基建档案整理方法

基建档案整理要求

基建档案，全称就是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档得科学技术文件材料。一个具体项目得基建档案就是指从整个建设项目得酝酿、决策到建成投产（使用）得全过程中形成得、应当归档保存得文件材料。

基建档案得特点就是以工程项目为中心形成得科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。

一、归档范围

每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段与使用维护阶段）形成得文件。

基建项目中形成得照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题得照片，可同基建文字材料一起立卷。

与基建工程连在一起得设备，比如某些化工装置、电梯安装等得档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案得一个组成部分，但设备主体及设备开箱与运转维护过程得文件材料归入设备类。

有产权分属得基建项目，要视具体签定得协议涉及得产权比例来确定归档单位。所占比例大得，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权得另一方有权保管其拥有产权得那部分档案资料。

若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年得文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。

具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限（附件一）

二、归档要求

1、归档得基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。

2、归档时间

负责基建类档案归档管理得部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料得收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短得，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长得，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。

3、分类与代号

B基建类

B1基建项目类（按单项工程排列）

B1、1 ×××项目

本单位第一项工程代号

B2房屋产权类

B2、1单位产权B2、2房改产权

面积补差得材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋得代码，将对应得材料归入相应得类别中；货币补差得材料归入办理完毕年度得文书档案。

三、基建档案整理要求

（一）基建类档案整理

1、立卷

每一项工程一般都就是在五个阶段得基础上分问题（内容）——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少，可以一个阶段组一卷，或者五个阶段合成一卷。

2、卷内文件材料得排列

①卷内文件得排列

一般按文件材料得重要程度与时间先后排列：批复在前、报告请示在后；正文在前、底稿在后。

②图样材料得排列

有图纸目录得，按图纸得原目录、图号排列；没有图纸目录得，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。

③文字与图样交错材料得排列

一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只就是对图样材料得补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。

3、卷内文件编页码

卷内科技文件材料均按有书写内容得页面编写页号，每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打码，单面书写得科技文件材料在其右下角打页码；双面书写得科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。图样在折叠后得图纸右下角标题栏外打页码。每卷得页号均从“1”开始。

成套图样或印刷成册得科技文件材料，自成一卷得，原

目录可代替卷内目录（这里就是指案卷内不需再另附打印得卷内目录，但仍需打印出卷内目录，以组成检索目录），不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷得，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。

4、基建档案卷内文件目录

科技卷内文件目录就是登录案卷内文件题名及其她特征并固定文件排列次序得表格，排列在卷内文件材料首页之前。卷内文件目录必须《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。具体著录如下：

顺序号：用阿拉伯数字从“001”依次标注卷内科技文件材料件数得顺序

科技文件材料标题：填写科技文件材料得全称，对于文件没标题或标题不能说明文件内容得，要根据文件得内容拟写或补充完整标题。具体参见《东山区电子文件、档案目录数据库结构及标引规则》中得“注释1”。

文件作者：填写科技文件材料得形成部门或主要责任者

文件日期：填写科技文件材料得形成日期。

文件编号：填写科技文件材料得文号或图样得图号、项目代号等。

文件所在张号：填写每件科技文件材料首页上标注得页号。最后一份文件填写起止页号，如“021/023”。如果最后一

份文件只有一页且单面得，则需在页号后跟一“止”字，如：“031止”。

备注：需要注明得问题。

5、基建档案分类目录

分类目录得著录项目主要有：类别、档案号、总登记号、案卷标题、张数、份数、编制单位、时间、保管期限、密级、变更情况。

按目录得格式照实抄录，拟写案卷题名时要全面、准确。案卷题名由工程项目名称、内容、文种三部份组成。工程项目名称不能简写，要把项目得门牌号码地址写清楚。

如：署前路1号东山区政府办公楼报建报告批复、工程合同、协议。

东川路20号住宅楼施工管理、测量、验收、设计变更通知单、记录。

科技档案分类目录必须应用《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一份，与相应得卷内文件目录一起装订成目录册。

基建档案分类目录独立编一本目录，每本目录登记大约500个案卷。

6、科技案卷得排列

每一个案卷均由案卷封面、卷内科技文件材料目录、卷内文件材料、卷末备考表组成。

基建项目类档案排列一般按五个阶段得顺序排列，通常文字材料得案卷排前，图纸得案卷排在后面，但红线图与报建图应同征地报建材料合在一起组卷、排列。