会计核算材料的归档与管理
会计档案资料管理标准
会计档案资料管理标准
一、制定管理标准的目的
财务工作的档案资料由专人保管,建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
二、档案资料的主要内容分类
1.有关本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单等书面资料。
2.有关电子数据和相应软件资料,电子档案的整理保管。如打印的文字材料、修改的资料、源程序、备份数据等,也应归档。
3.公司文件。包括法人营业执照、税务登记证(国税、地税)、审计报告、税务资料、银行开户资料等。
4.项目合同。有关物业公司物业管理合同、供热合同、装修垃圾清运协议以及物品购销合同等。
三、档案资料的管理办法
(一)按照《会计法》的规定,会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他各种会计资料,
应当按照国家有关规定,建立档案,妥善保管。
1.会计档案种类:
1.1会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
1.2会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、暂付款卡片,辅助帐簿、其他会计帐簿。
1.3财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报告。
1.4采用电子计算机进行会计核算,应当保存打印的纸制会计档案。
1.5其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,在职职工、退休职工工资发放册,
其他应保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册。
财务人员工作调岗时,应按要求填写“会计档案工作交接清单”存档,以保证会计档案
管理工作的连续性。
会计档案整理与归档方案
会计档案整理与归档方案
会计档案会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据,属于单位的重要经济档案,是检查企事业单位过去经济活动的重要依据,也是国家档案的重要组成部分。
1定义
会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案,它是对一个单位经济活动的记录和反映,通过会计档案,可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律,在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料,为国家制定及单位制定经营决策提供参考。
《》规定,“各单位对会计凭证、和其他会计资料应建立档案,妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法,由国务院财政部门会同有关部门制定。”因此,法律主要依据是《》,由国务院财政部门和会同制定。
2特点
与文书档案、科技档案相比,会计档案有它自身的特点,主要表现在三个方面:
一、形成范围广泛,凡是具备独立会计核算的单位,都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织,一方面会计档案在社会的各领域无处不有,形成普遍;另一方面,会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位,会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料,而且产生的数量也大。
二、档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多,如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等,但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的,即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性,是其他门类档案无可比拟的,它便于整理分类,有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一、
会计档案的整理与归档方法(5篇)
会计档案的整理与归档方法(5篇)
第一篇:会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法
一、会计档案含义料归档范围
会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。
二、会计档案材料归档范围
根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定,会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性(非指本单位)不办的文件;未生效的合同、协议、单据;未定稿和重份文件;无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。
(一)会计凭证:
会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种:(企业会计中还有汇总凭证)
1、原始凭证是经济业务发生时,所填写的书面证明,是会计核算的原始依据;原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的(如验收单、领料单、借款单),外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证,由收款单位开给的现金收据等。
2、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的,分为收款凭证,付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。
综上所述:会计凭证归档范围包括:原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。
(二)会计帐簿:
会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务,而帐簿能全面、系统地反映经济状况、
形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种:
会计档案管理办法新
❖ 3、财务报告类。财务报告是根据日常会计核算材 料定期编制,综合反映这个单位一定时期的资产、 负债和所有者权益状况,以及某一特定时期的经营 成果和现金流动情况的书面文件。
❖ 财务报告种类很多,按编制时间可分为月度、季度 和年度财务报告;按内容和名称划分就更多了,如 行政事业单位经费执行情况报表、企业资产负债表、 利润表、现金流量表等等;按服务对象还分内部报 告和外部报告等等。需要注意的是有关会计报表、 附表、附注以及文字说明,其他财务报告,都应视 为财务报告的组成部分,一并归档而不要遗漏。
(3)移交本单位档案机构接收保管的会计档案,原则上 应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,档
案机构应当会同会计机构和经办人共同拆封整理,以分 清责任。
(4)对会计档案应当科学管理,做到妥善保管.存放有 序.查找方便。同时,严格执行安全和保密制度,不得随 意堆放,严防毁损.散失和泄密。
四、会计档案的整理
❖ (6)装盒
❖ 2、会计报表的组卷方法
❖ 会计报表是按一定的表格形式和指标体系,总体反映单位 经济活动和结果的一种阶段性报告文件。
❖ 会计报表一般分为月报、季报和年报,其中年度决算报表 要单独立卷,永久保存;季报和月报,可根据张数的多少, 立成一卷或数卷,定期存放。在整理会计报表时,遇到会 计报表的有关文字说明材料时,要将这些文字说明材料与 会计报表放在一起,归入会计档案。
会计档案管理制度
会计档案管理制度
一、总则
为加强公司会计档案的科学管理,特制定本办法。
二、会计档案的界定和主管
会计档案是指公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。
财务部为会计档案主管部门。
财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。
公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。
三、会计档案管理
财务部对每年形成的会计档案,按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管1年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。
档案部门接受保管的会计档案,原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的,会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。
会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的,要经公司领导批准,且派专人陪同阅看;原件不得借出。
下属单位(分、子公司)撤并,会计档案应随同转移到上级控股公司
或指定部门,并办理好交接手续。
各种会计杰案的保管期限,可分人永久、定期二类,详见会计档案保
管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。
会计档案保管期满,需要销毁的,由公司档案或财务部提出销毁意见,并严格审查,编造会计档案销毁清册,报经主管批准后销毁。对尚未了结
的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料,应单独抽出、另行立卷,直至
案件结束为止。
由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前,监销人应认真清
点核对:销毁后在销毁清册上签名,并将监销情况上报有关领导。
会计档案管理制度
会计档案管理
第一条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
1.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
2.会计账簿类:总账,明细账,现金银行日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
3.财务报表类:月度、季度、年度财务报表。
4.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册、发票存根联、出入库单存根联、景区售票部门的收入原始凭据。
第二条财务部会计作为财务部门的档案管理员,负责会计档案的归档、保管。
第三条财务部每年形成的会计档案,由会计人员根据所分管的核算范围,负责打印、整理、装订成册,装订前必须清理顺序号和附件张数,装订后封面上要注明所属期间、起止编号、凭证或账簿名称等,交档案管理岗位进行归档、保管,要做到妥善保管、有序存放、查阅方便、严防毁损、散失和泄密。会计电算化介质,要做到连续完整,标识清楚,按年度顺序编号归档,并按有关规定保管。
第四条财务部以外其他部门暂管的会计档案(如门票收入登记表等),须按年于次年3月31日前交财务部档案管理岗位进行归档、保管。
第五条当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构财务部保管一年,期满之后,应当由财务部编制移交清册,移交公司档案室统一保管。移交清册一式两份,财务部门和档案室各执一份。移交公司档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案室应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
会计核算档案管理制度
第一章总则
第一条为加强会计核算档案管理,确保会计档案的完整、准确、安全,依据《中
华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规,结合我单位实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有会计核算档案的管理工作。
第三条会计核算档案是指会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算过程中形成
的各类会计资料。
第二章管理职责
第四条财务部门负责会计核算档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条财务部门设立专门的档案室,负责会计核算档案的存放和管理。
第六条财务部门指定专人负责会计核算档案的日常管理工作。
第三章档案收集与整理
第七条会计核算档案的收集应遵循真实性、完整性、连续性和准确性的原则。
第八条会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算资料应在会计期间内完成收集。
第九条收集的会计核算档案应按照规定的格式进行整理,包括装订、编号、编制
目录等。
第四章档案归档与保管
第十条会计核算档案的归档应按照以下程序进行:
1. 档案整理:按照档案分类、编号、装订等要求,对收集到的会计核算档案进行
整理。
2. 编制目录:编制会计核算档案目录,包括档案名称、编号、页数、起止日期等
信息。
3. 提交审核:将整理好的会计核算档案提交财务部门负责人审核。
4. 归档:经审核通过的会计核算档案,由财务部门负责人签字确认后,归档至档
案室。
第十一条会计核算档案的保管应遵循以下要求:
1. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施,确保档案安全。
2. 档案存放应按照档案分类、编号进行,便于查阅和管理。
3. 档案室应定期对档案进行检查、清理,确保档案的完整性和准确性。
会计材料档案管理制度
一、目的和依据
为了加强会计材料档案管理,确保会计材料档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》及国家有关档案管理的规定,结合本单位的实际情况,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于本单位所有会计材料档案的管理工作,包括会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算专业材料。
三、会计材料档案的范围
1. 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证等。
2. 会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账
簿等。
3. 财务报表类:月度、季度、年度财务报表、会计报表附表、附注和文字说明等。
4. 其他类:银行对账单、纳税申报凭证、发票收据存根、财务证照、重要文件合同、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
四、会计材料档案的管理职责
1. 财务部门负责会计材料档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
2. 财务部门设立会计档案管理员,负责会计档案的日常管理工作。
3. 会计档案管理员应具备以下条件:
(1)熟悉国家档案管理法律法规和会计档案管理制度;
(2)具备一定的会计专业知识和档案管理技能;
(3)责任心强,工作认真负责。
五、会计材料档案的管理制度
1. 会计材料档案的收集:财务部门在办理会计业务过程中,应及时收集会计凭证、会计账簿、财务报表等会计材料,确保会计档案的完整性。
2. 会计材料档案的整理:会计材料档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报表等
类别进行分类整理,确保会计档案的有序性。
3. 会计材料档案的归档:会计材料档案应按照规定的时间、顺序和类别进行归档,确保会计档案的及时性。
企业会计核算材料归档范围
企业会计核算材料归档范围
企业会计核算材料归档范围是指会计核算过程中需要保留和归档的各
类会计凭证、账册、报表以及相关的财务资料。这些资料的归档工作对于
企业的财务管理非常重要,可以为企业提供参考和依据,方便后续的审计、查询和比对。
下面是企业会计核算材料归档范围的详细说明:
1.会计凭证类资料:包括原始凭证、会计凭证、记账凭证、支付凭证、收款凭证等。这些凭证是企业日常交易和业务活动的记录,需按时间顺序
归档存档。各类凭证的归档有助于审计、查询和核对公司的账务。
2.会计账册类资料:主要包括:总账、明细账、辅助账等。总账是企
业核算的主要账簿,记录了企业在一个会计期间内的各项收入、支出、资产、负债、所有权益等。明细账是总账的补充,详细记录了各项具体业务
的明细。辅助账是辅助核算的账簿,包括应收账款、应付账款、存货等。
这些账册在每个会计期间结束后需归档,以备后续查询和比对。
3.财务报表类资料:包括资产负债表、利润表、现金流量表等。这些
报表是企业财务状况、经营成果和现金流量的汇总和总结,反映了企业的
财务状况和经营情况。这些报表应在审计、备案等时期内进行详细核对和
归档,为公司的决策提供参考基础。
4.税务报表类资料:包括增值税报表、所得税报表、外汇资金申报表等。这些报表是与税务机关进行申报和纳税相关的,需要在规定的时间内
编制并归档。这些报表的准确性和及时性对企业的税务合规和税务风险管
理非常重要。
5.相关财务资料类:包括原始票据、合同协议、财务文件等。原始票据是企业交易和业务活动的依据,对于企业的会计凭证和账务处理非常重要。合同协议是企业与合作方签订的合同和协议,需作为重要依据进行归档。财务文件包括银行对账单、往来款项明细等,是核对资金收支和账务处理的重要参考。
会计档案的整理与归档
• 2、标签填法
2021/5/27
11
• ຫໍສະໝຸດ Baidu1)会计凭证类
类别 年度
目录号
案卷号
期限
2021/5/27
• 类别:是指会计凭证类别, 可不填。
• 年度:是指案卷所属年度。 • 目录号:是指该案卷所在的
案卷目录的编号。 • 案卷号:是指该案卷排列顺
会部门各执一份。 • 2、根据分类依年代先后编制案卷目录。 • 3、案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别装订。
机关单位必须这样做,其他单位可以根据会计核算单 位装订。为便于查找可在首页加上目次。
2021/5/27
14
• 4、会计档案案卷目录的填写(结合表式)
• (1)案卷顺序号:即案卷排列后的顺序号,填在档案 室编一栏内。
动的照片
2021/5/27
20
• 3、收集要求 • (1)底片、照片、文字说明齐全 • (2)底片和照片的影像相符
• 四、照片档案的整理与编目 • 1、分类:按照片所揭示的内容或专题分类(可参照归档
范围)。 • 2、排列:在一册照片内每张照片按时间顺序排列,照片
粘贴于指定的位置上,底片装在底片袋内。 • 3、编号: • 照片编号:每册照片从“1”开始编号,每张照片 一个号.。 • 编页号:同文档,正面在右上角,背面在左上角。
会计档案管理规范
会计档案管理规范
一、会计档案的归档范围
会计档案是指在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的会计核算材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据,是国家全部档案的重要组成部分,主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表。
二、会计档案管理的任务
会计档案管理工作的基本任务主要是:收集材料、整理立卷、安全保管、提供利用。具体任务有:
(一)会计人员负责对会计核算材料进行收集、整理、立卷、归档,由财会部门自行保管一年,此年向本单位资料室移交。本单位资料室负责对财会人员的立卷归档和保管工作进行监督和指导。
(二)保管好会计档案并积极提供利用,为各项工作服务。
(三)制定本单位的会计档案管理制度,做好会计档案的宏观调控与微观管理工作。
三、会计档案的立卷、归档
(一)整理会计档案的原则
整理会计档案应遵循按照会计档案的自然形成规律和档案本身固有的特点,保持各类核算材料间的历史联系,区别不同的保管价值和会计类型,便于保管和利用的原则。
(二)确定会计档案的保管期限种类
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五类。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
(三)立卷
立卷的方法就是把会计档案分为凭证、账簿、报表三大类,按照时间的顺序,结合数量的多少,分别组成若干个保管单位。
(四)卷内材料排列与编写页号
会计凭证按记账凭证顺序号先后次序排列,原始凭证不编写页号。在登记卷内文件材料张(页)数时,填写本卷内记账凭证起止号。
账簿按会计的自然形成各项目排列,分两种情况:一种是活页式,要抽出空白页;二种是订本式,不得拆散或抽空白页。
会计核算材料的归档与管理
会计核算材料的归档与管理
嘉鱼县档案局李晖
一、会计档案概述
(一)会计档案的定义
会计档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在经济活动中直接形成的,具有保存价值的会计核算专业材料,如会计凭证、会计账簿、财务报告等。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,是国家全部档案的重要组成部分。
定义的含义:
1.会计档案的来源是各类机关、团体、企事业单位、社会组织和个人的经济活动(主要指会计核算活动)。
2.会计档案的形成过程是会计核算活动的直接产物。
3.会计档案的内容和成分主要是指会计凭证、会计账簿和财务报告。
4.会计档案的作用是对国家、社会、个人有保存备查价值。
5.会计档案的属性是经济活动的原始记录性。
6.会计档案的地位是国家全部档案的重要组成部分。
(二)会计档案的特点
1.形成范围的普遍性。凡有会计和会计工作的地方和单位,都要形成会计档案。其范围遍及城乡,包含各行各业,涉及党政机关、社会团体、企事业单位甚至个人,这些单位,每天都在发生大量的会计事项,每年形成的会计凭证、会计账簿和财务报告,可谓汗牛充栋,卷帙浩繁。
2.内容的专业性。会计档案是通过会计核算形成的。会计核算是会计特有的专门手段,有着专门的规则和方法,从而使会计档案具有较强的专业性。正因为如此,会计档案被称为一种专门档案。
3.相互间的衔接性。会计凭证、账簿、报表三种核算材料依次形成,环环相扣,它们共同记录和反映着同一经济业务、构成不可分割的会计核算体系。
4.核算材料的共同性。各类会计的基本核算方法是相同的,形成的会计档案都是会计凭证、账簿和报表三种形式,而且许多材料的规格样式是可以通用的,其记录形式主要是数据性和表格式。
2020年(财务会计)会计资料的整理与归档方法
(财务会计)会计资料的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法
一、会计档案含义料归档范围
会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。
二、会计档案材料归档范围
根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定,会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性(非指本单位)不办的文件;未生效的合同、协议、单据;未定稿和重份文件;无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。
(一)会计凭证:
会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种:(企业会计中还有汇总凭证)1、原始凭证是经济业务发生时,所填写的书面证明,是会计核算的原始依据;原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的(如验收单、领料单、借款单),外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证,由收款单位开给的现金收据等。
2、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的,分为收款凭证,付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。
综上所述:会计凭证归档范围包括:原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。
(二)会计帐簿:
会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务,而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种:
1、序时帐簿(又称日记帐)、出纳帐、银行帐;
会计档案归档与
会计档案归档与整理
2009年2月
一、会计档案的概念
什么是会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,
是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据;会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算;一个年度会计核算工作结束,它所产生的材料——凭证、账簿和财务报告即是会计档案;
需要注意的是:会计部门形成的材料很多,只有会计专业核算材料才是会计档案;财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计档案的归档范围,应按照文书档案管理办法执行;
二、会计档案的收集范围:
1、会计凭证:用来记录经济业务,明确经济责任,作为经济依据的书面证明文书;包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;
2、会计账簿:由固定格式账页所组成,以会计凭证为依据,全面系统科学地记录和反映各项经济业务的会计簿籍;包括:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助账簿、其他会计账簿;
3、财务会计报告:用统一的货币计量单位,以账簿记录为主要依据,按规定的表格形式,定期总括地反映核算单位在一定时期经济活动和财务状况的报告文件;包括:月度、季度、年度财务报告,包括会计报告、附表、附注及文字说明,其他财务报告;
4、其他:会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册;
三、会计档案的整理:
会计档案的整理工作,就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件,通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目,组成一个有序的过程;依照会计工作的基本环节,进行科学的分类整理;
会计档案的整理
五、会计档案的整理 遵循会计档案的特点和科学管理档案的原
(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总 凭
证,其他会计凭证。 (二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固
定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告 、包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财 务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账 单,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计 档案销毁清册。
六、会计档案案卷格式
•
会计档案案卷格式,包括案卷的装具
格、卷内备考表、会计档案案卷目录、会
计档案移交清单、会计档案销毁清单格
式。一种是案卷盒,用于会计凭证:一种是 硬卷皮,用于会计报表;会计账簿可以不 另装具,但需加贴规定封面。
六、会计档案案卷格式
• 会计凭证卷盒封面格式
• 卷盒封面项目包括:立档单位名称、时 间、本月共**册本盒 是第*-*册、凭证自 号至号、共张、保管期限、财会主管、立 卷人、全宗号、目录号、案卷号、各项具 体位置、尺寸(见附图)。
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会计核算材料的归档与管理
嘉鱼县档案局李晖
一、会计档案概述
(一)会计档案的定义
会计档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在经济活动中直接形成的,具有保存价值的会计核算专业材料,如会计凭证、会计账簿、财务报告等。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,是国家全部档案的重要组成部分。
定义的含义:
1.会计档案的来源是各类机关、团体、企事业单位、社会组织和个人的经济活动(主要指会计核算活动)。
2.会计档案的形成过程是会计核算活动的直接产物。
3.会计档案的内容和成分主要是指会计凭证、会计账簿和财务报告。
4.会计档案的作用是对国家、社会、个人有保存备查价值。
5.会计档案的属性是经济活动的原始记录性。
6.会计档案的地位是国家全部档案的重要组成部分。
(二)会计档案的特点
1.形成范围的普遍性。凡有会计和会计工作的地方和单位,都要形成会计档案。其范围遍及城乡,包含各行各业,涉及党政机关、社会团体、企事业单位甚至个人,这些单位,每天都在发生大量的会计事项,每年形成的会计凭证、会计账簿和财务报告,可谓汗牛充栋,卷帙浩繁。
2.内容的专业性。会计档案是通过会计核算形成的。会计核算是会计特有的专门手段,有着专门的规则和方法,从而使会计档案具有较强的专业性。正因为如此,会计档案被称为一种专门档案。
3.相互间的衔接性。会计凭证、账簿、报表三种核算材料依次形成,环环相扣,它们共同记录和反映着同一经济业务、构成不可分割的会计核算体系。
4.核算材料的共同性。各类会计的基本核算方法是相同的,形成的会计档案都是会计凭证、账簿和报表三种形式,而且许多材料的规格样式是可以通用的,其记录形式主要是数据性和表格式。
5.形式的多样性。从规格上讲,凭证、账簿、报表大小不一;从装订形式看,一般账簿不需重新装订;从形成与管理方式的发展状况看,会计档案材料的现代化进程比一般公文处理快,载体形式发展迅速。
(三)会计档案与相关档案资料的区别
1、与文书档案的区别:各单位的各种财务、预算、计划及经费请示、批复等材料,以及有关财经法规、规章、制度等文件一般都作为文书档案处理,而不属于会计档案范畴。
2、与会计资料的区别:各单位收集或购买的各种公开或内部出版物,以及会计档案的复制品(文件汇集等),不是会计工作中直接产生的,不能反映本单位会计活动的历史面貌,不是会计档案,而是会计资料。
二、会计核算材料的归档范围
(一)会计凭证
原始凭证
会计凭证
记账凭证
(二)会计账簿
会计账簿是由一定格式的账页所组成,以会计凭证为依据,连续、系统、全面、综合地记载各项经济活动的簿籍。主要指总账、明细账、日记账、固定资产卡片辅助账簿和其他会计账簿。
(三)财务报告
财务报告包括会计报表及其说明。会计报表包括会计报表主表、会计报表附表、会计报表附注。会计报表按照编制报表的时间,一般分为月报、季报、年报三种。会计报表按其反映的主要内容,一般可以划分为以下几种:
(四)其他会计材料
会档保管清册
会档销毁清册
会计移交清册
在企业和其他组织中,还应对银行余额调节表、银行对账单等进行归档。
这里应特别说明的是,财会部门经办和形成的有关财会工作的方针、政策、制度、计划、总结、报告及来往文书等都不属于会计档案的归档范围,其中有保存价值的文件材料,应作为文书档案收集归档。
三、会计核算材料的整理
按会计档案管理办法(财会字[1998]32号)、湖北省会计档案管理实施办法(鄂财会发〔1999〕398号)相关精神执行
会计档案的整理步骤
第一步,分类
会计文件材料按如下方法之一进行分类:
(一)类型—年度分类法
即首先将本单位的会计文件材料按凭证、账簿、财务报告、其他。其次将同一类别内的会计核算材料分成各年度。
这种分类方法的优点是按会计核算材料的类型操作,简便易行,容易掌握,分类方法与排架顺序一致;适用于一般单位的预算会计,应优先推荐。
(二)年度—类型分类法
即首先将本单位的会计文件材料按年度分开。其次将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、账簿、财务报告、其他四大类。这种分类方法的优点是按年度分开,便于逐年操作,简便易行,容易掌握,便于查找和利用,但一般与排架方法不一致。这种分类方法也适用于一般单位的预算会计。
除以上二种适用于一般单位的会计文件材料分类方法外,还有如下两种方法分别适用于财政机关和税务、银行等单位。
(三)年度—组织机构—类型分类法
即首先按年度分开;其次把一个年度内形成的会计核算材料按组织机构分开,然后在组织机构内再分凭证、账簿、财务报告、其他四类。其优点是能分别集中各机构会计核算材料,便于财政机关各部门的利用。这种分类方法适用于总预算会计(财政机关)。
(四)年度—会计类型—会计核算材料类型分类法
即首先按年度分开;其次把一个年度内的会计核算材料先按会计类型(如:税务单位的税收会计、经费会计等)分开;然后将同类型的会计核算材料分成凭证、账簿、财务报告、其他四类。其优点是便于反映不同的会计活动,能将同类性质的会计材料集中在一起,保持
相互的内在联系。这种分类方法多适用于税务、银行等单位的会计。
第二步,组卷
会计核算材料的组卷包括会计核算材料的前处理、案卷组合、卷内材料排列、装订、封面编目等步骤。
DA/T 39-2008规定的会计凭证封面格式
会计凭证封面填写示例
单位名称:湖北省档案局凭证名称:转账凭证
会计主管:张三装订人:李四2009年3月31日
会计档案盒格式
(三)财务报告的组卷
①检查核对。会计报表装订前按编报目录核对是否齐全。
②案卷组合。会计报表应分基层单位会计报告、汇总会计报告分别装订。年终决算报表要单独装订,季报和月报可根据张数的多少,装订成一卷或数卷。财务报告的文字材料是对会计报表的分析和说明,必须与会计报表组合到案卷,以保持其内容的密切联系。
③卷内材料排列。
排列顺序为:③-1会计报表封面;③-2会计报表编制说明;③-3各种会计报表(按会计报表的编号顺序排列);③-4财务报告的必要文字说明;③-5会计报表的封底。
④填写卷内目录和备考表。
④-1填写会计档案卷内目录。会计档案卷内目录的用纸尺寸采用国际标准A4型(长宽为297mm×210mm),纸张质量宜采用70克以上白色书写纸制作。其表头如下:
卷内目录
各项目填写方法:
顺序号:以卷内文件材料排列先后顺序填写序号,亦即件号。
责任者:填写对档案内容负有责任的团体和个人,即文件材料的署名者。文号:填写文件制发机关的发文字号。
题名:即文件材料标题,一般应照实抄录,没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]“号。
日期:填写文件材料的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20070619。
页号:填写卷内文件材料所在起页的编号。
备注:在需要说明情况的文件材料栏内打“*“号,并将需说明的情况填写在备考表中。