第一章信息与企业管理()

《计算机在金融业中的应用》教学辅导(2)第三章文字处理软件一、Word 2003的文档排版和打印、表格绘制等主要功能的使用方法 (重点掌握)1．字符的修饰字符格式包括字体、字号、字形、字符间距、颜色以及各种修饰效果等，对一个文档的不同内容使用不同的格式，可以使文档的层次分明，结构清晰，让读读者一目了然，抓住重点。

在Word 2003中，默认的字符格式是正文文字、宋体、五号字。

(1)字体是字符和符号具有的共同外形效果。

在设置字体之前，先要选中要改变字体的文字，在“格式”工具栏的“字体”下拉列表框中选择一种字体。

当选中的文本同时包括中文和英文时，如果全部设置为中文时，英文字母和符号显示的是中文字体中的英文显示，而不会达到预期效果，这时，可以通过菜单［格式］--字体命令分别设置中文字体和英文字体。

(2)字号指文字的大小，使用不同的字号，可以将不同层次的文本清晰地区分开，用户可以在“格式”工具栏的“字号”下拉列表框中选择一种字号。

(3)字形指字符的附加属性，包括常规、加粗、倾斜、下画线，这些字形能在相同字体、字形的段落中突出显示特定的词句。

(4)其他设置从菜单栏格式---字体菜单项可以对字符格式进行更加细致的设计。

2．段落排版(1)段落格式段落是文字、图形和公式等对象的集合，是一篇文档的骨架。

页面边距是决定页面中文本到页面边缘的距离，段落的缩进和对齐方式决定的段落如何适当应页边距，调整段落格式还可以改变行间距、段落间距等。

段落对齐包括左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐方式、使用适当的对齐方式可以使文档更加美观。

段落对齐可以使文档中的段落层次分明，突出段落的特点，在Word中，段落缩进有四种方式，即首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进，首行缩进指一段文字第一行的开始位置，左缩进指段落左边的开始位置，右缩进指段落右边的结束位置，悬挂缩进指段落中除第一行以外的其他行左边的开始位置。

行间距和段落间距行间距是段落中行与行之间的距离，适当的行间距可以容纳行中最大的字符和图形，Word默认值是单倍行间距，段落间距是相邻段落之间的距离，Word默认值是0行。

分栏和首字下沉分栏是报刊、杂志等出版物中常见的页面布局手法，当页面比较宽时，分栏使在读者阅读时更加方便，而不会出现读错行现象，而且使页面更加灵活美观。

首字下沉是将文档中某一段落的第一个字突出显示。

这样可以吸引读者的注意力，通常也是报刊、杂志等出版物中出现。

项目符号和编号项目符号和编号可以使文档结构清晰、层次分明，使相关内容醒目，使读者易于阅读。

3．页面排版页面设置在建立新文档时，除了要对文档内容进行编排、调整这外，还要进行一定的页面设置操作，特别是在文档要打印出来的文档。

页面设置主要包括页边距的设置、纸张的设置、页面方向的设置、打印版式的设置页码、页眉和页脚为了便于用户阅读和快速查找，通常要在长文档中加上页眉、页脚和页码。

页码就是每篇文档的编号，页眉在文档的最上端，页脚在文档的最下端，页眉和页脚中包含要在每页的顶部和底部重复显示的信息。

边框和底纹边框和底纹也可以起到美化文档的作用，使文档更加立体，层次感更强，使文档内容更加清晰。

4．生成索引和目录目录是一篇文章标题及其页码的列表，利用目录可以快速找到文档中所需阅读的位置。

插入目录的前提条件是应用Word预定义的标题样式，这样Word能自动识别各级标题，根据标题的级别和对应的页码提取出目录，选择菜单栏格式→样式和格式命令，弹出“样式和格式”任务窗格，在任务窗格中选择所需要的标题，这是在文档编写前列出提纲的操作。

5．中文版式中文版式是Word 2003推出的专门为中文使用者设计的方便编辑文档的功能，其中包括拼音指南、带圈字符、纵横混排、合并字符和双行合一的功能。

拼音指南在阅读文章时，如果遇到不清楚某些汉字的拼音时，可以使用拼音指南来得到其拼音，同时可以在这些汉字上添注拼音。

先选定需要拼音指南的汉字，然后选择菜单栏中的格式→中文版式→拼音指南命令，弹出“拼音指南”对话框。

带圈字符有些时候为了强调某些字符或美化文档，可以使用Word 2003中提供的“带圈字符”功能。

先选定需要带圈字符的文字，然后选择菜单栏中的格式→中文版式→带圈字符命令，弹出带圈字符。

纵横混排在文档排版时，有时需要对文字时行纵向排列，这与竖排文档不同，是直接将横向字符向右旋转90度。

先选定需要纵横混排的文字，然后选择菜单栏中的格式→中文版式→纵横混排命令，弹出纵横混排对话框。

合并字符合并字符功能可以将多个字符以两行的形式显示在文档中，达到特殊的外观效果。

先选定需要合并字符的文字。

然后选择菜单栏中的格式→中文版式→合并字符命令，弹出“合并字符”对话框。

双行合一双行合一是将一行文字拆分为两行并且在一行表示。

虽然与合并字符功能很像，但是合并字符合并成一个整体，最多容纳6个字符，而双行合一是一行的空间中显示两行文字，而且没有字符数限制。

先选定需要双行合一的文字，选择菜单栏中的格式→中文版式→双行合一命令，弹出“双行合一”对话框。

6．格式复制在文档编辑过程中，为了减少设置字符或段落格式的重复操作，这时我们可以使用“格式复制”功能，可以利用word提供的格式刷工具，将已有的格式复制到其字符或段落中，方便用户操作。

二、Word 2003高效排版的使用技巧(一般掌握)1．样式应用在Word中提供了“样式”工具样式是一组格式设置命令的组合，通过样式应用，可以很方便将一组格式应用在文档中，而不必时进行字体、字号、缩进等独立的格式操作。

Word 2003提供了四种样式：●字符样式：设置选定文字的字符格式，如字体、字号、字形等。

●段落样式：设置选定段落的段落格式，如对齐、缩进、间距等，也可以包括字符的格式●表格样式：设置表格的边框、阴影、对齐方式、字体等。

●列表样式：设置列表应用的对齐方式、编号、项目符号、字体等。

2．模板应用样式应用可以对文档中的一部分进行格式化，而模板则可以在文档编辑之前对整个文档进行格式化，这样可以在简化文档编辑的复杂程度，使大量具有相同格式设置或内容的文档能够快速完成，提高工作效率。

3．文档打印打印预览在正式打印之前，用户应该对打印效果预览一下并调整不足之处，以免造成不可挽回的错误，这样可以大节省时间和打印成本。

同时，在编辑文档的时候可以通过进入打印预览视图，查看版面情况以便及时进行调整。

三、其他常用的文字处理软件 (了解)目前文字处理软件已广泛地被用于各个领域的事务处理中，成为办公自动化的重要手段，常用的文字处理软件有：Word金山文字处理软件(WPS)UltraEdit-32第四章电子表格处理软件一、Excel 2003中工作簿的创建、编辑 (重点掌握)1．创建新的工作簿启动Excel时，会自动创建一个工作簿。

在编辑的过程中，有以下几中方法创建新的工作簿：●使用菜单。

选择菜单中的文件→新建命令●单击常用工具栏中的“新建”按钮即可新建一下工作簿●使用快捷键Ctrl+N组合键。

2．数据的编辑✓在工作表中输入数值默认格式在单元格中默认右对齐；数值格式默认常规，其数字长度为11位，超过单元格目前宽度时，自动以科学记数形式表示或用“#”号填满单元格表示宽度不够，但实际输入的数字仍然存在输入正数数字前有或没有加号都可以输入负数数字前加负号或将数字置于括号内输入分数先键入一个数字0和一个空格，再键入分数输入有分节符的数字可以在输入数中带有逗号作为数字分节符输入货币允许输入人民币和美元符号输入百分数输入的数字以百分号结束，该单元格将采用百分号格式输入科学计数法表示的数允许用科学记数法表示数，用E或e代表10的指数；当输入的数字位数超过单元格宽度时，用科学记数法表示。

输入日期和时间可以用多种输入一个日期，但显示格式取决于单元格所设定的日期格式✓在工作表中输入文本默认格式单元格中已输入的文本内容自动沿单元格左侧对齐，一个单元格中最多可输入32000个字符输入数字型的文本把数字作为文本看待，输入时应在前面加上单引号或者先输入等号，然后在数字前后各加上双撇号输入硬回车在单元格中按Alt + Enter输入硬回车✓在工作表中输入特殊字符可以通过软键盘来进行13种特殊字符的输入二、Excel 2003中运用公式和函数进行数据统计分析的使用方法 (重点掌握)✓公式公式是由一串数值、单元格、函数及运算符等组成的表达式，公式以等号开始，即“=运算数和运算符的组合”，其中运算数可以是常数、单元格引用、单元格和工作表函数等。

可以通过公式复制的方法来完成公式的输入，若公式对单元格的引用为“相对引用”，在进行公式复制的时候，Excel会自动进行引用的换位。

✓函数与公式有些相似，都可以用于计算。

函数是系统预设好的公式。

✓数据统计和分析✓数据清单数据清单是一种特殊的工作表，它包含了有关数据的一系列工作表数据行。

当我们对工作的数据进行排序、分类汇总等操作时，把数据清单看作一下数据库。

数据清单中的行被当成数据库中的记录。

数据清单中的列被看作对应数据库字段。

在创建数据清单时首先完成数据清单的结构设计，然后在工作表中建立数据清单。

具体步骤为： 在工作表中依次输入各个字段在输入的各个字段中输入相应的数据，可以直接输入，也可以通过数据→记录单命令进行录入，使用该命令时，会弹出数据清单对应的记录单，单击新建按钮，出现空白的字段，在相应的字段中输入新的数据，完成数据键入后，按Enter键，继续添加记录 添加完所有记录内容，单击关闭按钮，结束数据输入。

✓记录筛选和排序筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。

Excel 2003提供了两种筛选清单的命令：自动筛选和高级筛选。

使用自动筛选器是筛选数据列表中极其简便的方法，而使用高级筛选器则可规定很复杂的筛选条件。

自动筛选操作的步骤为：单击数据列表中的任意一个单元格选择数据—筛选—自动筛选命令，此时在每个字段名的右边都会有一个下拉箭头。

单击显示器右边的下拉箭头，出现一个列表如果要进行单一筛选，请对照教材P150页的操作高级筛选使用高级筛选可以对工作表和数据清单进行更复杂的筛选操作。

要进行高级筛选，必须首先建立一个条件区域，条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。

在条件区域的首行中包含作为筛选条件的字段名，条件区域的字段名下面必须有一下空行，用来输入筛选条件，此外，建立的条件区域要与数据区域之间空出至少一行的距离，确保二者是分开的。

在建立好条件区域之后，在数据清单上单击任意单元格，选择数据—筛选—高级筛选命令，此时弹出“高级筛选”对话框。

记录排序所谓排序即按照指定的顺序重新排列工作表的行。

排序的方法如下：(1)按一列排序。

(2)按多列排序三、Excel 2003中的内置函数(一般掌握)第五章办公自动化NOTES的系统管理和安全管理机制Notes是一个集通信处理、文档存储和丰富的应用开发环境于一体的软件，支持在各种不同的计算平台和包括Internet在内的各种网络之间共享各种类型的数据。