秘书实务第三章

第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 办公程序管理与时间管理
1．办公程序管理的内涵 (1)办公程序管理的概念 (1)办公程序管理的概念 是指为了实现某项秘书工作目标，对工作中具有 是指为了实现某项秘书工作目标， 多个环节、步骤，且这些环节、 多个环节、步骤，且这些环节、步骤间有规定性的时 间顺序的活动或事务流程进行科学有序地安排和管理， 间顺序的活动或事务流程进行科学有序地安排和管理， 以优化工作流程使其逐步成为处理某项工作的固定模 式和方法， 式和方法，以指导今后所有同类或类似的工作
先出去。马秘书回到自己的座位，看见行政部经理助理刘 先出去。马秘书回到自己的座位， 丽正在等她，并在翻看合同底本。两人稍事寒喧后， 丽正在等她，并在翻看合同底本。两人稍事寒喧后，刘丽 说明了来意， 说明了来意，一个提醒马秘书她办公室内的设备存在着安 全隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电； 全隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让马秘 书将她出门为公司办事的几张出租车车票给报销了； 书将她出门为公司办事的几张出租车车票给报销了；三是 顺路替马秘书取来了今天的信函。马红一看，刘丽没有按 顺路替马秘书取来了今天的信函。马红一看， 要求先让行政部经理在出租车车票上签字， 要求先让行政部经理在出租车车票上签字，刘丽连忙解释 她们经理出差了，而她等钱急用，于是， 她们经理出差了，而她等钱急用，于是，马秘书用掌握的 零用现金为她报了销。刘丽拿了钱离去， 零用现金为她报了销。刘丽拿了钱离去，马红也没对她拿 来的信函进行清点。这时桌上的电话响了， 来的信函进行清点。这时桌上的电话响了，是上海启明公 司总经理的秘书来电要与马秘书商量下周他们公司江总经 理一行四人来腾达公司商讨合作的事宜。 理一行四人来腾达公司商讨合作的事宜。马秘书因急于将 合同录完，就简单地应付了几句，没有认真地做记录， 合同录完，就简单地应付了几句，没有认真地做记录，此 时又正好来了位客人，马秘书赶忙挂断了电话， 时又正好来了位客人，马秘书赶忙挂断了电话，来的客人 是君豪公司的公关经理，他想见腾达公司的张副总经理， 是君豪公司的公关经理，他想见腾达公司的张副总经理， 马秘书告诉他：“很不巧，张副总出差了。”也没问清来 马秘书告诉他： 很不巧，张副总出差了。
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 4、办公布局安排应考虑的主要因素
本企业的规模和员工人数。 本企业的规模和员工人数。 企业的机构设置和工作设计。 企业的机构设置和工作设计。 企业经营的性质和内容，业务部门的职能特点。 企业经营的性质和内容，业务部门的职能特点。 确保公司部门之间的联系，科学有效地设计工作流程。 确保公司部门之间的联系，科学有效地设计工作流程。
全开放式办公环境
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理
半开放式的办公环境
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理
半开放式的办公环境
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （1）开放式优点 降低建筑成本和能源成本 提高了办公室的空间利用率 减少了交流的心理障碍 易于管理者对员工进行监督和指导 可以共享办公设备， 可以共享办公设备，形成集中化的管理和服务
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 主动清洁、 主动清洁、整理本人参与的公用区域 经常清理、整理参与使用的复印机、 1）经常清理、整理参与使用的复印机、打印机等设备 2）烟灰缸、一次性水杯及时清理，保证第二批客人到 烟灰缸、一次性水杯及时清理， 访时，无废弃物，水渍， 访时，无废弃物，水渍，茶具清洁 经常清理参与使用的文件柜、书架、 3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具 4）保证安全通道畅通无阻
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 1．秘书的办公责任区 个人办公责任区 公用区域 上司的办公区域
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 2、秘书对办公责任区的管理 秘书要经常清洁、 秘书要经常清洁、整理个人的责任区 保持台面、地面、电脑、 1）保持台面、地面、电脑、墙壁的整洁 2）桌上不摆放过多的私人物品 专用电话放在左手位置，便笺纸放在右手位置， 3）专用电话放在左手位置，便笺纸放在右手位置， 字纸篓放在桌脚附近，最好是办公桌肚内。 字纸篓放在桌脚附近，最好是办公桌肚内。 如果光线不够好， 4）如果光线不够好，最好让人工光在你的左前方 文件架书籍分门别类摆放， 5）文件架书籍分门别类摆放，桌子上凌乱不代表你 有较高的工作效率。 有较高的工作效率。
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （2）开放式缺点 缺少单独办公的机会 难于集中工作的注意力 办公区域噪音太大 难于保密
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （3）封闭式优点 可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求 易于集中注意力 保密性强
案例导入: 案例导入: 马红是腾达公司总经理办公室秘书.某日上午8 20来到公 马红是腾达公司总经理办公室秘书.某日上午8点20来到公 司。她总是提前10分钟左右到达公司，以便做好正式上班 她总是提前10分钟左右到达公司， 10分钟左右到达公司 前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风， 前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风，然后 将空调调到适宜的温度，接着开始整理总经理的桌面， 将空调调到适宜的温度，接着开始整理总经理的桌面，将 文件摞整齐，并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。之后， 文件摞整齐，并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。之后，她回 到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌， 到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌，清扫擦拭桌 面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。 面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。 30，总经理走了进来，马秘书坐在自己的座位上， 8点30，总经理走了进来，马秘书坐在自己的座位上，与 总经理打招呼： 总经理，早上好。 总经理打招呼：“总经理，早上好。”总经理向她点头示 意后，进入自己的办公室。 意后，进入自己的办公室。马秘书开始在电脑上录入一份 总经理下午谈判急需的合同，这时，总经理打电话过来： 总经理下午谈判急需的合同，这时，总经理打电话过来： “请把我今天的工作安排拿来，顺便请给我倒一杯咖啡。” 请把我今天的工作安排拿来，顺便请给我倒一杯咖啡。 马秘书便离开自己的座位，去给总经理送咖啡。 马秘书便离开自己的座位，去给总经理送咖啡。马红推门 进入经理室，总经理正在打电话， 进入经理室，总经理正在打电话，他示意马秘书放下咖啡
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 清除办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 电源的老化， 1）电源的老化，纠缠在一起容易引起火灾 2）通道不够宽敞，桌子、椅子碰到人腿 通道不够宽敞，桌子、 3）空气、温湿度、噪音对身体和心理产生不利影响 空气、温湿度、 4）工作的疏忽引起失密的隐患 5）把重物堆放在安全通道或消防器械上
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （4）封闭式缺点 建筑成本和能源成本高， 建筑成本和能源成本高，费用大 办公空间的浪费较大 不易于管理层监督和指导下属 影响了员工之间的交流， 影响了员工之间的交流，使其缺乏了解
第三章 办公室日常事务管理
3、改进办公程序的办法 (1)办公事务的一般性流程 (1)办公事务的一般性流程
确定问题 分析相关资料 确定造成问题的主要原因 提出解决问题的方案
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 办公程序管理与时间管理
(2)办公流程的确定与改进 (2)办公流程的确定与改进 办公流程的确定首先要以组织的结构为根据 办公流程的设计与改进应由经过明确授权的专人来负责 办公流程的设计要充分考虑客户的需要和方便 各项办公流程既要相互独立，又要注意衔接和整合， 各项办公流程既要相互独立，又要注意衔接和整合， 要形成严 密的整体， 密的整体，以避免工作的重复和疏漏 办公流程应尽量精简，减少不必要的工作环节，复检的环节、 办公流程应尽量精简，减少不必要的工作环节，复检的环节、 次数越少越好 办公流程本身要有可供改善的余地和弹性
的联络电话和来意，就让来客悻悻地走了。马秘书继续录 的联络电话和来意，就让来客悻悻地走了。 入合同， 入合同，总经理打电话来问上海启明公司来客的食宿安排 好了没有， 好了没有，马红这才意识到她没有在电话里问清对方四人 中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好再打电话去问。 中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好再打电话去问。 这时，张副总经理从西安打来电话， 这时，张副总经理从西安打来电话，告知他的手提电脑被 盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否帮他找出相关文件， 所有文件丢失，让马秘书看看能否帮他找出相关文件， 并电传过去，可是，马红并没有将这些文件备份， 并电传过去，可是，马红并没有将这些文件备份，因而无 法完成上司交给的任务。 法完成上司交给的任务。