当具有紧急的事由，并根据实际需要确定紧急程度。

(三)人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引文应准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

日期须写明具体的年、月、日。

应当使用国家法定的计量单位。

（四）文内使用非规范化简称，应当先用全称，再在括号内注明“以下简称XXX”，
（五）结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

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（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数字。

第二十二条拟制公文，对涉及其它部门职权范围内的事项，拟文单位应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，可由局领导出面协调；仍不能取得一致意见，可以列明各方理据,提出建设性意见，并与有关部门会签后报请共同的上级机关协调或裁定。

第二十三条拟制公文，如涉及省局内部其他单位的业务权限, 拟文单位应事先主动与有关单位协商并会签。

如协商仍不能达成一致意见时，应列明各方理据，报请局领导协调或裁定。

第二十四条公文草拟单位负责人须对文稿认真审核，在发文的部门核稿栏中签署姓名和日期。

第二十五条公文送局领导签发前，应由办公室主任审核把关。

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十六条省局制发的上行文，由局主要负责人签发；以局名义制发的下行文或平行文，由主管的局领导签发，重要文件由主管的局领导提请局主要负责人签发；以办公室名义制发的公文，由办公室主任签发，重要文件由办公室主任报请局主要负责人或其他局领导签发。

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第二十七条公文正式印发前, 拟文单位应当进行复核, 如需要对文稿进行实质性修改的，应报签发公文的局领导审定。

第二十八条省局发往各省辖市统计局的文件，通过OA系统下发，一般不印发纸介质文件。

第六章收文办理
第二十九条收文办理指对收到省局以外各单位来文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十条收到上级、同级或下级机关的公文，必须按照以下规定处理：
（一）任何单位或个人收到主送单位为“江苏省统计局”或“江苏省统计局办公室”的公文，都必须及时交局办公室机要室登记呈办，不得自行处理，也不得直接交局领导同志个人处理。

（二）本局干部代表省局外出参加会议带回的文件，应及时转交办公室机要室登记，按照本办法处理或存档。

（三）直接主送省局有关单位的一般性业务公文，由接收单位自行登记办理。

第三十一条公文的分办、批办应当在OA系统中按照以下规定处理：
（一）主送和抄送本局的公文，由办公室主任处理：阅件，分送局领导和有关人员阅读；办件，由局领导或办公室主任提出处理意见和要求后，转有关部门办理。

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（二）需几个部门协商处理的，应在批办时明确一个部门主办；需紧急处理的，应当在批办时明确办理时限。

（三）下级机关上报的“请示”、“报告”、“意见”类公文，如只需批示而不用发文的，经有关负责人签批后，由局办公室负责将批示复印件转下级机关。

第三十二条承办、催办公文，按照以下规定处理：
（一）承办单位收到交办公文后，应及时办理，不得延误、积压、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，对没有时限要求的公文，承办单位（含主办、协办单位）一般要在7个工作日内办毕。

确有困难的，应当及时向办公室说明。

对不属于本单位职权范围或不适宜由本单位办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。

（二）属承办单位职权范围内的事项，如不需要行文的，可直接答复发文机关，同时告知交办的省局领导或办公室主任，并将原件、批办单及办理意见退回办公室存档；需要以省统计局或省统计局办公室名义行文的，由承办单位按办文程序进行。

（三）送局领导批示或批转有关部门办理的公文，由办公室负责催办。

做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十三条凡经过公文办理有关程序，符合下列情况之一的，为办结：
（一）已按批办要求认真承办，履行了处理程序并有结果的。

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（二）对上级机关的公文，已通过行文或其它方式贯彻执行的。

（三）函件已经明确答复的。

（四）请示已作批复的。

第七章公文归档与管理
第三十四条公文办理完毕后，依照《中华人民共和国档案法》及其它有关档案管理的规定，及时送交本单位负责归档的人员进行整理（立卷），并按时送办公室归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理（立卷），要保证归档公文的完整和正确反映省局主要工作情况，便于保管和利用。

鉴定档案保存价值、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，按本局档案管理的规定办理。

第三十六条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，协办单位保存复制件或其它形式的公文副本。

第三十七条公文的立卷、销毁按照以下规定处理：
（一）各单位应按照本局规定的公文归档范围和保管期限，对公文及时进行分类整理和立卷。

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（二）没有存档和存查价值的公文，经鉴别和办公室主任批准，可定期销毁。

销毁秘密公文，按照本局秘密载体保密管理的规定执行。

第三十八条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖证
明章，按正式公文管理。

公文被撤销的,自撤销之日起不产生效力;公文被废止的,自废止之日起不产生效力。

第三十九条单位合并时全部公文应当随之合并管理，单位撤销时需要归档的公文经整理(立卷)后，按有关规定移交办公室。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文作移交或清退处理。

第八章附则
第四十条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十一条本办法由办公室负责解释。

第四十二条本办法自发文之日起施行。

原《江苏省统计局公文处理办法》（苏统办[2002]002号）同时废止。

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