档案管理系统业务需求规格书(DOC 37页)
档案管理系统_需求规格书
档案管理系统_需求规格书一、引言随着社会信息化程度的提高，各种组织机构和企业都需要管理大量日益增长的档案信息。
传统的手动管理方式无法满足快速、准确地查询、备份和恢复信息的需求，使得开发一套档案管理系统变得非常必要。
本文旨在规范开发一套档案管理系统的需求，并以此为基础向开发团队提供可行性分析、技术要求和开发计划等方面的指导。
二、背景随着数字技术的进步和互联网的普及，各类档案信息愈加丰富和庞大，如何有效地存储和管理这些信息已成为各大组织机构和企业面临的难题。
传统的档案管理方式通过手动输入、打印、保存、归档、检索等方式进行人工处理，极易出现错误，并且存在大量的人力成本和数据安全隐患。
因此，研发一套高效、自动化的档案管理系统是势在必行。
三、范围本文将对一套档案管理系统的需求进行总体规划，主要包括系统概述、功能需求、技术要求、数据库设计、开发计划等方面。
四、系统概述1.1系统目标该系统目标是实现自动管理和归档所有文件，便于快速搜寻和检索，保证信息的准确性和及时性。
1.2系统架构本系统采用分布式架构，分为客户端和服务器两个部分。
服务器负责数据存储、管理和控制操作，客户端提供界面和数据输入功能，实现与服务器的交互。
服务器必须支持多客户端同时连接，为不同的客户端提供各种服务。
1.3用户特点该系统的用户包括工作人员、管理员和普通用户。
其中，工作人员负责档案文件的录入、编辑、打印和归档等操作；管理员负责系统管理、数据备份和权限控制等功能；普通用户仅能进行文件查询、下载和打印等操作。
五、功能需求2.1用户注册和登录该系统需要提供用户注册和登录功能，任何人只有在登录成功后才能进入系统。
管理员需要对所有人员进行管理，可以查看、添加、编辑、删除、禁用或重置用户账号。
2.2文件管理该系统需要提供文件数据导入、分类和归档功能，确保文件存储准确无误。
工作人员需要输入所有档案信息，并自动生成档案号、档案名称、存放位置和状态等分类信息。
档案管理系统需求模板
档案管理系统需求档案管理系统需求一、硬件系统配置需求( 根据实际需求更改)本次招标的硬件系统包括以下内容:硬件配置方案以上硬件配置品牌仅供参考, 不局限于此配置。
二、软件平台投标人需要根据公司要求制定具体的解决方案。
特别声明: 项目实施完成后, 此项目软件平台产权属公司所有。
三、项目工期签订合同2个月内完工。
四、系统总体功能要求1．建设原则开放性原则电子档案管理系统除了完成本系统内的各种业务工作之外, 还应能够与其它系统互联。
在系统设计中, 采用数据接口技术并考虑软件系统以后的扩充问题, 将该软件系统设计成一个可扩充的开放性的系统。
扩展性原则在该软件系统的设计中, 所有产品( 包括软硬件) 的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。
系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。
安全性原则在系统设计中, 采用良好的安全机制; 在数据传输中, 选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全; 在网络上, 选用多层结构技术。
同时, 利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。
先进性原则采用先进成熟的技术, 确保系统的先进性和实用性。
规范性原则开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规范化, 并遵循相应的国内外标准。
开发结束, 需要提供必要的文档资料。
可靠性原则保证系统的可靠运行和在升级过程中的方便快捷。
2.系统总体功能要求基本要求1、档案管理软件应具备数据录入、整理编目、数据转换、检索查询、统计报表、借阅管理、权限设置、系统设置、数据维护、销毁管理、光盘制作、 WEB查询系统、全文检索模块、在线识别( OCR) 等基本功能, 并能辅助实体管理及根据特殊需求增扩其它相应功能。
2、档案管理软件的功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。
3、档案管理软件的安装和使用, 必须具有严格的安全保密机制。
4、档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性, 并做到界面友好, 用语规范, 操作简单, 使用方便。
档案管理系统需求分析说明书实例
档案管理系统需求分析说明书1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。
而且近年来，由于竞争的激烈程度不断的加深，档案的管理不当会严重到导致公司的面临着亏损甚至破产的局面。
于是人们不断地在探索希望能找到解决的方法。
为了解决以上的问题，让企事业单位能够有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理的信息化、规范化和集成化，本人多方听取意见、追加和完善大量实用功能，进而了解文件管理的流程，同时结合各部门、各行业与企业文件管理的方法，开发出一套适合于档案多而复杂的管理系统。
1.3定义、缩写词和符号需求：用户解决问题或达到目标所需的条件或功能；系统或系统部件要满足合同、标准，规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。
1.4参考资料鲁荣江、王立丰：《Visual Basic 项目案例导航》，科学出版社，2002年6月版陈明：《软件工程》，中央广播电视大学出版社，2002年6月版段兴：《Visual Basic 6.0 控件实用程序设计100例》，人民邮电出版社，2002年12月杜春雷、孙会莲：《如何使用Visual basic 6.0中文版》，机械出版社，2000年1月张曜、张青、李丁：《Visual Basic 函数实用手册》，治金工业出版社，2002年12月范国平、陈晓鹏：《Access 2000 数据库系统开发实例导航》，人民邮电出版社，2002年12月版闪四清：《SQL Server 实用简明教程》，清华大学出版社，2003年1月版2.任务概述2.1目标2.1.1开发目标在当今世界电脑普及的时刻，人们已经习惯用电脑办公，结果自然会产生大量的电子文件，这些文件有宝贵的历史价值，但我们如果将更多的时间花费在寻找这些文件上，即费时又费力。
档案管理系统-需求规格说明书
《档案管理系统》需求规格说明书更改履历状态：新建、增加、修改、删除。
目录目录 (I)1. 引言 (1)1.1 编写目的 (1)1.2 1.2项目背景 (1)1.3 定义、缩写词和符号 (1)1.4 1.4参考资料 (2)2. 任务概述 (2)2.1 目标 (2)2.1.1 开发目标 (2)2.1.2 应用目标 (2)2.2 运行环境 (3)2.2.1 硬件环境 (3)2.2.2 软件环境 (3)2.3 条件与限制 (3)3. 数据描述 (3)3.1 静态数据 (3)3.2 动态数据 (5)3.3 数据库描述 (5)3.4 数据流图 (5)3.4.1 登录数据流图 (6)3.4.2 档案管理 (6)3.4.3 档案查询 (6)3.4.4 系统配置 (6)3.4.5 系统维护 (7)3.4.6 打印报表 (7)3.5 数据字典 (8)4. 功能要求 (8)4.1 功能划分 (8)4.2 功能描述 (8)5. 性能需求 (10)5.1 数据精确度 (10)5.2 时间特性 (10)5.3 适应性 (10)6. 6. 运行需求 (10)6.1 用户界面 (10)6.2 硬件接口 (11)6.3 软件接口 (11)6.4 故障处理 (11)7. 其它要求 (12)1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。
学生档案管理系统需求规格说明书.
学生档案信息管理系统
需求规格说明书
专业:软件工程
团队:面向对象软件工程课程设计四组成员:
指导教师:
编写日期: 2014年10月11日
1.引言(1
1.1编写目的(1
1.2项目背景(1
1.3定义(1
1.4参考资料(1
2.任务概述(2
2.1目标(2
2.2运行环境(2
2.3条件与限制(2
3.数据描述(3
组成:管理员account+密码
数据结构:学生学籍信息
含义说明:包括了学生的学籍信息
组成:学号+年级+学院+专业+班级+学历+英语四级+英语六级
数据结构:学生基本信息
含义说明:包括了学生的基本信息
组成:学号+姓名+曾用名+身份证号+性别+照片+国籍+民族+籍贯+政治面貌+出生年月+健康状况+婚姻情况+联系电话+家庭电话+家庭地址+邮编
1.3定义
学籍管理系统:学籍管理是帮助教学人员、行政人员对人事档案的管理软件。静态数据:当我们的客户在查看数据的时候它已经被生成好了,没有和服务器数据库进行交互的数据,直接在客户端创建完毕,这种我们叫做静态数据。
动态数据:是指在系统应用中随时间变化而改变的数据,如库存数据等。
1.4参考资料
1.《Java课程设计》,耿祥义著
根据系统功能设计的要求以及功能模块划分,对于系统信息数据库,可以列出以下数据表。
数据库名:studentarchivessystem
1管理员账号数据表
2学生账号数据表
档案管理系统需求规格说明书
档案管理系统需求规格说明书09. 18【重案组】人事档案管理系统—需求规格说明书人事档案管理系统需求规格说明书拟制人: 陈全峰日期: 2009-9-15 批准人: 王子敬日期: 用户方: 日期: 日期:日期:09. 18【重案组】人事档案管理系统—需求规格说明书第 1 章引言1.1 背景当今社会，科学技术迅猛发展，科技真正成为第一生产力，计算机已经成为人们生产生活中不可或缺的帮手。
在这样的社会背景下，各种企事业单位，无论规模大小在其人员及产品的管理上力求信息化，快捷化。
以前企业里的纸质档案也逐步换成如今的电子档案。
企业员工的人事档案管理是企业员工管理的一个重要内容。
由于人事档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的人事档案管理技术与管理制度。
近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。
虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，人事档案管理信息化还存在大量未解决的难题。
因此，处理好人事档案管理信息化中的管理创新和原有人事档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。
原有人事档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。
同时，由于人事档案管理现状向网络化方向的发展，导致了人事档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。
人事档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。
由于科技的不断创新，现有的人事档案管理系统有的已经不能够满足一些企事业单位的需求，比如系统能否为人事部门提供员工的能力考核模块，能否为个人提供一个横向纵向对比的平台，基于以上问题我们这个具有独特功能的人事管理系统变应运而生，该系统不但可以完成其他档案管理系统的人员信息管理还能够进行人事信息管理，即可为企业及个人提供选拔人才和衡量自己各方面实力的平台，不但实现了新的功能而且人员信息管理更加便捷，提高了企业的办事效率。
1.2范围本系统涉及的用户:档案录入员、领导。
《档案管理系统》软件需求说明书
用户类型
普通用户
01
需要查看档案信息，进行简单的档案检索和借阅操作。
管理员
02
负责管理档案信息，包括档案的录入、修改、删除等操作，以
及用户权限的管理。
系统管理员
03
负责整个档案管理系统的维护和管理，包括系统的配置、安全
性和性能等方面的管理。
功能需求
档案检索
支持多种检索方式 ，如关键字、日期 、档案类型等。
数据交换接口
系统需要提供数据交换接口，与其他系统进行数据交换和共享。
硬件接口
1 2
打印机接口
系统需要支持与打印机的连接和通信，实现打印 功能。
扫描仪接口
系统需要支持与扫描仪的连接和通信，实现扫描 功能。
3
存储设备接口
系统需要支持与各种存储设备的连接和通信，实 现数据存储和备份功能。
06
性能需求
数据处理速度
总结词
大容量存储
详细描述
系统应具备足够的存储空间，能够容 纳大量的档案数据，包括文本、图片 、视频等多种格式，以满足用户对档 案数据长期保存的需求。
07
测试需求
单元测试
单元测试是对软件中的最小 可测试单元进行检查和验证 。
单元测试通常由开发人员编 写，用于验证代码的正确性 和可靠性。
单元测试的目的是确保每个 模块的功能正常工作，并且 满足设计要求。
08
部署与维护
部署方案
01
02
03
04
硬件需求
确定系统所需的服务器、 存储设备、网络设备等硬 件配置，确保系统性能和 稳定性。
软件环境
确定操作系统、数据库、 中间件等软件环境，确保 系统正常运行和数据安全 。
《档案管理系统》软件需求说明书
需求规定
数据单元名称 组成
输人输出要求
登录/私人信息
名称
格式 范围
密码
Char
说明 登录输入的密码
备注
姓件 Char
个人姓名 所在公司名字 Email
需求规定
• 数据管理能力要求
提交到系统 提交到系统
修改 修改 删除 删除
输出 招聘网首页 是否登录成功 符合的公司列表 对用户信息保存 对公司信息保存 数据更新并保存 数据更新并保存 数据被删除 数据被删除
需求规定
• 对性能的规定——精度
• 可以进行精确查找，也可以进行模糊查找 • 户查找的职位先显示合适的职位，然后下面显示近似的职
• 数据库使用SQL Server。主要保存求职者个人信息及完整 简历，用人单位信息及招聘信息，后台数据库主要有初步 估计数据的存储要求在20G左右
数据管理能力要求
各单位情况：
数据单元
数据量
需要的存储容量
注册人员/月
1000-10000
1M/个
求职人员/月
2000-20000
1M/个
公司/月
100-1000
1M/个
页面访问数/月
1000-10000
峰值访问数/秒
50-500
数据管理能力要求
相关数据的处理：
操作单元
月访问数
数据库操作单元数
访问主页
10W
登录 增加个人信息 增加公司信息 更改个人信息 更改公司信息
1W 10W 1000 200 20
100-10000 1000-10000
10-1000 10-1000
最新档案管理系统业务需求规格书
3、审批经过后各部门文员带着纸质档案去档案馆 ,综合档案管 理员根据移交的电子档案检查纸质档案 ,无误后打印移交清
单 ,并在移交清单上双方手工签字 ,档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据 收集库移交到整理库。
,由综合档案管理员自行从
? 鉴定销毁审批流程
文档仅供参考
C04
计划管理
C05
财务管理
C06
股票管理
D
生产技术管理类
D01
运行维护管理
D02
基本建设管理
D03 E E01 E02 E03 F F01 F02 G G01 G02 G03 H H01 H02 H03 I I01 I02 I03 I04 J J 01 J 02 K KGP KLX KLY KZP L LJB LJNP LJP LJQ LJZ LZS
一文一件 一文一件 一文一件 传统立卷
传统立卷
一文一件 , 分公司无 会计档案库。
一文一件 一文一件 一文一件 一文一件 一文一件
2.1.1.4 数据字典配置
名称
数据 永久 长期 短期
保管期限
5年
文件类型
25 年 30 年 公司收文 公司发文
编码 01 02 03 05 10 15 25 30 01 02
科技工作管理 基本建设类 通信工程 基建工程 建筑工程 设备仪器类 生产设备 非生产设备 电信产品类 电信产品 通用产品 其它产品 科学技术研究类 电信基础理论研究 电信技术研究 软科学研究 会计档案类 账簿 凭证 报表 其它 员工档案类 公司人员 死亡员工 声像档案类 光盘档案 录像带档案 录音带档案 照片档案 实物档案类 奖杯 纪念品 奖牌 锦旗 奖章 证书
档案管理系统需求规格说明书
档案管理系统需求规格说明书09. 18【重案组】人事档案管理系统—需求规格说明书人事档案管理系统需求规格说明书拟制人: 陈全峰日期: 2009-9-15 批准人: 王子敬日期: 用户方: 日期: 日期:日期:09. 18【重案组】人事档案管理系统—需求规格说明书第 1 章引言1.1 背景当今社会，科学技术迅猛发展，科技真正成为第一生产力，计算机已经成为人们生产生活中不可或缺的帮手。
在这样的社会背景下，各种企事业单位，无论规模大小在其人员及产品的管理上力求信息化，快捷化。
以前企业里的纸质档案也逐步换成如今的电子档案。
企业员工的人事档案管理是企业员工管理的一个重要内容。
由于人事档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的人事档案管理技术与管理制度。
近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。
虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，人事档案管理信息化还存在大量未解决的难题。
因此，处理好人事档案管理信息化中的管理创新和原有人事档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。
原有人事档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。
同时，由于人事档案管理现状向网络化方向的发展，导致了人事档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。
人事档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。
由于科技的不断创新，现有的人事档案管理系统有的已经不能够满足一些企事业单位的需求，比如系统能否为人事部门提供员工的能力考核模块，能否为个人提供一个横向纵向对比的平台，基于以上问题我们这个具有独特功能的人事管理系统变应运而生，该系统不但可以完成其他档案管理系统的人员信息管理还能够进行人事信息管理，即可为企业及个人提供选拔人才和衡量自己各方面实力的平台，不但实现了新的功能而且人员信息管理更加便捷，提高了企业的办事效率。
1.2范围本系统涉及的用户:档案录入员、领导。
学生档案管理系统需求规格说明书
软件学院学生档案信息管理系统需求规格说明书专业：软件工程团队：面向对象软件工程课程设计四组成员：指导教师：编写日期： 2014年10月11日目录1．引言 (1)1.1编写目的 (1)1.2项目背景 (1)1.3定义 (1)1.4参考资料 (1)2．任务概述 (2)2.1目标 (2)2.2运行环境 (2)2.3条件与限制 (2)3．数据描述 (3)3.1静态数据 (3)3.2动态数据 (3)3.3数据库介绍 (3)3.4数据字典 (6)3.5数据采集 (7)4．功能需求 (8)4.1功能划分 (8)4.2功能描述 (9)5．性能需求 (11)5.1时间特性 (11)5.2适应性 (11)5.3系统安全性需求 (11)6．运行需求 (12)6.1用户界面 (12)6.2硬件接口 (12)6.3软件接口 (12)6.4故障处理 (12)7．其他需求 (13)1．引言1.1编写目的该软件项目需求规格说明书是对《学生档案管理系统》的全面通盘考虑，是项目分析员进行进一步工作的前提，是软件开发人员正确成功的开发项目的前提与基础。
此研究报告可以使软件开发团体尽可能深入了解研制课题的需求，可以在定义阶段较早的认识到系统方案的缺陷，就可以节省时间和精力，也可以节省资金，并且避免了许多专业方面的困难。
本文档供项目经理、设计人员、开发人员参考。
所以该软件项目需求规格说明书在整个开发过程中是非常重要的。
1.2项目背景鉴于目前学校学生人数剧增,学生信息呈爆炸性增长，计算机成本日益下降的前提下,学校对《学生档案管理》的自动化与准确化的要求日益强烈的背景下，由兰州理工大学提出，由面向对象软件工程课程设计四组开发，兰州理工大学全体师生为最终的项目用户，全国高等院校都是潜在用户。
此项目与《教务管理系统》和《库存管理系统》有相似性，部分代码可以重用，有较高的参考意义，降低了项目的开发难度。
1.3定义学籍管理系统：学籍管理是帮助教学人员、行政人员对人事档案的管理软件。
档案室管理系统需求说明
档案室管理系统功能需求
一、功能需求
1、支持对档案室档案柜划分不同库位管理，库位使用条形码或二维码标签。
2、支持打印条形码或二维码标签，贴到档案袋或资料上，通过扫码枪将标签信息与系统相
应档案记录关联。
3、支持档案自定义多级分类。
4、支持针对归档文件进行记录存档，记录字段包含：文件名称、文件编号（系统生成）、
分类、登记日期、登记人、文件主要内容描述、存放年限、存放库位、对应条形码（或二维码）、附件、备注字段等。
5、支持附件上传，包含但不限于word、excel、ppt、pdf、cad等主流文件类型。
6、支持借阅登记，借阅记录与相应档案资料关联，方便查看档案资料可关联查看借阅记录，
借阅信息包含：借阅文件、借阅人、借阅部门、借阅时间、预计归还时间、借阅文件条形码或二维码信息（可多个）等。
7、支持对借阅到期超期提醒。
8、支持归还登记。
9、支持档案记录、借阅记录excel导出。
10、支持创建多账号，不同账号设置不同权限。
11、系统为BS架构。
档案管理信息系统技术需求书
档案管理信息系统技术需求书一、引言随着信息技术的不断发展和企业规模的扩大，档案管理的重要性日益凸显。
传统的手工档案管理方式已经无法满足现代企业对档案高效、准确、安全管理的需求。
为了提高档案管理的效率和质量，实现档案管理的信息化、规范化和科学化，特制定本档案管理信息系统技术需求书。
二、系统目标和总体要求（一）系统目标1、实现档案的数字化管理，包括档案的录入、存储、检索、借阅、归还等全过程的信息化管理。
2、提高档案管理的效率和准确性，减少人工操作带来的错误和繁琐。
3、保证档案的安全性和保密性，设置不同的权限级别，对档案的访问和操作进行严格的控制。
4、提供便捷的查询和检索功能，能够快速准确地找到所需的档案信息。
（二）总体要求1、系统应具有良好的稳定性和可靠性，能够长时间稳定运行，确保档案数据的安全和完整。
2、系统应具有良好的兼容性和可扩展性，能够与企业现有的信息系统进行集成，并能够根据企业的发展需求进行功能扩展和升级。
3、系统应具有友好的用户界面，操作简单方便，易于上手和使用。
三、功能需求（一）档案录入功能1、支持多种档案类型的录入，包括文本、图片、音频、视频等。
2、能够自动提取档案的关键信息，如文件名、文件类型、创建时间、修改时间等。
3、支持批量录入功能，提高录入效率。
（二）档案存储功能1、采用先进的存储技术，确保档案数据的安全和可靠存储。
2、对档案数据进行分类存储，便于管理和检索。
3、支持大容量存储，能够满足企业长期的档案存储需求。
（三）档案检索功能1、提供多种检索方式，如关键词检索、分类检索、日期检索等。
2、能够快速准确地检索到所需的档案信息，并显示检索结果的详细信息。
3、支持模糊检索和精确检索，满足不同用户的检索需求。
（四）档案借阅功能1、实现档案的在线借阅申请和审批，提高借阅效率。
2、对借阅的档案进行跟踪管理，记录借阅时间、归还时间等信息。
3、支持设置借阅期限和提醒功能，确保档案按时归还。
（五）档案归还功能1、对归还的档案进行检查和确认，确保档案的完整性和准确性。
人事档案管理系统的需求分析规格说明书
人事档案管理系统需求说明书1 引言需求规格说明书是需求分析的产物，它是软件系统生存期中软件定义阶段的最后一个步骤。
作为整个软件开发过程的指南，它也是软件开发人员开发出符合用户要求的软件的基础。
编写目的软件需求说明书的编制目的是为了使用户和软件开发者双方对该软件的初始规定有一个共同的理解，使之成为整个开发工作的基础。
本软件需求说明书的读者是系统开发人员或合同约定的人员。
背景（1）本系统的名称是：人事档案管理系统。
（2）本项目的任务提出者是**企业，开发者是**信息管理学院，用户是**企业人事及相关部门，实现该软件的计算中心是**信息管理学院电子商务技术中心。
（3）本系统能为其他的系统提供人事数据。
定义数据字典：关于数据的信息的集合，也即是对数据流图中包含的元素的定义的集合。
VB：Visual Basic。
更多的术语定义不再一一列出。
参考资料（1）**企业的人事档案管理系统开发合同。
（2）引用资料[1]张海藩. 软件工程导论. 北京：清华大学出版社，2005.[2]石柱. 软件工程标准手册. 北京：中国标准出版社，2004.2 任务概述目标人事档案管理是现代企业人事资源管理中的重要内容，也是人力资源开发利用的基础性工作。
人事档案管理在信息化之前，在人员进出、离退休、升迁、岗位变动、职称变动、学位变动，以及档案管理人员的变动等方面存在诸多不利于管理的地方，不适应现代的企业管理形势和人力资源开发利用的要求。
开发人事档案管理系统使企业的人事档案管理工作实现了信息化、规范化，不仅使企业能够高效率完成人事管理的日常工作，还使企业深入开发利用人力资源成为可能。
用户的特点本软件的最终用户是**企业人事部门的工作人员。
部门有专职的人事数据录入人员，具有一定的计算机操作知识；系统的维护人员是企业的信息中心的信息维护员，对网络和数据库的操作比较熟悉，同时对VB或Delphi编程有一定的经验；数据录入员负责人事数据的录入及日常更新，信息维护员负责人事数据的备份和其他管理工作。
档案管理系统需求说明
档案管理系统需求说明版本历史目录版本历史 (1)目录..............................................................................................................I 1. 担保物管理 (1)1.1.概要说明 (1)1.2.担保物接收 (1)1.3.担保物日常信息维护记录 (1)1.4.担保物的处置 (1)1.5.担保物的退还 (2)1.6.担保物查询 (2)2. 信贷档案管理 (2)2.1.概要说明 (2)2.2.建档 (3)2.3.档案管理 (3)2.4.档案查询 (3)3. 统计报表 (4)3.1.客户担保物价值剩余可用额度表 (4)3.2.担保物评估值风险预警报表 (4)4. 附件纸质表格整理 (4)4.1.担保物信息登记表 (4)4.2.贷款业务信息登记表 (5)4.3.客户信息表 (6)4.4.资料登记表 (6)4.5.档案外借登记 (8)4.6.档案归还登记 (8)4.7.原件归还登记 (8)4.8.档案登记卡 (9)1.担保物管理1.1.概要说明担保物的管理是指，从担保物接收起到信贷业务结束担保物归还（或担保物处置），整个时间段内，担保物信息的维护。
包括每年情况的变动情况以及各种处理（变更保管，转为银行自有资产，以资抵贷等状态的转变及其情况记录）。
1.2.担保物接收当贷款审批通过并发放的时候，各个支行信贷部的客户经理需要将担保物的信息录入系统。
在录入担保信息前应该先录入客户和信贷业务的信息。
在录入客户信息和信贷业务的时候需要提交各类资料需要填写客户资料和贷款业务资料登记表，资料原件可以以扫描件或者电子文档的形式提交到系统中保存。
担保物的具体属性请参见附录中的担保物登记表。
登记担保物信息时还需要记录每个担保物在每笔贷款业务的担保入账值（一个担保物可以作为多笔贷款的担保，也可以能是多个担保物同时为一笔贷款提供担保）。
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档案管理系统业务需求规格书2.1.1.2实体分类配置2.1.1.3档案库配置2.1.1.4数据字典配置2.1.2流程管理2.1.2.1文书档案➢移交工作流程文员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、OA系统定时推送文书档案到档案管理系统文书档案收集库。
2、各部门收发文文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后各部门文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
➢实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.2合同档案➢移交工作流程合同管理员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、合同系统定时推送合同档案到档案管理系统合同档案收集库。
2、合同管理员对合同文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后合同管理员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2、只显示部分合同著录项，如：合同名称，年度，经办人，经办部门，合同编号。
➢实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.3科技档案➢移交工作流程工程兼职档案员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、工程系统定时推送工程档案到档案管理系统工程档案收集库。
2、各部门工程兼职档案员对本部门文件应于竣工3月后在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后各部门工程兼职档案员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
➢实体借阅审批流程备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.4会计档案➢移交工作流程无档案系统移交工作流程。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程无电子借阅流程。
条目不挂接原文。
➢实体借阅审批流程财务共享中心/财务管理部（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2、实体借阅不提供对其他部门人员的直接借阅申请，由财务共享中心/财务管理部的人发起申请。
2.1.2.5声像档案➢移交工作流程无档案系统移交工作流程。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
➢实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.6实物档案➢移交工作流程无档案系统移交工作流程。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程无电子借阅流程。
➢实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.7权证档案➢移交工作流程无档案系统移交工作流程。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程无电子借阅流程。
条目不挂接原文。
➢实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.8图书档案➢移交工作流程无档案系统移交工作流程。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程无电子借阅流程。
条目不挂接原文。
➢实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.9专门档案➢移交工作流程无档案系统移交工作流程。
➢鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
➢电子借阅审批流程。