企业公文写作 培训讲义

企业公文写作培训讲义
前言
我们在实际工作和生活中～经常会遇到公文写作。

包括:写个什么“请示”、简单的“通知”、写一张“请假条”等等～都会涉及公文格式和如何写的问题,但是～有些人往往愁眉不展～特别是新进入党政机关和企业集团的文秘和行政管理工作的人员～在实际写作运用过程中确实有点犯难。

那么～我们今天一起来学习了解一下公文的有关知识。

一、公文基本知识
,一,什么是公文:
公文是一个国家的领导集团在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。

在我国～公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面～表达意志、传递政令的文字工具和手段。

简单的说～公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。

公文既包括法定公文～也包括准公文。

法定公文就是我们通常所说的“文件”～党政机关的红头文件。

而准公文也称事务文书、机关常用文。

是指除上述法定公文以外用于处理日常事务性工作所使用的文书～是一个庞大的文书组群。

大至总结、计划～小至条据、便函～种类繁杂。

一般来说主要有工作总结、计划、规划、工作要点、安排、方案、纲要、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、工作研究、宣言、声明、讣告、悼词、如办法、章程、细则、制度、守则、公约等等。

,二,公文的特点:
1、政治性:第一～公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的～其基本内容直接反映国家政权的政治意向和根本利益。

第二～公文是传达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规～实施党的领导、实施国家管理的重要工具。

2、权威性:第一～由法定的作者制发,第二～无论是事实、数字还是各种意见、结论～一旦进入正式公文～就不能任意更改、解释、否定,第三～公文是党政机关、社会团体、企事业单位组织开展工作的依据。

3、规范性:第一～公文的撰写和处理～从起草到成文～到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等～都有一套规范化的制度。

第二～公文具有特定的体式。

公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。

,三,公文的作用:
1、规范约束作用。

国家各种法律、法令、行政法规都是以公文的形式制定和发布的～法规文件一经制订和发布生效～就具有维护社会生活的正常秩序～规范各项工作各种活动的作用～任何单位和个人都不得违反,
2领导指导作用。

在我国～中国共产党是执政党～党的各级领导机关经常通过它所制发的重要文件～组织和领导各条战线、各个地区的工作。

在政府系统～国家机关的上级领导部门对所属下级机关～经常通过制发有关指示、决定、通知等公文～对下级机关的工作进行领导和指导,
3、联系公务作用。

各级各类机关单位在处理日常工作和进行业务活动中～经常利用公文进行上传下达～左右联系～沟通情况～商洽工作～处理问题。

这样～公文就起着联系公务和办事工具的作用,
4、宣传教育作用。

党和国家的各级机关制发的多数文件～既阐明了方针政策～又说明了道理和办法～不仅对下级机关起着指导工作的作用～而且对广大干部群众起着很重要的宣传和教育作用。

有些公文就是为了进行宣传教育、统一思想而发～是广大党员和群众的学习材料。

5、依据凭证作用。

绝大多数公文作为公务活动的工具和文字记录～在传达意图、联系公务的同时～也都具有凭证和依据作用。

因为每份公文都反映了其制发机关的意图～收文机关依此作为贯彻执行或处理工作的依据。

此外～像合同、协议、
介绍信、证明等文书～其依据和凭证作用表现得就更为突出。

在其转化为档案之后～仍可作为历史的凭证和依据继续发挥作用。

,四,公文的种类:
1、党的公文:•中国共产党机关公文处理条例?规定:
决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、
报告、请示、批复、函、会议纪要。

2、行政公文:•国家行政机关公文处理办法?规定:命
令,令,、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报
告、请示、批复、函、会议纪要。

3、企业常用公文:通知、通报、规定、请示、报告、批
复、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结。

二、公文格式规范
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首,臵于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体,臵于主题词以下的各要素统称版记。

0000001 机密?3个月 (3黑)
眉特急 (3黑)首
部
分
(初宋红)
?××××…2000?××号签发人:李×? ,3仿宋,,3宋,,3楷,
主
体×××关于××××工作的报告 (小2宋)部
分
××××: ,3仿宋,
××××××××××××××××××××。

,3仿宋,
??附件:1(×××× ,×份, ,3仿宋,
×××××××
二???年×月×日????
??(附注:××××××) ,3仿宋,
主题词:××× ×× ××× ×× ,3黑,,小3宋,
版
记?抄送:××××××，××××，××××××。

,3仿宋,部
分?××××× 2000年×月×日印发 ,3仿宋,
,一,、眉首:印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

1、公文份数序号:公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号～用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2、秘密等级和保密期限:如需标识秘密等级～用3号黑体字～顶格标识在版心右上角第1行～两字之间空1字,如需同时标识秘密等级和保密期限～用3号黑体字～顶格标识在版心右上角第1行～秘密等级和保密期限之间用“?” 隔开。

3、紧急程度:如需标识紧急程度～用3号黑体字～顶格标识在版心右上角第1行～两字之间空l字,如需同时标识秘密等级与紧急程度～秘密等级顶格标识在版心右上角第1行～紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。

发文机关标识推荐使用小标宋体字～用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。

联合行文时应使主办机关名称在前～“文件”二字臵于发文机关名称右侧～上下居中排布,如联合行文机关过多～必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行～用3号仿宋体字～居中排布,年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称～用六角括号“… ?”括入,序号不编虚位,即1不编为001,～不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6、签发人:上报的公文需标识签发人姓名～平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字～签发人姓名居右空1字,签发人用3号仿宋体字～签发人后标全角冒号～冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

,二,、主体:标题、主送机关、正文、附件说明,附件,、发文机关、成文时
间、印章、附注。

1、公文标题:红色反线下空2行～用2号小标宋体字～可分一行或多行居中排布,回行时～要做到词意完整～排列对称～间距恰当。

2、主送机关:标题下空l行～左侧顶格用3号仿宋字标识～回行时仍顶格,最
后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时～应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上～标识方法同抄送。

3、公文正文:主送机关名称下1行～每自然段左空2字～回行顶格。

数字、年份不能回行。

4、附件:公文如有附件～在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”～后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用
阿拉伯数码,如“附件:1.x x x x x”,,附件名称后不加标点符号。

附件应与
公文正文一起装订～并在附件左上角第1行顶格标识“附件”～有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文不能一起装订～应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件,或带序号,。

成文日期:用汉字将年、月、日标全:“零”写为“?”,5、
成文日期的标识位臵见8.2.6.
6、公文生效标识:,1,单一发文印章:单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称～只标识成文日期。

成文日期右空4字,加盖印章应上距正文1行之内～端正、居中下压成文日期～印章用红色。

当印章下弧无文字时～采用下套方式～即仅以下弧压在成文日期上,当印章下弧有文字时～采用中套方式～即印章中心线压在成文日期上。

,2,联合行文印章:当联合行文需加盖两个印章时～应将成文日期拉开～左右各空7字,主办机关印章在前,两个印章均压成文日期～印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式～以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切～相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时～为防止出现空白印章～应将各发文机关名称,可用简称,按加盖印章顺序排列在相应位臵～并使印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前～每排最多排3个印章～两端不得超出版心,最后一排如余一个或两个印章～均居中排布,印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

,3,特殊情况说明:当公文排版后
所剩空白处不能容下印章位臵时～应采取调整行距、字距的措施加以解决～务使印章与正文同处一面～不得,再,采取标识“此页无正文”的方法解决。

7、附注:公文如有附注～用3号仿宋体字～居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

,三,版记:主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

主题词:“主题词”用3号黑体字～居左顶格标识～后 1、
标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。

2、抄送机关:公文如有抄送机关～在主题词下l行,左右各空1字～用3号仿宋体字标识“抄送”～后标全角冒号,抄送机关间用逗号隔开～回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下～标识方法同抄送机关。

3、印发机关和印发日期:位于抄送机关之下,无抄送机关在主题词之下,占1行位臵,用3号仿宋体字。

印发机关左空1字～印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准～用阿拉伯数码标识。

4、版记中的反线:版记中各要求之下均加一条反线～宽度同版心。

5、版记的位臵:版记应臵于公文最后一面～版记的最后一个要素臵于最后一行。

6、页码:用4号半角白体阿拉伯数码标识～臵于版心下边缘
之下1行～数码左右各放一条4号一字线～一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字～双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页码不标识页码。

三、公文语言规范
,一,语言的表达方式
公文的语言表达方式～就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。

在文章的五种基本表达方式,叙述、描写、抒情、议论和说明,中～公文常用的有三种～即叙述、议论和说明。

1、叙述:叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式～是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。

除法规性、指示性公文外～通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。

公文中的叙述以叙事为主～采用概叙、顺叙的手段～开门见山地陈述事件的全貌～也可以根据实际需要～恰当地运用倒叙、插叙、分叙、补叙等多种方法。

2、议论:议论就是议事论理～对客观事物或问题进行分析评述～作出判断或评议～表明观点和态度的一种表达方式。

公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据～不是贯通全文的主要方法～而是从属于叙述和说明的一种方法。

无须旁征博引～常用简单的结论性、论断性的语言～论述较客观、
冷静～不带或少带感情色彩～常结合叙述、说明使用。

议论具有论点、论据和论证三要素。

3、说明:说明就是用简明扼要的文字～对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。

公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物～以治理国家和管理社会为主要目的～说明比较抽象、概括和简要。

上述三种表达方式中～以反映情况为主的公文侧重叙述,以阐明道理为主的公文侧重议论,以提高要求为主的公文侧重说明。

,二,公文语言的特点:准确、简明、朴实、庄重
1、“准确”:就是准确贴切。

这是对公文写作中文字的最基本要求～因为公文的高度严肃性和严格的政治性～不允许有半点纰漏。

2、“简明”:即语言简单、明确～使人一看就懂～易于理解。

公文是推动党务、政务～解决实际问题的～不能有长篇大论～言不及义～语义不明将有害于实际问题的解决和执行。

3、“平实”:就是言之有理～言之有物～语言朴素～语意实在。

描绘式的文艺语言～多数人不懂的方言俗语、浮华的词藻都应少用或不用。

4、“庄重”:就是庄严郑重。

它是党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的体现。

四、常用公文写作
,一,通知:
•办法?规定:它适用于批转下级机关的公文～转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部。

通知的种类:发布性通知、指示性通知、转文性通知、1、
会议性通知、知照性通知
发布性通知
适用范围 :发布本机关制定的各类规章及其它材料～使之产生直接的行政效力。

标题:通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成～如•国务院关于发布†国家行政机关公文处理办法‡的通知?。

正文:内容比较简单的发布性通知～在写作上一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容。

如•国务院关于发布†国家行政机关公文处理办法‡的通知?一文:“现发布•国家行政机关公文处理办法?～自2001年1月1日起施行～1993年11月21日国务院办公厅发布～1994年1月1日起施行的•国家行政机关公文处理办法?同时废止”。

指示性通知
适用范围:就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布臵工作、提出要求。

标题:这类通知的标题都是标准式的～即由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成～如•中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知?。

正文:较简单的指示性通知～开头有一个开宗明义～交代缘由、背景的“撮要”～然后分条列项提出要求～其结构形式表现为“撮要分条式”～法开头有一个
开宗明义～交代缘由、背景的“撮要”～主体部分分条列项提出要求～结构形式表现为“撮要分条式” 。

结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。

转文性通知
适用范围:对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门。

对上级机关、不相隶属机关的来文～本机关用通知转发下级各有关单位执行。

也就是说包括批转、转发性通知两种～其内容结构一般由以下几个部分组成:
标题。

此种通知的标题～通常由批转,转发,文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。

这里讲的主要内容即被批转,转发,文件的标题～例如•国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知?。

在撰写转发性通知的标题时～经常会遇到几个“通知”重复出现的问题～如•×××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××,事由,的通知的通知的通知?。

对于这种情况～为了防止重叠和繁琐～按照惯例～可以省略中间层次,即
市政府,和自己所使用的两个“通知”～只保留文件发源处的一个文种“通知”。

这样～即可将标题简化为•×××县人民政府转发××省人民政府关于
××××,事由,的通知?。

正文:主要写三层意思。

一是表明对被批转文件的态度。

二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性。

最后是提出贯彻执行的希望和要求。

简单一点的只写第一层意思。

会议性通知
适用范围:各级领导机关召开的不宜用电话和其他形式通知的重要会议～事先要用正式文件通知。

告知某机关、部门将召开某一会议～同时提出与会的相关要求。

会议通知的写法比较简单～一个总的原则是要写得明确具体～一般应交待出召开会议的机关或单位、会议的起止时间、地点～会议名称、基本内容～参加会议的人员以及报到时间、地点等项要素～比较重要的会议～在基本内容部分应载明会议的开法、中心议题、参加人员的范围、需要携带的材料以及生活安排等等。

会议通知要讲究时间性～一般应提前两三天以至一周通知到位～以便与会人员及早做出安排。

知照性通知
知照性通知用于要求各有关方面周知,只需要知晓而不要求直接执行,的事项。

这类通知的用途比较广～主要涉及:庆祝节日～成立、调整、合并、撤消机构～人事任免～启用新印章～更改电话～更正文件差错～变更组织或刊物名称～出版发行刊物。

这类比较简单～不多作介绍。

,二,、报告
报告适用于向上级机关汇报工作～反映情况～提出意见或者建议～答复上级机关的询问。

1、报告的分类:综合性报告、专题性报告、呈转性报告、检查性报告、答复性报告。

是向上级汇报本单位本部门一个时期内,1,、综合性报告:
全面工作或几个方面工作的综合情况～往往有一文数事的特点。

如:•二OO八年上半年工作情况的报告?。

,2,、专题性报告:是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告～往往有一事一报、迅速及时的特点。

例:•关于元旦春节市场安排情况的报告?。

,3,、呈转性报告:是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。

例:林业部•关于加强野生动物保护管理工作的报告?。

,4,、检查性报告:对发生的事故、错误情况向上级机关报告。

如•关于兴平煤矿发生瓦斯爆炸、造成人员严重伤亡重大事故的检查报告?。

,5,、答复性报告:用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。

如:•关于第十届全国人民代表大会第一次会议代表提出议案处理意见的报告?。

2、报告的写法
标题:标题可省略发文机关～事由和文种不能省略～一般采用“事由+文种”的结构。

,标题中最难的是对事由的概括和提炼,。

如•关于兴平煤矿发生瓦斯爆炸、造成人员严重伤亡重大事故的检查报告?。

主送机关:报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。

正文:由报告开头、报告主体项、报告尾语三部分组成。

报告开头主要交待报告的起因等,报告主体内容～一般情况下是三段式～基本情况、措施与办法、意见与建议等。

检查报告通常由“四段式”组成。

第一～写“情况”～即所犯错误、所发生事故,事件,的基本情况,第二～写“原因”～包括发生问题的直接原因和间接原因、主观原因和客观原因,第三～写“责任”和处理情况,第四～写及今后意见。

报告尾语:根据类别而定。

综合性报告一般些表态性的话～鼓劲的话～展望未来等等话。

呈转性报告比较特殊～报告者希望自己部门的意见以到党委政府的名义下发～所以结尾一般写上“以上报告如无不妥～请批转各地各部门执行”。

其他报告一般以“特此报告”或“以上报告如有不妥～请指示”等作结尾。

报告例文:综合性报告
山东中正热力集团公司关于2009年度工作情况的报告
集团公司各部门、各控股公司:
受董事会委托～做工作报告～请予审议。

一年来～集团公司以年初制定的八个纲领性文件为总抓手～
在管理、主业拓展、现有供热系统技术改造、新的经济增长点培育等方面取得了显著成绩～是浓墨重彩、可圈可点的一年。

第一部分值得肯定的成绩
第二部分主要存在的不足
第三部分来年的主要工作
二〇〇九年十二月二十九日
(三)、请示
1、请示的种类:请示按请示目的分～可分为批准性请示和呈转性请示两类。

,1,、批准性请示:内容比较简单、具体～往往是一些较为细小的实际事项的请求～主要是请求上级帮助解决人、财、物等实际困难和问题。

请示被批准后～执行机关范围也比较小～常常就是请示单位自己。

,2,、呈转性请示:即把有关某一方面的工作的意见～已“请示”是上报给上级机关～～不但需要上级批准～还需要上级批转有关单位执行。

2、请示的写法
标题:请示标题通常由事由和文种两部分组成。

主要写明所需请示的问题～即“事由”～再加“请示”二字～例如•中国气象局关于加强人工影响天气工作的请示?。

主送机关:注意几个问题。

,1,、“请示”的行文对象必须是发文机关的直属上级机关。

这里所讲的“上级机关”是指与自己的有领导或者指导关系的直属上级～比如一个县的教育局～县政府对它存在领导关系～市教育局与它是指导与被指导的关
系～县委与县教育局党组又是领导与被领导的关系。

但在实际工作中我们常常看到以下两种情形:一是县里的某一个局～需要一笔经费～它在给县财政局行文时用了“请示”,二是某县的县委～就县委学习中心领导组成员调整一事行文给市委宣传部～也使用了“请示”。

～
2,、“香烧一股”～是比喻写请示要坚持一文一事。

即一份,
请示只能向上级请示批准一个问题～以便上级机关及时、专一地进行处理, ,3、“敬佛一尊”～是比喻请示的主送机关只能是一个～不能多头请示。

多头请示易使主办与协办单位之间相互推诿、扯皮～延误批复时间或者由于批复意见不一致～使下级难以适从。

受双重领导的单位～在请示问题时～应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则～可将另一上级单位列为抄送～以便对方了解情况。

,4、不送领导个人～除领导直接交办的事项外～请示不要直接送领导者个人～或既写主送机关～又同时主送、抄送给主送机关领导人。

,5,、应根据隶属关系逐级请示～一般不得越级请示。

正文。

请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。

(1)、请示理由～是文章的开头部分～常是导语式的～要扼要地讲明请示的背景和根据～及概括地写出请示事项。

复杂的一般写成一段话～简单的则就以一句话为之。

请示理由之后～许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。

它们的基本的格式是“现将……报告如下”。

,2,、请示内容是请示的中心部分～要写得具体～条理清楚～说服力强。

请示内容包括提出请示事项和阐述、说明道理两项内容。

提出请示事项要详细～阐述说明道理要充分～只有这样才能使有关领导心中有数～易下决心。

有些情况简单～请示批准的请示。

请示内容部分只需提出请示事项即可～不必阐释道理。

,3,、“请示”的结尾用语～按照惯例～通常是写“可,妥、当,否～请指示”、“是否可行～请批示”,要求上级加以批转的请示～一般写作“以上如无不。