销售合同管理制度
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销售合同管理制度
第一条、为了加强销售合同(以下简称合同)的规范管理。保证合同的严肃性、有效性,规避销售风险,减少销售损失,降低销售成本,根据《中华人民共和国合同法》及其相关法规,结合本公司的实际情况,特制定本制度。
第二条、总则
1、本制度中的合同是指以销售本公司产品为标的的所有销售合同。
2、公司所有销售的产品必须签订销售合同。
3、合同的签署应坚持“规避风险,降低成本,实现效益最大化”的原则。
4、合同的执行实行营销业务员负责制,即每一合同由营销业务员全权负责管理。
负责合同的洽谈、起草、签订、履行(包括:货物的生产、出库、运输、交付)以及结算(包括:票据的传递、出口退税资料的传递等)。
5、主管销售的副总经理、经理以及公司财务部门有责任指导和监督合同的洽谈、
签订、履行和结算工作,其他有关人员和部门应积极配合营销业务员履行合同。
第三条、合同的洽谈
1、合同的洽谈工作由营销业务员负责完成。
2、营销业务员在洽谈合同时,应做到:
(1)遵循国家及行业的法律、法规及有关规定。
(2)遵循公司产品的种类及质量体系。
(3)遵循公司对各类产品的定价原则。
(4)尽快了解需方的需求、公司资信等基本情况。
(5)规避各类风险,尤其是合同回款的风险和汇率风险。
第四条、合同的起草
1、营销业务员负责合同的起草工作。
2、合同起草应遵循以下原则:
(1) 合同应依据《中华人民共和国合同法》及有关国际贸易规则,完整、准确地
表述各项条款。
(2) 必须从供需双方的利益出发,明确合同供需双方的权利和义务。
(3) 所有合同的合同号应按合同编号办法统一编写,同时应及时登记在《销售合
同台帐》上。
第五条、合同的评审按公司规定相关管理制度执行
第六条、合同的签订
1、对产品的要求确认后,由授权人代表公司与客户签订合同。
2、合同价格需符合定价会议所定产品出厂价格。
3、销售合同章由专人管理,只有当合同签署授权人签字后,才可加盖合同章。
4、合同为多页的,应加盖骑缝章。
第七条、合同的签订权限按公司相关制度执行
第八条、合同的执行
1、合同的执行工作由营销业务员负责。
2、产品生产:
(1)对无现货的销售合同,营销业务员应严格按照合同的要求,及时填写《客户
定单》,通知市场部物流专员。物流专员结合生产情况及时合理下达《生产订单》送达生产单位备货。对有现货的合同物流专员根据公司财务制度及时填写《产品发货详情单》,经财务部签字后组织安排发货。
(2)生产单位接到《生产订单》后,立即根据要求,保质保量地组织生产货物,
并按时交付。
第九条、合同的修订
当合同的内容由于某种原因需要变更时,合同应及时修改。如有必要,对变更后的内容再次进行评审。变更后的条款必须经过顾客书面认可。
第十条、合同的管理及保密
1、营销业务员、档案管理人员及其他人员必须对公司的销售政策和合同内容严
格保密,违反者将按照公司有关制度进行处罚。
2、除公司财务部和业务往来银行有权索取相关业务合同外,其他任何部门取阅
合同,须经销售经理批准。
3、营销业务员、档案管理人员平时应注意合同的存放,避免合同被他人偷阅。
4、销售合同每月由档案管理人员负责按合同编号整理归档,业务部门应保证合
同的有效性、完整性。
附:销售合同管理流程图
销售合同管理流程图
部
特殊情况
客户调查制度第一条制定客户调查制度的目的:
(一)为规范宁夏西香记食品有限公司(以下简称公司)的客户调查管理行为,推行客户标准化管理,提升公司客户服务质量,增加客户满意度,与公司客户建立长期稳定的业务关系,增强市场竞争能力,特制定本制度。
第二条公司客户调查制度的基本原则是:
(一)根据客户情况的变化,不断加以调整客户关系管理,并做跟踪记录;
(二)客户关系管理的重点是维护现有客户,不断开发未来客户或潜在客户;
(三)及时收集和整理客户关系资料,提供给销售公司经理和关联人。利用客户资料对客户进行分析,使客户关系资料的作用得到充分发挥。
(四)建立客户管理档案,由客户管理档案员负责管理,制订严格的查阅制度。
第三条客户调查制度的内容包括:
(一)收集、分析、保存客户信息,填写《客户基本信息表》《客户清单》,积累有关客户与竞争对手的信息。
(二)定期对客户的情况进行分析,包括客户的构成、与公司的交易数量金额、货款回收、销售区域等。
(三)定期对客户进行回访,了解客户对公司产品质量、包装、运输方式、服务等方面的意见和建议。
(四)对客户的投诉意见进行整理,联系相关责任部门,对提出的处理意见或建议及时反馈给客户。
(五)制订客户计划,挖掘现有客户的合作潜力,开发新的客户,重点是终端大客户。
第四条、客户调查制度实施细则:
1、营销业务员与客户交谈过程中,注意了解客户家庭状况、个人信息、个人经历、兴趣爱好、业务专长、价值观念等做详细的调查,对此调查记录应严守保密。
2、营销业务员在取得上述资料时,应该具有涵养和忍让精神,要耐心地倾听对方的谈话,并能引导客户自然地透露你所关心的信息资料,并及时填写《客户个人信息卡》归档。
3、营销业务员定期整理《客户个人信息卡》,适时地对客户做好个人事务的联络工作,以加深感情。
4、关注客户的一切商业动态。譬如,客户的周年庆典及时给予庆贺,利用各种机会加强与客户之间的感情交流。
5、每年组织一次的客户恳谈会,加强与客户之间的交流与沟通,听取客户对企业产品、服务、营销等方面的意见和建议。对客户的意见和建议做详细记录。
6、每年组织一次企业高层主管与大客户之间的座谈会,加深与客户之间的感情,增强客户对企业的忠诚度。
附:客户个人信息卡
客户基本信息卡
客户清单
客户个人信息卡