文件生命周期理论与文件连续体理论的关系

文件生命周期理论与文件连续体理论的关系

文件生命周期理论是文件管理理论的核心部分，它首先形成于欧美国家，之后在世界许多国家得以盛行。至上个世纪年代，这一理论经过不少档案学家的努力，它已发展得较为成熟，甚至成了有些档案学家研究档案学的专门领域。世纪年代，随着电子文件管理研究的加深，一种新的理论——文件连续体理论，越来越受到档案界的重视。首先，我们需要了解文件生命周期理论和文件连续体理论的含义。文件生命周期理论，是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。起源于美国，主要是受实用主义哲学思想和谢伦伯格的文件管理思想的影响。而美国是世界上特别推崇文件生命周期理论的国家，文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟。文件生命周期理论，大多认为指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是指导文件—档案全过程管理的基本理论，是现代档案学理论的重要理论成果之一。而文件连续体理论，是20世纪80年代，继文件生命周期理论之后提出的一个新的文件运行基础理论。主要是在澳大利亚传统档案思想、后保管主义以及结构化理论的影响下逐步形成的。由于历史原因，澳大利亚没有太多的历史文件需要管理，一开始就面对现代文件管理，形成其独特的传统档案思想。计算机及个人电脑的广泛使用，也产生了电子文件管理的后保管主义思想，而对于现代档案机构而言，其“相当持久的时空延伸形式”正是结构化理论的基本原则。在这些基础上，澳大利亚学者尤其是费兰克·厄普伍德年构建了文件连续体

理论，并提出了文件连续体管理的思想方法。它用四根轴分别表述档案工作者关心的四个主要问题：文件的凭证特性、文件的事务特性、文件的来源特性、文件的保存特性。该理论明确提出连续体概念涵盖四个方面：文件的形成；文件的捕获；个体和法人机构记忆的组织；社会集体记忆的合成。文件连续体理论被国际档案界广泛认可，认为可适用于档案学背景下的一切文件管理，包括电子和非电子的档案和文件管理。由此，我们可以看出，文件连续理论也对文件周期理论带来了新的挑战。而这个的主要原因在于，文件连续体理论从全新的研究视角，运用全新的研究方法，适应电子文件的特点，全方位揭示了文件的连续运动过程，反映出电子文件各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能性。

但是电子文件的出现并未从根本上改变文件的客观运动过程，国际档案理事会电子文件委员会对电子文件生命周期的划分方法实际上是参照软件生命周期所作的划分。电子文件运动阶段的划分也表明电子文件运动过程同样具有阶段性，这点与传统文件没有根本区别。就电子文件各阶段特定价值与相关因素对应关系而言，电子文件的不同特点使生命周期理论揭示的文件价值与服务对象、保管场所与管理方式等方面的对应关系发生了一定的变化，但这些对应关系只是部分变化。因此，电子文件对文件生命周期的基本内容并未构成根本威胁，或者说，文件生命周期理论在电子时代的“升级版”从本质上仍适用与电子文件。

中外档案界对两大理论关系的不同认识：

（一）国外代表性观点：1．取代说2．反对说

（二）我国档案学者代表性观点: 1.取代论2.补充论3.兼容论4.互补论

我们主要研究下我国对这两种理论的关系的看法和观点.

1)取代论( 否定论) 。持此论者认为, 在电子文件时代, 文件生命周期理论已经过时, 主张在文件连续体理论指导下, 重新构建文档一体化管理工作模式, 从而以文件连续体理论取代文件生命周期理论在档案学中的基础理论地位。如中国人民大学安小米副教授在《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》一文中,对文件连续体模式同文件生命周期模式作列表比较后, 得出结论: “以上比较揭示了文件连续体模式同生命周期模式的差异, 同时也显示了文件连续体模式在管理电子文件方面具有生命周期模式不可比拟的优势。”“生命周期模式用生死过程来描述文件运动要经过的一系列阶段, 其文件管理的框架支离破碎。”“电子文件必须依附于硬件和软件系统环境生存, 就文件在网络环境下的检索和利用而言, 它与存放文件的系统的实际位置并不相干, 由此否定了生命周期的传统档案馆保存和看管方式。”这一观点认识到了两种理论之间的差异性, 而忽略了其联系性, 其分析缺乏辩证逻辑性。

2)补充论。持此论者认为文件生命周期理论对电子文件这一新生事物不能作出完全合理的解释, 需要用文件连续体理论来补充说明电子文件不同于纸质文件的特点, 并以文件连续体理论的立体思维方式来改造文件生命周期理论的平面思维方式, 在重新解释和修改文件

生命周期理论的基础上完善这一理论, 使之与时俱进, 以适应和指导电子文档工作实践。如中国人民大学黄霄羽副教授在《文件生命周期理论在电子文件时代的修正与发展》一文中, 明确提出文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充的观点, 主张对文件生命周期理论的3个基本点进行调整和补充: 1. “电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程, 而且这一过程应该纳入统一的电子文件管理系统之中。”2. “电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段, 但不同阶段之间没有明确的界限, 处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能。”3. “电子文件在第一阶段因特定的价值形态仍然具有不同的服务对象和管理方式,但电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化, 甚至可能丧失。”4. “对电子文件运动过程应当进一步加强全程管理和前端控制,起点需要延伸到电子文件管理系统的设计之中。”这一观点看到了两种理论的发展关系, 却没有看到文件生命周期理论的指导作用, 其认识的理论基点不甚明确。

3)兼容论。该观点认为文件生命周期理论在电子文件时代仍然具有科学性与合理性,它与文件连续体理论可以相互兼容, 主张借鉴文件连续体理论进一步完善文件生命周期理论, 并在此基础上, 重新描述文件运动规律和构建文件运动理论。如浙江大学何家荪教授等在《文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一》一文中认为: 文件生命周期模式传入我国后, 经我国档案学者发展已成为中国版式的文件生命周期理论, 它所包含的“文件的运动具有整