把握机关公文写作“六化”要诀

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应用写作
公文写作是各级党政军机关干部日常总要面对甚至是有些机关干部需要大量承担的任务。

有效提高公文材料写作水平,既是机关干部确保迅速适应岗位需求、胜任本职工作、赢得上级认可进而获取可能发展机遇的一个前提条件,也是增强自身素质本领应当努力追求的应有目标。

要想实现和达到这种层次,积极探索和把握机关公文写作的“六化”要诀,应是一种相对有效可行的途径。

第一,力求思维方式超越化。

这是写好公文的前提条件。

所谓思维方式超越化,就是撰写公文材料时要注意从认识层次、思考层面、境界层级等不同角度,不断追求实现新的突破,从而保证自己起草的公文能够对相关工作有新的促动、对指导下级有新的帮助、对现实需求有新的回应。

一是要超越自我。

从一定程度上
来说,机关干部起草公文的日
常实践,本身就是一个不断深
入理解各项工作并努力突破自
身思维经验的提升过程。

因为
只有这样,才不至陷入自我复
制、自我重复、自我循环的困
境,才能持续保证机关文件指
导的前瞻性和引领力。

超越自
我、突破自身最重要的是要有
努力跳出个人思维惯性的自
觉,最关键的是要有每承担一
项新的公文材料写作任务都要
争取迈上崭新境界的追求,
敢于付出艰苦的思想劳动,敢
于通过否定自我实现思想飞
跃,进而做到超越自我。

二是
要超越既往。

超越既往,就
是要超越自己和别人过去撰写
的同类同种公文材料所达到的
水平。

这就要求我们,一旦受
领公文材料起草任务,就要有
超越该方面、该类型、该事务
过去所有相关公文材料已达到
的层次、质量和水平的标准追
求。

作为机关公文材料的起草
者,首先要坚信确立这种追求
不但绝非狂妄之想,而且是当
好机关干部的应有之义。

想要
做到超越既往,就要善于以批
判的眼光审视过去积攒积累的
同类同种公文材料的优劣短
长,在扬长避短、取优去劣的
基础上破旧立新;就要善于用
优质的标准筛选过去同类同种
公文材料提供的素材资源,在
披沙拣金、去粗取精的基础上
推陈出新;就要善于按提纯的
需求萃取过去同类同种公文材
料的真知灼见,在抓住本质、
去伪存真的基础上吐故纳新。

只有这样,才会保证所起草的
公文材料,既立足既往又能
超脱既往。

三是要超越预估。

这里的预估是指交代公文材料
起草任务的领导对承担任务者
的期待。

这种期待永远都是真
实而客观存在的,但很多时候□张文学
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恰恰不被众多机关干部所关注和重视,甚至也被那些交代写作任务的领导所忽略和忽视。

正因如此,如果机关干部能够在起草公文材料时达到那种既在领导期待之中又超乎领导意料之外的层次,那么就在很大程度上标志着起草者已经具备了较为高超的公文写作能力。

要达到这种境界,机关干部应想在领导之前,结合实践观察分析相关问题,进而不断增强正确判断形势发展走向的能力,提高自身置身大局关照实际的思维水平,努力提升并达到见叶知秋、未雨绸缪的超前预知层次,更好地掌握想问题办事情当参谋做助手的真本事。

只有这样,机关干部才能在起草各种公文材料时成竹在胸、心中有数。

第二,力求整体结构框架化。

机关公文材料写作的一个显著特点,就是要看材料的整体结构搭建得是否合理,是否稳当,是否能够立得起来、站得住脚。

那么,怎样提高公文材料整体结构框架的搭建能力呢?一是要有座标系意识。

就是一旦受领公文材料写作任务,头脑中首先要准确定位要写的材料到底事关哪个方面事物、哪项常规工作、哪件具体任务,搞清楚材料所要围绕表述的情况到底归属机关哪些部门负责的哪种性质类型的业务、事务或任务,这些业务、事务或任务在党政军企机
关甚至党、国家、军队和企业的各项事业中又处在何种位置,对上级、本级、下级又有什么样的价值意义。

只有把这些最基本的问题搞清楚了,才能站在大局和全局的高度来认识材料指向的情况,更容易抓住中心和重心,从而就更容易使相关公文材料的写作抓住本质、紧贴主旨。

二是要有溯源流习惯。

就是在动笔撰写公文材料之前,首先要对材料所要反映的事物的历史过程及其缘起、发展和结果进行刨根问底、追根溯源式的考查与探究,力求最大程度地把握事物演化发展全貌。

只有这样去认识和把握情况,才能更为清楚明白地把握住事物发展的起点与终点、来龙与去脉、昨天与今天,从而在起草相关材料时如数家珍地截取相关事物的根蔓枝叶、经络脉搏和点滴细节,进而保证在起草相关材料时随时随地牢牢抓住时间轴和历史轴来说明情况、讲清情况。

三是要有定边界观念。

定边界,就是在把握将要起草的公文材料所围绕、反映或指向事物与事务的空间和范围上,要有明确限定必要边沿界限的概念。

换句话说,就是既要深刻地把握应当写些什么、需要写些什么,又要敢于确定材料中不该写些什么、无需写些什么。

确定好了写什么与不写什么的边界,我们收集资料、整理信息、提取素材就有了更加
清晰的目标范围,也就更易于按照合则用、不合则弃的原则作出取舍,减少无效劳动,防止无用干扰,直接围绕写作目的和材料主题筛选真材实料、干货精华。

第三,力求复杂问题简明化。

要想使自己起草的公文更好地指导工作,一个非常重要的前提是善于把复杂的问题作简明扼要的处理,使之简单化。

一是要抓住事物的本质。

公文材料写作实践告诉我们,有些材料涉及的问题看似非常宏大甚至牵扯线索和内容非常多,以至于开始写作时很容易出现不着边际、牵强附会、东拉西扯的现象。

要想避免这些情况,就要扭住要害、抓住本质。

抓住本质,就是要抓住那些真正反映事物自身得以存在的、最具特殊性稳定性根本性的东西,这样才能在撰写相关材料时更加直接、鲜明地触及事物的内在特质和核心要害。

二是要揭示核心的目的。

好的公文材料必须既不浪费笔墨和纸张,又不浪费阅读者的时间和精力。

这就要求我们在起草机关公文材料时,始终以达到撰文目的为衡量标准,动笔之初就要坚持从目的出发,牢牢把住材料写作的主要目的,有利于达到目的的就要大写特写,无益于实现目的的就要省掉减掉;动笔之后也要围绕目的,紧紧把住材料写作的
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最终用意,顺着有助于读者理解用意的方向尽力拓展;运笔结束之时更要对照目的进行检视,使表达的落脚点与材料的出发点同频共振,以彰显主题、明确目的。

三是要剥离依附的干扰。

有些机关干部在撰写公文材料特别是面对很多复杂问题时之所以常常把握不住重点、点中不了核心,根本原因还是因为没有排除那些缠绕、附着甚至寄生在这些问题之上的迷惑干扰,以致受阻于认知瓶颈,从而无法深刻有效地把握事物真相。

破解这个难题的办法,就是首先识别出哪些是与所写问题完全不着边际的垃圾信息,进而分辨出哪些是与材料所涉问题伴生而存却可有可无的边缘情况,最后挑出哪些是材料所讲问题的关键内容,并以之作为撰写公文材料的可靠基础。

只有这样,才能保证所起草的公文材料让人容易理解和把握。

第四,力求内容层次条理化。

实际工作中,一些机关干部撰写的公文材料乍一看像回事、细一品不对味,乍一瞧很丰富、细一想没干货,乍一瞥挺热闹、细一掂太空洞,更有甚者通篇讲着车轱辘话、满纸多是无关的事。

出现这些情况的根本原因,就在于对材料内容层次的把握缺乏逻辑性。

解决这个问题,一是“大王”“小王”要分清。

人们平
时开玩笑经常会讲,怎么连大
小王都没有分清呢,指的是当
事人颠倒主次、混淆高低,不
辨主从关系。

其实在撰写公文
材料过程中,随时随地都有大
小、高低和主从的区别。

一般
而言,相对于材料的一级标题
这个“大王”而言,二级标题
显然就是“小王”,当然相对
于三级标题,它可能又变成了
“大王”。

在材料内容的撰写
上,“小王”部分的内容既要
在自身限定的空间之内去书
写,更要在“大王”容纳涵盖
的范围之下来展开,否则就
会造成公文材料各个部分内容
大小错位、交叉错乱的后果。

要防止出现这种情况,既要善
于区分和界定不同层次的问
题,又要善于在每个层次上以
同一水平线衡量该水平线上的
各个问题。

唯有如此,才能保
证材料内容各安其位、相安匹
配。

二是谁先谁后要排好。

就
是要在公文材料写作过程中注
意写作材料次序的安排。

一般
而言,公文材料写作的先后次
序,要么遵循事物发展的逻辑
顺序,要么遵循事物演进的时
间顺序,要么遵循人们把握事
物的认识顺序。

简单地讲,所
谓事物发展的逻辑顺序,就是
按照事物发展的因果关系推导
出先后,因在先、果在后;所
谓事物演进的时间顺序,就是
按照事物现实存在演化过程确
定先后,过去很久的算先、新
近发生的算后;所谓把握事物
的认识顺序,就是我们自身探
究了解事物全貌时的过程先
后,通常是由表及里、由浅入
深,表与浅为先、里与深为
后。

只要我们自觉地把握这些
先后顺序,材料内容的叙述就
很容易做到条理分明、头头是
道。

三是需多需少要量好。

这
是指在公文材料写作过程中,
要在突出主旨思想和表达重点
的基础上,时时注意各部分内
容之间的比例协调、比重平
衡。

当然比例协调与比重平
衡,并不是简单地指段落长度
或文字数量的相近甚至相等,
而是指在各个部分表达到位、
表达尽意的前提下,总体上实
现各部分内容的恰到好处。

即哪部分要略写哪部分要详写
需通盘考虑,这样才能做到既
不缺项落项也不多余累赘,
整个材料内容才会显得张弛有
度、收放自如。

第五,力求立意行文指向
化。

所谓立意行文指向化,即
在起草公文材料过程中,一定
要始终本着善于发现问题、着
眼解决问题并追求产生实际意
义的原则去构思酝酿、动笔落
笔。

没有问题意识,拿出来的
公文材料只能是空洞无物、寡
淡无味、软弱无力的文字堆砌
之作,不但无益于指导和推动
工作落实,相反还会浪费基层
干部群众的精力与时间,影响
和降低机关的威信与形象。

因
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此,在起草各类公文材料时,有必要强化针对问题而写的自觉意识。

一是要坚持有的放矢。

无论谋篇布局还是立论阐发,都要找到材料指向的事物中存在的问题,并以之作为材料写作特别是立论成立的现实前提。

发现和寻找问题时,既需要睁大眼睛、穷尽所能,也需要实事求是、恰如其分;既需要围绕现象、探查原因,也需要找到实例、佐证确认;既需要独辟蹊径、独到深刻,也需要公允持中、不偏不倚。

做到这几点,公文材料写作就可能切中要害、抓住要领。

二是要做到言之有理。

言之有
理,就是在公文材料写作过程
中,立言立论要着眼于有效回应人们关心关注和可能提出的问题来动笔下笔。

换句话说,就是我们在撰写每段话、每句话的时候,要时时处处争取以雄辩有力、确凿无疑的叙述来夯实公文材料的大厦地基。

只有这样,才能保证起草的公文材料经得起他人的推敲、质疑和审视,具有更强的公信力和生命力。

三是要追求实用管用。

机关公文材料的写作,要自始至终把解决问题放在最重要的位置上。

要全力避免那种花拳绣腿、华而不实的空虚矫饰,努力在探讨处理各种复杂情况的思路方法、拿出应对各种考验挑战的对策措施、提出解决各种问题的意见建议上
拿出真知灼见、远见卓识。

要全力避免那种虎头蛇尾、流于吆喝、忽悠上下的无聊应景文字游戏,切实在破解群众关心关注的难题、历史长期遗留的顽症、影响事业发展的障碍上求突破,从而使公文材料写作最大化地还归它本来应有的价值与意义。

第六,力求语言表述规范化。

公文材料写作中的语言表述能力,被视为代表机关干部公文材料写作水平的重要标志,理应引起高度重视。

一要注重把握书面用语。

除主持词、答谢辞、祝酒辞、讲话稿等需要口头表达的文种外,绝大部分公文材料都要用于书面交流、书面指导,这就要求机关干部在起草公文材料时,更多地按照书面用语表达的要求来把握和处理文字。

公文语言需要讲究精确,力争准确到位不含糊、贴切稳妥不忽悠、严谨求实不漂浮;公文用语讲究文雅,力争追求文采不低俗、锤炼精致不媚俗、奉行通俗不庸俗;公文用语讲究简约,力争长话短说不啰嗦、纲举目张不拖沓、直捣要害不绕弯,进而达到一言九鼎之功效。

二要合理使用专业术语。

起草公文材料时,一旦涉及专业性问题,一定要重视使用不同行业领域的专业术语,防止和避免给人留下只在外围打转转的不良印象。

当然也要防止过犹不
及地在面向下级、面向基层、面向群众的公文材料中大量过度地使用只有专业人士才能看得懂的术语,那样公文材料将失去存在价值和意义。

正确的做法是,既在表达需要的地方使用专业术语,也在群众需要的地方合理地把专业术语进行通俗化大众化转换,这样才能保证写出的公文材料易于被人们接受和理解。

三要善于借鉴群众语言。

公文材料语言虽然有着比较严格的规范性要求,但是从源头来看,群众语言依然不失为公文材料的重要话语来源之一。

特别是在涉及生活时尚、社会风尚和人们最新崇尚事物的文字材料写作中,大胆恰当合理地捕捉群众在实践中创造使用并且具有通俗性不失庄重性的流行语、时髦话和新词汇,会在很大程度上增加公文材料的鲜活感时代感,进而赢得群众认可赞同,确保我们撰写的公文材料不枯燥、不呆板、不落伍。

(作者单位:中央军委后勤
保障部政治工作局
)
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