会计核算材料的归档与管理

会计核算材料的归档与管理

嘉鱼县档案局李晖

一、会计档案概述

(一)会计档案的定义

会计档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在经济活动中直接形成的，具有保存价值的会计核算专业材料，如会计凭证、会计账簿、财务报告等。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是国家全部档案的重要组成部分。

定义的含义:

1．会计档案的来源是各类机关、团体、企事业单位、社会组织和个人的经济活动(主要指会计核算活动)。

2．会计档案的形成过程是会计核算活动的直接产物。

3．会计档案的内容和成分主要是指会计凭证、会计账簿和财务报告。

4．会计档案的作用是对国家、社会、个人有保存备查价值。

5．会计档案的属性是经济活动的原始记录性。

6．会计档案的地位是国家全部档案的重要组成部分。

(二)会计档案的特点

1．形成范围的普遍性。凡有会计和会计工作的地方和单位，都要形成会计档案。其范围遍及城乡，包含各行各业，涉及党政机关、社会团体、企事业单位甚至个人，这些单位，每天都在发生大量的会计事项，每年形成的会计凭证、会计账簿和财务报告，可谓汗牛充栋，卷帙浩繁。

2．内容的专业性。会计档案是通过会计核算形成的。会计核算是会计特有的专门手段，有着专门的规则和方法，从而使会计档案具有较强的专业性。正因为如此，会计档案被称为一种专门档案。

3．相互间的衔接性。会计凭证、账簿、报表三种核算材料依次形成，环环相扣，它们共同记录和反映着同一经济业务、构成不可分割的会计核算体系。

4．核算材料的共同性。各类会计的基本核算方法是相同的，形成的会计档案都是会计凭证、账簿和报表三种形式，而且许多材料的规格样式是可以通用的，其记录形式主要是数据性和表格式。

5．形式的多样性。从规格上讲，凭证、账簿、报表大小不一；从装订形式看，一般账簿不需重新装订；从形成与管理方式的发展状况看，会计档案材料的现代化进程比一般公文处理快,载体形式发展迅速。

(三)会计档案与相关档案资料的区别

1、与文书档案的区别：各单位的各种财务、预算、计划及经费请示、批复等材料，以及有关财经法规、规章、制度等文件一般都作为文书档案处理，而不属于会计档案范畴。

2、与会计资料的区别：各单位收集或购买的各种公开或内部出版物，以及会计档案的复制品(文件汇集等)，不是会计工作中直接产生的，不能反映本单位会计活动的历史面貌，不是会计档案，而是会计资料。

二、会计核算材料的归档范围

（一）会计凭证

原始凭证

会计凭证

记账凭证

（二）会计账簿

会计账簿是由一定格式的账页所组成，以会计凭证为依据，连续、系统、全面、综合地记载各项经济活动的簿籍。主要指总账、明细账、日记账、固定资产卡片辅助账簿和其他会计账簿。

（三）财务报告

财务报告包括会计报表及其说明。会计报表包括会计报表主表、会计报表附表、会计报表附注。会计报表按照编制报表的时间，一般分为月报、季报、年报三种。会计报表按其反映的主要内容，一般可以划分为以下几种:

（四）其他会计材料

会档保管清册

会档销毁清册

会计移交清册

在企业和其他组织中，还应对银行余额调节表、银行对账单等进行归档。

这里应特别说明的是，财会部门经办和形成的有关财会工作的方针、政策、制度、计划、总结、报告及来往文书等都不属于会计档案的归档范围，其中有保存价值的文件材料，应作为文书档案收集归档。

三、会计核算材料的整理

按会计档案管理办法(财会字[1998]32号)、湖北省会计档案管理实施办法（鄂财会发〔1999〕398号）相关精神执行

会计档案的整理步骤

第一步，分类

会计文件材料按如下方法之一进行分类：

（一）类型—年度分类法

即首先将本单位的会计文件材料按凭证、账簿、财务报告、其他。其次将同一类别内的会计核算材料分成各年度。

这种分类方法的优点是按会计核算材料的类型操作，简便易行，容易掌握，分类方法与排架顺序一致；适用于一般单位的预算会计，应优先推荐。

(二)年度—类型分类法

即首先将本单位的会计文件材料按年度分开。其次将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、账簿、财务报告、其他四大类。这种分类方法的优点是按年度分开，便于逐年操作，简便易行，容易掌握，便于查找和利用，但一般与排架方法不一致。这种分类方法也适用于一般单位的预算会计。

除以上二种适用于一般单位的会计文件材料分类方法外，还有如下两种方法分别适用于财政机关和税务、银行等单位。

(三)年度—组织机构—类型分类法

即首先按年度分开；其次把一个年度内形成的会计核算材料按组织机构分开，然后在组织机构内再分凭证、账簿、财务报告、其他四类。其优点是能分别集中各机构会计核算材料，便于财政机关各部门的利用。这种分类方法适用于总预算会计（财政机关）。

(四)年度—会计类型—会计核算材料类型分类法

即首先按年度分开；其次把一个年度内的会计核算材料先按会计类型（如：税务单位的税收会计、经费会计等）分开；然后将同类型的会计核算材料分成凭证、账簿、财务报告、其他四类。其优点是便于反映不同的会计活动，能将同类性质的会计材料集中在一起，保持

相互的内在联系。这种分类方法多适用于税务、银行等单位的会计。

第二步，组卷

会计核算材料的组卷包括会计核算材料的前处理、案卷组合、卷内材料排列、装订、封面编目等步骤。

DA/T 39-2008规定的会计凭证封面格式

会计凭证封面填写示例

单位名称：湖北省档案局凭证名称：转账凭证

会计主管：张三装订人：李四2009年3月31日

会计档案盒格式

(三)财务报告的组卷

①检查核对。会计报表装订前按编报目录核对是否齐全。

②案卷组合。会计报表应分基层单位会计报告、汇总会计报告分别装订。年终决算报表要单独装订，季报和月报可根据张数的多少，装订成一卷或数卷。财务报告的文字材料是对会计报表的分析和说明，必须与会计报表组合到案卷，以保持其内容的密切联系。

③卷内材料排列。

排列顺序为：③-1会计报表封面；③-2会计报表编制说明；③-3各种会计报表（按会计报表的编号顺序排列）；③-4财务报告的必要文字说明；③-5会计报表的封底。

④填写卷内目录和备考表。

④-1填写会计档案卷内目录。会计档案卷内目录的用纸尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm×210mm），纸张质量宜采用70克以上白色书写纸制作。其表头如下：

卷内目录

各项目填写方法：

顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。

责任者：填写对档案内容负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。文号：填写文件制发机关的发文字号。

题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［］“号。

日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20070619。

页号：填写卷内文件材料所在起页的编号。

备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*“号，并将需说明的情况填写在备考表中。