信件管理制度

企业信件管理制度模板
一、来信管理方面
1.企业与外界往来的各类信件，统一由办公室处理，办公室必须本着认真、负责的原则和态度处理各类信件。

2.来信处理分为四方面的工作，即信件分类、拆信或包裹、收发信件登记和分信。

3.信件分类方面：
（1）信件到达时，办公室人员须根据信件的重要程度分类，一般分为：电报类、亲启信函、附有重要文件的信函、企业或部门信函、邮单、杂志等。

（2）对于不太重要的信件，办公室人员根据情况，自行处理，将重点部分记录或用红笔勾勒出来，以供部门主管参阅。

（3）对于标明“亲启”、“机密”、“面呈”的信件，除主管指示外，不得随便拆启。

如有误拆，应立即封好，并注明“误拆”字样。

4.拆信或拆包裹
（1）拆信时应将信封一端在桌子上轻敲几下，以未敲的一端为封口拆开，避免剪裁到信封内部的物品。

（2）检查信封中是否有信中所提到的附件，并在信封上进行相关标准，如“缺附件”、“核对无误”等。

（3）拆包裹时，应就邮单或其他单证核对所收物品是否正确无误，同时填写核对单交给财务部门，通知物品已经收到。

（4）信封应加盖收信日期后，妥善保存。

（5）拆刊物时，应请示领导如何处理。

经领导批准后，办公室人员应现阅读刊物，并标出重点，做出相关纲要，以利于他人查阅。

5.办公室人员应备有收发信件登记表，记录每日的收发信件，以备日后查阅。

6.分信时，私人信件应及时缴纳给个人，不得拆开；企业信件，根据信件的机密程度，确定拆开或不拆，拆开的信件应根据部门类别的不同，呈交给相关部门。

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二、信件回执方面
1.信件的回复应把握以下几点：措辞严谨，字迹清楚，表达准确简洁，内容具体完备，态度谦卑有礼。

2.回信时，根据信件的重要性和时效性，确定信件的回复顺序。

对需紧急处理的信件，应先行回复，对于不太紧急的信件可放在最后回复。

3. 对询问式的信件或例行通函，办公人员可直接回复；对需要请示主管之后才能回复的信件，应在回复前仔细的阅读信件、准备所需的材料、拟定草稿、上交主管审核签章后，方可回复。

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