文件资料记录编号规则_1-精选.pdf

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文件编号制度

文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A修订状态0文件名称公司文件编号制度页数第1页共2页1、目的：有效管理公司内部文件及表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。

2、使用范围适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。

3、文件编号原则：3.1 文件编号原则一般文件编号由公司名称KS（XXXX）、部门、文件类型、文件编码组成。

3.2 文件编码格式※※——※※——※※——※※※※前两位为文件编写年号，后两位为文件编号。

标准文件类型代码部门代码（用于部门拼音字头字母大写/ 简称）公司名称简写4、部门代码部门简称代码表部门名称简称部门名称简称XXXX KS财务部CW人力资源部HR秘书处MS采购部CG YX地产部DC KTVTZ XYYB KXXY人力资源部董事长.日期日期文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A发行版本0文件名称公司文件编号制度页数第 2 页共 2 页5、标准文件类型代码及文件用语定义。

5.1 制度—— ZD要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。

例如：《员工手册》、《办公室管理规定》、《考勤管理规定》。

5.2 公文—— GW相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。

例如：《关于 XXXX通报》、《有关 XXXX通知》。

5.3 标准作业表格—— BG公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格。

例如：《入职登记表》、《离职申请表》5.4 记录—— JL记录周例会、月例会、部门会议、年度会议、临时会议等会议内容。

6、文件年号及文件编号例如： 2017 年的年号为 17，文件编号根据发布的文件的顺编号即可,例： KS-HR-ZD-1701。

7、发布文件标准格式7.1 河北 XXXX贸易有限公司——字号小三加黑，其它文字字号均为小四， 1.5 倍行距。

文件和资料的编号管理规定

YY:年份
NN:流水号
部门内部文件
各部门主管
公司文件
体系文件
ST-XX-NN-
流水号
文件类别代号
公司简称
文件类别代号见表4
适用于公司范围内
XXX-QP-01
XXXXX公司质量体系程序文件第01号
总经办文控员
公司和部门
体系记录
BH:BS-NN
流水号
部门名称(汉字)
表号(汉字)
适用于公司范围内，各部门均适用
（按“一览表”的规定）及时以文件形式发布。总经办视情况以适当方式协调本办法。
的相应修改工作。
XXXXX有限公司文件资料编号一览表
表1
通用代号说明①BS部门简称(汉字)；②BM：部门序号(数字)③YY:年代号末两位；④YYYY:年代号用4位；⑤NN或NNN：两位或三位数字顺序号、流水号
文件资料种类
编号方法及说明
研发部主管
技术文件
企业标准
QB/GSTXXXX--YYYY
年份
标准顺序编号
标准类别代号见表4
公司
企业标准(汉字拼音字母)
适用于公司范围
QB/GST0301-1998
1998年XXX公司产品标准第01号(Yx型密封圈)
研发部
总经办
外来文件资料
WX(YY)NN—NN
同一文件多份的
流水号
文件资料接收顺序号
研发部主管
技术文件
工艺
文件
见QZ04-02
①②③④⑤⑥
不同配
方编号
两位数代表胶
的扯断强度
英文字母代颜色
两位数代表胶的硬度
以英文字母代表胶种
以数字表示胶种配方序号

文件编号规则

文件编号规则
YKGW-06 版本/修订状态：1/0 分发号：
为实施文件管理，特制定编号规则如下：
1.质量手册(一级文件)
YK ZC . 1 --- 2012
年代号
2.程序文件（二级文件）
SOP JZ --- XXX
文件顺序号（用阿拉伯数字表示：001、002、003……）3.程序文件(三级文件）
SOP ZC --- XXX（包括作业指导书）
文件顺序号（用阿拉伯数字表示：001、002、003……）4.程序文件(三级文件）
SOP JZ --- XXX（计质部文件）
文件顺序号（用阿拉伯数字表示：001、002、003……）
3．记录表格
JL --- XXX
记录顺序号（用阿拉伯数字表示：001、002、003……）4. 文件分发号
01.总经理02.副总经理03.管理者代表04.技术质量部05.生产部
06.供应部07.销售部08.车间09.咨询机构
编制：批准：。

文件编号规则

云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。

二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

三、总则（一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。

（二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

四、文件编号规则（一）编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下：3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。

mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。

dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号。

例如： 20160120 表示（2016年01月20日）4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。

5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。

一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

（二）文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN-TT-dd-nn。

格式说明：公司简称-部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。

XX:公司简称。

DN：大写英文字母，部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。

文件序号规范

文件序号规范文件序号规范是指在文件管理中对文件进行编号的规则和要求。

文件序号是为了方便管理和查找文件而对文件进行的标识，可以根据一定的规范来进行编号，以便于组织和管理大量的文件。

1. 规范文件序号的长度：文件序号应该具有一定的长度，以避免编号重复和混淆。

通常文件序号的长度为3到5位数字，可以根据文件数量的多少和管理需要来确定长度。

如果文件数量较多，就可以考虑增加序号的长度。

2. 使用数字进行编号：文件序号通常采用数字进行编号，以便于按照顺序进行排序和查找。

文件序号可以从1开始逐一增加，也可以根据一定的分类方式进行编号。

例如，按照文件类型、日期、部门等进行分类编号，方便查找和管理。

3. 统一格式和命名规则：文件序号应该有统一的格式和命名规则，以便于识别和管理。

可以根据自己的需要和实际情况来制定格式和规则，例如在序号前面添加字母或领域表示，或者在序号后面添加文件主题或关键词等。

4. 编号和文件名的关联：文件序号应该与文件名进行关联，以便于快速找到需要的文件。

可以在编号后面加上文件名的一部分或关键词，或者在文件名中包含完整的序号，以便于从文件名中直接了解文件的序号。

5. 保持编号的唯一性：文件序号应该是唯一的，避免出现重复的编号。

可以通过建立一个编号管理表或数据库来记录已经使用的编号，以便于管理和查找。

6. 更新和调整编号：文件序号是根据文件的产生和修改进行更新和调整的。

当有新的文件产生时，应该根据规范进行编号；当文件发生变动或者重新分类时，也可以根据需要对编号进行调整。

7. 文件序号的存储和备份：文件序号是文件管理中的重要信息，应该进行存储和备份，避免丢失。

可以将编号信息在电子表格中进行记录，或者保存在文件夹的命名规则中，以便于随时查找和管理。

总之，文件序号规范是对文件编号进行统一规定和管理的要求，旨在提高文件管理的效率和准确性。

根据实际情况和需要，可以制定适合自己的规范，并严格按照规范进行文件编号和管理。

档案编号规则

档案编号规则(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

本标准适用于档案馆(室)编制档号。

2、术语2．1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

2．2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。

2．3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。

2．4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。

2．5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

2．6 案卷号案卷排列的顺序号。

2．7 件号案卷内文件的顺序号。

2．8 页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。

2．9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3、档号编制原则3．1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。

不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

3．2 合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。

3．3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。

3．4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

3．5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

4、档号的结构档号结构分为三种：4．1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。

即：××××……×××××××××全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××××××……n××××××全宗号类别号案卷号件号、页(张)号4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)即：××××……n ×××…n ××××××类别号项目号案卷号件号、页(张)号4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。

1 文件编号规则

1.目的统一各类文件资料编号方法,实现规范管理.2.范围公司内所有质量体系有关的文件与资料.3. 术语: (无)4. 职责4.1 文件编号由体系办进行编号。

4.2 各部门编辑好文件后，向体系办申请文件编号。

5. 编号规范5.1体系文件：5.1.1质量手册。

5.1.1.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:Q/ YL A XXX顺序号(3位阿拉伯数字)质量手册路润、英特、远东公司质量文件例如：我公司质量手册编号为：Q/YLA0015.1.2程序文件：5.1.2.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:Q/ YL B X XX顺序号(2位阿拉伯数字)条款编号(1位阿拉伯数字)程序文件路润、英特、远东公司质量文件例如：Q/YLB7.1-11，表示体系标准第7章的第11个程序文件。

条款号 4 5 6 7 8 对应过程质量体系管理职责资源管理产品实现测量、改进5.1.3作业文件5.1.3.1体系管理文件5.1.3.1.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:Q/ YL C 程序号XX顺序号(2位阿拉伯数字)条款编号(3位阿拉伯数字)作业文件路润、英特、远东公司质量文件例如：Q/YLC7.13-01，表示体系标准第7章第13个程序引申出来的管理文件。

5.1.3.2行政管理文件：5.1.3.2.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:Q/ YL C M XXX顺序号(3位阿拉伯数字)行政管理类作业文件路润、英特、远东公司质量文件例如：Q/YLC-M-002，表示路润公司第2个管理文件。

5.1.3.3DFMEA5.1.3.3.1 分类代码编号分7个部分组成,形式如下:Q/ YL C DF XXXX XX XX修订次数（2位阿拉伯数字)顺序号(2位阿拉伯数字)产品型号DFMEA文件作业文件路润、英特、远东公司质量文件例如：Q/YLC-DF-AQ250-02-03，表示AQ250产品第2个DFMEA，且已经进行了3次更新。

文件编号及格式编制规定

1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。

2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。

3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。

3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。

4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。

4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。

4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。

4.2.2修订状态：同4.1.2。

4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。

4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。

4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。

4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。

WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。

页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。

4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。

文件资料分类编号规定

文件资料分类编号规定本规定明确了本公司归档文件、资料分类编号的原则和方法。

适用于本公司应向档案馆归档的各类文件和库藏档案、资料的分类编号。

各分支机构若已形成科学系统的分类编号，仍可按原分类编号方法执行。

但新承担的连铸工程与板带工程的设计文件一律按此进行。

一、连铸工程设计文件的编号方法图号案卷号，由档案馆给定R Ca、b···）(1、2···)图纸序号（0、1、2···目录0）案卷号尾注号，见附表1设备分类细分号（01～）01～）见附表2连铸工程代号（01～599方坯连铸）（600～板坯连铸）二、板带公司工程设计文件的编号方法1.全流水号T ×× A ××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表32.带部件号T ×× A ×× .××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0部件顺序号01，02，03，…单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表3三、各类科技文件修改、作废补充的编号方法1. 图纸修改、作废的编号（1）在原图上修改或单张原图作废另制新图代替时，其图号不变，并在被修改或制新图代替原图的那张图纸的图号后的修改符号栏内，加注修改版次号，第一次加注a，第二次加注b，余类推。

（2）另编一个新案替换一个原案卷（原案卷作废）时，原案卷号作废，所编案卷另编新案卷号，并在新案卷首页上注明原×××号案卷图纸作废，以本案卷代替。

2. 补充图纸的编号（1）在一个案卷内补充的新图，在该案卷内续编新图纸序号。

00000文件编号规则

有限公司文件资料分类编号规则第一章总则第一条为加强文件资料的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为规范文件资料编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和控制。

第二条本规则除特别指明外，适用于《00000有限公司》所有资料文件。

第二章编号原则和方法第三条文件资料分类编号规则应遵循下列原则：1.适应公司主营业务的合管理需要。

2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法。

3.公司所有文件资料都应按统一标准进行分类并连续编号。

第四条文件资料分类编号方法（一）文件资料编号规则1.文件资料编号由大写英文字母、阿拉伯数字和汉字组成。

2.编号形式：×××—△△—■■—####。

3.其中×××是一级编码，为集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写；△△是二级编码，为承办部门（责任部门）拼音缩写；■■是三级编码，为资料类型或业务类型缩写；####是四级编码，为资料年度日期及该年度编号缩写。

（二）文件资料编号具体编写规则1.一级编码。

目前我公司一级编码为KNL—上海科涅迩光电技术有限公司。

2.二级编码。

目前我公司组织架构及代码缩写为股东会（GD）、董事会（DS）、市场营销部（SC）、研发部（YF）、法务部（FW）、行政部（XZ）、财务部（CW）和人事部（RS）。

3.三级编码。

目前我公司文件资料分为合同类、会议决议类、档案类、业务报告。

具体如下：合同包括合同法规定的15中有名合同以及符合法律规定的无名合同，例买卖合同（MMHT）、技术合同（JSHT）、租赁合同（ZLHT）、委托合同（WTHT）、劳动合同（LDHT）等；会议决议编号为（HYJY）；档案编号为（DA）；业务报告编号为（YWBG）。

4.四级编码。

年份为2015—9999四位阿拉伯数字，编号为0001—9999四位阿拉伯数字。

5.常设部门缩写，一般取部门名称前两个字的拼音首写字母组合而成；若遇部门名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依此直至选出不同的组合；若遇部门名称拼音首写字母完全重合的，可扩展名称后再行缩写。

文件编号规则

ＸＸＸＸＸ股份有限公司ＸＸＸＸＸ有限公司BD/QW-01-01文件编号规则拟制：审核：批准：版号： C/2受控状态：内部使用2013年9月10日发布 2013年9月12日实施ＸＸＸＸＸ股份有限公司ＸＸＸＸＸ有限公司发布1 目的为了规范公司的文件管理工作，使文件具有唯一编号，特制定本规则。

2 适用范围适用于本公司（除技术文件外）制定的所有文件的编号控制,不适用于外来文件的编号控制。

3 职责行政人事部：负责本规则的制定，并组织具体实施。

相关部门：按本规则的规定，对本部门产生的文件进行编号。

4 工作程序4.1文件分类1）质量方针；2）质量目标；3）质量手册；4）程序文件；5）操作文件（包括岗位责任制度、管理制度、验证规程、作业指导书、设备操作指导书、…）； 6）记录。

2版本号版本号：由版号和修改状态表示。

即版号/修改状态，如：A/0表示A版未修改；A/1表示A版第一次修改。

版号：用大写英文字母表示，首发版为A，换版依次为B、C、D、…操作文件 BD/QW-01-01 共4页第2页修改状态：用阿拉伯数字表示，0表示未修改，第一次修改用1表示，其它依此类推。

4.2各部门代码4.3文件的编号应具有唯一性,不允许出现不同的文件具有相同的编号,也不允许出现相同的文件具有不同的编号。

4.4技术文件的编号按国家有关规定进行。

4.5质量手册的编号方法BD / QM - ×.×- ××××第四部分第三部分第二部分第一部分第一部分：表示组织代号，即用BD代表“ＸＸＸＸＸ股份有限公司”。

第二部分：表示文件类别：即用“QM”表示质量手册第三部分：表示GB/T19001:2000标准的章节号，前×表示章，后×表示节；若只有章而没有节，则只写章号而不写节号；质量手册封面的第三部分用00表示。

第四部分：表示“年号”。

例：BD/QM-00-2010 表示“ＸＸＸＸＸ股份有限公司2010年版质量手册”。

文件编号规则格式清单

文件编号规则格式清单文件编号是指为了方便文件管理和查找，对文件进行编号标识的一种方式。

它可以使文件的分类管理更加高效，减少错误和混淆。

本文将详细介绍文件编号的规则、格式和清单。

一、文件编号的规则1.有序性原则：文件编号应按照一定顺序进行编号，以方便分类和查找。

2.统一性原则：文件编号应符合统一的规定，以避免混淆和错误。

3.唯一性原则：文件编号应为唯一标识，不重复使用。

4.周期性原则：文件编号的周期性使用可以根据实际需要进行，如按年、月、季度等进行编号。

二、文件编号的格式1.数字编号格式：使用数字进行文件编号，可以是纯数字或者数字加字母的组合。

例如：001、002A、003B等。

2.字母编号格式：使用字母进行文件编号，可以是纯字母或者字母加数字的组合。

例如：A、B、C、AA、AB、AC等。

3.组合编号格式：同时使用数字和字母进行文件编号，以满足更多的分类和管理需求。

例如：001A、002B、003C等。

4.按分类编号格式：按照文件的分类进行编号，每个分类都有独立的编号系统。

例如：文档类文件编号为D001、D002，合同类文件编号为C001、C002等。

三、文件编号清单文件编号清单是对所有文件编号的记录和分类，以便于查找和管理文件。

文件编号清单可以包括以下内容：1.文件名称：列出文件的名称，以便于快速定位文件。

2.文件编号：按照规定的编号格式进行编号，以唯一标识文件。

3.文件分类：将文件按照不同的分类进行归类，如合同、报告、函件等。

4.文件存放位置：记录文件的具体存放位置，包括存储设备和文件夹路径。

5.录入时间：记录文件录入编号清单的时间，用于查找文件的参考。

6.文件状态：标记文件的当前状态，如已归档、在档、遗失等。

7.文件备注：可以对文件进行一些备注说明，如文件的具体内容、重要性等。

通过文件编号清单，可以对文件进行有效的分类和管理，提高文件查找的效率和准确性。

综上所述，文件编号规则、格式和清单是文件管理中非常重要的一环。

文件编号规则操作规程

文件编号规则操作规程
《文件编号规则操作规程》
一、目的
本规程的目的是为了规范文件编号的使用，确保文件管理的顺利进行，提高工作效率。

二、适用范围
本规程适用于公司内部所有文件的编号管理。

三、文件编号规则
1. 文件编号由数字和字母组成，以便于快速识别和检索。

2. 文件编号的格式为“分类代码-年份-编号”，例如：“HR-2022-001”。

3. 分类代码根据文件的内容进行分类，例如：“HR”代表人力资源文件，“FIN”代表财务文件等。

4. 年份为文件创建的年份。

5. 编号为每个分类下的文件逐年递增的序号。

四、文件编号操作规程
1. 文件编号的生成和管理由文件管理人员负责。

2. 每个文件在创建时，应当立即分配编号，并在文件封面、标题或文件夹上标注文件编号。

3. 文件编号不得更改，如有特殊情况需要更改编号，需经过文件管理员和相关领导的批准。

4. 文件编号记录应当保存在电子文档和实体文件两种形式中，以便于备份和查找。

5. 文件编号应当定期进行归档和整理，确保文件编号的连续清晰。

6. 文件编号的使用规则应当通过培训和文件管理手册等方式向员工进行宣传和教育。

五、附则
1. 违反本规程的行为将受到相应的处罚，包括但不限于口头警告、书面警告、停职或开除等。

2. 本规程的解释权归公司文件管理部门所有，如有任何疑问，请及时与文件管理人员联系。

六、生效日期
本规程自发布之日起生效。

文件资料分类及编码规则

审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。

二、范围适用于文件分类与编码管理。

三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。

2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。

四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。

主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。

1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。

包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。

b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。

c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。

d）工厂主文件。

1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。

1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。

2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。

文件编号规范

柳州市XXXXXXX运输有限公司
文件编号规范
编制：
审核：
批准：
执行日期：
为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。

一、文件编号结构
1.文件编号由四部分组成，每部分之间用“—”连接。

第一部分：表明发文机构，时间年月份。

第二部分：表明文件的密级程度。

第三部分：表明文件的属性，即文件的类型及当年文件发放的顺序号第四部分：表明文件的状态，即反映对原文件所作的修改。

2.各部分表示方法
第一版（原件）用Rev.1.0表示。

对第一版进行细部调整用“状态符号1.1/1.2……”表示
对第一版进行结构调整用“状态符号2.0/3.0……”表示
举例：公司发布的“安全生产管理制度”第一版
文件的编号：XH-201106.R.00-RUS.安全生产管理制度-Rev.1.0 二、文件表头
有两种表达方式，根据其需要选择其中一种形式表达。

1.
2.
文件编号：xxxxxxxx 柳州市鑫河水路运输有限公司
XXXXX(文件类型)
编制：
审核：
批准：。

文件编号规则

文件编号规则QCT/WJ-ZH-GZ-1801-001文件编号规则1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2. 由综合部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4. 文件类别4.1 文件1. 管理制度2. 技术文件3. 合同(招投标)4. 外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：XXXXXX有限公司简称：QCT5.1.2部门代号CW--财务部 ZH--综合部 XM--项目部 GC--工程部 YX--营销部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1801”代表该文件是2018年1月制定的。

5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。

5.1.5文件版本编号vdd下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 1.0。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。

例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。

一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。

版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

5.2文件编码结构QCT/XX—XX—XX—YYXX—LLL流水号日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：QCT/WJ-ZH-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：QCT/WJ-CW-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：QCT/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：QCT/WJ-XM-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号5.3.5会议记录格式：QCT/JL-ZH-HY-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号5.3.6工作总结或工作计划格式：QCT/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号欢迎您的下载，资料仅供参考！致力为企业和个人提供合同协议，策划案计划书，学习资料等等打造全网一站式需求。

文件记录编号规则

1、目的本编号规则是为工厂质量管理体系文件编号工作而制定，其目的是统一质量管理体系文件的编号,确保工厂质量管理体系文件编号的一致性，便于文件记录的识别和检索。

2、适用范围适用于本厂所有质量管理体系文件的编号。

3、职责3.1 技术质量部负责组织本规则的实施和控制。

3.2 文件制订部门负责文件的编号工作4、编号规则4.1质量手册编号发布年号质量手册企业代号4.2程序文件编号例：管理评审控制程序的编号MS/CX—56-2012同一条款下有多种程序文件按以下方式编号MS/CX—□□—□□—□□□□例：采购控制程序的编号MS/CX—74-1—20124.3 各类三级文件编号4.3.1 第三层次支持文件编号发布年号顺序号程序文件编码支持文件代号企业代号4.3.2其他通用第三层次文件编号MS/ＰＴ─□□□─□□□□发布年号顺序号通用文件代号企业代号4.4 记录编号4.4.1 程序文件下的记录编号顺序号支持文件编码支持文件代号记录代号4.7.2通用记录编号记录顺序号通用代号记录代码4.5 版本号/修订状态X / X0为没有修改，1，2，3……为修改次数版本第一次制定为A，版本第二次制定为B, ……5.1 附录A文件、记录名称代码文件、记录名称代码质量手册SC程序文件CX 第三层次支持文件ZC记录JL 通用文件、记录PT备注1、文件、记录名称拼音代码以简单明了为原则。

2、不是本程序文件所特有的文件，编为通用文件。

3、不是本程序文件和支持文件特有的记录，编为通用记录。

4、本表未列入的名称，需要时可自行编制代号，但应及时向质量管理部报告，以便及时增补和追溯。

5、所有记录表格的内容要有记录人、记录日期、单位。

文件和记录编码办法

文件和记录编码办法
Q/ZHH-03-01-2002 一、质量体系文件的编号方法及说明（不含各种备品备件用工艺和
图纸）
1、编号方法：
Q/
年号
文件的顺序号
文件的类别号
本公司名称缩写
企业标准代号
2、说明：
a、本企业名称拼音缩写为：ZHH
b、文件的类别号为：质量手册—— 01
程序文件—— 02
各种管理办法—— 03
各种技术规程—— 04
c、文件的顺序号为：该类文件依次产生的顺序号
二.记录编号方法及说明
1、编号方法：
/ J
记录的顺序号本公司名记录的类别号
称缩写记录代号
2、说明：
a)质量记录代号为记录的拼音字母字头J表示。

b)记录的类别是按ISO9002标准确定的过程划分，因此以
标准的过程条款号为记录的类别号。

如：涉及采购过程的记录类别号为4.6；涉及生产作业过程的记录类别号为4.9。

c)记录的顺序号是指在该过程(或条款)中所产生记录的
顺序排列号。

三．计算机软盘的编号方法及说明
1．编号方法
例：RP--表示：“文件控制程序”存盘。

例：RP--表示：“供方调查\评价表”存盘。

四.行政文件的编号按行政发文顺序号编号规定执行.。