档案信息化对企业价值的提升作用

档案信息化对企业价值的提升作用

1企业档案信息化内容分类

企业档案信息化管理是指在国家档案行政管理部门的统一指导实施下，在企业档案管理过程中全面应用现代信息技术，对企业生产、经营、管理过程中形成的档案信息资源进行处置、管理和服务。[1]企业档案信息化以信息技术为基础，同时包含了企业发展的特点，是一个不断动态发展的过程。

1.1基础设施和软件建设

作为企业档案信息化的基础，企业应该首先形成与信息化管理相适应的电子环境。包括建立与企业规模、发展程度相适应的中心机房，购置适合电子档案系统的计算机服务器、存储设备、扫描仪和数码相机等设备。此外，还需要进行应用软件建设，企业使用应用软件一般分为自行开发与购买，但不论采用哪种，档案管理软件都需要满足集成管理各门类数字档案资源的需求。由于企业档案管理不同于档案馆管理的特殊性，需充分考虑系统的可操作性和安全性，力避繁琐，降低数据的易篡改性。

1.2数字信息资源建设

数字信息资源是企业档案信息化的另一基础，为企业档案信息化提供对象与内容。丰富而高质量的数字信息资源在企业运作的方方面面都起着重要的作用，是企业良好运行最需要和最直接接触的的资源之一，其重要性不亚于其他物质资源。因而这也是企业档案信息化建设中最需要关注的部分之一。档案数字信息资源形式多样，包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等，但不管任何形式的电子文件，其基本要求都是齐全完整、标准规范。要做到这一点，就必须保证信息化建设过程中的各个环节都必须符合国家对于公文档案的要求、标准。

1.3保障体系建设

企业档案信息化关系到企业的方方面面，并不单单局限于档案数字化。要想追求档案信息化的高质量高效率，就必须建设一系列的保障体系，为信息化提供坚实的后盾。建设保障体系不仅有利于企业档案信息化的合理推进和长期规划，也有利于避免在信息化工程中由于政策或现实情况的变动而出现的种种意外风险。具体说来，保障体系建设的具体内容有以下几个方面：

①制度保障。企业档案信息化的有序推进要求在信息化过程初始，就制定一套合理的制度。这套制度必须能够覆盖信息化建设的方方面面，从而为企业人员提供指导，确保信息化有始有终。这套制度包括各门类电子文件归档制度，人才配备、经费预算、系统运行管理制度,数字档案备份制度，机关档案管理部门、电子文件形成部门和信息化部门职责分工及奖惩制度等。[2]

②经费保障。企业档案信息化的建设不是一蹴而就的，在建设过程中必然需要企业进行一部分资金投入。不同体量的企业，档案信息化所需的经费不同，企业作为盈利性组织，需要结合自身的经济状况，从长远考虑，做出合理的经费预算。将档案信息化建设所需经费纳入企业整体建设的规划，从而保证有适当的经费预算。

③人才保障。企业档案信息化专业性较高，需要配备具有专业素养的专职人员，注重信息化培训，为信息化提供智力支持。

④安全保障。企业需要参照信息系统安全等级保护有关要求，从系统安全、人员配备、信息技术等方面采取多种措施，建立档案信息安全保障体系框架和管理体制。

2档案信息化对企业价值的提升作用

档案信息化对企业而言具有重大意义，其作用不仅仅在于提升企业档案管理工作的质量和效率，对于企业的可持续发展，企业价值的提升也有重要作用。

2.1提升企业的行政管理价值。

首先，档案信息化能在企业内部各部门之间建立有机的联系，使得各部门之间能够用最小的成本进行最有效的沟通，从而大大提升企业信息的流通度和企业管理的效率。

其次，档案信息化在企业内部建立了一套标准化的文书处理制度，各部门都必须遵循既定的文书处理制度，这对于企业的行政工作具有巨大意义，可以使得企业的行政工作趋向于系统化、标准化。减少行政过程中的人为干扰和随意性。

再次，档案信息化可以提升企业人事管理工作的效率。运用人事档案管理系统，使企业内部人员的招聘、考核系统化、透明化，实现数据资源的高度共享，全面掌握人才信息，统一部署人力资源管理。

最后，在财务管理方面，档案信息化使财务软件不断向管理软件扩展，将财务档案信息的范围扩大到采购、销售、库存和工资管理等全方面。[3]这不仅仅提高了工作效率，还形成一种新的、更客观、更直接、更可操作的财务档案管理方式。同时，在这种环境下，各部门的业务核算、统计核算以及各种财务报表的编制一次性完成，大大降低了企业财务工作的繁琐程度。

2.2提升企业的生产价值

首先，企业的销售额在大部分用于原料的采购后余下的部分就作为企业的利润，所以在采购环节的把控也是企业经营活动重要的一部分。[4]在传统的企业采购中，多依靠有经验的采购人员来进行采购活动，决定采购原料的种类和数量。在这种情况下，市场的变动、采购人员的知识局限以及其它种种因素，很容易发生采购失误，造成库存积压、物资占用大，资源配置不足或是原料采购错误、采购费用过高等情况。而在档案信息化后，对档案的利用可以极大的节省人力、物力、时间投入，提高采购部门查询信息、整合信息的能力。通过网络信息技术高效查询档案，为采购决策提供了强有力的数据分析，制定了合理的采购计划，提

升了企业的采购能力。

其次，在企业发展的过程中，伴随着企业规模的扩大，档案的数量也随之增长，在传统的纸质档案环境下，企业必须不断扩大档案室的面积，并增加档案管理人员。这不仅造成了档案工作的困难，也给企业增加了很多成本支出，而档案信息化可以尽可能地减少这些负担，降低企业的生产成本。

2.3提升企业的决策价值

档案是决策者做出正确决策的重要依据。企业的档案记录充分反映了企业的经营情况和企业的历史，员工资料、生产数据等一系列重要的信息都蕴含在企业档案之中。通过企业档案的电子信息化管理，可以使得档案工作更加制度化、规范化，在获取相关经营信息时更加方便。当企业需要做出决策时，决策者可以从档案资料系统中查看相应的信息，为决策提供全面的信息支持，大大减少因信息缺少而引起的决策的片面化和决策失误。从而提升企业的决策价值，助力企业的健康发展。

2.4提升企业的文化价值

企业文化对于一个企业而言具有重要作用。良好的企业文化可以为企业树立正面的社会形象，增加企业的社会影响力。同时激励企业员工的生产积极性，为企业吸引更多的优质人才。而企业档案客观的记录下来企业从产生之初每个历史阶段的真实面貌和发展情况，因此天然的具有塑造企业文化，传承企业精神的作用。

传统的档案管理模式对于弘扬企业文化的作用有限，在利用多种形式体现企业文化活力方面缺乏手段与个性，员工参与企业文化发展的机会有限，企业文化的社会影响力也较小。而在档案信息化的环境下，可以利用信息化的手段，对企业文化进行多方面的展示，建立多种渠道使得企业员工切身感受企业文化。员工对企业信息的便捷查询和利用，可以使得员工更加了解企业历史，培养员工的归属感和忠诚感，提高员工的工作效率。而信息化造就的信息传播加快，可以焕发企业内部的蓬勃朝气，有助于形成团结、有效的企业文化。同时，利用档案影像资料可以制作内容详实的企业宣传片，而利用企业门户网站、档案管理平台发布企业管理实时状态，则有助于展现企业软实力。因此，充分利用档案信息化管理的特色，将企业档案所承载的企业文化浸润到每位员工的日常工作，这为企业文化提升提供了前所未有的机会。

2.5提升企业的客户价值

在企业经营中尤为重要的一点是对于客户的开发和维护，在档案信息化的环境下，企业的客户经营更为便捷和深化，大大提升了企业的客户价值。现代档案信息的对外开放为现代市场营销方法的创新和发展提供了技术手段和基础，有力于扩大企业的开放维度，从而挖掘更多、更高质量的客户源。

另外，档案信息化中的客户数据库对于提升客户价值也有重要作用。企业通过建立自己的用户档案数据库，可以对用户数据进行分析和追踪，维护好自身客户资源，在出现问题时及时解决，以便促成再次购买增加利润。并在此基础上，通过数据库分析客户的消费现状和未来需求，进行智能回访和推荐商品，从而开