农业大学学生会档案管理制度

农业大学学生会办公室档案管理制度
第一章总则
学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，是学生会各项活动的历史记录，也是校学生会决策和考核干部的重要依据。

农业大学学生会的档案管理工作由校会办公室负责，对学生会的整体档案进行分期分类，编号归档，做到系统化，规范化。

为学生会的各项活动提供咨询服务及参考资料，保障各项决策的科学化。

为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在学生会各项工作中的作用，特制定一下规定：
第二章细则
第一条成员档案
包括学生或成员名单、平时表现、任职情况及奖励情况。

第二条会议记录
由办公室负责全部会议记录，各部门召开例会时也要做好相应会议记录，归入档案。

会议记录按月归档入案。

第三条活动记录
学生会的各项活动应由承办该活动的部门将活动的策划、过程、影像资料及总结等文件于活动结束后五个工作日内归纳整理，形成书面材料交由办公室归档。

做到自活动日起七个工作日内归档入案。

第四条学生会各部门及各学院团委学生会的档案
包括院团委、学生会各部门及各学院团总支学生会每学期的工作
计划和总结，各学院团委学生会主要成员的联系表。

第四条归档范围：
凡是学生会在各项工作活动中直接形成并具有查考、保存价值的各种计划、表格、报道、照片等不同形式和载体的文件材料。

均应有办公室归档，各职能部门不得以任何借口拒绝归档。

第五条归档时间：
活动结束后一周内整理所有相关资料归档。

第六条归档要求：
1.每次举办活动结束后，活动负责人必须将应归档的文件材料收
集齐全、完整，并能正确反映出其在活动前后工作的真实情况，整理成档后交之办公室保管和利用。

2.归档的文件材料一般一式两份（电子稿、打印稿），重要或是
利用频繁地呃文件如有损坏情况，需酌情增加归档份数。

3.以下材料应当归入学生会档案
（1）院学生会、校学生会各部门每学期的工作计划、总结、报告、通知、决定及规章制度；
（2）秘书处关于学生会的工作向学生会主席的请示及批复；
（3）关于表彰院学生干部和先进个人的材料；
（4）关于每学期被评为优秀部门、优秀部长、优秀部员的材料；
（5）批准加入学生会的材料及因其他原因退出学生会的材料；
（6）校、院学生会组织举办活动的有关资料（必须包括本部门开展活动的策划书、PPT、工作总结、新闻稿、活动照片或影
音资料、活动经费预算、获奖情况；也可以包含所展开活动
的分工情况、签到表、最佳组织、评选细则等资料。

）第六条学生会档案查询规定：
1.档案材料借出需经办公室同意后方可借出,并严格执行登记手续。

2.借阅人员要注意保护档案材料,不得在文件上任意折叠或涂改,更不得拆散或私自带走,阅毕归还时，办公室人员须认真仔细检查,确定无误时再归档保存。

3.非办公室人员不得丢弃文件或资料，以免造成不必要的损失。

4.办公室人员应积极开展工作,为查阅者提供便利,做到热情、耐心、细致。

5.如有违反规定者按照学生会章程,干部考核条例处分,由办公室记录,学生会全体成员监督。

第七条日常档案工作方法：
1.各部门应负责本部门日常档案的收集、整理、保管、本部档案。

2.加强各部门与办公室的联系，沟通思想，交流经验，以利于档案工作的发展。

第八条档案提交方式：
1.档案内容共要求整理为大事记录形式，其内容包括活动时间、地点、活动计划、过程、总结及注意事项。

2.档案形式要求：各部门大事记录统一以电子版形式上交，由办公室统一整理存档。

第三章附则
第八条本制度未尽事项，按照相关制度执行。

第九条本制度自公布之日起实施，最终解释权归农业大学学生会。

农业大学学生会
2013年6月。