备用金管理制度(精选9篇)

备用金管理制度（精选9篇）
一、目的
为了加强公司各部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资
金占用，特制定本制度。

但必须做到专款专用，专人专账管理，不得挪用
和贪污，一经发现严肃处理。

二、范围
是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、搬运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项。

三、职责
1、由财务中心门负责备用金的审核、发放和收回；
2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回；
3、由总经理负责备用金的审批。

四、备用金分类
为保证日常临零支付而单独储备的现金。

备用金分定额备用金、临时
备用金、出纳备用金三种：
1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的。

特点；
2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；
3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。

五、管理要求：
1、备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。

各部门需将备用金帐户管理人员的情况报财务中心备案；
2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，备用金帐户按季度结清，备用金管理员应于每季度10号前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心；
3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查，备用金的支出要严格遵守公司的制度，不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金；
4、定额备用金每年为一次周转期，即年底收回备用金，备用金归还后如需要继续借用，其借款审批手续需重新办理。

六、备用金的使用程序：
1、定额备用金和临时备用金的使用：
1）借款部门填写《备用金申请表》，部门经理签字，中心负责人签字，财务中心核签备用金额度，总经理审批，会计记帐，出纳审核付款；
2）各部门内部使用备用金，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款；
3）备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报
销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出，每季度10号前备用金
专管员汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查；
4）借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发
出催办通知后还不办理者，备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接
从借款人工资中抵扣。

2、出纳备用金的使用：
1）出纳填写《备用金申请表》，财务经理审核，总经理审核，执行
董事审批
填写基本户银行支票（或网上银行转帐提现），会计根据相关票据记帐。

2）出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并
且存放地点符合公安、公司安全管理原则。

3）保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放，必须及时向财务经理报告，以便采取相应的安全措施。

4）出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据。

5）出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，财务中心经理负管
理责任。

3、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办
理变更手续，变更方法采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人
办理借款。

4、备用金的申请必须严格遵守公司的管理制度，由部门提出申请，
经部门负责人、中心负责人审核，财务中心核准，公司总经理审批后，方
能划入指定帐户或领取现金；
5、上年度备用金帐户没有结清的，不能申请下年度的备用金
七、其他相关规定：
1、从事工作未满一年其出差借款不作为备用金，仅作为暂借款，在
结算时由财务中心负责收回；
2、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位，应在离开或调离之
前还清备用金。

部门负责人有义务及时通知财务中心清帐，否则，造成的
损失由相关部门负责。

若无法归还且造成经济损失的，借款人承担相应的
法律责任；
3、使用备用金人员应及时办理结算手续，公司将不定期地对备用金
私用现象进行检查，促使备用金处于正常状态。

八、惩罚
1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名并追究其法律责任；
2、到期临时备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报
告的，每发现一笔，对出纳扣罚100元；
3、对于超过周转期还不能足额归还备用金的，财务中心有权在工资
中扣除，并对未归还部分按月利率1%计算利息，计息日期从借款之日起
计算；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，
必须提出书面报告，并经中心负责人审核，总经理批准后免于罚息，提交财务中心备案；
4、财务中心负责人负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；
5、若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，告知人力行政中心相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。

如人力行政中心未作扣款处理，每次处罚100元，造成损失的，由责任人承担。

6、财务中心对借款人的借款信用进行评定，对于逾期还款或拒不还款等人员，严格控制以后借款，甚至取消借款资格；
九、附则
1.本管理制度解释权、修订权归人力行政中心。

2.本管理制度自20ｘｘ年10月01日起执行。

一、目的
为维护学校资金安全、完整，加强各部门备用金业务的管理，提高资金利用效率，制定备用金管理制度。

二、申请额度及用途
1、根据实际工作需要，部门备用金申请额度一般不高于人民币5000元，以供日常零星开支之用，如确因工作需要增加额度，须经部门主管及财务处处长审批，最高限额不超过人民币10000元。

2、各部门的备用金限用于采购部未能购置的消耗性文具用品及事务
性临时开支。

3、各部门单笔金额1000元以下的费用零星开支可直接动用备用金，
超过1000元的，可直接向财务部借款支付。

三、备用金借款和报销手续
1、各部门主管指定专人申请借支，由部门主管人员监管使用，财务
处以该申请人名义对借用备用金挂账处理。

2、借款人借备用金时，先填写“借款单”，交部门主管签字，再经
出纳、财务处长审批后方可办理借款手续。

3、借款人直接采用备用金支付相关费用的，应在支付后一星期内到
财务处办理报销手续，（报销流程参照《UIC财务管理制度》）。

四、备用金的日常管理
1、备用金使用部门的经管人员必须设立备用金台账，做到专款专用，如有挪用和贪污，一经发现将严肃处理。

2、备用金经管人员必须妥善保存采用备用金支付的发票、收据以及
各种报销凭证，并在备用金台账中做好登记，记录相关费用支付明细。

3、财务人员应不定期查阅部门“备用金”台账，每年至少一次，核
对账款是否相符，如有短缺，无法查明原因的，由经管人员负责赔偿，最
终构成核查报告。

4、经管人员在调换工作部门或离职时，应到财务部办理归还备用金
手续。

5、备用金一般在年初借入，年末结清。

对无故拖延者，财务处发出最终一次催办通知后还不办理，财务处将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

五、财务处库存备用金管理
1.库存现金的开支范围
（1）职工工资、津贴、奖金等
（2）个人劳务报酬。

（3）出差人员必须随身携带的`差旅费。

（4）教职工日常报销及学生退费等相关支出。

（5）按规定需要支付现金的其他支出。

2.库存现金限额
库存现金限额是指保留库存现金的最高数额。

根据学校规定，日常零星开支所需库存现金数额一般为3～5天的日常零星开支，限额一般不超过8万元，超过限额规定的现金应及时存入银行，在库存现金限额不足以保证日常零星开支时，应当核定后根据实际情景进行库存限额的调整。

3.库存现金管理的其他规定
（1）不得挪用现金和不贴合财务手续的原始凭证（俗称“白条”）抵库。

（2）不得公款私存，将收入的现金存入个人储蓄账户。

（3）不得私设小金库，一切现金收入都必须入账，不得保留账外现金。

（4）不准私人借用公款，因特如情景，必须提出申请经领导审批后
办理相关借款手续。

（5）不准编造、谎报用途套取现金。

（6）除出纳人员必须每一天下班前盘点库存现金外，上级领导还必
须定期或不定期地进行现金盘点，并保留盘点记录，确保现金账面余额与
实际库存现金余额相符。

六、本制度经批准之日生效，财务处负责解释。

为规范集团旗下各学校资金使用及财务管理，金碧教育集团现实行定
额备用金管理制度，该制度具体管理办法如下：
1.根据学校日常零用现金开支需要，为各校区财务部门收费员核定备
用金定额RMB2000元每月，可循环使用；
2.校区财务部门凭使用备用金取得的。

原始凭证，编制分类报销单据，定期向总部报销以补充备用金定额。

但在会计处理上不透过定额备用金科目，也不必退回借款余额。

3.平时，定额备用金科目不记录领用事项，除非发生调整或收回备用
金定额的业务。

每周二，收费员务必向总部会计部门报销当期费用；
4、校区备用金主要用于因特殊状况急需支付的零星支出(招待费除外)，如：学校快递费、多刷一卡通费用、每星期不超过500元的办公用
品采购等事项。

其他超过500元的特殊支出须向总部申请付款。

5、该备用金如因收费员保管不善或核算支付错误导致公款丢失或缺少，职责由收费员本人承担。

请校区各级部门依照上述规定申请使用支付备用，收费员严格按照以
上规定执行备用金日常管理核算工作。

第一章：总则
第一条：目的
为了加强公司（包括各子公司、部门、项目）备用金管理，规范借款
行为，提高资金利用效率，有效控制资金占用，夯实成本费用核算，减少
资金损失，特制定本制度。

第二条：名词解释
备用金是公司工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等，以现金
或网银转账方式借用的款项，包括临时备用金和定额备用金。

第三条：备用金范围
1、采购员零星采购备用金；
2、个人因公出差零星开支备用；
3、经常性的零星开支备用金；
4、项目兼任财务人员备用金；
5、其他备用金。

第四条：管理原则
实行备用金制度有利于各部门工作人员进取灵活地开展业务，从而提
高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

第二章：备用金管理
第五条：备用金借款和报销手续程序
1、工作人员需临时借用备用金时，需从OA中提请“借款单”，“借
款单”
2、借款人员完成业务后应在三日内在OA中提请“日常费用报销单”
或“差旅费报销单”，并经主管领导审批后，财务人员根据财务制度规定
认真审核无误后，办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明
报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后
低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情景核定，拨出一笔固定数额的'现金并规定使用范围。

使用部门必须设立专人经管
定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及
各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

经管人员必须按
月定期向公司财务部申报备用金使用情景，前账未清，不得继续借款。

对
因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经部门负责
人及总经理同意后，方可延期。

第六条：备用金额度
1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000
元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程
序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算
手续。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出
核定借款额度。

第七条：项目备用金
各工程项目备用金，视各项目情景不一样，备用金额度暂定为每项目
1万—5万。

特殊情景，需由项目经理提前向总经理说明情景，予以审批。

第八条：其他备用金
其他借款，根据实际情景核定金额。

第九条：备用金使用审批权限
备用金使用由部门负责人签字批准后提请财务部，财务部按照借款用
途审核备用金借款金额，审核无误后提请总经理审批，部门负责人为备用
金借款的第一职责人。

第十条财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、
注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

第十一条借用备用金的人员应在四周内冲账，对无故拖延者，财务部
发出最终一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人
工资中抵扣，不再另行通知。

第十二条所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度
使用。

对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

第十三条：本制度由公司财务部负责解释和修订。

第十四条：本制度自董事会审议经过之日起实施。

第1章：总则
第1条目的
为了加强公司各下属单位备用金的管理，提高资金利用效率，有效控
制资金占用，现根据公司《资金管理制度》，特制定本办法。

第2条名词解释
备用金是公司各下属单位各部门工作人员用作零星开支、业务采购、
差旅费等，以现金方式借用的款项，包括临时备用金和定额备用金。

第3条实行备用金制度有利于各部门工作人员进取、灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用。

对于私自挪用备用
金等行为，一经发现则严肃处理。

第4条本办法规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。

第5条公司实施定额备用金与临时备用金相结合的办法。

第2章：定额备用金的管理
第6条：定额备用金限额的计算方法如下列公式所示：定额备用金限
额=年度日常费用预算总额360X10
第7条日常费用包括办公费（包括日常性物料消耗）、市内交通费用（包括车辆使用费）、经常性业务招待费等。

日常费用的具体额度由单位
负责人申请，经财务总监审定。

第8条定额备用金由单位负责人指定专人保管，保管人员名单须报财
务部备案。

各单位办事人员在办理相关业务时，如需使用备用金，经单位
负责人批准后，可向保管人借支；业务办理完毕后，经办人员到财务部报
销并将报销款项还给保管人，补足备用金。

第9条定额备用金不得跨年度使用，每年12月25日之前，备用金须
足额还回财务部，逾期未还，经两次催收后，财务部有权从单位负责人和
保管人员工资中扣回。

第10条每年1月份第三周，各单位根据本年度审定的备用金额度到
财务部办理借支手续。

若尚未审定额度，延用上年额度，审定后多退少补。

第11条各下属单位负责人和备用金保管人员岗位变动或离职时，定
额备用金必须做相应交接，交接表原件的其中一份交财务部备案。

第3章：临时备用金的管理
第12条临时备用金的。

借用和报销手续
一般情景下，不予借支临时备用金，临时备用金借支须依照以下程序
进行。

1、公司经总经理和财务负责人批准。

2、工作人员需临时借用备用金时，应先到财务部索取《借款单》，
财务人员根据实际需要向借款人发一式三联放《借款单》，借款人按规定
的格式资料填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经相关负责人批准后，方可到财务部办理借款手续。

财务人员审核签
字后的《借款单》各项资料是否正确、完整，审核无误后办理付款手续。

3、借款人员完成业务后应在三日内持报销单据到财务部办理报销手续。

报销单据经相关负责人签字批准后，须由财务人员根据财务管理制度
及公司其他相关制度审核单据的合法性，审核无误后可办理报销手续。

4、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明
报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人；对于报销
后低于备用金金额的款项，应让报销人员退回余额，以结清原借款单所借
账款。

第13条临时备用金的管理
1、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注
销日期建立备用金台账，按月及时清理。

2、借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延且在财务部发出最终
一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

3、跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年初
的借款。

第4章：附则
第14条：本办法由公司财务部负责制定、修订，其解释权归财务部。

第15条本办法报总经理审核批准后，自颁发之日起生效实施。

第一章：总则
第一条：为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着
合理、节俭的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。

第二条：本制度中所称费用是指差旅费、住宿费、市内交通费、业务
招待费、通讯费、办公费及其他费用等。

第三条：本制度适用对象为公司总经理及以下人员，总经理以上高层
管理人员（仅限董事长）费用按实报销，无出差补贴等。

第二章：备用金借支程序
第四条：公司员工因公出差，为保证公司业务的合理需要，按审批权
限批准后，可向财务部预借必须数额的备用金。

第五条：备用金借支程序：借款人因公出差应填写出差申请单，即派
差单，按规定程序批准后到财务部应收往来会计处领取借款单并填制借款
单（借条），按第四章规定权限审批后交应收往来会计编制记账凭证，由
稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借款人支付备用金。

借支5000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。

第六条：备用金借款人须在公司业务完毕后5个工作日内到财务部结
清备用金。

次年1月6日前，上年所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次从工资中扣回。

第七条：借款单是财务账务处理的依据之一，是业务发生的原始记录，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销
者本人，借款单也不予归还。

第八条：备用金是为保证公司业务需要而设，因私不得借支备用金。

第三章：费用报销程序
第九条：费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用
报销单或差旅费报销单（差旅费报销明细表），按第四章规定权限审批后
交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账
凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用
金余款须向报销人开具收据，借款单不予退回。

第十条：对原始票据的要求：
⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必
须是一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；业
务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；特殊情景下，必须说明情景合
理后，必须总经理签字批准。

⑵、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间
须留出必须间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。

原始票据必须按交通票据、住宿票，招待票等不一样类别和不一样金额，分门别类进行粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴。

⑶、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明
票据金额开支的用途并签名。

装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须
注明业务或供给相应的单据号并签名。

⑷、不贴合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人
重新整理。

⑸、对于审批手续不全的原始凭证，会计不得编制记帐凭证，出纳也
不得付款。

⑹、未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付，并从6日起按日加收借款额1%的资金占用费用，从出差费用中补助费中扣除，当月费用必须在次月3号前报销。

⑺、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店或其他相关
人员直接查询，如有虚假行为取消该项费用报销，并处于允许报销总金额
的20%的罚款。

⑻、出差人员应认真填写派差单，派差单作为差旅费报销的依据，缺一不可，否则财务部不予报销各种费用（后附派差单）。

第十一条：费用报销后，财务部费用会计应记录个人费用登记帐簿，按月上报财务部经理、总经理审阅。

业务员的费用列入个人销售费用进行收入成本费用考核。

第四章：审批权限
第十二条：备用金借支审批权限：
⑴、备用金借支金额在3000元（含本数）以下的，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字批准；
⑵、备用金借支金额在3000元以上的，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；
⑶、财务部经理借支必须由总经理签字批准。

第十三条：费用报销审批权限：
⑴、部门经理以下人员报销，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；
⑵、部门经理的费用报销由主管副总经理审核签字确认，报财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；
⑶、副总经理的费用报销由财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；⑷、财务部经理的费用报销由总经理签字审批。

⑸、总经理不在时，备用金借支由财务部经理请示总经理批准，待总经理回到时补签。