Outlook2007_使用规则管理邮件

使用规则管理邮件
适用于:Microsoft Office Outlook2007
本文介绍什么是规则以及如何利用规则使“收件箱”中的活动保持有序状态和最新状态。

本文内容
•规则如何帮助您管理邮件
•从模板创建规则
•从头开始创建规则
•从邮件创建规则
•定期而不是始终运行规则
•服务器端的规则和客户端专用的规则
•“送达”回执、投票响应和外出通知
•会议要求、任务要求和文档
•通讯组列表
•将邮件转发到组织外
规则如何帮助您管理邮件
所谓规则，就是Microsoft Outlook对满足规则中指定的条件的正在接收或已发送的邮件自动执行的操作。

您可以通过使用“规则和通知向导”选择多个条件和操作。

规则仅对未读邮件起作用，对已读邮件就会失效。

规则分为两个常规类别：组织和通知。

“规则和通知向导”包含最常用的规则的模板。

•保持有序状态这些规则帮助您对邮件归档和执行后续操作。

例如，您可以创建这样一个规则：对于特定发件人（如“谢晓兵”）发来的“主题”行中包含“销售”的邮件，将其标记为后续处理、归类为“销售”并移至名为“谢晓兵的销售邮件”的文件夹中。

•保持最新状态这些规则在您收到特定邮件时以某种方式通知您。

例如，您可以创建这样一个规则：当您收到来自一个家庭成员的邮件时，自动向您的移动电话发送通知。

•从空规则开始这些是从头开始创建的规则。

图1“规则和通知向导”包含几个预定义的规则，称为模板。

例外
您可以将特殊情况下的例外添加到规则中，例如当邮件标有后续操作或标记为高重要性时。

如果满足指定的任一例外，则不会对邮件应用规则。

从模板创建规则
1.在“导航窗格”中，单击“邮件”。

2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。

3.如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的“收
件箱”。

4.单击“新建规则”。

5.在“步骤1:选择模板”下，从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中选择
所需的模板。

6.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值。

例如，单击“个人或通讯组
列表”链接时，将打开通讯簿。

7.在“步骤1:选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。

8.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击
“下一步”。

9.在“步骤1:选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

10.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击
“下一步”。

11.在“步骤1:选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。

12.要完成创建规则，请为规则输入一个名称，然后选择所需的任何其他选项。

•如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。

•要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

13.单击“完成”。

从头开始创建规则
要通过选择自己的条件、操作和例外来创建规则，请执行以下操作：
1.在“导航窗格”中，单击“邮件”。

2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。

3.如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的“收
件箱”。

4.单击“新建规则”。

5.在“从空规则开始”下，选择“邮件到达时检查”或“发送邮件后检查”，然后单击“下
一步”。

6.在“步骤1:选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。

7.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击
“下一步”。

8.在“步骤1:选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

9.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击
“下一步”。

10.在“步骤1:选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。

11.要完成创建规则，请为规则输入一个名称，然后选择所需的任何其他选项。

•如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。

•要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

12.单击“完成”。

从邮件创建规则
您可以直接从邮件创建规则。

例如，您可以创建一条规则将某人发来的邮件移至特定文件夹。

1.右键单击要基于它来创建规则的邮件，然后单击快捷菜单上的“创建规则”。

在“创建规则”对话框中，选择已经填充了选择邮件信息的选项的复选框。

2.选中“将该项目移至文件夹”复选框。

3.单击一个现有文件夹或单击“新建”创建用来存储这些邮件的新文件夹。

4.要向规则添加更多条件、操作或例外，请单击“高级选项”，然后按照“规则和通知向
导”中的其余说明进行操作。

提示要在创建规则后立即运行它，请在“规则和通知向导”的最后一页上选中“立即对已在folder中的邮件运行此规则”。

“收件箱”或您选择的任何文件夹中满足与规则相关联的条件和例外的所有邮件，都将移至指定的文件夹。

要测试新规则，请打开您的新文件夹。

移动的邮件是否正确？
定期而不是始终运行规则
如果要定期而不是始终运行规则，请执行以下操作：
1.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。

2.在“规则和通知”对话框中，通过清除规则旁边的复选框关闭该规则。

3.单击“立即运行规则”。

4.在“立即运行规则”对话框中的“选择要运行的规则”下，选中要运行的规则旁边的复
选框。

5.选择要应用此规则的文件夹。

6.选择要应用此规则的邮件的类别。

例如，可以将规则只应用到某个文件夹中的未读邮件。

7.单击“立即运行”。

服务器端的规则和客户端专用的规则
服务器端的规则如果您拥有Microsoft Exchange帐户，则即使Outlook没有运行，服务器也可以将规则应用于您的邮件。

这些规则称为基于服务器的规则。

规则必须设置为，当邮件传递到您在服务器上的“收件箱”时应用于邮件，并且规则必须能够在服务器上一直运行直到完成。

例如，如果操作指定打印邮件，规则就无法在服务器上一直运行直到完成。

如果无法在服务器上应用某个规则，则会在您启动Outlook时应用该规则。

客户端专用的规则“客户端”指在个人计算机上运行的电子邮件程序。

“客户端专用的规则”
是不能由服务器应用的规则，因为它只在个人计算机上运行。

如果您的规则列表既包含可以在服务器上运行的规则，也包含不能在服务器上运行的规则，则先应用服务器端的规则，然后应用客户端专用的规则。

“送达”回执、投票响应和外出通知
“送达”回执、“已读”回执、投票响应和外出通知都被视为邮件。

例如，如果您创建了一条规则，将“主题”框中包含文字“会议”的项目移至特定文件夹，该规则也会移动满足此条件的所有“送达”回执、投票响应和外出通知。

注释如果将投票响应移出“收件箱”，则在邮件原件中不会自动跟踪该响应。

会议要求、任务要求和文档
会议要求、任务要求和文档都被视为邮件。

例如，如果您创建了一条规则，将“主题”框中包含文字“会议”的项目移至特定文件夹，该规则也会移动满足该条件的任何任务要求或会议要求。

但是，当您创建影响这些类型的项目的规则时，请牢记下列限制：
•移至非邮件文件夹的邮件在移动之后可能不会按照您预期的那样工作。

例如，如果将邮件移至“日历”文件夹，并不会创建新的约会。

•如果通过使用规则将会议或任务响应移至“已删除项目”文件夹，则邮件原件不会跟踪该响应。

•如果会议要求自动移至“已删除项目”文件夹，则不会将该会议添加到“日历”。

•影响已发送邮件的规则不应用于任务要求和会议要求。

通讯组列表
新通讯组列表规则的行为将因您创建规则的方式而异：
•将发给通讯组列表的邮件移至文件夹如果您选择此规则模板，则只将发送到该通讯组列表的邮件移至指定的文件夹。

如果某人正好在通讯组列表中，则不会将此人发来的邮件移至指定的文件夹。

注释该规则只适用于Exchange帐户。

•将某人发来的邮件移至文件夹如果您选择此规则模板，则将您指定的通讯组列表中的任何成员发来的邮件也移至指定的文件夹。

将邮件转发到组织外
如果您所在的组织使用的是Exchange，则默认情况下，不会发送您使用某个规则转发到组织外的外部电子邮件地址的邮件。

该设置有助于防止公司数据泄漏，并且该设置受Exchange管理员的控制。