文件控制程序c01 rev2.3

1.目的
文件控制程序的目的是確保有效地控制SGW環境,質量,3C,Ethics与WEEE&RoHS體系(以下統稱為綜合管理体系)中正式使用的文件的出版，修改，分發和保管。

以保證文件使用者使用的是最新有效版本。

2. 範圍
本操作規程用於綜合管理体系中的全部文件，包括:
2.1 綜合管理体系文件:包括環境/質量手冊，公司操作規程及有關的表格。

2.2 合同文件：包括由客戶規定的所有指標和要求及其修定。

2.3 技術參考文件：包括國際/國家技術標准，法規要求及在實踐和工作中的公共技術要
求。

2.4 質量計劃文件和資料：包括產品規格文件，原材料規格及工作指引。

2.5 選擇性的行政文件：包括與SGW綜合管理体系無直接影響的文件，如“以供參考文件”。

3.規程提要
本規程可以概括成以下幾個步驟：
3.1 確立文件控制中心。

3.2 確定需要受控的文件及文件的控制形式。

3.3 使用適當的控制形式分發及審批受控文件。

3.4 審批並批准修訂的文件/表格。

3.5 處理作廢的文件。

3.6 更新文件的受控狀況。

4. 輸入
4.1 綜合管理体系文件。

4.2 合同文件。

4.3 技術參考性文件。

4.4 質量計劃文件和資料。

4.5 行政文件。

5. 輸出
5.1 發出的文件按適當的方式進行控制。

6. 職責
6.1 文件控制中心
6.1.1 明確文件控制要求及各類文件的控制方法。

6.1.2 接收受控制文件，確保：
1. 文件內容清晰清楚。

2. 任何分發/修訂的文件需要有生效日期。

3. 必要時，由原分發/評審部門驗証和審批。

6.1.3 依據控制規程分發文件。

6.1.4 需要時，對文件進行修訂或重新分發。

6.1.5向文件擁有者提供有關使用新/修訂文件的指引。

6.16 向文件擁有者提供有關對作廢文件處理的指引。

7. 技能要求
7.1 文件控制中心
7.1.1 ISO9001:2000﹐14001:2004,Ethics,3C和WEEE&RoHS標准對文件控制要求。

7.1.2 SGW綜合管理体系文件。

8. 流程圖
本規程之操作任務順序及流程由下頁流程圖說明。

有關主程序內的執行要點及指引及補充補充資料詳見第9節工作指引。

工作指引
01-01 委任DCCA 董事長
董事長審批SGW適當的單位進行分發受控文件，這些單位列於表格SGW/01/F1
中，作為文件控制中心名單。

01-02 明確受控文件及控制方法文件控制中心
01-02a 文件控制總分類目錄
綜合管理体系文件分爲四級文件和外來文件：
1)一級文件：公司的環境與質量手冊
2)二級文件：公司的操作規程
3)三級文件
a.相關部門規定的操作或測試方法
b.客戶要求的工藝卡
c.部門的運作流程圖和工作指引
d.特殊過程的工作指引
4)四級文件
規定保存的環境/質量記錄以及Ethics,3C和WEEE&RoHS的相關記錄。

5)外來文件
a.各種國際、國家和地區標準和法律法規
b.客戶的各種技術指標和檢驗標準
c.各種國際、國家和地區標準由QD文件中心統一受控。

每個文件控制中心在表格SGW/01/F2文件控制總分類名單中，明確被分發的文件
的控制方法及批准的授權人。

文件控制方法包括以下幾類：
L - 目錄控制
使用一目錄表格記錄文件的狀態，如分發、修訂號、出版日期等。

S - 蓋印控制
由文件控制中心決定採用適當的蓋印內容，如“受控文件”，“僅供參
考”，“受控標準”或其他由文控中心決定使用的蓋印內容蓋在分發的文
件上。

手簽的字樣亦可同樣作為蓋印控制接受。

D - 分發控制
使用一分發目錄,使文件的接收/接受得以追溯;使文件更新時及時通知
文件的接收者。

A - 行政控制
行政控制用於僅作參考的信息文件控制，這類文件一般以獨立的形式進
行分發。

C - 計算機控制
授權指定員工使用密碼輸入/更新計算機記錄。

01-03 接收並審核受控文件文件控制中心
01-04 確定文件的受控方法文件控制中心
01-05 發出受控文件文件控制中心
文件控制中心接收所有的文件,依據他們的內容確定控制方法。

對於使用“L”控制的文件，文件控制中心將其列入總目錄中，按目錄要求注明文
件的當前狀態，同時檢查這些已審批的文件，複制並蓋印後分發/或歸檔。

對於使用“S”控制的文件，文件控制中心將其蓋上“受控文件”或類似的其他蓋
印。

正本文件由部門文件控制中心正確地保存，對於修訂的或作廢的文件，所有
的文件持有者在發出單位的指導下將舊文件或取代文件蓋上“僅供參考”印。

對於使用“D”控制的文件，文件控制中心進行分發記錄，登記接受文件的單位。

有些文件的分發目錄包括分發內容; 文件发放时, 编写文件部门必须同时发出
E-MAIL将发放文件的名称, 编号, 修改内容以及查找文件的路徑通知到所有相
关部门人员.。

受控文件可以用E-MAIL的形式發給相關人員及時使用，相關部門必須在這些以
E-MAIL發出受控文件上標示紅色“電子媒體受控文件”圖樣。

因此在使用
E-MAIL受控文件時，相關人員必須首先進行查證，確定是最新版本後才可使用，
以防用錯文件。

對於使用“C”控制的文件，文件控制中心須授權指定員工使用計算機輸入或更新
資料。

所有文件則以計算機內檔案保存。

對於僅作參考信息用途的文件，文件控制中心將其歸於“A”控制，僅作歸檔處理。

01-06 修訂文件/表格文件控制中心
對於文件的修訂，應按原版文件的審核及批准的規程和職權進行准備、審核和批
准。

如果環境與質量手冊或公司操作規程需作改動，則改動的原因需記錄在修訂
狀態表中。

作廢文件應即時由持有人移走並銷毀。

任何對正在使用的表格格式進行改動，均需由有關的文件控制中心審批。

同時，
文件控制中心應對表格總目錄進行相應的更新。

01-07 處理作廢文件文件控制中心
文件的使用者可基於信息保留/參考的目的保留部分作廢文件，但這些文件必須
手寫或蓋印“僅供參考”、“作廢文件”和“取代文件”等，用以標識。

文件使用者亦
可參照文件目錄表查閱文件的修訂狀況。

01-08 更新受控文件狀態文件控制中心
文件控制中心應按有關內容，如文件編號、文件說明及目前的文件修訂狀態等，
保留及更新相應的文件總目錄。

10. 表格
10.1 文件控制中心目錄(SGW/01/F1)。

10.2文件控制總分類目錄(SGW/01/F2)。

11. 參考資料
本規程不必索引或參考其它相關的程序文件/工作指引。

文件控制中心目錄
深圳國威電子有限公司編制：_____________________(QM) 日期：_____________________
審批：_____________________(董事長) 日期：_____________________
文件控制總分類目錄
DCCA: _________________________
* 控制方法：
L = 目錄/名單控制
D = 分發名單控制
S = 蓋印控制：所有的版本蓋上彩色印章
A = 行政管理控制（供參考文件）
C = 電腦控制
編制：___________________ (DCCA) 審批：______________________________ 日期：__________________________ 日期：______________________________。