第一章信息与企业管理()

《计算机在金融业中的应用》教学辅导(2)

第三章文字处理软件

一、Word 2003的文档排版和打印、表格绘制等主要功能的使用方法 (重点掌握)

1．字符的修饰

字符格式包括字体、字号、字形、字符间距、颜色以及各种修饰效果等，对一个文档的不同内容使用不同的格式，可以使文档的层次分明，结构清晰，让读读者一目了然，抓住重点。

在Word 2003中，默认的字符格式是正文文字、宋体、五号字。

(1)字体

是字符和符号具有的共同外形效果。在设置字体之前，先要选中要改变字体的文字，在“格式”工具栏的“字体”下拉列表框中选择一种字体。当选中的文本同时包括中文和英文时，如果全部设置为中文时，英文字母和符号显示的是中文字体中的英文显示，而不会达到预期效果，这时，可以通过菜单［格式］--字体命令分别设置中文字体和英文字体。

(2)字号

指文字的大小，使用不同的字号，可以将不同层次的文本清晰地区分开，用户可以在“格式”工具栏的“字号”下拉列表框中选择一种字号。

(3)字形

指字符的附加属性，包括常规、加粗、倾斜、下画线，这些字形能在相同字体、字形的段落中突出显示特定的词句。

(4)其他设置

从菜单栏格式---字体菜单项可以对字符格式进行更加细致的设计。

2．段落排版

(1)段落格式

段落是文字、图形和公式等对象的集合，是一篇文档的骨架。页面边距是决定页面中文本到页面边缘的距离，段落的缩进和对齐方式决定的段落如何适当应页边距，调整段落格式还可以改变行间距、段落间距等。

段落对齐包括左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐方式、使用适当的对齐方式可以使文档更加美观。

段落对齐可以使文档中的段落层次分明，突出段落的特点，在Word中，段落缩进有四种方式，即首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进，首行缩进指一段文字第一行的开始位置，左缩进指段落左边的开始位置，右缩进指段落右边的结束位置，悬挂缩进指段落中除第一行以外的其他行左边的开始位置。

行间距和段落间距

行间距是段落中行与行之间的距离，适当的行间距可以容纳行中最大的字符和图形，Word默认值是单倍行间距，段落间距是相邻段落之间的距离，Word默认值是0行。

分栏和首字下沉

分栏是报刊、杂志等出版物中常见的页面布局手法，当页面比较宽时，分栏使在读者阅读时更加方便，而不会出现读错行现象，而且使页面更加灵活美观。

首字下沉是将文档中某一段落的第一个字突出显示。这样可以吸引读者的注意力，通常也是报刊、杂志等出版物中出现。

项目符号和编号

项目符号和编号可以使文档结构清晰、层次分明，使相关内容醒目，使读者易于阅读。

3．页面排版

页面设置

在建立新文档时，除了要对文档内容进行编排、调整这外，还要进行一定的页面设置操作，特别是在文档要打印出来的文档。页面设置主要包括页边距的设置、纸张的设置、页面方向的设置、打印版式的设置

页码、页眉和页脚

为了便于用户阅读和快速查找，通常要在长文档中加上页眉、页脚和页码。页码就是每篇文档的编号，页眉在文档的最上端，页脚在文档的最下端，页眉和页脚中包含要在每页的顶部和底部重复显示的信息。

边框和底纹

边框和底纹也可以起到美化文档的作用，使文档更加立体，层次感更强，使文档内容更加清晰。

4．生成索引和目录

目录是一篇文章标题及其页码的列表，利用目录可以快速找到文档中所需阅读的位置。插入目录的前提条件是应用Word预定义的标题样式，这样Word能自动识别各级标题，根据标题的级别和对应的页码提取出目录，选择菜单栏格式→样式和格式命令，弹出“样式和格式”任务窗格，在任务窗格中选择所需要的标题，这是在文档编写前列出提纲的操作。

5．中文版式

中文版式是Word 2003推出的专门为中文使用者设计的方便编辑文档的功能，其中包括拼音指南、带圈字符、纵横混排、合并字符和双行合一的功能。

拼音指南

在阅读文章时，如果遇到不清楚某些汉字的拼音时，可以使用拼音指南来得到其拼音，同时可以在这些汉字上添注拼音。

先选定需要拼音指南的汉字，然后选择菜单栏中的格式→中文版式→拼音指南命令，弹出“拼音指南”对话框。

带圈字符

有些时候为了强调某些字符或美化文档，可以使用Word 2003中提供的“带圈字符”功能。

先选定需要带圈字符的文字，然后选择菜单栏中的格式→中文版式→带圈字符命令，弹出带圈字符。

纵横混排

在文档排版时，有时需要对文字时行纵向排列，这与竖排文档不同，是直接将横向字符向右旋转90度。

先选定需要纵横混排的文字，然后选择菜单栏中的格式→中文版式→纵横混排命令，弹出纵横混排对话框。

合并字符

合并字符功能可以将多个字符以两行的形式显示在文档中，达到特殊的外观效果。

先选定需要合并字符的文字。然后选择菜单栏中的格式→中文版式→合并字符命令，弹出“合并字符”对话框。

双行合一

双行合一是将一行文字拆分为两行并且在一行表示。虽然与合并字符功能很像，但是合并字符合并成一个整体，最多容纳6个字符，而双行合一是一行的空间中显示两行文字，而且没有字符数限制。

先选定需要双行合一的文字，选择菜单栏中的格式→中文版式→双行合一命令，弹出“双行合一”对话框。

6．格式复制

在文档编辑过程中，为了减少设置字符或段落格式的重复操作，这时我们可以使用“格式复制”功能，可以利用word提供的格式刷工具，将已有的格式复制到其字符或段落中，方便用户操作。

二、Word 2003高效排版的使用技巧(一般掌握)

1．样式应用

在Word中提供了“样式”工具样式是一组格式设置命令的组合，通过样式应用，可以很方便将一组格式应用在文档中，而不必时进行字体、字号、缩进等独立的格式操作。

Word 2003提供了四种样式：

●字符样式：设置选定文字的字符格式，如字体、字号、字形等。

●段落样式：设置选定段落的段落格式，如对齐、缩进、间距等，也可以包括字符的格式

●表格样式：设置表格的边框、阴影、对齐方式、字体等。

●列表样式：设置列表应用的对齐方式、编号、项目符号、字体等。

2．模板应用

样式应用可以对文档中的一部分进行格式化，而模板则可以在文档编辑之前对整个文档进行格式化，这样可以在简化文档编辑的复杂程度，使大量具有相同格式设置或内容的文档能够快速完成，提高工作效率。

3．文档打印

打印预览

在正式打印之前，用户应该对打印效果预览一下并调整不足之处，以免造成不可挽回的错误，这样可以大节省时间和打印成本。同时，在编辑文档的时候可以通过进入打印预览视图，查看版面情况以便及时进行调整。

三、其他常用的文字处理软件 (了解)

目前文字处理软件已广泛地被用于各个领域的事务处理中，成为办公自动化的重要手段，常用的文字处理软件有：

Word