物资采购管理程序资料
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1. 适用范围
本标准适用于物流部对原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资的采购。
2. 职责
物资使用部门:按照该程序申请采购本部门所需物资。
物流部:按照该程序计划、采购原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设
备及零配件、后勤物资。
3. 内容 3.1 采购流程图
3.2.1.
按用途分
3.2.1.1
生产类物资:指车间、质检、机修等部门使用,与生产直接相关的物资。 3.2.1.2 办公类物资:指各部门与行政、办公、后勤接待等相关的物资。 3.2.2. 生产类物资包括 3.2.2.1 原辅料、包装材料
3.2.2.2 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。 3.2.2.3 设备 3.2.2.4
计量器具 3.3 程序 3.3.1. 制定计划 3.3.1.1 生产类物资 ● 原辅料、包装材料
a)依据:生产计划、物资消耗定额和储备定额
采购计划量=计划产量×物资消耗定额-现有库存量+安全库存量 b)生产计划下达后,由物流部经理按以上公式核算,制定采购计划。 ● 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。
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a)依据:储备定额
b)常用物资当物资库存量低于储备定额时,由库管员提出采购物资数量,交物
流部经理制定采购计划。
c)非常用物资由物流部经理按使用部门提出的实际需求,制定采购计划。
●购置设备,执行《设备前期管理程序》。
●购置计量器具,执行《计量管理程序》。
●特殊物料或物资(如国家控制的化学试剂、麻醉药品等)的购买执行国家有关
规定。
3.3.1.2办公类物资由使用部门提出计划。
3.3.2.计划审批
3.3.2.1由申购部门、相关部门负责人确认后,交分管副总经理、总经理审批。
3.3.2.2计划表审批完后,将申购计划表交物流部。
3.3.3..购置
3.3.3.1采购人员
●物流部采购员
●使用部门的专业技术人员(购置专业性很强的物资时,可请此类人员参与)
●Q A人员(购置影响产品质量的物资时,可请此类人员参与)
3.3.3.2.购置标准
●质量合格
●价格合理
●售前、售后服务质量好
3.3.3.3供应商选择
●标准:证照齐全、供货质量好且稳定、价格合理、重合同、守信誉、售后服务
好。
●影响产品质量的物资首次采购时,须依照《供应商批准程序》进行。
●采购原辅料、包装材料时选择经QA批准的供应商。
●对批准的2-3家供应商进行多方面平衡比较之后,可以暂时确定其中某一、两
家供货商,并将情况汇总,报分管副总经理、总经理审批。
●一般物资尽量做到“货比三家”。
3.3.3.
4.购销合同签订、审批
●需长期购置的或金额在2000元人民币以上的或直接影响产品质量的物资采购
应签订“购销合同”,在业务洽谈时请物流部经理参与;单件价值在
1000~2000元人民币且购买频次极低的物资也应签订购销合同。
●签订
a)最初应签订短期合同,以便及时调换供应商,以减少因产品不合格而带来
的损失。
b)经过一段时间的考察后,可选定重合同、守信誉、售后服务好,价格适中
的生产供应商作为长期供货单位,履行长期合同签订手续。
c)购销合同必须有公司的质量标准或相关行业标准作为合同附件。
d)购销合同的主要内容包括:
●物资名称、规格、单价
●物资产地
●生产厂家或供货单位
●交货时间及数量
●金额
●质量标准
●供方质检报告及合格证
●交(提)货地点、方式
●运输方式及到达站港和费用负担
●合理损耗及计算方法
●包装标准、包装物的供应与回收
●验收标准及提出异议期限
●结算方式及期限
●违约责任
●解决合同纠纷的方式
●其他约定事项
●审批
a)采购员将填写好的“购销合同”(原辅料、包装材料合同可参照相关文件
执行)和《购销合同审批表》一同交物流部经理进行初审。
b)金额在3万元上(含3万元)的购销合同交法律顾问审核。
c)将通过以上审核的“购销合同”和购销合同审批表,交总经理审批。
d)未经总经理批准的“购销合同”不能执行。
●合同一份交供应商,另两份分别送交财务部、物流部或行政部存档。
3.3.3.5采购
●直接影响产品质量的物资必须在QA批准的供应商处采购,如遇到特殊情况,
须有批准手续,否则不准采购非定点供货方的物资。
●采购员通过“购销合同”、《订货单》等方式通知供应商备货,其数量应按照
物资申购计划单上的数量及标准购买,并要求供方开具发票(尽量开增值税发票)。
●采购员须严格检查货物。
●随时了解供应商货物准备情况、发运情况,掌握计划执行情况,应保证物资定
点、按期、定量、优价采购。
●合理使用资金,尽可能做到先货后款或滚动付款。
3.3.3.6.接货
●供方送货到厂,采购员在厂接货。
●异地交货
交货地点不在厂部,由采购员携带相关证明到交货地点接、取货,并送货到厂或委托他人送货到厂,但本人必须回厂接货。
3.3.
4.验收
3.3.
4.1.到厂物资按《库房物料管理程序》或《化学试剂、玻璃仪器、零配件、后
勤物资管理程序》进行验收,合格者入库,并填写《物资明细帐》。3.3.4.2退货
经查验为不合格的物资,决定退货时,由采购员及时联系供应商办理退货手续,并作好《退货记录》。