工业企业档案分类试行规则

1991年7月4日国家档案局发布
为深化企业档案业务管理,提高现代化科学管理水平,促进企业档案工作的整体建设,更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步,特制定本规则.
第一条本规则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围.
第二条本规则适用于全国工业企业档案的分类管理、组织案卷和排架管理.交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业亦可参照执行.
第三条工业企业档案分类原则是以全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用.
第四条工业企业档案分类设置10个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类.特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入上述10大类目时,可根据实际需要增设一级类目.
第五条工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置详见附表,附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目,企业可结合实际需要增设或减少二级类目.
第六条工业企业档案分类二级以下类目设置,参照附表中的基本范围,结合行业特点和企业实际确定.工业企业档案分类层次不宜过多.
第七条工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：
1、党群工作、行政管理、经营管理生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；
2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目产品和设备仪器种类或型号设置；
3、科学技术研究类的二级及二级以下类目按按课题性质或课题设置；
4、基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置；
5、会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式名称设置；
6、干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置、干部档案类目设置按干部档案工作条例有关规定执行.
第八条工业企业档案分类中的类目标识符号不作统一规定.
第九条声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号.考虑其载体形式和保管要求不同,应分库保管,其他则不作统一规定.
第十条本规则于1992年起执行,这之前形成的档案,已经整理组卷的维持不动.
第十一条各地区、各部门可结合各自的实际情况,制定实施细则和分类编号方案.
第十二条本试行规则由国家档案局负责解释.
附：
工业企业档案分类表
上海市工业企业档案分类试行规则暂行细则
1992年11月20日上海市档案局制发沪档1992 119号为深化企业档案业务管理,提高科学管理水平,使企业档案工作更好地为促进企业生产、经营发展,提高经济效益服务,根据国家档案局下发的工业企业档案分类试行规则国档发1991 20号文的精神,结合上海市工业企业档案工作实际,特制定本细则.
第一条本细则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法、类目设置和编号办法.
第二条本细则适用于本市市属国营工业企业和城乡集体工业企业档案的分类、排列和编号.非工业企业可参照执行.中央在沪企业可按中央主管部委规定执行.
第三条工业企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间有机联系,便于科学管理与有效利用.
第四条一般大中型工业企业档案分类可设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、企业职工类.特大型企业或生产、管理特殊的企业,有些档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目.小型企业和非生产型企业可合并、减少一级类目.
第五条工业企业档案二级及二级以下类目的设置方法如下：
1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级类目可按其职能分工设定.即：同一机构或不同机构工作形成的档案,按其所反映的职能性质分别设置若干类别.二级以下类目一般按问题分类,将同一问题的档案归在一起设置类别.
规模较小、每年形成档案数量不多的企业,可以适当减少或不设二级类目.一般的大中型企业,可以不设置三级类目,在二级类目下直接按问题排列案卷.规模较大的大型企业、特大型企业,由于工作内容丰富,形成案卷数量较多,在二级类目后,应设置三级类目.
2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目,按产品和设备仪器种类或型号设置.
3、科学技术研究类的二级及二级以下类目,按课题性质或课题设置.
4、基本建设类的二级及二级以下类目,按工程性质或工程项目设置.
5、会计类的二级以下类目,按凭证、帐薄、报表、工资单、其它,分别设置.
6、干部职工类的二级及二级以下类目,按干部、工人、离退休职工、死亡职工分别设置.干部档案类目设置按干部档案工作条例有关规定执行.
第六条企业档案案卷排列、编号的基本方法
1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四个大类档案案卷,可采用按大类分年度排列.在各个大类内首先按年度顺序排列,在每一年度内分别按属类顺序排列,案卷顺序号在属类下顺序编制.同一属类内的档案的排列,永久、长期保管的档案应居前,短期档案留后；为保持档案的有机联系,永久、长期档案在排列时,可前后交叉.在分类号中应标年度特征,但这不作为企业档案分类类目内容,只作为案卷排列实用标记.具体标注位置可位于各级类目代号之后,并用间隔号“.”将年度号与类目代号隔开.
如：九一年度党群工作类组织工作,为.
2、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器档案案卷,依照分类结果进行排列.
3、会计档案案卷按大类、属类、年度排列,即在会计档案大类内先分别按
凭证、帐簿、报表、工资单等属类顺序排列,每个属类内的档案案卷再分别按年度顺序排列,编流水顺序号.
4、干部职工档案案卷,一般可按大类、属类和姓氏笔划排列.
5、工业企业档案的类目符号统一采用阿拉伯数字.类目符号的标识方法,一般采用“十进位”编号制、“八分制”编号制、“双位制”编号制三种,也可按阿拉伯数字顺序编号.企业可根据需要自行选用.
“十进位”编号制,即从0—9顺序标识.
“八分制”编号制,即从“1”顺序编号到“8”.第9位采用“91”一直到“98”.如1,2,3……8,91,92……98.
“双位制”编号制,即从“11”顺序编号到“19”,第l0位以后来用21,22……以此类推到99.
企业档案分类号中的类目之间,采用小黑点“.”断开,分类号与案卷顺序号之间采用横杠“——”连接.
6、企业各类档案编号统一采用隶属编号法,下位类代号须从属于上位类.
7、档案的保管期限不在分类类目中反映,而是在档案案卷脊背“档号”栏的上方采用阿拉伯数字标记,永久用“1”标记,长期用“2”标记,短期用“3”标记.
第七条党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案和干部职工档案六个大类的案卷封面应填写二级类目的名称,如组织工作,行政事务、财务管理、质量管理等.产品、科技技术研究、基本建设、设备仪器四个大类的案卷,封面应填写一级类目的名称.在案卷封面和脊背“档号”栏内,都应填上分类号和案卷顺序号,以便检索.
第八条声像照片等载体形态的档案不单独设置类目,但由于载体形式和保管要求不同,所以应分库保管,并编制保管目录与档号的对照表.
第九条企业归档文件材料的组卷工作,应执行科技档案案卷构成的一般要求的国家标准,统一采用标准规定的标准卷盒、卷夹和表式.会计档案、干部职工档案的整理组卷,统一按财政部、中央组织部有关要求进行.会计凭证盒、会计帐册和报表盒、干部职工档案卷夹,统一采用“上海市档案局监制”的样式.
第十条本细则适用于一九九二年起形成的企业档案的分类整理.一九九二年一月一日之前形成的企业档案可以维持原有的分类方法.
第十一条各部门、各企业可结合各自的实际情况,编制本行业、本单位档案分类编号的实施细则.
第十二条本细则由上海市档案局负责解释.
苏州市工业企业档案分类试行规则实施细则
苏州市档案局一九九二年四月三十日印发
为贯彻国家档案局颁布的工业企业档案分类试行规则,加强我市企业档案管理业务建设,实现档案工作的规范化,标准化,特制订我市工业企业档案分类试行规则实施细则.本细则依照国家档案局颁发的工业企业档
案分类试行规则,根据我市不同规模、不同性质的企业,对一级类目二级类目作了适当调整、补充和合并,
并就各自所含范围、类目排列次序、编号方法等作了规定. 本细则主要适用于企业档案的分类整理、组
织案卷和排架管理. 一、档案类目设置：1、企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用. 2、一级类目的设置根据不同性质的企业分别设置： 1 工业企业和非工业企业档案分类统一设置十个一级类目,即：党群工作类、行政管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类.个别生产程序特殊的企业,其专业档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目. 2 非生产型企业公司档案分类设置七个一级类目,即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类. 3、二级及二级以下类目的设置： 1 企业档案分类二级类目按照企业管理职能、档案特点和企业规模大小不同分别设置详见附表一、附表二 2 企业档案分类二级以下类目设置,参照附表一、附表二中的基本范围结合行业特点和企业实际确定、分类层次不宜过多一般不超过三级. 3 设置方法：a．党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的二级类目按管理职能设置. b．产品类的二级及二级以下类目,应先按产品的种类或系列分类、种类、系列以下再按型号设置. c．科学技术研究类的二级及二级以下类目,应先按课题性质分类,性质以下再按课题设置. d．基本建设类的二级及二级以下类目,应先按工程性质或用途分类,工程性质以下按建筑项目设置. e．设备仪器类的二级及二级以下类目,应先按设备仪器性能或用途分类,性能、用途以下再按型号设置. f．会计档案类的二级类目按核算单位设置. g．干部职工档案类不设二级类目. 二、类目的排列顺序：1、依照国家档案局颁发的工业企业档案分类试行规则中大类的排列次序,对我市企业各类档案实行统一排序和编号,使一级类目、二级类目排列次序相对固定,便于科学管理和住处交流. 2、工业企业、非工业企业档案分类一级类目、二级类目按附表
一、附表二中规定顺序排列,如不足,则留出相应的空位；如超出而必须增添时,则依次向后排列.非生产型企业公司档案分类一级类目按党群工作类、行政管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类顺序排列,二级类目除科技档案类外,根据企业规模大小不同,参照附表一、附表二中二级类目设置的顺序排列,科技档案类二级类目按基建档案,设备档案顺序排列. 三、类目标识符号及编号排架方法：1、企业档案分类类目标识符号统一采用阿拉伯数字标识. 2、一级类目采用"十进位"制编号标识,即阿拉伯数字从0到9顺序标识；二级类目采用"八分制"编号标识,即从1到8,91到 98；二级以下的类目采用"双位制"编号标识,即：11~19,21~29……91~99. 3、党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的编号方法为：一级类目号+二级类目号+案卷顺序号案卷顺序号按大类混年度编流水号,编至999时,重新从"1"号行流水编号,并用案卷目录号加以区别.产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案的编号方法为：分类号+案卷顺序号. 会计档案类的编号方法：：一级类目号+二级类目号核算单位+案卷顺序号.案卷顺序号按凭证、帐薄、报表、其他顺序编年底流水号.
干部职工档案类按笔型编号. 4、党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的排
架方法：一级类目--年度--二级类目--案卷顺序号. 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等各类档案的排架方法：一级类目--二级类目--三级类目或项目序号--案卷顺序号. 会计档案类的排架方法：一级类目--二级类目--年度--案卷顺序号. 干部档案的排架方法按干部、职工、退休职工、死亡职工排列. 5、各类目之间,不同级位类目用间隔符号"."分开,分类号与案卷顺序号中间用"－"表示.
四、特殊载体档案的分类、编号：1、声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,因其形成和所反映的内容,作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,不单独设置类目,可视其内容特征与纸质档案对应
分类编号,分库保管.照片档案的编号方法为：大类号+照片案卷号+照片流水张号.即：2、底图档案的分类编号,应与其蓝图档案分类编号相对应.即：底图档案分类号即蓝图档案分类号+底图保管单位号
五、有关档案的归档说明：1、企业产品档案与科研档案的区分问题：企业科研档案主要包括：一是由各级科委正式列入计划并下达的科研项目；二是企业与科研单位合作,并经各级领导科委鉴定的项目；三是企业自己立场项取得负结果的项目,这些项目形成的材料归入科研档案中.科研成果投入批量生产后形成的文件材料归入产品类. 2、企业一项大的技改或引进项目,既涉及基建,又涉及设备和产品的,则将设备的随机文件材料和单体设备在安装调试过程中形成的文件材料归入设备类,产品试、试鉴定过程中形成的文件材料归入产品类,其它文件材料归入该基建项目中.如果该技改或引进项目的基建又包含若干个子工程,则将整个技改或引进项目的立项审批等前期文件材料和竣工验收文件材料归入基建档案的综合类,其它各
项工程文件材料按性质归入基建档案相应的类目中. 3、在产品类中,对系列产品的通用文件或综合性文件如通用标准、工艺和创优材料等,不宜归入单一型号产品时,可在该系列产品类目中,设置综合类.
4、企业在一项引进设备项目中,同时引进多种门类、多种型号的设备,设备之间没有从属关系,则将该项目立项阶段和竣工验收阶段文件材料归入设备档案的综合类中；如果引进的设备之间有从属关系,则将该项目立项阶段和竣工验收阶段文件归入主要设备或关键设备中,其它设备的案卷只须在备考表中注明即可.
六、企业档案案卷格式及编目要求：1、企业管理类档案全部采用软卷皮装订,外加卷盒.盒内案卷不贴标签,在卷盒的脊背上贴标签.产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器类档案的整理级卷按照国家标准科学技术档案案郑构成的一般要求及苏州市档案局档发19913号文件国家标准〈科学技术档案案卷构成的一般要求〉的贯彻意见执行. 会计档案、干部职工档案按会计档案案卷格式和会计档案工作条例执行.
2、企业档案的档号标签格式及填写方法.标签采用四线格,分别填写全宗号目录号目录号为对应一级类目给定代号后再按顺序编流水号、年度号产品档案类、科研档案类、基建档案类、设备仪器档案类不填、分类号、案卷顺序号党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类填写盒内案卷的起止号.全宗号可暂不填写.软卷皮封面中档号一栏只填写分类号和案卷顺序号.会计档案类按会计档案案卷格式填写.
3、企业管理灯档案的案卷题名拟写,包括作者、内容、文种三个要素. 产品、科研、基建、设备仪器类档案案卷题名拟写,包括项目名称、内容特征、文件材料名称三个要素.
4、企业档案案卷目录
的编制,根据国家档案局的要求,实行统一格式. 1 企业档案分类目录,项目包括：分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、变更情况、备注. 2 底图目录,项目包括：序号、归档时间、档号、底图号、底科名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注.
3 声像、照片档案案卷目录,项目包括：序号、载体类型、归档时间、案卷题名专题名称、编号、数量、编制单位、对应的案卷档号、密级、保管期限、备注. 档案卷夹、卷盒及各种目录由市档案局统一印制.
工业企业档案分类编号规则
DB37/T180-93
1 主题内容和适用范围
本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求.
本标准适用于各类工业企业的档案管理.交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行.
2 引用标准
档案着录规则
3 名词术语
企业档案是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录.
档案分类是根据档案的共同点和差异点,将档案区分为不同类别的逻辑方法.
类目标识识别与区分档案类别的符号.
档号档案的编号.包括分类号、项目代号、案卷号.
目录按照一定的次序编排而成的条目组合,是档案检索和报导的工具.
档案着录在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程.
4 档案分类
分类原则以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用.
一级类目的设置设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类.特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入十大类目时,可根据实际需要增设一级类目.
二级及二级以下类目的设置二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置,如附录A补充件,附录A中设置的二级类目,是工业企业档案分类的基本二级类目,企业可结合实际需要增设或减少二级类目.
工业企业档案分类二级以下类目设置,参照附录A中的基本范围,结合行业特点和企业实际确定.工业企业档案分类层次不宜过多.
4.3.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题机构分类设置二级及二级以下类目.
产品类档案二级类目按产品种类设置,三级类目按产品型号设置,四年级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置.
科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置,三级类目按课题设置.
基本建设类档案二级类目按工程性质或用途生产设施、辅助生产设施、生活设施……设置,三级类目按建筑项目设置,四年级类目按子项工程或专业分工设置. 设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类性能、用途设置,三级类目按设备仪器型号设置.特大型企业的分厂、车间规模较大,设备数量多,可按分厂或工艺流程设置二级类目,按设备仪器种类设置三级类目,按设备仪器型号设置四年级类目.
会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他四个二级类目,会计凭证下设现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证等三级类目,会计帐簿下设会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐等三级类目,会计报表下设年度会计报表、月季度会计报表等三级类目.
干部职工档案按干部、工人分别设置二级类目,共设置干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个二级类目,三级类目按干部、工人个人进行设置.
5、类目标识
一级类目采用大写汉语拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次标识.亦可采用阿拉伯数字0～9或01～99标识.
二级及二级以下类目采用阿拉伯数字1～9或01～99标识.产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设类档案亦可直接采用型号或项目代号标识相应级类目.党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案类档案要将年度号编入分类类目标识中.
阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号"· "隔离开,大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号.
标识示意
A 党群工作一级类目
A02 组织工作二级类目
A02·04·1988 组织结构设置三级类目
或
01 党群工作一级类目
01·02 组织工作二级类目
01·02·04·1988 组织结构设置三级类目
6、案卷排架
企业档案按大类分别排架,大类之间不得交叉混排.
党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案,分别按大类、年度、问题排架,即把同一大类的案卷首先按年度分排,在各年度内,再将同一问题的案卷按长久、定期顺序排列.亦可按大类、年度、保管期限排架,即在各年度内将同一保管期限案卷按问题顺序排列.。