档案分类与整理教材

例2：2004年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 ……
2005年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 ……
2006年：……
例3：2004年：永久、30年、10年 2005年：永久、30年、10年 2006年：永久、30年、10年 ……
会计档案目录格式
案 卷 类别 号
题
名
起止 时间
1 财务报 xx公司2005年度会计决算报表 20051220
告类 及财务分析
20060115
2 财务报 xx公司2005年度会计月报表 20050101
整理规范执行《会计档案案卷格式》DA/T392008
会计档案的组卷
就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型 和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案 卷的过程。
（一）会计凭证的组卷
会计凭证可按年、月顺序立卷整理，一个月的凭证 可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭 证特别少的也可几个月立卷装订一本。
归档章样式
Βιβλιοθήκη Baidu
填写归档章项目时应
使用符合档案保护要 求的字迹材料
全宗号
年度 室编件号
机构或问题 保管期限 馆编件号
2008
0012
办公室
永久
归档文件的编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》， 包括：归档文件目录和归 档文件目录封面
归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。来文与复文件作为一件时，只对复文进行编 目。
关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报
关于2003年度全省农行系统 通过档案管理省级认定单位 的通报
关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知
日期
2004 0205
2004 0210
2004 0220
页号 001 003 007
保管期限 归档号
全宗号 目录号 案卷号
类内案卷排列
案卷的排列，就是指根据一定的规则，将案卷系 统化地排列成有机联系的整体。
基本方法有： 按保管期限排列，即将案卷分别按永久、长期、 短期排列； 按问题排列。
编制案卷目录
包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、 目录号、保管期限）和案卷目录（案卷号、案卷题 名、年度、页数、期限、备注等项目）
类类类
类
类类
综合档案室（按职能分类2）
高校综综合档合案档室案室
党 群 管 理 类
行 政 管 理 类
学 籍 类
教 学 类
科 研 类
基 本 建 设 类
仪 器 设 备 类
产 品 生 产 类
出 版 物 类
外 事 类
财 会 类
特 种 载 体 类
❖高等学校档案管理办法（教育部27号令）
综合档案室（按职能分类3）
排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按 事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、 统计报表等成套性文件可集中排列。
1、同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
2、不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。
制定档案分类方案
综合档案室（按门类分类）
综合档案室
文书 档案
科技 档案
4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构 或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。
档案整理工作的要求
已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之
全宗号 目录号/年度 案卷号 件号
（三）编制卷内文件目录
顺 序 文号 号
责任者
1
浦银杭 发 [2004] 20号
浙江省档 案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行
浙江省档 浙农银 案局、中 2 [2004] 国农业银 36号 行浙江省
分行
3
浙文办 [2004] 12号
浙江省档 案局、浙 江省文化 厅
题名
编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。
归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。
全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、 日期、页数和备注等项目。
归档文件的装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案 盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面应标明全宗名称。 装盒的要求：
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。
文件装订
装订规则
归档文件应按“件”装订，装订时，正 本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原 件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件 在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本， 中文本在前，外文本在后。
装订方法
线装 包角
分类
分类方法：
年度分类法 机构/问题分类法 保管期限分类法
分类方案：
会计 档案
业务 档案
特种 载体
党行人计监 业群 务政事划察 务团 类类类信稽 管类
贷核 理 类类 类
信贷 会计 银行卡 档案 档案 档 案
专业 储蓄 房信 国际 会计 会计 会计 会计
凭帐报其 证册表他
综合档案室（按职能分类1）
综合档案室
行党人
基
人特
政群事业本科设会事种
管管教务建研备计档载
理理育类设类类类案体
顺 序 责任者 号
1 浙江省 档案局
2 浙江省 档案局
文 号
题名
2000年1月份会计报表
2000年2月份会计报表
日期
20080210 20080310
页号 备注
1
﹡
6
会计档案盒的格式
适用于财务报告和其他 类会计档案的整理。
会计档案
自 年 月 日起至 年 月 日止
本盒共 卷共 张 保管 期限
全宗号 目录号 案卷号 盒号
档案分类与整理
档案整理工作
档案整理
按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的 和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、 排列和科学编目的一项业务工作。
档案整理方法：
以卷为管理单位 以件为管理单位
档案整理一般程序
从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全 宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷 （或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前， 定稿及重要文件的历次修改稿在后；复文在前， 去文在后；批复在前，请示在后；结论性文件在 前，依据性材料在后。
2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左 上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分 （200张）。 单份装订的案卷应在每件文件的首页上端空白 处加盖档号章，并逐件编写件号。
间的有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用
按《归档文件整理规则》进行整理
归档文件的整理单位——件的界定
一般以每份文件为一件 文件正本与定稿、文件处理单为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册（本）为一件 来文与复文可为一件
文件修整
为保证档案能够长期保存和有效提供 利用，装订前必须对不符合要求的归档文 件材料进行必要的修整。 一般包括： 修裱规格较小或破损的文件； 复制字迹模糊或易褪变的文件； 折叠超大的文件； 去除文件上易锈蚀的金属物。
备注
（四）填写备考表 备考表放在卷内文件之后，用来注明卷内文件的 基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷 的有关情况。包括：本卷情况说明、立卷人、检 查人、立卷时间。
（五）案卷的装订 采用三孔一线
（六）填写档案案卷封面
（全 宗 名 称） （类目名称）
（案卷题名）
自 年 月至 年 月 本卷共 件 页
业务档案的整理
业务档案的整理按照专业主管部门的有关 规定执行
人事档案以人为单位进行整理 行政处罚案件档案以案件为单位进行整理
三、会计档案的整理
会计档案按照会计凭证、会计帐簿、财务报告、 其他会计核算材料分别装订成册。
会计档案的收集整理按照财政部、国家档案局发 布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号） 的要求执行
1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2） 2、年度—保管期限（例3）
例1：2004年：办公室…永久、30年、10年
人事处…永久、30年、10年
管理处…永久、30年、10年
……
2005年：办公室…永久、30年、10年
人事处…永久、30年、10年
管理处…永久、30年、10年
……
2006年：……
6、按地区特征立卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成 案卷
实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成 一个案卷 如“╳ ╳市委党委会2008年会议记录”就运用了 作者、时间和名称三个立卷特征
卷内文件整理
(一)检查调整组卷 (二)卷内文件的排列和编号 1、卷内文件排列
按文件的重要程度或按文件的时间先后顺序排列、 注意文件间的联系。
报和季、月报应分别立卷装订，其他财务 会计报告等材料按不同的问题和保管期限 分别立卷装订。
（四）其他会计核算资料的组卷
其他会计核算资料可按年度——问题结合 保管期限分别立卷装订。如银行存款余额 调节表，银行对账单，会计档案移交清册， 会计档案保管清册，会计档案销毁清册等 可分别立卷装订一本。
会计档案卷内目录
凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用 245mm×130mm（长×宽）或245×150mm （长×宽）
（二）会计账簿的组卷 会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行 立卷整理，对总账、明细账、现金日记账、 银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账 簿、其他会计账簿等分别立卷装订。
（三）财务报告的组卷 财务报告按年度、保管期限立卷。会计年
2、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。
（二）常用的复式分类方法
年度与问题分类法
如： 2000年 党群类
行政类
教学类
外事类
……
综合类 2000年
2001年
2002年
……
2001年 党群类 行政类 教学类 外事类 …… 业务类 2000年 2001年 2002年 ……
立卷方法
按照立卷的“六个特征”，即问题 、作者、名称 （文种）、时间、通讯者、地区等特征进行组卷
立卷整理——以卷为管理单位
案卷是由互有联系的若干文件组合成的 档案保管单位
立卷就是业务承办部门或人员将办理完 毕的，具有保存价值的文件材料，根据 文件之间固有的联系及形成的规律，组 成案卷的过程
《文书档案案卷格式》 GB/T 9705 –2008
档案分类
（一）常用方法 1、年度分类法
将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。 一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年 度的文件根据具体情况区分年度。
1、按问题特征立卷 将同一事件、问题或项目的文件组成案卷
2、按作者特征立卷 将同一作者的一些文件组成案卷
3、按文种（名称）特征立卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷
4、按时间特征立卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于 同一时期的文件组成案卷
5、按通讯者特征立卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来 往文件组成案卷
企业综合档案室
行
党
经
生 产
科 学
设
基
干
政群营 技 产 技 备本会部
管工管 术 品 术 仪建计职
理作理 管 类 研 器设类工
类
类
类
理 类
究 类
类
类
类
❖工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）
3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类 地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件 材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和 装订等。
档案上架
档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排 列上架。
二、业务档案的整理
整理的总体要求：通常情况下是按照文书档 案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、 编目等程序，同时，需要结合具体情况以及 行业要求，突出业务特色。
为便于查找和利用，对案卷封面的项目 设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外， 还可以体现一些业务特征。