搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略

搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略
发布时间：2022-10-30T03:19:13.686Z 来源：《教学与研究》2022年第13期作者：李梅[导读] 21世纪以来，科技革命与产业变革极大地改变着人们的生活方式
李梅
高州市自然资源局广东高州 525200摘要：21世纪以来，科技革命与产业变革极大地改变着人们的生活方式，数字化技术在迅速发展的历程中，逐步渗透到社会的各行各业，并深入城市居民的生产、生活之中。

近年来，为扎实推进政务工作提质增效，着力解决群众“急难愁盼”的实际问题，档案管理也逐步探寻数字化管理的实施路径。

本文结合工作实际，分析了数字化不动产档案管理的主要内容，其次阐述了数字化不动产档案管理利用发展
平台的优势以及利用原则，最后提出了管理平台的构建策略，以期对档案管理部门的相关工作有所帮助。

关键词：数字化；不动产；档案管理；发展平台；构建不动产档案管理工作直接关系到权益人的财产安全，传统模式下的档案管理工作中，人工管理的方式导致档案管理中不可避免地存在各种问题，影响了不动产档案管理工作的质量和效率。

而在当前时代背景下，数字化技术被广泛地应用，极大地促进了行业的变革。

在不动产档案管理工作中，发挥数字化技术，能够转变传统的不动产档案管理方式，这样既能够提高档案管理工作的实效性，也能够不断发挥不动产档案信息的利用价值。

1数字化不动产档案管理的主要内容所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。

[1]对于不动产档案管理而言，搭建数字化管理平台已成为大势所趋，现代化的数字技术和先进设备，为数据信息的接收、管理和利用等日常工作提供了良好的技术支撑，极大地推动了不动产档案全面、全方位地实现数字化管理。

数字化技术的介入，极大提升了档案日常管理的整体效率，使工作人员更重视企业文化，构建出内部员工信念、仪式以及价值观等元素组成的文化形象，此时工作人员仅需凭借计算机网络系统对当前的信息进行检索，即可查看、调取当前在库的档案信息。

期间应相应地做好数字化系统的定期维护、升级工作，确保档案信息的真实性与时效性，同时做好档案信息的整合工作，促进不动产档案管理工作执行效率以及整体质量得到相应的提升[2]。

2数字化不动产档案管理利用发展平台的优势分析数字化不动产档案管理利用发展平台是构建“数字中国”、建设“数字政府”的重要拼图，也是借“数”之势，打造高质量政府、推动高质量发展的重要环节。

数字化是一项近年来快速发展且被各行各业广泛应用的现代先进技术，其应用于档案管理主要具备以下优势： 2.1数字化档案管理具有先天的技术优势
构建数字化平台进行档案管理，以职工为本，体现出企业内部的素养文化，展现出企业在日常运行环节表现得各方各面。

凸显出企业文化的基本内涵，使其不仅具备存档速度快、存储数量大、存储类型多的先天优势，而且还可以利用其技术特点整合库内的图纸、文字等各种格式的各类信息，极大促进了馆藏数据的集约化、标准化、规范化、网络化，进而更加凸显其与传统人工管理方式的差异性与优越性。

2.2构建数字化平台极大提升了工作效率
既往的不动产档案管理，往往是以纯人工、纯纸化的方式展开各项档案工作，其不仅工作效率相对低下，工作模式相对落后，而且无形中也对日常管理与档案利用带来诸多不便。

通过构建数字平台，能够实现档案的快速收录、检索以及调用，而且极大提高了档案信息的精确性。

2.3数字化管理能够突破时间、空间的限制
传统的不动产档案管理由于采用纯纸化的档案存管方式，往往难以突破时间和空间的束缚，使得日常的档案管理与利用存在诸多不便。

数字化管理平台能够发挥其信息化、网络化的优势，通过网络途径打破时空壁垒，简化了档案管理人员日常检索与调档的操作流程，加快了档案调取审批程序，其不仅节省了档案管理工作的人力、物力，而且在将来有可能透过数字化管理平台，加强多个管理部门之间的信息共享与政务协同。

2.4数字化加密技术将提升档案安全性
不动产档案管理中一项重要的内容，便是确保馆藏档案的数据安全。

借助计算机技术，可借助密钥等方式将重要信息锁定，实现对机要档案的加密工作。

同时可根据不同查询人员的类别，赋予不同人群不同的调档权限，以避免查询人员随意调取、修改或删除信息，促使不动产档案管理工作更加安全以及便捷。

良好的数字化加密技术将为数字化不动产档案管理工作奠定良好的基础，确保档案管理工作质量得到提升，全面展现出不动产档案管理工作的实际价值[3]。

3数字化不动产档案管理利用发展平台的利用原则 3.1严格遵守国家的各项规章制度
档案事业是国家的一项重要事业，无论是采用传统的管理办法还是新技术的引入，严格遵守国家的各项规章制度仍旧是档案工作开展的基本前提。

在日常工作中，应加大对国家相关法律和规范条例的学习，确保数字化不动产档案管理符合档案接收、管理、利用的标准和程序，促进档案管理的各环节规范化运转，为各项工作有效实施提供可靠基础。

3.2确保档案信息的真实性、完整性、时效性
随着城市建设的高速发展以及机构改革的不断深化，不动产档案也积极转变管理思路，全面推进档案工作的精细化管理。

数字化不动产档案管理工作应秉承并强化信息的真实性与完整性，确保档案信息能够在管理部门调档、群众办事查档过程中，完成企业管理工作，将被管理对象设置为项目、资金、人力资源、技术以及市场，简化工作人员的档案信息管理流程，加强企业文化机制的运用，充分发挥出管理机制的应用价值，为员工营造出良好的工作环境。

同时，数字化档案管理平台还需要进行定期更新与维护，持续对档案数据进行动态更新，确保数字化管理平台后台数据的时效性，保障日常工作中工作人员能够准确地检索到最新的不动产档案资源。

3.3保障档案管理的安全与可持续性
在不动产档案馆中，有相当一部分在馆资料属于长期合法有效的档案资源，且这部分档案信息随时可以作为有效的信息依据被管理部门或群众查询调取。

因此，馆藏档案资料信息是需要长期保存，且确保其安全稳定的。

在数字化技术的加持下，档案管理可规避一部分信息遗失遗漏的不良情况，一定程度上降低档案信息丢失的概率以及资料寻回的成本。

与此同时，数字化技术虽然为档案管理带来了诸多便利，可通过加强职工文化建设的方式，让员工意识到企业文化的重要性，保证企业内部员工具有相应向心力、凝聚力，使企业文化成为企业健康发展的基石，给予员工相应的思想保障以提升了工作效率，但依旧不可忽视数字信息的存档安全问题。

工作中应加强对档案数据进行有效监管，强化网络安全建设，对工作人员进行网络安全培训，对相关软硬件实施有效管控，并针对数字化档案管理建立长效管理机制，促进档案资源长期稳定利用。

3.4保障新技术的普惠化与便捷化
数字化技术将为档案查询与调取提供技术上的支持，为日常工作带来诸多方便，但对于非专业人员的社会群众来说，数字化档案管理平台还需要兼顾一定的普适性、均好性与便捷性。

数字化管理平台应提供相对简单易操作的群众端，避免新技术成为“秀肌肉”的工具。

同时不应将数字平台作为档案管理的唯一平台，应为老年人等不便人群提供人文关怀，切实将技术从“空中楼阁”中释放下来，真正实现数字技术“贴近社会”“贴近群众”“贴近生活”。

4数字化技术在不动产档案管理中的应用及其流程 4.1扫描不动产档案资料
4.1.1资料扫描
在进行数字化不动产档案管理工作中，首先，要针对纸质的材料进行电子化扫描，这样才能更好地进行数字化管理。

其次，在扫描不动产档案资料的过程中纠正文件中可能存在的偏差，保证录入的电子资料能够满足阅读习惯。

最后，在不动产档案资料整理的过程中，如果出现档案信息缺失的情况，要对原有的档案信息进行补救，确保不动产档案信息资料能够被完整扫描。

除此之外，在完成每一套不动产档案资料的电子化扫描之后，应该对扫描之后的电子信息进行核对，确保扫描或录入的信息完整。

4.1.2纠正错误图像
在完成纸质不动产档案资料扫描件后，还要及时发现档案信息资料中存在的错误图像，对这些图像进行纠正，确保档案信息的真实性。

在扫描工作中，还要确保影像资料的清晰度，以及档案信息内容的清晰度，能够辨识到每一幅照片的细节，如果扫描的纸质资料信息并非原件，则应当对其清晰度进行进一步的处理。

4.2分类管理档案资料
传统的不动产档案管理工作中，主要依靠手工操作的方式对不同的档案信息类型进行分类，在分类之后进行管理，这样的管理模式在实效性和管理效率等各个方面均有不足。

在数字化技术下进行不动产档案资料管理的过程中，始终要依据不动产档案管理工作的现实情况作为依据，对数字化技术进行适当的调整，使之能够适应不动产档案管理工作的具体需求。

同时，在分类管理的过程中，依据不动产档案管理设计的各项类型，对档案信息进行分类，确保档案信息整理与归档的科学性，这样才能在管理与档案信息利用的过程中更加高效地实现信息利用，也能够实现更高效率的档案管理。

4.3完成数据对接工作
完成数据对接工作能够为档案管理以及档案号的编排奠定基础。

在数字化技术下进行不动产档案管理的数据对接工作，需要根据不同文件的业务编号作为前提和依据，实现对图像文件和目录数据的对接，确保各类信息对接的过程中不会出现信息错误。

在进行不动产档案信息整理与归档的过程中，针对数据对接之后的信息进行检查验收，在检查验收之后，方可对整理后的数据信息进行归档。

而在编排档案号的过程中，需要选择专门的人员进行管理，并且根据档案的属性不同进行分别归类。

在所有工作完成之后，要及时查看档案的最后状态，为接下来的管理工作奠定基础。

4.4档案管理与信息利用
数字化技术下进行不动产档案管理过程中，要树立正确的档案管理意识，这需要档案管理工作人员具备较高的档案管理素养，能够运用数字化技术实现高效的档案管理，因此，应当不断提高其能力。

需要相关部门及时对档案管理工作人员进行有效的培训，通过专业化的培训提高其工作能力，这样才能更好地进行不动产档案管理工作，更好地满足权益人的实际需求。

另外，实现数字化不动产档案管理工作，还需要加强不动产档案的信息化建设，加大人力资源、物力资源以及专项资金的投入，满足数字化不动产档案管理工作发展的实际需求。

4.5搭建信息共享平台
进行不动产档案信息利用的过程中，要结合不动产档案管理工作的特点以及不动产档案管理工作的需求，在数字技术以及信息技术的加持下搭建有效的信息共享平台，这样才能够满足不同需求的档案信息利用。

具体来说，在搭建信息共享平台的过程中，要联动各个部门，打破各个部门在不动产档案信息管理与信息资源之间的壁垒，在部门与部门联动的过程中实现信息共享。

同时，还要确保档案信息的安全性，数字化技术下，由于互联网具有隐匿性等诸多特点导致档案信息面临安全威胁，因此，在进行数字化不动产档案管理工作的过程中，也要搭建相应的安全系统，这样才能进一步确保档案信息的安全性，避免档案信息遗漏造成不必要的麻烦，影响不动产档案信息的高效利用。

5数字化不动产档案管理利用发展平台的构建策略 5.1明确管理目标，转变管理思维
首先，无论是采用传统的不动产档案管理模式还是引入现代化科技辅助管理，在新时期、新背景下，都要确立一套符合当下发展需求的档案管理目标。

同时，在制定管理目标的过程中，应清晰认识到“数字化技术”是辅佐实现管理目标的现代化“工具”，加强对企业的管理，运用项目调研、设计、建设以及投资管理的方式，掌握企业管理的主要内容，降低对技术本身的影响，统一企业管理目标以及其管理方向与管理内涵，使动产档案管理模式只影响所设定目标的实施纵深。

在管理的思维上，应积极适应与应对数字技术的特性，宣传企业文化，增加内部得到核心竞争力，确保企业中心工作与职工切身利益结合，转变以往传统纸质化档案管理的思维方法，改变以往“重藏轻用”的档案管理模式，发挥数字化技术在信息集成、整合、分析方面的优势，深入挖掘档案的利用价值，使优秀的企业文化成为企业管理工作的内在动力，积极探寻档案资源共享，强化网络化思维与数字化思维，利用数字化平台动态性、发散性、便捷性等技术特点，推动不动产档案管理的日常工作。

5.2完善数字化档案管理的机制与标准
目前，国内正处于档案数字化发展的关键时期，对于新技术、新方法、新模式制定并提出一套适用的管理制度、规范和标准，是当前亟须完成的关键任务，这也是确保档案管理工作有效推进，提升档案管理日常工作整体效率，支撑数字化管理模式长效、可持续发展的重要基础。

在当前，可先遵从各项国际、国家标准以及行业规范，同时结合实际工作的需求以及实践中遇到的各类问题，不断反思总结，最终形成一套针对性强、契合度高的管理机制与标准。

5.3强化数字化专门人才的储备与选用
档案的数字化、信息化虽然极大地节约了日常档案管理的人力、物理，但在信息化与数字化构建的过程中，始终离不开专业人才的付出与指引，专业型人才也是数字化平台攻难关、再创新、可持续的重要内生动力。

在人才储备与选用过程中，应继续注重对档案相关人才的培养，其是制定档案管理目标、确立工作总体方向的“舵手”；同时应注重储备数字化相关的技术人才，这一类人才是为数字化档案管理提供技术支撑的重要人员，是推动数字化管理落地的“水手”。

在管理工作中，只有“舵手”与“水手”精诚合作，才能实现数字化档案管理“扬帆远航”。

5.4建立数字化不动产档案信息服务体系
在传统的档案管理工作中，往往存在“以藏为主”的工作惯性，形成了“看摊守业，等客上门”的工作模式。

而在数字化档案管理的加持下，档案管理的工作模式将作出巨大的转变，将从原有内向的“馆藏思维”转变为外向的“服务思维”，其不仅包括了配合各管理部门调档提档，还包含了服务好群众查询档案的各类诉求。

同时，打通数据壁垒，做好数据共享，整合优化数据，挖潜数据价值，做好数据分析，都是档案信息服务体系中不可或缺的重要部分。

最后，加强多方参与，定期吸纳包括管理部门、公众等服务对象的询档诉求，及时对相关问题作出回应，最大限度发挥数字化档案管理发展平台的服务能力与社会功能。

6结语
综上所述，在信息飞入发展的背景下，各个行业的信息化建设水平都得到相应的提高，使不动产档案管理工作成为目前信息管理工作的重点之一。

因此为保证不动产档案管理工作的顺利进行，需加强数字化平台的建设工作，保证档案管理工作的质量、效率得到相应的提升，利用科学技术来确保员工每一项工作的完整性，从而保证在此保证员工各项工作的公开、公正、透明。

参考文献
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