公文处理若干规定

公文处理若干规定
一、本规定所指的公文，是以公司名义制定的各类应用文体。

二、公司制发的公文，是传达贯彻党和国家的政策指令，发布规章制度，请
示和答复问题，指导和洽谈工作，报告情况，内外部交流沟通的重要工具，直接关系到企业的整体形象的主要表现方式。

为此，各部门必须认真做好公文处理工作，提高公文处理的效率和质量。

三、公司办公室是公司公文的综合处理部门。

四、公文处理必须做到严肃、慎重、认真、准确、及时、安全，严格执行有
关保密规定，确保公司经营和技术秘密。

五、公司公文种类主要有：
1、会议、决议。

对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”；经会议讨论
通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2、会议纪要。

传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执
行的，用“会议纪要”。

3、通知、通报、通告。

发布公司的规章制度，转发上级机关、有关主管部
门和有关单位的公文，批转下属单位的公文，要求各部门和有关单位
办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”；表彰先进，批评错误，
奖惩有关人员，传达重要情况，用“通报”；在一定范围内公布应当遵
守或周知的事项，用“通告”。

4、报告、请示。

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；
向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

5、批复。

答复公司所属单位请示事项，用“批复”。

6、函。

与外单位洽谈工作或向有关部门请求批准，用“函”.
六、公文由公司办公室统一收发、分办、传递、审稿、打印、编号、用印、
立卷和归档。

七、公文稿纸一律用16开标准稿纸，起草、修改、审核、签发公文应当使用
黑色签字笔。

八、起草公文应符合有关政策法律规定，讲究质量，条例清楚，逻辑严密，
文字精炼，用词准确、规范，书写工整，标点符号正确。

九、拟稿人起草公文时，应按要求和规范的格式填写拟稿纸，写明拟稿人姓
名、拟稿时间、公文标题、主送单位、抄送单位、附件（名称及分数）、主题词等，正文随附其后。

经主办单位领导审查批准并签字后，送交公司办公室审核。

需有关单位会签的，应先送有关单位领导会签再送公司办公室审核。

十、公司办公室对主办单位送交的公文草拟稿，应审核其内容是否准确、得
当，文字、格式、行文方向是否规范，并提出相应的修改意见，与办文单位协商后定稿。

修改后不清的文稿，办文单位要抄写清楚。

经审核由公司办公室领导在核稿栏签署意见后，报公司领导签发。

十一、公司重要的规章制度和有关重大事项的公文由公司领导会签后总经理签发，一般性的公文内容以通知形式下发。

领导签发公文时应审查发文是否必要，是否符合有关规定和公司实际及需要，并在签发栏内签署意见、姓名和时间。

十二、经领导签发的公文由办公室编制文号并规定办公事项的轻重缓急安排打印。

主办单位负责校对，要求准确无误。

十三、有关单位和拟稿人对公文原文和修改部分有疑议时，可向审稿与签发人申诉意见，未经同意，不得擅自改动。

十四、打印好的公文和原稿，应加盖公司的印章，由公司办公室及时发送和立卷归档。

十五、公司所属各单位对公司的行文、外单位对公司的来文，一律交公司办公室签收、登记，由公司办公室根据内容及时分发、批转有关部门或报送有关领导进行传阅、批办。

十六、重要事项须向公司领导汇报或请示，必须以书面请示、汇报的方式，一般应一文一事。

除领导直接交办的事项外，报告或轻视不得直接送领导本人，必须通过公司办公室签收后报送。

须公司领导会审或传阅周知的文件，由公司办公室签收后报送。

领导批复件由公司办公室转各来文单位办理。

十七、公司办公室收文、批准时间不得超出三日，急件必须当日处理。

十八、承办单位收到交办公文后，应指定专人负责，认真及时处理。

须会同有关单位处理的，承办单位提出处理意见后再会商有关单位处理。

需以公司名义对外回复发文的，按照发文程序报审。

十九、承办单位处理来文时应限制在五至七日内，最长不超过十日，急件必须在当日处理完毕。

来文处理完毕后，应及时退回公司办公室存档。

二十、已送公司领导批示或交有关单位办理的公文，公司办公室要认真检查，跟踪催办，防止漏办和延误。

二十一、公司办公室及各单位应有收发文登记簿，建立严格的登记制度，以保证来往公文的记录完整，防止挤压和遗失公文。

二十二、复印文件须先填写《复印申请单》，经各部门领导签字同意后方可复印，涉及公司机密的文件，还须分管的公司领导或归口部门的有关领导同意。

二十三、本规定自发布之日起开始执行。

在此之前公司所发的有关公文管理的规定个制度如与本规定有冲突，以本规定为准。

二十四、本规定由公司办公室负责解释。