秘书及行政人员职业技能

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行政文秘人员职业化训练教程

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行政文秘人员的主要工作（表一）
工作
辅助决策信息工作文书工作会务工作
公关工作
具体内容
决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。
秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。
序
检测内容
良一差
号
般
22 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）
23 有一定数学头脑。
24 会多种语言并且能适应多国文化环境。
25 求知欲强。
26 掌握先进计算机软件应用。 27 能代替上司处理日常事务。
28 独立工作能力强。
26
行政文秘
年
能
轻
干
貌
会
美
说
身
不
体
贪
好
功
27
你适合做文秘吗？
谢谢大家！
第一讲你适合做行政文秘吗？
4
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作
5
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等

关于高级秘书助理和行政人员技能提高训练营的培训

专业秘书及行政助理工作技能训练

• • • • • 沟通能力/人际关系能力 1：接待能力。 2：口头表达能力。 3：协调能力。 4：组织能力。
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序号 1 2 3 4 5 检测内容良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。良好的口头表达能力，如得体地应对电话。善于与人沟通。随机应变能力强。能严守秘密谨慎处理保密文件。强项
主要工作有：接听电话、上传下达；使用办公室软件：打字、制表、做幻灯片。使用各种办公用具（传真、复印、电脑）；使用互联网；管理档案、文件等；接待；其他事务性的简单工作；
中级秘书：分担上司的工作
• • • • • • • • 主要工作有：起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调各种关系；管理公司工作日程；组织、召集相关的会议；收集相关信息资料等；公司内、外的简单事务的处理；语言要求；
管理其他人的时间
• 同事
– 珍惜、尊重他人的时间 – 团队工作，确定合理的工作期限及跟进方法 – 遵守对时间的承诺 – 有效地管理项目进展 – 确保你明确地表达了你的目的 – 到他的办公室去 – 有效地沟通
2014-7-22
• 经理
– 熟悉经理的工作习惯并努力适应 – 让经理了解你的工作状况 – 让经理授权给你 – 守时 – 一次带几件事找经理 – 时间是最民主的 – 有效地沟通
4：照顾身边琐事

行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的能力

行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备

的本领

行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的本领

一、岗位职责

行政秘书作为公司或组织中的一位关键性职位，其工作有着特

别紧要的意义。行政秘书的重要职责如下：

1. 把握公司或组织的整体运营情况，并协同相关职能部门执行

相应的应急措施。

2. 组织高层会议，并且记录会议内容，起草会议纪要。

3. 协调公司或组织内部不同职能部门的沟通和协作，帮助管理

者完成内部工作的调度和协商。

4. 组织和布置外部活动及商务接待工作，帮助项目部门和高管

组织和策划商务活动。

5. 负责拍摄和整理公司的宣扬资料和公关材料，并搭配其他市

场部门进行相关的宣扬。

6. 负责公司/组织的各项流程文件的整理、归档和备份工作，

确保紧要信息得到保留和整合。

7. 帮助高管订立行政物资采购计划、物品调配计划和移交计划，负责行政物资管理的监督、保管和更新。

二、任职条件

行政秘书是一个特别紧要的职位，其担负此岗位需要拥有以下

的职业素养：

1. 具有专业的行政或秘书相关专业的教育背景，或者是商学院、管理学院、经济学院等机构的毕业生，同时也需要拥有优秀的写作

和精准的数据分析技能。

2. 具有优秀的组织管理本领，良好的沟通和协作本领，以及良

好的工作态度和团队意识。能够在快速、多变的工作环境下稳步推

动工作，并具有适应性强的执行本领。

3. 具有相关领域的工作阅历，对行政部门的操作具有相应的谙

习度，娴熟使用微软办公软件或其他行政管理软件。

4. 具有良好的个人素养，如高度的责任感、诚实守信、公正无

私的原则、结果导向、有制造精神并具有客户服务理念。

行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的能力

行政秘书是指在企事业单位或政府机构中，负责协助领导、文书处理、会议组织等工作的行政人员。行政秘书岗位职责主要包括以下几个方面：

1. 协助领导：为领导提供协助，协调办公室工作，处理办公室日常事务。

2. 文书处理：负责行政文件的起草和处理，包括行政公文、报告、备忘录、会议记录等。

3. 会议组织：负责组织会议，包括会议日程安排、会议材料准备、会议记录和会后汇报等。

4. 联络协调：负责处理领导的关系网络，与内外部人员沟通联络，提高组织内部外部协调合作。

5. 行政支持：为行政领导提供全面的行政支持，包括文件的整理与归档、行政布置、日常客户服务等。

行政秘书需要具备以下的必要任职条件：

1. 学历要求：应具备本科及以上学历，文秘/行政管理/公共事务等相关专业。

2. 工作经验：应有一定相关工作经验，特别是行政事务和公共事务经验。

3. 语言能力：应具备扎实的英语听、说、读、写能力，能胜任与海外客户沟通的英文需求。

4. 技能能力：应具备较强的组织能力、协调能力、计划制定和决策能力以及公关能力等。

5. 职业素质：应具备较高的工作责任心、耐心、细心、勤奋、机智、沟通协调能力和团队合作精神。

综上所述，一个优秀的行政秘书需要具备一定的学历、工作经验以及多项必要的能力，才能够胜任岗位职责。

秘书该掌握哪些职业技能

秘书该掌握哪些职业技能在许多人眼里，秘书就是打字员和办事员。但在国外，秘书早已被划分到行政管理的范围之内。从我国劳动部门最近几年出台的秘书职业标准来看，与国际标准尚有距离。那么，在新的时代，秘书的职业标准是什么呢最近，英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官shirley-taylor女士发表了自己的看法。

shirleytaylor女士认为，在过去的几十年中，秘书的角色变化得很快，她们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。

这种变化使得市场对秘书人才职业技能的需要也开始发生转变。shirley介绍说，在21世纪，秘书需要有以下五方面的能力：一、多元化才能。秘书应用懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。二、组织能力。秘书应当是一个组织者，她要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，她还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。三、沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，她要善于协调企业内外部的关系。四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，她需要跟上计算机应用的发展步伐。五、团队合作能力。秘书要参加到许多实际项目中去，她需要收集信息，需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。

对中国想从事秘书的年轻人，shirley提出建议：“要成为一名好秘书，最关键的是对这份工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。”

行政秘书工作中应具备的专业素养与能力

行政秘书工作中应具备的专业素养与能力2023年，作为一名行政秘书，要胜任自己的工作，不仅需要具备熟练的办公软件操作技能及语言表达能力，还需要具备专业素养和能力，以应对企业日益复杂多变的需求和挑战。本文就行政秘书工作中应具备的专业素养与能力进行分析，并进行详尽探讨，以期对广大行政秘书朋友们有所帮助。

一、专业素养

1.精通常见的办公软件和办公自动化技术：作为行政秘书必须熟练掌握Word、Excel、PPT等常见的办公软件，能够利用办公自动化技术提升工作效率。并要熟练掌握如团队协作管理软件、文档管理软件、日程安排软件等应用软件，以应对复杂的工作任务。

2.出色的语言表达能力：作为一名行政秘书必须拥有出色的语言表达能力，不仅要善于沟通，还要能够清晰、准确地传达意思，具备清晰、简明的表达方式，能够在短时间内给对方留下深刻的印象。

3.具备业务知识：行政秘书除了要会办公室管理、日常行政工作外，还需要熟练掌握公司业务知识，了解公司产品性质、服务标准，以及相关行业政策等，从而为各类工作提供有针对性的支持和服务。

4.灵活的应变能力：行政秘书工作中常遇到各种琐碎的事情，需要具备快速灵活的应变能力，能够善于处理突发事件，有处理突发事件的经验。

5.保密意识：行政秘书往往会涉及一些重要机密，必须具备高度的保密责任心和秘密意识，能够妥善保管各类机密信息。

6.严格执行规章制度：行政秘书必须具备遵守公司规章制度、遵循法律法规、遵守职业道德的意识，严格执行公司管理规定，确保公司高效有序运转。

二、能力要求

1.细致入微的思维能力：行政秘书往往需要同时处理多个复杂任务，因此需要具备细致入微的思维能力，能够全面真实地了解工作要求，找出关键问题和解决方案，以达到高效的工作目标。

秘书职业技能介绍

秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理，那么需要具备哪些职业技能?下面店铺给大家介绍关于秘书职业技能的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书职业技能

一、多元化才能。秘书应用懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。

二、组织能力。秘书应当是一个组织者，她要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，她还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。

三、沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，她要善于协调企业内外部的关系。

四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，她需要跟上计算机应用的发展步伐。

五、团队合作能力。秘书要参加到许多实际项目中去，她需要收集信息，需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。

职业特点

1.社会化、行业化

2.专业化、知识化

3.自动化、高科技化(既然技术能解决一切问题，能保证秘书的高效率工作，是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义，秘书也将为机器所取代呢?)

4.科学化、制度化

以马里兰州初级大学为例，公共课有：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。

行政秘书的专业课程有：商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。

法律秘书的专业课程有：美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。

医药秘书的专业课程有：生物学、生理学、人体解剖学，心理学、医药学、医药专门术语、

(行政文秘)秘书三级技能及基础知识讲义

第一章会议管理

第一节会前筹备

学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。

学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。

一、会议筹备方案的拟订

(一) 、会议筹备方案的内容

1、确定会议的主题与议题

2、确定会议的名称

3、确定会议的议程

4、确定会议的时间和地点

5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要

6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作

7、确定会议与会代表的组成

8、确定会议经费预算

9、确定会议住宿和餐饮安排 10、确定会议的筹备机构

(二) 、会议筹备方案的作用

1、确保会议的周密组织

2、确保会议服务质量和沟通协调到位

3、确保领导的意图得以贯彻执行

(三) 、电话会议及视频会议的知识

1、电话会议

1) 电话会议交流信息的特点

A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的

B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息

C. 可以搭配使用其它通信方式

D. 适用于分公司不远、规模不大的企业

2) 电话会议信息工作的要求

A. 准确发出开会信息

B. 认真分发会议书面信息材料

C. 合理安排会场信息传输设备

D. 按时接通电话

E. 通报出席情况

F. 做好会议记录

2、视频会议

1) 视频会议的特点

A. 实现声音和图像同时传送

B. 打破空间的限制

C. 节省时间、费用

D. 交流效果较好

E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛

秘书人员应该具备的素质

作为现代企业中不可或缺的一份子，秘书人员的工作难度与重要性在不断加强。他们是企业的形象代表，是管理者的得力助手，也是员工的依靠和企业之间的沟通纽带。秘书人员应该具备充足的专业知识和技能，也需要拥有一系列的品德素质、工作态度和沟通能力。只有具备了这些素质，才能够提升工作效率，成为一名优秀的秘书人员。

一、优秀的品德素质

1、高度诚信：秘书人员是政企机构的中坚力量，必须拥

有高度的诚信，能够忠实履行自己的工作职责，遵守企业的规章制度，为公司创造最大的利益。

2、责任心强：秘书人员的职责范围广泛，工作内容也非

常复杂，所以必须具备严谨的工作态度和高度的责任心，保证工作的准确性和稳定性。

3、良好的职业道德：秘书人员需要保持职业性和时间性，不妨私事于公，认真对待工作中遇到的问题和矛盾，妥善处理好各项工作任务，营造出良好的工作氛围。

二、专业知识技能

1、语言表达能力：秘书人员需要具备优秀的口头和书面

表达能力，在处理日常工作中流畅地表达各种信息，并在处理文件时精准地起草和撰写文件。

2、熟练使用各类办公软件：秘书人员必须熟练掌握各类

办公软件，比如Word、Excel、PPT等，便于对各类信息进行

有效的收集和整理，以提高工作效率。

3、行政管理能力：秘书人员需要具备较强的组织、协调、决策和分析能力，在日常工作中对各项行政管理工作进行有效的规划和指导，确保企业的运行顺畅。

三、优秀的工作态度

1、高度工作热情：秘书人员代表企业出差公使，在处理

各种事务过程中需要具备高度的工作热情，认真对待每项工作，在工作中表现出专业性和真诚的态度。

行政秘书岗位职责、任职条件以及应具备的能力

行政秘书是企事业单位中的一种重要管理岗位，负责协助上级领导完成日常行政管理和文书工作。行政秘书的职责较为广泛，不仅需要承担行政助理的工作，同时还要具备一定的管理能力和沟通协调能力。

一、行政秘书的岗位职责：

1. 协助上级领导制定和执行行政管理方案，负责行政文书处理、处理文件传递和收发工作。

2. 负责安排上级领导的日程安排，组织会议、出差和接待工作，协调各部门的工作协作。

3. 负责企事业单位的文件和资料管理，包括档案管理、文件收发、文件存档等工作。

4. 协助上级领导处理来访人员的事务，做好公关和对外联络工作。

5. 负责行政办公室的日常运行维护，包括物资申购、设备维护、场地管理等工作。

二、行政秘书的任职条件：

1. 大学本科及以上学历，行政管理、人力资源等相关专业毕业优先。

2. 具备较强的文字表达和沟通协调能力，能熟练操作常用的办公软件。

3. 具备一定的组织协调能力和团队合作精神，能够积极主动地完成各项工作任务。

4. 具备较强的学习能力和应变能力，能适应快节奏的工作环境。

5. 有相关工作经验者优先考虑，尤其是在行政助理或行政职能

岗位有较长工作经验者。

三、行政秘书应具备的能力：

1. 规范的文字表达能力。行政秘书需要经常处理各种行政文书和文件，要求对文字的用词、格式和语法具有较高的要求，能够准确、简洁、清晰地表达主题内容。

2. 强大的组织协调能力。行政秘书需要统筹安排上级领导的工作、出差和会议等，需要有良好的时间管理和组织协调能力，能够合理安排上级领导和单位其他岗位人员的工作日程。

高级秘书、助理和行政人员技能培训

2. 时间管理的原则
√目标管理与80/20法则
√缓急轻重的优先管理
√个人时间与领导工作时间计划与安排
3. 时间管理小窍门
4. 办公室接待与电话处理
◇上级的时间管理与安排
5. 自我情绪控制与压力管理
◇上司出差日程管理与工作计划
★案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧
★小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？
8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？
9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对？
10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？
2. 优秀人员的胜任素质
如何提升秘书/助理/前台人员的素质
优秀与一般的差异——修炼良好心态
★案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；
第二种认为：吃年轻饭，混日子；
第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？
3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？

秘书实务知识：秘书综合能力

秘书实务知识:秘书综合能力

理解领悟能力：

秘书要耐心地倾听、敏锐地观察,作到“善解人意”，特别是要迅速、准确地领会上司的意图。

独立办事能力：

上司的指示要及时、高效地办好,周到细致地安排活动,领导不在时要独立处理突发事件。

沟通与交际能力：

秘书能使企业内各部门之间,企业与各有关单位和个人进行良好的沟通，以建立和维护良好的人际关系。

策划与决策能力：

策划需要创造性的想法和点子,形成框架和计划。决策则是一个比较评估优选的过程。这是高级秘书应具有的能力。

口头及文字表达能力：

秘书与人沟通口头表达和文字表达是最基本的能力之一。口头表达要注意,说话要实用性;真实性;针对性;规范性和艺术性。撰写通用公文、商务文书也是秘书最经常的工作之一。涉外秘书还需要外语口头交流与书面交流能力。

实际操作能力:

秘书必须掌握现代办公设备的操作能力和其它技能。除了熟练掌握计算机的使用外,其它如复印机、传真机、扩音器、录音、录像、摄影、移动电话、驾驶汽车等。

秘书基础知识要点

以下是秘书的基础知识要点：

1. 组织和计划能力：秘书需要具备良好的组织和计划能力，能够有效地安排和管理时间、任务和资源。

2. 沟通能力：秘书需要具有良好的口头和书面沟通能力，能够与各种级别的人员进行有效的沟通和协调。

3. 商务礼仪：秘书需要具备良好的商务礼仪，包括在面对客户或合作伙伴时的礼貌、尊重和专业态度。

4. 文件管理：秘书需要能够有效地管理文档、文件和记录，包括归档、分类、备份和检索等。

5. 会议和会务管理：秘书需要能够组织和管理各种会议和会务活动，包括预订场地、安排日程、准备文件和记录会议纪要等。

6. 信息管理：秘书需要能够快速准确地收集、整理和传递信息，包括处理邮件、电话和其他通信方式。

7. 技术能力：秘书需要具备一定的技术能力，能够熟练使用办公软件、电子邮件和办公设备，以提高工作效率。

8. 保密性：秘书需要能够保守机密信息和保护机构的利益，保证工作的机密性和安全性。

9. 多任务处理能力：秘书需要能够同时处理多个任务和项目，能够有效地分配优先次序和管理时间。

10. 解决问题能力：秘书需要具备解决问题的能力，能够快速准确地分析和解决各种问题和挑战。

这些是秘书的基础知识要点，不过实际工作中还有很多其他的技能和知识需要不断学习和提升。

行政秘书技能全面培训

行政秘书技能全面培训
秘书商务礼仪…
❖ 缓解压力……
❖ 大部分压力毫无必要： ❖ 40%的担忧永远不会发生；
❖ 30%的忧虑涉及过去的决定，是无法改变的； ❖ 12%的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评； ❖ 10%的忧虑与健康有关，而越担忧问题就越严重； ❖ 8%的忧虑可以列如“合理”范围。
行政秘书技能全面培训
行政秘书技能全面培训
2 秘书的职业特征…
❖ 知识化……
秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨＼打印机、复印机、电话＼电脑等现代工具＼设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。中＼高级秘书还被称为‘‘参谋’’、‘‘顾问’，属于 ‘‘智囊型’’人物。
❖ 机密性……
秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富＼更为确切的涵义。但至今仍有人戏言：秘书秘书，姓“秘”名“书”，一离不开秘密，二离不开文书。不管是机关＼企业＼私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。
行政秘书技能全面培训
1 秘书的类别…
f 法律秘书……
这是指服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。

秘书学职业技能等级

一、初级秘书技能等级

初级秘书技能等级是指秘书在刚刚进入职场，经验较少的阶段。在这个阶段，初级秘书主要需要掌握以下几个方面的技能：

1.办公文书处理：初级秘书需要能够熟练处理各类办公文书，如写作公文、起草会议纪要、整理文件等。在处理文书时，需要注意语言准确、条理清晰，确保文书的规范性和可读性。

2.日常行政工作：初级秘书需要能够熟练处理日常行政工作，如接听电话、记录会议安排、安排会议室等。在处理日常工作时，需要细心、耐心并保持高效率，确保事务的顺利进行。

3.时间管理：初级秘书需要具备良好的时间管理能力，能够合理安排自己的工作时间，根据工作的紧急程度和重要性来确定工作的优先顺序，提高工作效率。

4.沟通能力：初级秘书需要具备良好的沟通能力，能够与上级、同事和客户进行有效的沟通。在沟通中，需要注重倾听对方的意见和需求，并能够清晰准确地表达自己的意思。

5.团队合作：初级秘书需要具备良好的团队合作精神，能够与团队成员合作完成工作任务。在团队合作中，需要积极参与讨论，与他人进行有效的协作，共同完成工作目标。

二、中级秘书技能等级

中级秘书技能等级是指秘书在工作中逐渐积累了一定经验，并具备了一定专业知识的阶段。在这个阶段，中级秘书需要进一步提升自己的技能水平，具体包括以下几个方面：

1.专业知识：中级秘书需要进一步学习和熟悉与秘书工作相关的专业知识，如管理学、商务礼仪、办公自动化等。通过学习和实践，提高自己的专业素养和能力。

2.组织能力：中级秘书需要具备较强的组织能力，能够合理安排和管理工作中的各项事务。在组织工作时，需要注重细节，善于计划和安排，确保工作的有序进行。

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秘书及行政人员职业技能

1.在行政工作中没有受到过系统训练，无法从战略性全方位角度认知行政管理工作

2.不知如何把握上级的意图，完成任务

3.感觉工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏

4.行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”要提防

5.想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省

6.对行政工作的各项标准不清楚

7.在公司的职位地位不理想，与各部门沟通不顺畅

8.要干的事情太多，社会资源也有很多，但不知如何利用社会资源

9.对于如何管理公司的系统性整体行政事务心中没底

10.想系统学习，提高行政管理技能，但没有合适的传授经验课程，空有理论知识

●课程背景

随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作；同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。

为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。

●课程收益

★提高基行政工作能力，逐步成为合格的企业管理层

★掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能★运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法

★学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率

●讲师简介林恩女士

职业培训师，拥有十年职业培训实务经验，曾任跨国集团中国区的中方培训经理、国内某电子5

强企业和世界500强之一的汽车制造企业的人力资源高

级经理，曾先后为顺德美涂士、熊猫电子、中国电信、中国网通、中国联通、苏州绕城高速公路有限公司、宗申产业集团、广东巨轮模具股份有限公司等几十家企业做过咨询和内训。

所授课程：以绩效为导向的考核制度、TTT讲师培训、人力资源管理策略、高级秘书/助理和行政人员技能发展、商务文书写作、非人力资源主管和人力资源培训、高绩效主管训练、员工教育培训与发展计划、员工招募、面谈与甄选技巧、薪酬福利与奖金管理等。

参加过林老师授课的学员来自于：广东雅倩化妆品、中信度假村酒店、顺德顺威电器、中国网通、中国联通、铁道第三勘察设计院、贵州天能电力高科技有限公司、诺基亚、东风日产乘用车公司、康大集团、可口可乐、霍尼

维尔、丽珠集团、诺和诺德（中国）制药有限公司、格雷汉姆真空热传导技术（苏州）有限公司、上海中远川崎重工钢结构有限公司、上海格林福德有限公司、洛杉矶会议及旅游局驻华办事处、康乐保（中国）、海航集团、东芝（中国）、NORDEX（北京）风力发电工程技术有限公司、基美电子（苏州）有限公司、TCL、厦新电子、航新电子、伊莱克斯(中国)电器有限公司、万和电器、海尔电器、美的集团、格兰仕集团、鸿智电器、广东威创视讯科技股份有限公司、平安保险、人寿保险、建设银行、广发银行等。

●课程大纲

第一部分：怎样看待我们的工作

1、现阶段你的职业满意度如何？你是否发自内心热爱自己的工作呢？

2、怎样看待现在的职业，如何找到自己的职业定位呢？

3、用R&R五步法确认和梳理目前的工作职责，明确目前的工作定位。

4、秘书/行政类工作究竟有哪些模块？专业的从业人员应具备哪些能力？

5、我们的职业未来在哪里，如何规划自己的职业生涯？

第二部分：如何有效沟通从而提高工作绩效

1、沟通的根本目的是什么？

2、你的职业生涯中遇到的最大沟通挑战是什么？

3、良好沟通的前提和原则是什么？

4、我们应该如何与我们的上级、平级做好沟通？

◇如何领会对方的意图，把握弦外之音？

◇如何通过非语言行为了解沟通对象？（你处的位置都会影响沟通哦！）

◇面对不情之请、对方有情绪、隔级上级越级指挥等特殊情况如何应对？

◇赞美和批评也有步骤和方法

5、学会换位思考，用PDP测评工具帮助我们更好的理解沟通对象

6、学会算账，用数据说话

◇行政费用的类别

◇如何使用数据来沟通

第三部分：高效的会议管理

1、练习：你所在的组织在会议中有哪些可以改善之处

2、会议成本分析

3、会议管理的两个“三三三”法则

4、会议时间安排的技巧

5、会前准备——会议议题的收集和安排

6、会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对

7、会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

8、总结：利用会议管理练习中学习到行政工作中遇到问题的处理方法和思维模式

第四部分：如何管理我们的时间，让8小时更有效

1、时间管理的五个原则和三个工具

2、练习1：整理自己过去一天的工作时间，找出时间碎片，如何改善？

3、练习2：整理一个秘书的工作日程

4、让自己不被干扰——学会拒绝

5、必须学习和掌握的重要工作方法——预防性管理

6、练习3：你立即需要动手做的哪些预防性管理类工作

7、哪些现代化的办公软件你要熟练使用来帮助提高工作效率

8、办公室5S运动及文档管理技巧

9、学会利用表单管理自己的工作

第五部分：项目性工作的组织管理与行政类工作手册编写

1、公司年会活动的案例分享

2、项目型大型活动组织的12字技巧

3、工作手册编写的重要意义——工作成果的载体及自我销售的工具

4、工作手册应包含的主要模块

5、手把手教你编写工作手册

6、工作手册案例分享

第六部分：公文写作简介

1、公文写作的概念及公文的要素

2、公文的类别

3、公文的行文规则

4、公文写作的一般步骤

5、公文写作的主题与材料

6、公文写作的结构和语言

7．几种常见文体的写作及练习

高级秘书、助理和行政人员职业技能训练营【时间地点】 2012年7月13-14日深圳 | 2012年7月26-27日北京 | 2012年7月28-29日上海

2012年9月14-15日深圳 | 2012年9

月20-21日北京 | 2012年9月22-23日

上海