易用系统使用说明书

号栏显示当前这一条目录信息在档案库中存放位置的序号，它是由系
统自动形成的。
每次进入录入窗口，‘目录’窗口都显示库内最末一条档案信息，
此时要到库内第一条，只要点击‘下一条’按钮两次，即可。要在库
的末尾顺序录入档案信息，点击‘添加’键，将出现一个空白的目录
窗口等待录入。如果要将当前条的全部内容（注意：当前条是指正在
则档案信息即写入硬盘，再发生断电或死机时，存盘前的档案信息不
会丢失。当然，点击‘退出’按钮，也会自动写入硬盘。
备份
点击‘备份’按钮可将录入库的档案信息备份到系统内的暂存站
中。如果需要备份的档案信息，可通过导入将这部份档案信息导入到
录入库或系统库中。
显示电子文件
已经导入档案系统的电子文件可以通过点击‘显示电子文件’按
内容为数字的情况，如果修改的内容不符合要求，则系统提示：
“条目号为＊＊＊号的（...）项目内容非数字，修改失败！”
f.减数其意义和操作方法类同加数。
g.填序号对于‘件号’等内容为顺序增加的数字的项目，可用
计算机来为其自动填写序号。选取项目，给出自动填写序号的目录范
围，再给出要填写的第一个序号的值。
条目移动
序。
入库
入库是将录入并检查过的档案信息从录入库移入档案信息系统库，
以便供编目、检索用。
存盘
档案信息的录入过程是一个自动存入过程，只要你的计算机工作
正常，录入的档案信息会安全存入。但是，考虑到如果你的计算机供
电不正常，经常断电，或计算机容易死机等工作不正常状况，系统设
置了‘存盘’按钮，你可以每录入几条档案信息后点击一次该按钮，
以上，内存容量６４Ｍ以上。打印机要求能在WINDOWS的打印设置上
设置打印纸规格为Ａ４（２１０＊２９７MM），如各种激光打印机、
喷墨打印机、针式打印机等。
２.软件环境要求
中文ＷＩＮＤＯＷＳ９８／２０００／ＭＥ／ＸＰ操作系统，汉
字录入软件可使用任一汉字录入软件或操作系统本身带的汉字输入方
法。
３.系统准备
操作（如要对别的档案库进行操作，则要重新进行一次选择档案库工
作）。点击‘档案管理’，弹出下拉菜单，点击‘档案工作库选取’，
显示档案库选取窗口，点击其中一个档案库名，完成档案库选取工作。
2).档案信息录入
为档案信息安全起见，在本系统内档案信息库分为录入库与系统
库。档案录入库类似于档案整理室，档案系统库类似于档案库房。档
子文件导入（也可以在以后才导入）。如果本份文件是通过收发文归
档得到的，则可能在‘电子文件名’项中已有本份文件的电子文件名，
这时应先选取收发文管理中电子文件所在年的收发文工作库。再回到
档案管理中，点击‘导入电子文件’按钮，导入电子文件到档案系统
中来。如果‘电子文件名’项空，则可点击‘浏览’按钮，选出你要
单中显示。分别点击这两个部份，将进入运行‘易用电子文件档案管
理系统’，显示‘系统使用说明书’。
２.系统启动
点击开始／程序／易用文件档案管理软件／易用文件档案管理
系统或点击桌面上‘易用系统’的图标，即进入本系统。计算机显示
的本系统初始屏幕上标示了本份软件的合法使用单位名，并提示用户
输入用户代码及口令。用户代码最多有１８个（其中内部用户９个，
打印机的不同，在系统生成与维护／打印机类型设置中设置打印机类
型，以保证打印工作的正确进行。系统预设为针式打印机类型。
打印预览是将打印效果（显示的纸张规格按A4）在屏幕上显示出
来，以便在打印前预知打印效果。打印效果浏览窗口的左上部有一控
制条，左／右箭头按钮可向前／后翻打印页，如按钮为灰色，则表示
该方向没有了打印页，不能翻了。右边有打印机图形的按钮是打印按
能修改一个项目的内容。点击‘单项修改’，选取单项修改的项目名，
给出要修改的条目起Biblioteka 范围，再选取替换／部份替换／插入／切去
／加数／减数／填序号 七种修改方式的任一种，进行修改。
a.替换窗口将提示你输入一字符串。计算机将自动抹去修改范
围内那个项目的内容，并用刚录入的字符串代替。
b.部份替换窗口将提示你输入将被替换的字符串和用来替换的
被删去后再计算位置。
d.切去窗口将首先提示你选择是从左边开始计算切去位置，还
是从右边开始计算切去位置；接着要求给出从第几个字符位置开始切
去，和需要切去的字符个数（注：１个汉字＝２个字符）。计算机将
自动在修改范围内那个项目的内容中指定位置切去你所指定的字符个
数。注意，前后的空格将被删去后再计算位置。
e.加数窗口将提示你给出要加的数字。加数操作只能对项目的
插入是在当前条之前增加一条空白的条目，然后再录入内容。
删除请按屏幕提示操作，删除的范围是指档案条目的序号表示的
范围。有电子文件的文件条目，将同时删除电子文件。注意：删除是
不可恢复的操作，一定要小心仔细。
单项修改是专为一些特定的修改工作设置的。它能对录入库中任
一项内容进行修改，能一次修改任意多条连续的档案条目，但每次只
用文档’文件图标拖放到本台微机的桌面上，操作方法类同前。
安装工作完成后，请将系统安装盘收存放好。
三.系统运行使用
１.系统构成
系统由‘易用电子文件档案一体化管理系统’，‘易用电子文件
档案管理系统使用说明书’两个部份构成。这两个部份在WINDOWS桌
面的‘程序’子菜单的菜单项‘易用电子文件档案管理软件’的子菜
{其中一个*表示一个半角字符,下同}。文书档案文件目录的档号规范
格式有两种：一是按机关文书档案格式全宗号-目录号-案卷号，长
度为（***-***-****）；另一种是按企业档案格式全宗号-分类号
（目录号）-案卷号，长度为（**-*.*.**-****）。照片档案档号规
范格式与文书档案文件目录的档号规范格式相同。
微机显示器的显示方式设置为８００＊６００或更高，颜色设置
为增强色(16位)，高级设置将字体设为小字体。将当前使用的打印机
设置为默认打印机。
二.系统安装
系统安装盘为光盘一张。
安装开始，将光盘放入光驱，依次点击开始／运行，输入
X:SETUP（用光驱的盘符代替X）；或点击‘我的电脑’，再点光驱
符（光盘放在此光驱内），再点SETUP图标，系统即开始安装运行。
易用电子文件档案一体化管理系统使用说明书
一.建立易用电子文件档案一体化管理系统前的准备
每一个用户在使用易用电子文件档案一体化管理系统（以下简称
系统）之前，应该知道运行本系统对微机软、硬件条件的要求，以便
你准备好你的设备，保证本系统的顺利安装和正常运行。
１.硬件环境要求
奔腾２（６８６）及以上各档次微机，硬盘容量要求１０００Ｍ
导入的电子文件，然后进行导入。如果电子文件是通过扫描仪扫描得
到的多幅图像电子文件（电子文件类型相同），或者是由两到三个电
子文件（电子文件类型可以不同）组成一个档案文件，则系统会自动
引导您逐幅（个）导入电子文件。在导入的过程中，系统还要自动为
本份文件给出电子文档号。对照片档案文件目录录入后，还可以导入
黑三角，再点击左下角‘当前序号’按钮，即显示这条条目在库内的
序号。
全文
全文窗口可以录入或修改文件的正文（字符型），也可将编辑软
件输出的全文信息文件（扩展名为.TXT的文本文件）转存进来，还可
以将剪贴板上的内容粘贴进来。录入中，可以随时启动其它编辑软件
（如ＷＯＲＤ、ＷＰＳ等），将全文内容复制到剪贴板上，再回到全
字符串。计算机自动将修改范围内那个项目内容中的所有要被替换的
字符串用新的字符串替换掉，有多少替换多少。
c.插入窗口将首先提示你选择是从左边开始计算插入位置，还
是从右边开始计算插入位置；接着要求给出从第几个字符位置开始插
入内容，和要插入的内容。计算机将自动在修改范围内那个项目的内
容中指定的位置处插入你所给定要插入的内容。注意，前后的空格将
３.档案管理使用
档案管理子菜单由菜单项‘档案工作库选取’，‘档案信息录入’
，‘档案编目打印’，‘档案信息检索’，‘档案信息维护’组成。
1).档案工作库选取
系统可以同时管理多个（最多３６个）不同类型的档案库，但每
次只能对一个档案库进行录入／编目打印／档案检索／检索信息维护
等操作。因此，每次工作必须首先要选取一个档案库，以便对其进行
电子文件档案管理软件，然后将光条移到‘易用电子文件档案一体化
管理系统’项上，按鼠标右键，弹出一个快捷菜单，点击'发送到...
'\'桌面快捷方式'，系统图标即出现在桌面上，拖放工作完成)。
如果要让局域网内的用户能使用本系统，则应将本系统所在的文
件夹置为公用文件夹。并在某一台微机上打开该公用文件夹，将‘易
录入窗口显示的那一条，因此库内任一条档案信息都可以成为当前条）
复制到‘添加’的条内，先点击本条复制的复选框（在窗口下方中间），
使框内出现钩，再点击‘添加’键，则点击‘添加’键前显示的内容
被复制到新增加的录入条内，并且此时目录窗口显示的正是刚新追加
的档案目录内容。由于有些档案目录的内容比较相近，采用复制追加
的件号，位数与前面一致）。
企业档案文件库、文书档案文件库、照片档案文件库的档案信息
录入中，如果要导入电子文件，则档号应按规范格式录入。档号格式
可比规范格式少项或（和）每项少长度。否则会使导入的电子文件的
电子文档号出错。企业档案文件目录的档号规范格式是：全宗号-分
类号（项目号或目录号）-案卷号，长度为（***-*.**.***-****）
请按屏幕提示操作，一般都选‘继续’或‘确认’。注意：其中系统
安装的盘符与文件夹可用默认，也可自己设置（即盘符和文件夹都可