现行行政公文写作基本知识

现行行政公文写作基本知识文书、公文、文件的概念及区别文书：以文字为主要记录信息的书面材料，分为公务文书与私人文书。

公文：公务文书之简称，是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有直接效用和规范体式的文书。

分为法定公文与非法定公文（事务公文）。

文件：一般指法定公文，指有法定格式，有红色文件版头，并标有密级、编号等内容。

文书、公文、文件的关系:私人文书文书非法定（事务）公文党务公务文书行政法定公文（即“文件”）军事司法······行政公文《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行）第二条规定：行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

现行行政公文：1、当前有效，主要指1999年以后国务院及有关部门发布一系列新规范为界。

2、使用对象为行政机关、社会团体和企事业单位。

3、代机关立言，体现机关意志、意图和主张。

4、是体式规范的文书。

现行行政公文的特点：政治性;权威性;现实性;规范性现行行政公文的作用：法规和准则作用;领导和指导作用;宣传教育作用;信息沟通作用;依据与凭证作用现行行政公文的种类：2001年1月1日施行的《办法》规定了13种行政公文：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要按行文关系的分类上行文（请示、报告、议案）平行文（函）下行文（令、决定、通知、批复）按照公文作用的分类：指挥性公文（令、决定）指示性公文（批复、意见、通知）晓谕性公文（公告、通告、通报）呈请性公文（请示、报告、议案）商洽纪要性公文（函、会议纪要）发文稿纸格式（一）单位名称：预先印上发文单位名称，后缀“发文稿纸”四字；单位名称要用全称或规范化简称。

密级和缓急时限：用于填写文件的机密程度和文件要求处理的时间限度。

签发：由承办单位的负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。

会签：由两个或两个以上单位联合发文时，由各有关单位负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。

主送：用于顺序填写主办与答复文件的主送单位的名称。

抄送：用于顺序填写需要了解文件内容，以便协助办理的抄送单位的名称。

发文字号和成文日期：此栏用于填写发文单位统一编制的文件字号及成文日期。

拟稿单位：此栏用于填写起草文稿的单位或单位内文稿起草部门的名称。

拟稿：此栏由文稿起草人签署姓名及日期。

核稿：此栏由负责审核报上级签发文稿的人员签署姓名并填写日期。

印刷：此栏由文稿印制人员签署姓名及日期。

校对：此栏由文稿校对人员签署姓名及日期。

份数：此栏填写文件的印刷份数。

附件：此栏用于顺序填写在正式文件之后所附材料的标题及其份数。

主题词：此栏用于根据文件的中心内容填写文件主题词。

标题：此区用于填写文件的标题。

正文区：此区用于按规定书写文件正文。

发文成文格式：分为一般格式和特定格式。

一般格式中下行文与上行文的区别：上行文要留有指示域。

单独行文与联合行文的区别：文件头不同；尾页机关名称及印章不同。

特定格式分为信函格式、命令格式和会议纲要格式。

现行行政公文格式要素:分为眉首、主体和版记三部分。

眉首部分份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方（一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（二）秘密等级和保密期限3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（三）紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（四）发文机关标识发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。

发文机关即制发公文的单位，必须标注。

发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”，字体为长宋体。

（五）发文字号：位于版头正下方，机关标识下方。

（六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。

一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。

主体部分号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，（二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。

位于标题正下方，一行或多行。

如《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》题注为“（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过）”（三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。

面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。

上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。

上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。

主送机关名称应为全称或规范简称、统称。

（四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。

一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。

不同文种写法不同。

（五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。

公文如有附件，在正文下空1行左空2字，文件印章等生效标志之上。

（六）发文机关：如文件头或文件标题已经标明发文机关，文末可以不标；但大多文件需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件。

联合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次独行排列。

使用全称或规范简称，不可滥用简称。

位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章。

（七）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。

（八）发文时间：或成文时间。

是公文制成时间或生效的法定时间。

年月日齐全，不可省略。

一般以签发日期为准，会议通过的以通过日期为准，联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。

（九）注释或特殊说明：用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项，如术语的解释、文件的传阅范围、使用方法等。

（附注）：无需特别说明的可以不注，内容一般为印发传达范围或联系人。

位于末页日期下方左边。

每项一个自然段，两项或以上注意序号和正文中的序号一致。

版记部分（一）主题词：反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。

各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。

1997年12月修订的《国务院公文主题词表》中共有1０４9个主题词，按照内容分为15个类别。

上行文应从上级机关制发的主题词表中选择合适的词语，若没有可选用表上位概念的上位词。

（二）抄送机关：需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。

可以是上级、下级或不相隶属的机关。

抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。

选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送，名称应为全称或规范化简称。

位于文件末页主题词下方。

（三）印发标记：由印发机关、印发日期、录入校对人员姓名和印制份数组成，位于公文末页下端。

印发机关一般为发文机关的办公厅（室）。

印发日期指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯数字标注。

（四）版记中的反线：版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。

要注意最后一个要素之下要有一条反线。

（五）版记的位置：版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。

（五）页码：公文每一页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在图文区下端，正面为单号，位于右下角，反面为双号，位于左下角。

四、行政公文的行文规则行文规则的定义：对公文的运行所作的规定。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，是各级行政机关之间的组织关系在公文运行秩序中的体现。

1.隶属关系：包括隶属关系和非隶属关系，其中又包括上下级和平级关系。

机关行文一般不得越级行文必要时可以多级行文，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文特殊情况可以越级行文2.职权范围：是指各行政单位职责权力的范围正确选择主送机关，除普发性公文外，通常一件公文只有一个主送机关政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意3.联合行文：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文单位不宜过多。

4.协商原则：下行公文内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题与这些机关协商一致，不得按照各自意见向下行文。

《办法》十九条：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

”5.抄送规则：A下行公文：《办法》二十条：“向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关。

”一般是内容涉及撤换主要领导、增设机构、批准大型建设项目等的公文。

B “受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

”C公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。

D下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。

6.党政分开原则：党政机关应在各自的系统内制发公文。

行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请求指示或批准。

党政机关应尽量减少联合行文。

现行行政公文的主旨含义及要求定义：是行政公文作者通过公文内容所表达的明确的行文意图。

要求：正确;集中;鲜明;深刻行政公文主旨的表达形式现行行政公文语言特点及要求特点:实用性;实义性;陈述性;规范性;要求:真实准确;简明朴实;严谨庄重现行行政公文语言的运用1.词语选用因文而异不同性质的公文对词语和句式要求不同：指挥性——概述性、指令性词语 ;公布性——说明性词语 ; 呈请性——陈述性、说明性词语 ; 商洽性——征询性词语下行文中多用能愿动词如“ 要” 、“ 可以” 、“ 必须” 、“ 应当” 等或者带动词性宾语的动词如“ 加以” 、“ 给予” 、“ 严加” 、“ 严禁” 等。