文件控制程序修订版

文件控制程序 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

受控章

1.目的

规定适当的程序，对质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废、回收进行控制，以确保公司各场所使用的文件均为有效版本。

2.范围

适用于与质量管理体系有关的文件的控制。

3.定义：无

4.流程

5.要求

总则

质量方针、质量目标的控制按质量手册的控制执行。

质量记录的控制按《质量记录控制程序》的要求执行。

质量手册、质量程序文件、工作文件、外来文件的控制按本程序的以下要求执行。文件的编制

总工程师负责遵照ISO 9001：2000质量管理体系国际标准的要求，结合公司实际情况编制质量手册。

行政部负责各相关部门遵照ISO 9001：2000质量管理体系国际标准的要求，结合公司行业特点编制相应的质量程序文件。

各责任部门依照公司质量手册及质量程序文件的有关要求，根据相关过程开展的要求编制该过程所需的工作文件。

文件的编号按的要求统一进行，以易于识别和检索。

文件编制人员应在所编制的文件上签名表示确认。

文件的批准

文件审核人负责确定以下事项：

A.文件内容正确并符合要求；

B.文件编有正确的文件名、文件号及版本号；

C.签名表示确认。

文件批准人负责：

A.批准文件及文件分发范围；

B.文件以批准人签名后生效。

管理者代表负责文件的审核；总经理负责文件的批准。

文件的发放

行政部负责文件的发放和文件原稿的存档。

文件发放人负责：

A.确认要发行的文件的原稿有各权责人原笔迹签名；

B.按文件首页的“分发范围”确定文件分发数量并用原稿复印相应数量的文件；

C.在文件首页上盖上红色[受控]章，注意文件原稿首页不应盖章；

D.将文件名称和分发范围、分发号登录于“文件分发记录”（每份文件应具备一份

独立的分发记录）；

E.在[受控章]处填上相应的“分发号”，按照“分发号”所对应的“分发范围”将文件

分发到对应的部门或个人；

F.要求文件接收人员在“文件分发记录”上签名确认；

文件的更改：

如涉及文件内容的更改，由原文件编写责任部门或个人填写“文件更改申请单”，经原审批人审核批准后进行更改作业（当原审批人不在职时可由其代理人审

批）。

如仅涉及错字或字数的删减等的更改，由原文件批准人直接在文件上更改，并在更改处签章。

文件作较小幅度（不涉及页数的增减时）修改时，行政部负责收回文件撤换更改页并及时调整文件更改页的修改状态号（从0到9），将更改情况及更改后生效日期

登录于文件首页后重新分发，收回的更改页予以销毁处理，文件原稿更改页盖

[作废章]标识并予以保存。

文件经多次修改（修改状态号从0升到9时）或文件需进行大幅度（涉及到页数增减时）修改时应进行换版，更改文件版本号（从A，B，C，D ┄┄），行政部负

责将旧版次文件收回予以销毁处理，对旧版文件原稿盖[作废章]标识并予以保

存，按和要求审批分发新版本文件；

文件的评审：

体系文件的适宜性评审及其必要的更改按管理评审要求进行。

文件的管理：

文件经审核批准后，行政部负责将相关文件及时列入《文件目录》；

行政部负责对文件原稿应予以建档保存，各部门负责对所使用的文件的建档，文件的建档保存参照《质量记录控制程序》有关要求执行；

各相关部门负责对电子媒体类文件资料（如存于计算机硬盘或软盘上的文件）予以备份管理，文件的读写及修改权限应予以明确规定并定期进行杀毒处理；

文件使用人员在使用文件时应确认该文件为盖有红色“受控章”的有效版本，发现文件内容有误时应及时联系行政部予以处理。

文件使用人员应妥善保管好文件，不得在文件上随意涂改，以保持文件整洁无损，发现破损、掉页现象应及时联系行政部予以更换。

未经文件批准人授权，任何部门或个人不得擅自复制受控文件，如需要可以向文件批准人申请。

行政部负责在每次审核（内部和外部）前全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。

文件的编号准则：

质量手册（QUALITY MANUAL）： QM – 01

质量程序文件：

采用6码编号,其规定如下:

□□—□□—□□

①②③④⑤⑥

A.①②为文件类别代码QP，表示质量程序文件(QUALITY PROCEDURE)

B.③④为文件代码，对应ISO9001：2000标准的章节号（取前两位）

C.⑤⑥两码为流水号,自01～99号，依据需要编号。

例: 文件控制程序(QP-42-01)

QP - 42 - 01

┬┬┬

││└─文件控制程序

│└─文件控制

└─质量程序

工作文件：

采用9码编号，规定如下：

□□□—□□□□—□□

①②③④⑤⑥⑦⑧⑨

A.①②③为公司代码：THX——龙岩天和祥风动工具有限公司

B.④⑤⑥⑦为对应的程序文件代码（无相应程序文件时，代码⑥⑦用“00”

标识）

C.⑧⑨为文件流水号

例如：THX－4201－01 与《文件控制程序》相关的文件之一。

质量记录

采用9码方法编号，其规定如下:

□□□□□□□□—□

①②③④⑤⑥⑨

A.①②为文件代码QR，表示“质量记录”

B.③④⑤⑥为对应的程序文件代码（无相应程序文件时，代码⑤⑥用“00”标识）

C. 为本程序相关的质量记录的流水号；

D. ⑨为质量记录的版本号。

外来文件管理规定

外来文件的收集和建档

A.行政部负责通过政府部门、行业主管机构、报刊等渠道及时收集与本部门运

作相关的法律、技术规范、技术标准并建档保存。

B.供应部负责设备、工具、仪器、检测器具的技术资料的收集和建档保存。

C.供应部负责所采购材料的合格证明材料的收集和建档保存。

外来文件（相关法律、技术规范、技术标准部分）的发放

A.总工程师审阅并确定传阅或分发范围。

B.如需分发，按要求做好分发记录。

外来文件的借阅

A.借阅人根据需要借阅相关文件；

B.保管人员负责对出借的相关文件予以登记，并要求借阅人在登记表上签名；

C.借阅人应妥善保管好相关文件并及时归还；

D.相关文件归还后，保管人员应予以登记并及时归档.

外来文件的更新