收发信函流程
信件快递包裹报刊收发管理制度
信件快递包裹报刊收发管理制度一、收发管理的目的和原则1.1目的1.2原则（1）安全原则：保证收发物品的安全，防止遗漏、丢失和损毁。
（2）准确原则：确保收发物品的准确，并及时通知有关人员。
（3）高效原则：提高工作效率，加快收发物品的处理速度。
（4）经济原则：合理利用资源，降低物流成本。
（5）保密原则：对于涉及机密信息的物品，保证其保密性，防止泄露。
二、收发物品的分类和处理流程2.1信件分类（1）普通信件：通常包括文件、信函等一般性信件。
（2）特种信件：包括机密信件、重要通知等涉及保密和紧急性的信件。
2.2快递和包裹分类（1）普通快递和包裹：一般性快递和包裹物品。
（2）特殊快递和包裹：包括特殊尺寸、高价值、易碎、液体等特殊属性的快递和包裹物品。
2.3报刊分类（1）日报：每日发行，按照日期分类处理。
（2）周报：每周发行，按照日期分类处理。
（3）月报：每月发行，按照日期分类处理。
（4）年报：每年发行，按照日期分类处理。
2.4处理流程（1）收件：将收到的信件、快递、包裹和报刊按照分类进行登记，并给予标识，确保准确性和安全性。
（2）分发：根据收件登记信息和相关要求，将信件、快递、包裹和报刊送达给相应的人员或部门。
（3）交接：当有人员或部门不在办公室时，需要由其他人员代收，并在其归来后进行交接。
（4）签收：收件人或代收人在收到信件、快递、包裹和报刊后，需在相应的登记表上签字确认。
（5）退回或转交：对于无法送达或不属于本单位的物品，需及时退回或转交给相关单位或人员，并做好记录。
三、收发管理的具体措施和要求3.1安全措施（1）设立专门的收发室，并配备专人进行管理。
（2）对所有收发物品进行安全检查，防止携带违禁品或危险品。
（3）建立视频监控系统，密切监视收发物品的流动情况。
3.2准确措施（1）建立完善的收发登记制度，确保登记的准确性和完整性。
（2）对于特殊物品，如贵重物品或机密文件，需在登记表上注明特殊要求和安全保密措施。
传真、信件处理制度
传真、信件处理制度
为完善处理流程，使传真、信件管理制度化，增进处理质量及效率，特制订本制度。
一、定义：
传真包括通过部门内传真机接收的和其它人员送来的传真件；信件包括收发员接收到的和其它人员转送来的平信、挂号信和特快专递。
二、工作流程：
1．传真处理制度：
（1）对接收到的传真进行分类；
（2）对需要转交领导阅示的传真，要及时转交；
（3）跟踪转交领导阅示的传真，及时处理领导的审批意见并反馈发送传真的单位；
（4）对重要和需要进行存档的传真，进行打印，并编号存档；
（5）对急需处理的传真，若负责领导外出时，交由办公室主任阅示。
2．信件处理制度：
（1）对收到的信件进行分类，登记；
（2）如为公函，可拆阅，并根据信件内容进行转办或存档；对私人信件，转交收信人处理；
（3）跟踪转交领导阅示的信件，及时处理领导审批意见；
（4）非高层领导的挂号信和特快专递需本人签收；
（5）对急需处理的信函，若负责领导外出时，交由办公室主任阅示。
三、传真、信件处理时限：
1．收发传真、信件时，原则上应随到随办，不得积压；
2．对于非紧急件，最迟不得超过一日办理；
3．《重要传真登记表》、《信件收发登记表》（见附件）的使用期限为一年，年底进行归档保存。
4．传真、信件的保存期限为一年，年底整理归档；垃圾传真、信件的保存期限为三天，过期清除。
四、处罚
违反上述规定，视情节轻重给予50～200元罚款；情节特别严重，造成不良后果的，给予200～500元罚款，并承担相应的责任。
信函快件收发管理制度
信函快件收发管理制度我们很高兴通知您，我们公司最近对快件收发管理制度进行了全面的审查和更新。
作为一家致力于提供出色服务的公司，我们深知快递服务在客户满意度和业务运作中的重要性。
因此，我们不断努力改进我们的收发管理制度，以确保每一封快件都能安全、准时地送达到目的地。
在这次审查中，我们对现有的流程和规章进行了彻底的梳理，并根据市场需求和客户反馈做出了相应的调整和改进。
以下是我们将要实施的新的快件收发管理制度：1. 信息化管理：我们将引入先进的信息化系统，实现快件的实时跟踪和管理。
客户可以通过我们的网站或手机APP查询包裹的实时状态，包括入库、出库、转运和签收等信息。
这将大大提高客户的满意度和快件的送达准确率。
2. 安全措施：我们将进一步加强包裹的安全管理措施，包括实施严格的包裹扫描和封存制度，确保包裹在运输过程中不受损坏或丢失。
同时，我们将加大对包裹的保险覆盖范围，为客户提供更全面的保障。
3. 人性化服务：我们将提升快件派送员的服务水平，加强他们的培训和督导，确保他们能够以友好、高效的态度为客户提供优质的服务。
我们还将推出24小时客服热线，方便客户及时解决问题和查询包裹状态。
4. 节能环保：我们将鼓励客户使用电子快递单和电子签收，减少纸质快递单和单据的使用。
同时，我们将优先选择环保型包装材料，降低包裹运输过程中的能源消耗和碳排放。
以上是我们公司将要实施的新的快件收发管理制度，我们相信这些改进将进一步提升我们的服务质量和竞争力。
我们将不断努力，为客户提供更好的快递服务。
如果您对我们的新制度有任何疑问或建议，请随时与我们联系。
我们期待着为您提供更好的服务。
祝您一切顺利！此致敬礼寄件人日期。
收发室管理制度
收发室管理制度收发室是一个组织内部非常重要的部门，负责管理和处理进出组织的文件、信函、快递等物品。
为了确保收发工作顺畅高效，以下是一份详细的收发室管理制度：一、职责1. 接受并登记所有进出组织的文件、信函和快递，并及时通知相关人员；2. 对每件物品进行分类存档，并定期清理旧档案；3. 维护好各种收发记录和统计数据，并做好备份工作；4. 保管好所有进出库房的钥匙，并严格控制出借使用。
二、流程1. 收件流程：（1）接待人员在第一时间对来访者身份进行核实并询问来意；（2）将送达物品交由专门负责收件的工作人员签字确认后登记入账簿中；（3）根据不同类别分配编号，按照规定程序转交到相应单位或个人手中。
2. 发件流程：（1）接待人员核实寄件内容是否符合规范标准以及所需信息是否完整有效；（2）填写发送单据并领取邮资费用，在邮戳上盖章确认后装箱封口;（3）将装有寄件物品放置在指定位置，等待快递员取件。
三、管理1. 收发室应当建立完善的档案管理制度，并按照规定时间进行归档备份；2. 对于重要文件和资料，收发室必须采取严格控制措施，确保安全可靠；3. 在处理进出物品时应注意细节，如检查包装是否完好、地址是否清晰等；4. 需要对每位工作人员进行培训和考核，并根据其表现情况给予相应奖励或惩罚。
四、安全1. 收发室必须配备专门的监控设备，并由专人负责日常巡视以及设备维护；2. 禁止将任何敏感信息外泄或私自复印转移，一旦发现违反者将受到严厉处罚;3. 员工离开收发室前需关闭所有电器设备并锁好大门窗户以确保安全；五、其他事项1. 需要与邮局和各种快递公司建立良好合作关系，及时了解最新政策和服务流程；2. 将重点工作任务列入计划中并分配具体职责人员，在完成后评估效果并进行总结；3. 收发室应当保持与组织其他部门的良好沟通，及时处理各种问题和反馈意见。
收发文处理程序
收发文管理为进一步做好我公司的收发文处理工作,确保文件能够及时上承下达,发挥承上启下的枢纽工作,提高工作效率,规范收发文工作，就收发文作如下规定。
一、收文处理程序收文处理的程序:收文、登记、拟签、阅批、分流、承办、归档。
1、收文登记。
凡是从外部送达本公司的文件，包括上级来文、公司内部来文、其它来文(传真、信函和其它文字材料）,一律由公司办公室专职承办文员负责签收,根据文件内容对其进行整理登记。
２、文件拟签综合部主任对文件提出处理意见后,填写文件传阅卡,及时交呈阅领导。
3、文件阅批来文经综合部主任拟签后,承办文员应按来文的拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批，阅批的文件应在2日内签批并退回办公室，紧急文件应于当日批后退回。
4、文件承办办公室文员按照领导阅批指示,及时向其他领导或有关部门转交。
文件需转交的部门在办公室“文件传阅卡”上签字后给本部门留复印件一份，接收部门需按照领导阅示意见办理。
承办：上级机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。
属部门职责范围内的事项由该部门办理。
各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。
涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。
需报请上级机关批准的事项,由承办部门提出办理意见并代拟文稿,交办公室送领导签发上报。
５、文件归档二、收文、传阅工作要求1、对所有的文件、资料，综合部要责成专人负责登记和保管。
要注重收文工作的时效性,做到规范化、制度化。
2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先综合部后主办部门原则。
３、对领导批示急办的文件,有关部门要及时办理，并将处理结果呈报有关领导。
对于需要承办的急件,文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。
４、文件在转递时要办理交接手续,移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。
5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管,不得丢失，年终归档。
6、所有收文均应在办公室登记编号,个人不得保存文件正本。
收发函件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为规范本单位的收发工作，确保函件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位所有函件的收发、传递和处理工作。
第三条收发函件工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保函件在最短时间内送达收件人。
2. 准确性：确保函件内容完整、准确无误。
3. 安全性：确保函件在传递过程中不被遗失、损坏或泄露。
4. 规范性：严格按照函件收发流程和格式进行操作。
第二章收发机构与职责第四条本单位设立收发室，负责函件的收发工作。
第五条收发室职责：1. 负责接收和发送各类函件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
2. 负责函件的登记、分拣、传递、投递等工作。
3. 负责函件的安全保管，防止遗失、损坏或泄露。
4. 定期对函件进行整理、归档。
5. 完成领导交办的其他相关工作。
第三章函件接收第六条函件接收流程：1. 函件送达收发室后，收发员应认真核对函件内容，确认无误后进行登记。
2. 登记内容包括函件名称、发件单位、收件单位、日期、件数、密级等。
3. 对于需要保密的函件，收发员应采取保密措施，确保函件安全。
4. 收发员应及时将函件分拣至对应部门或个人。
第四章函件发送第七条函件发送流程：1. 发件部门或个人将函件送至收发室，并注明收件单位、个人及联系方式。
2. 收发员对函件进行审核，确保内容完整、准确无误。
3. 对于需要保密的函件，收发员应采取保密措施。
4. 收发员根据函件性质和紧急程度，选择合适的传递方式，如快递、专人送达等。
5. 发送完毕后，收发员应在函件登记簿上注明发送时间、方式及接收人签名。
第五章函件传递第八条函件传递方式：1. 内部函件：通过内部传递渠道，如快递、专人送达等。
2. 外部函件：通过邮政、快递等外部传递渠道。
第九条函件传递要求：1. 传递过程中应确保函件安全，防止遗失、损坏或泄露。
2. 传递人员应遵守交通规则，确保传递速度。
3. 对于紧急函件，应优先传递。
第六章函件投递第十条函件投递流程：1. 收发员将函件送至收件部门或个人。
公司信函收发管理办法
公司信函收发管理办法
1．目的：为了规范公司外来信函、速递邮件、物品等的管理，保障信息流通顺畅，特制定本办法。
2．适用范围：公司全体员工
3．权责部门：各部门
4．内容：
4.1．签收
4.1.1 由于普通平信，邮局不会直接送至公司，统一送
至墩美管理处，小车司机每天取回后，由前台对
口发放。
4.1.2 公司各外办寄往公司各部门的邮件，由公司前台
文员负责代为签收并及时发放。
4.1.3 寄往公司的私人邮件、包裹，如前台不便签收的，
通知其本人，当面签收。
4.1.4 前台接收的信函、包裹等文件物品，一律移交收
件人，需签名确认并做好详细记录。
4.1.5 前台接收的所有外来邮件，都应做到随到随清，
及时分发，不得损坏，搁置延误。
4.2、寄发
4.2.1 如部门因公需外发的邮件、快递或包裹，均由前台代为寄发。
4.2.2 前台每天将分两次进行外发邮递，上午和下午各
一次。
4.2.3 需外发邮件者，应于当日上午10点前（或下午
16点前），将待发文件、物品送至前台处，并填
好快递详情单。
4.2.4 待邮件寄出后，前台将快递详情单的客户联交还
寄件人，以便以后查对。
4.2.5 超过下午16时递交至前台的文件，将安排至次
日邮寄。
5、附则
5.1本办法此规定于2007年10月19日经总经办批准正式生效。
5.2 本办法的解释权属人力资源行政部。
信件、快递收件流程图
公司信件、快递收发管理办法为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本办法。
一、适用范围本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。
二、流程具体：I、收件管理：（1）公司快递收取形式：前台收取快递时间为周一到周五上班时间；如遇周六，值班人员需代替前台收取保管货物和底单。
并在下周周一时告知前台。
（2）快递由前台统一接收（前台不在其位时由行政部经理代接收）。
同时前台检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。
（3）前台确认签收后，将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。
若收件人当时不在公司，前台需电话通知收件人，以免耽误公务。
（4）遇到付费快递，前台应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。
前台应保留好单据，并计入公司快递费用。
前台不负责垫付任何到付费用。
（5）前台应妥善保留好相关记录。
II、发件管理（1）公司发件时间：快递发放时间为周一至周五每日9：00~17：00之间。
如遇周六发件的在周五17：00前告知前台并登记，物品由值班人员保管并发递。
（2）发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到前台并详细填写《信件、快递发件登记表》。
未经登记、错误登记、拒绝登记及登记不全者，快递费用及后果由其发货人承担，不计入公司快递费用报销中。
（3）前台填写快递单并电话通知快递公司取件，并妥善保留好相关单据，并把单号告诉发货人，由发货人自行跟踪。
（4）底单按月份与登记表一同保存；月底结算快递费用。
前台负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部进行支付。
本流程自发布之日起实行。
发送信件工作流程
发送信件工作流程发送信件是一项非常常见的工作，它涉及到很多细节和程序。
下面是一个关于发送信件的工作流程的详细描述，包括选择信纸、撰写信件、核对信件、装裱信件、封装信件和邮寄信件。
通过以下步骤可以确保信件的质量和准确性。
第一步：选择信纸选择适合的信纸对于发送信件非常重要。
合适的信纸应该是高质量的纸张，颜色和纹理合适，并且有足够的空间来写下所有的内容。
可以选择白色、米色或者其他淡色调的信纸，并确保它具有专业的外观。
第二步：撰写信件撰写信件是整个过程中最主要和关键的一步。
在写信之前，要确定信件的目的和主题，并确保内容准确、简明扼要。
在信件的开头写上自己的名字和地址，然后写上收信人的姓名和地址。
接下来，用一个恰当的称谓开始信件，并用一段简短的介绍来引出信件的主题。
在信件的主体部分，用清晰的段落来陈述自己的观点或请求，并提供必要的细节和支持性的材料。
在信件的结尾，用一个礼貌的方式表达感谢，并写上自己的姓名和职位。
第三步：核对信件核对信件是确保信件的准确性和完整性的重要步骤。
在核对信件之前，应该仔细检查所有拼写和语法错误，并确保使用了正确的格式和标点符号。
同时，还应该验证信件中提供的所有信息是否正确，包括自己的地址和收信人的地址。
核对信件还包括确认信件的内容是否与自己的意图一致，并且符合公司或组织的要求。
第四步：装裱信件装裱信件是为了增强信件的形象和专业度。
可以使用印章、徽章、印刷品或其他装饰物来装饰信件，并确保它们与信件的内容和目的相符。
在装裱信件之前，应该先决定使用什么类型的装饰物，然后按照一定的布局方式将它们放置在信件上。
装饰物应该简洁而不显得过于复杂，而且不应该干扰信件的阅读和理解。
第五步：封装信件封装信件的目的是保护信件的完整性和机密性。
在封装信件之前，应该先选择合适的信封，并确保信封具有足够的空间来容纳信件。
然后，将信件小心地放入信封中，并确保它们完全适配。
在封装信件之前，还应该检查信封是否已经封好，并确保它具有足够的粘合力和安全性。
小学文件收发管理制度
第一章总则第一条为加强我校文件收发管理工作，确保文件及时、准确、安全地传递，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有文件收发工作，包括公文、信函、报告、通知、请示、批复、会议纪要、计划、总结等。
第三条文件收发工作应遵循以下原则：（一）及时性原则：确保文件在规定时间内送达收件人。
（二）准确性原则：确保文件内容完整、准确无误。
（三）保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，严格保密。
（四）安全性原则：确保文件在收发过程中不受损坏、丢失。
第二章文件收发流程第四条文件收发流程如下：（一）文件接收1. 文件接收人员应按时到指定地点接收文件。
2. 接收文件时，应认真核对文件名称、份数、密级等信息，确认无误后签字接收。
3. 对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，应立即送交保密室保管。
（二）文件登记1. 文件接收后，应在文件登记簿上登记文件名称、份数、接收时间、接收人、密级等信息。
2. 文件登记簿应妥善保管，定期归档。
（三）文件分发1. 文件分发人员根据文件登记簿，将文件分发给相应部门或个人。
2. 分发文件时，应确认收件人身份，确保文件准确送达。
（四）文件传阅1. 需要传阅的文件，由文件分发人员负责将文件送至相关人员进行传阅。
2. 传阅人员应在规定时间内完成文件传阅，并将文件送回文件分发处。
（五）文件归档1. 文件传阅完毕后，文件分发人员应将文件归档。
2. 归档文件应按照档案管理规定进行分类、整理、归档。
第三章文件管理第五条文件管理应遵循以下规定：（一）文件存放1. 文件应存放在通风、干燥、防火、防盗的场所。
2. 文件柜应定期检查，确保文件安全。
（二）文件查阅1. 查阅文件应履行审批手续，不得随意查阅。
2. 查阅文件应做好登记，不得擅自复制、摘抄。
（三）文件销毁1. 文件销毁应严格按照档案管理规定进行。
2. 文件销毁前，应进行鉴定，确认文件无保存价值。
寄送信函快件工作流程
寄送信函快件工作流程
接下来，交付快递员。
将信函交给快递员进行上门取件，或者将信函
送至快递公司的取件点。
快递员会在上门取件时核对寄件人和收件人的信息，并将快递单粘贴在信封上，并将信件放入快递袋中。
然后，追踪快件。
通过快递公司的网站或者APP，可以查看快件的状
态和轨迹。
可以实时了解快件的派送情况，以及预计的送达时间。
总结起来，寄送信函快件的工作流程包括准备信函、选择快递公司、
填写寄件信息、支付费用、打印快递单、交付快递员、追踪快件、收件确认。
这个过程中，需要确保信息填写准确无误，并保持与快递公司的沟通，以便及时解决问题。
同时，也要注意保护个人隐私和物品安全。
邮件报刊杂志收发工作流程
邮件报刊杂志收发工作流程第一篇：邮件报刊杂志收发工作流程邮件报刊杂志收发工作流程一、邮件，报刊，杂志，快件，信函由保安室前台工作人员负责签收，联系，发放。
二、邮政送来的报刊杂志信函，直接通知会服人员领取不论公司及个人邮件随到随清，及时分发，不得丢失，损坏，如没有及时领取的，转天继续联系收件人领取。
三、前台没有信件登记表，所有邮件，信函，快递一律经前台签收分发，可本人签字式代领人签字，确认后方可领取。
四、总经理订阅的报刊私人信件，快递直接通知会服领取，派送。
五、公司各部门需外发邮件。
快递提前送到保安室前台，登记，填写，单据，由前台人员联系邮政和快递公司寄发六、前台在签收挂号信。
包裹及邮单后，应立即通知收件人。
收件人应及时到邮局取款。
取件。
过期罚款，责任自负七、对邮局送来非公司的邮件，经核实确认后，应及时送还，不能私自扣留第二篇：邮件收发管理制度邮件收发管理制度一、目的：为了规范公司报纸、期刊、信函、快递等邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保邮件安全，制定《邮件收发管理制度》。
以下简称《邮件收发制度》二、适用范围：《邮件收发制度》适用于凡经邮政/快递渠道送达本公司内所有单位（个人）的报纸、期刊、信函、快递等邮件的管理。
三、职责：公司保安负责邮件的签收、送达及管理。
1、每日邮件／快递和常规邮件/快递的收发工作由值班保安负责。
2、在保安室放置3天以上没有人领取或无法送达的特殊邮件/快递由保安室交综合办公室处理。
四、收发程序1、值班保安负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位/个人名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位/个人到场处理。
2、非公邮件／快递应由保安公示并告知收件人签收。
3、汇票/发票一律由收件人签收。
4、保安对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到综合办公室。
其中副总级以上的公司领导的邮件/快递直接送达本人办公室，由本人确认后签收。
收发室工作流程
收发室工作流程一、信函管理1、严格执行保密制度，维护收件人的合法权利。
2、清点当天邮局送来的挂号信的件数，实物与清单要相符合。
3、把各类挂号信（包单、汇单、挂刷、特快专递等）按部门分类、（信封上的地址是双重地址以第一地址先投，第一地址投递失败，再次以第二地址投递）登记、签发。
4、整理、核对、登记当天收发的各类挂号信，把实发数、未发数、退信数，做出汇总表，准确无误后进行装订。
5、各基层部门退回收发室的挂号信要严格遵守邮政信函管理规定。
在退信上要贴退条、盖章、批注，分别为⑴、原址查无此（人）、（单位）、（公司），⑵、迁移新址不明，⑶、地址不详。
收发室要履行登记手续，由退信人签字。
6、平信退信要贴退条、盖章、批注，分别为⑴、原址查无此（人）、（单位）、（公司），⑵、迁移新址不明，⑶、地址不详。
二、特快专递管理特快专递包括联邦国际快递及国内EMS特快专递。
1、特快专递需登记签发。
2、退特快专递需收发单位贴退条、盖单位章、批注。
3、收发室在退特快专递本上再次登记，退件单位签字。
4、收发室退邮局特快专递再次登记，需邮局再次签字。
5、特快专递收件单位当天没能领取，收发室需打电话告知领取。
6、如有特殊情况，如鲜花等特快专递业务，需特殊服务，收件人也可带有效证件，到收发室个人领取。
三、国际信函平信管理1．国际信函平信要在信封的背面登记当天接收日期。
2．翻译详细地址、姓名。
3．如有地址不详或错投信函，登记寄件人，收信人详细外文地址、姓名。
4．由收发室贴退条，盖收发室章，批注、退回。
5．已下发的国际平信信函，各部门退回收发室的信函需要贴退条、盖章、批注退回，收发室要履行登记手续，由退信人签字。
四．报纸管理1．清点报纸。
2．按照报录分发各类报纸至报箱。
3．如有缺报、少报需与投递员联系，及时补报，还需出黑板告知缺报种类。
五、文件管理1．收发室负责签收文件，在签收单上填写日期，文件内容。
2．由取文件人在签收单上签字3．没有取文件的单位，需电话告知。
商函邮件操作流程
商函邮件操作流程商函邮件在邮政投递生产子系统的操作流程图如下：如上图所示，商函邮件的处理流程大致与其他的给据邮件的处理流程相同。
但是，商函邮件分为两种：商函给据（901）和商函平信（900），它们的处理会有所差别。
具体的操作流程如下：1.商函邮件接收在接收邮件时，商函邮件必须先接收商函的总包信息，然后才能接收商函的散件信息，进入“1.邮件接收-- 5.商函总包信息接收“模块，如下图所示：可输入封发日期或者不输入，然后按F2查询待接收的总包信息，具体的操作方法见“邮政投递信息系统操作手册-投递部生产部分.doc”；接收完总包信息后，进入“1.邮件接收- 6.商函邮件接收”模块，如下图所示：根据接收的总包信息来查询和接收该总包的散件信息。
具体的操作方法见“邮政投递信息系统操作手册-投递部生产部分.doc”。
2.邮件下段对于未下段的商函邮件，与其他给据邮件一样可到邮件下段模块进行下段操作。
3.平衡合拢处理商函给据邮件与其它给据邮件一样参与平衡合拢并打印投递清单，商函平信不与平衡合拢处理，可直接出班投递。
4.归班处理商函给据邮件与其它给据邮件一样需要进行归班登记，即“5.归班处理-→1.归班登记”，所做的处理和其他给据邮件一样。
商函平信不需要进行归班登记，但是，如果商函平信有做转，退，转窗投，以及妥投但需要修改投递段的要做商函平信的反馈操作，即“5.归班处理→7.商函平信反馈”，如下图所示：具体的操作方法见“邮政投递信息系统操作手册-投递部生产部分.doc”在归班登记或者在商函邮件的进口分拣时发现商函的地址是不正确的，可以在“3.邮件下段→4.商函邮件改址”模块，对地址进行修改（商函平信和商函给据都可以进行改址操作），如下图所示：系统会将所修改的地址反馈给商函系统。
具体的操作方法见“邮政投递信息系统操作手册-投递部生产部分.doc”。
5.平衡扎帐在归班处理完成后，可以对商函邮件进行平衡扎帐处理。
在“5.归班登记→8.平衡扎帐”中，商函的邮件会按种类（即商函给据和商函平信）出现在平衡扎帐表中。
部门间发函
部门间发函
部门间发函是指在组织内部不同部门之间进行书面沟通的过程。
这种沟通通常是为了传达信息、征求意见、协调行动或者解决问题。
以下是部门间发函的一般流程：
1.确定目的：首先，发函的部门需要明确函件的目的和内容。
这可能涉及传达重要信息、请求合作、协调行动、征求意见等。
2.准备文件：准备书面文件，其中包括信头、日期、主题、收件人姓名和职务、正文内容等。
确保文件清晰、简洁，并准确反映了发函部门的意图和要求。
3.审阅和批准：在发函之前，通常需要对文件进行审阅和批准。
这确保了文件的准确性、完整性和合规性。
可能需要部门主管或其他相关人员的签字或批准。
4.发送函件：选择适当的传递方式，如传真、电子邮件或内部邮件系统，发送函件给目标部门。
确保将函件抄送给所有必要的人员，以便他们了解并采取必要的行动。
5.跟进：一旦函件发送，发送部门可能需要跟进确保函件得到及时处理和回复。
这可能需要与接收部门的相关人员进行沟通，以确保函件得到了妥善处理。
6.记录和归档：保留函件的副本，并将其归档到适当的文件夹或系统中。
这有助于日后查询和追踪沟通记录，以及满足法律或监管要求。
部门间发函是组织内部重要的沟通方式之一，可以促进协作、解决问题，以及确保信息的及时传递和处理。
因此，正确有效地执行部门间发函流程对于组织的顺畅运转至关重要。
收发文件管理制度
收发文管理制度为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。
一、收文凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理,收文管理包括以下内容：1．签收。
投递到公司的收文,由门卫签收；到上级机关领取收文,由领取人签收;上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收.签收人应将收件及时移交综合管理部。
2．拆封。
拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。
标有具体领导人“亲收”的信件,应交领导人自己办理。
3．传阅。
对于收文需填写《公文传阅单》,应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。
4．归档。
传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。
二、发文以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文.发文工作包括以下内容：1．拟稿.以公司名义的发文,分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。
拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚.2．核稿。
综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。
3．签发。
核稿后的发文,由行政主管及时送交公司领导审核签发.4．编号登记.发文经公司领导签发后,由行政主管负责对发文进行登记和编号.5．打印.经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。
6．用印.正式文件加盖公司印章。
7．送发及归档.发文、传阅或送发由综合管理部负责,公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。
附：1、《公文传阅单》2、《文件发文单》山东鼎盛精工股份有限公司2018年6月12日公文传阅单文件发文单鼎盛司发【】号。