营销工作手册公关管理规定

营销工作手册公关管理

规定

IMB standardization office【IMB 5AB- IMBK 08- IMB 2C】

营销工作手册——公关管理制度

（一）营销公关工作范畴

1定期编辑出版以宾客为对象的对外刊物如海滨金典；

2定期编辑出版供酒店领导和员工阅读的刊物如海滨营销快讯；

3编写并提供各种资料如酒店历史年度报告等；

4参加市场营销调研活动，了解酒店同外界的竞争情况并于每月25日前上交竞争对手情况调查表；

5筹划和监制公共关系硬性广告和软性报道；

6、策划和举办酒店周年庆典活动客户联谊会或联谊活动；

7处理突发事件和危机事件；

8筹划和安排“制造媒体事件”活动；

9、根据酒店的实际需求筹备、策划记者招待会社会公益赞助等活动

（二）编写和制作酒店宣传品制度

A编写和制作酒店宣传品的标准

1、明确出版目的通常要根据整体酒店的公共关系目标而定为配合整体目标服务；

2了解读者对象要严肃地辨认和了解读者这将影响到刊物的形式和内容；

3商定采用形式要根据酒店公关的整体目标和用于刊物宣传的预算多少来决定；

4确定登载内容由出版刊物的目的和读者对象来决定；

5决定刊物命名例如现在的季度刊物“海滨金典”、“营销快讯”“房务月刊”等；

6采用数量周期可采取不定期的形式在有重要事情交流时才出版发行；

7设计编排形式纸的开张、每页栏目、黑白还是彩色、排版方法、插图大小新闻与特写各占多少等都需注意；

10确定印刷方法有平版、活版、照相凹版、胶印油印和复印等要根据预算和选择用纸级别如果是对客读物一般需选择质的较好的纸张；

11、了解是否免费酒店刊物一般都是免纲赠阅的但也有大型酒店例外；

12促销登载广告征收广告也是一个不错的方式；

13落实刊物分发邮寄、摆放传阅还是其它形式可根据具体情况而定

B编写和制作酒店宣传品的具体要求

1制作宣传品要有一定计划性包括单页、活页、卡片式宣传品、小册子、画册、宣传文集、图片、影集等，在适当场合散发给公众或来访者，或通过一定的渠道邮寄赠送。为使酒店宣传品内容丰富充实，形式活泼多样营销公关人员要掌握一定的制作技巧

2、制作宣传品要明确宣传对象要考虑到宣传范围欲达到的目的和效果及反响

3制作宣传品要考虑同行态势。了解同行业宣传品水平要制定出有自己特色和优势的宣传品

4、制作宣传品要进行总体设计确定印刷质量、规格、成本费用，必要时请专业摄影师按设计需要拍摄照片，请行家制作插图，撰写说明文等最后协调印刷出版单位编排、校样、付印、出版

5、制作影视资料要做周密计划制作录象带、幻灯片、电视片资料，要突出视觉感觉，对出场模特和主持人要认真挑选，做到宣传主题鲜明、介绍具体融思想性、知识性、趣味性于一体在可能给人以真实亲切的现场感，使人如身临其境具有保存价值和商业价值

6、制作宣传册子要以照片为主。考虑到如何全面反映本酒店的各个方面并对本酒店的经营特色作出概括的描写文字要精简生动

7、制作广告要以活动内容为主突出主题、符合文化背景

8酒店内宣传品必须经常更新。每次酒店装修更新事，应马上换上新的内容和信息。同时将旧的宣传品销毁不能再用

（三）营销部资料管理制度

1资料内容和分类

种类表格备注

宣传资料类酒店宣传册海滨金典酒店信息一览表商务客户开发申请表婚宴宣传册中西餐宣传单张宴会和会议宣传资料房价表销售文件夹营销手册礼品笔记本/赠品公用资料由文员每月按计划申领

经营表格类房务部营业日报表预订单团体/会议接待通知单团体/会议接待变更单宴会/会议客情一览表客房预订控制表中英文传真确认书挂帐申请表中西餐标准菜牌公用资料由文员每月造计划申领

协议合同类商务合约旅行社合作协议订房中心合作协议特殊类协议保密类资料由文员保管，除特殊协议外按年、月、顺序编号，电脑档案由客户经理负责文本由文员负责登记、归档特殊类协议由营销部领导负责处理归档

业务通讯类往来传真往来函件往来电邮订房中心结算单据保密类资料由分管客户经理、文员分别处理归档

内部文件类酒店内部收文酒店内部发文年度、季度报告总结营销部会议记录保密类资料由文员整理归档

客户档案类西餐硅谷会员卡资料酒店贵宾卡资料客户访问记录本分区域客户档案一览表营销人员销售报告保密类资料由客户经理负责处理归档文员协助定期整理

宣传策划类年度营销策略方案节日促销计划媒体投放计划媒体信息采集表保密类资料由营销总监负责处理归档

图片资料类酒店CI形象设计酒店活动资料图片酒店美食图片酒店经营场所及外观图片酒店广告剪报酒店海报图库保密类资料由美工负责处理归档

市场信息类海滨营销快讯竞争对手宣传资料媒体网络摘询周边酒店客情预测表周边酒店对租表情况一览金钥匙服务信息手册保密类资料由客户经理负责处理、归档文员负责整理、打印上报

2资料的保管和使用

（1）公用资料不涉及保守商业机密的资料，如宣传册、内部报表等由客户经理领取保管和使用；

（2）保密资料根据不同类别分别由营销部领导、客户经理文员保管，本部门人员查阅在当天必须归位；外部门人员借阅有关资料，须营销部领导认可，并办理借阅手续重要资料必须当晚归还

（四）市场信息收集与调查管理制度

1、竞争对手信息收集

（1）日常对租工作

每日与周边酒店实行互对出租率及平均房价的工作制度，大部分在当天凌晨由总台夜班完成并注明在当天的客房营业日报表上；小部分由分管营销员在白天或每周定期对租来完成

（2）实地现场观测

由营销人员分工完成每月不少于两次（每次不少于两小时）对同一家竞争对手在营业高峰期进行实地观测以了解客源的变化情况注用消费或不消费的方法均可

（3）招聘对象了解

从竞争对手离职员工应聘时的回答中了解酒店经营运作情况、内部士气、激励机制、福利待遇人事培训等情况

（4）媒体信息汇总

由营销人员分工每日从报纸、电视、杂志网络进行收集

（5）宣传资料收集

由营销人员分工将每月竞争对手更新的宣传品带回酒店并及时上交分类处理

（6）网站信息浏览