公司档案管理制度(4篇)

公司档案管理制度
一、总则
为规范公司档案管理工作，保证档案的安全、完整和准确，提高档案利用效率和管理水平，制定本制度。

二、档案的定义
档案是指公司业务活动中产生、受到固定、系列化和连续化控制并且具有审计、查证和法律效力的各种载体上所记录的各种信息。

三、档案管理的原则
1. 法律性原则：档案管理必须依法、合法、合规进行，遵守国家有关法律法规。

2. 科学性原则：档案管理必须科学、合理、系统，确保档案信息的完整性、准确性和可靠性。

3. 便捷性原则：档案管理必须满足用户的需求，提供便捷的检索、查询和使用服务。

4. 统一性原则：档案管理必须统一规划、统一标准、统一流程，形成统一的档案管理体系。

四、档案管理的责任
1. 公司全体员工都有档案管理的责任，应按照规定的流程和要求，规范操作档案。

2. 档案管理员是档案管理工作的责任人，负责档案的收集、整理、归档、检索等工作。

3. 部门负责人是本部门档案管理的责任人，负责本部门的档案管理工作。

五、档案的分类
根据档案的性质、用途和管理要求，将档案分为以下几类：
1. 行政档案：包括公司内部的各种行政管理和决策的文件、报告、备忘录等。

2. 业务档案：包括公司各项业务活动中产生的文件、合同、协议、函件等。

3. 人事档案：包括公司员工的入职申请、离职手续、薪酬文件等人事管理相关档案。

4. 财务档案：包括公司财务报表、会计凭证、发票和账簿等财务管理相关档案。

5. 项目档案：包括公司参与的各类项目的合同、报告、资料等相关档案。

6. 其他档案：包括除以上分类外的其他相关档案。

六、档案管理流程
1. 档案的收集：各部门应及时向档案管理员提交需要归档的文件和资料，并按照要求进行分类和整理。

2.档案的登记：档案管理员应对收集到的档案进行登记，记录档案的基本信息，包括文件名称、日期、保管期限等。

3. 档案的整理：档案管理员应按照规定的要求，对档案进行整理，包括分类、排序、装订等处理工作。

4. 档案的归档：档案管理员应将整理好的档案按照规定的档案分类进行归档，采用编号和索引等方式进行管理。

5. 档案的检索：用户需要查询档案时，可以向档案管理员提出申请，档案管理员应及时提供档案的检索和查询服务。

6. 档案的借阅：用户需要借阅档案时，须向档案管理员提出申请，经批准后才能借阅档案，借阅期限不超过30天。

7. 档案的销毁：档案保管期满或者不再需要的档案，应经公司主管部门批准后，由档案管理员按照规定的程序进行销毁。

七、档案管理的措施
1. 档案管理软件：公司应使用专业的档案管理软件，提高档案管理的效率和准确性。

2. 档案管理培训：公司应定期对档案管理员进行档案管理培训，提高其档案管理的能力和水平。

3. 档案管理规范：公司可以制定档案管理规范，对各部门的档案管理进行规范和指导。

4. 档案安全保密：公司应采取措施确保档案的安全和保密，包括备份、防火、防盗等。

八、档案管理的监督
公司应设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作的监督和检查，及时发现和纠正问题。

九、附则
本制度的解释权归公司所有，如有需要修改和完善，应经公司主管部门批准后执行。

以上是公司档案管理制度的主要内容，公司员工应按照本制度的要求进行档案管理工作，确保档案的安全、完整和准确，提高档案利用效率和管理水平。

公司档案管理制度（2）
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。

以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。

特殊情况只有
一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。

部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由
各部门自行保管。

第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条
件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。

阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。

需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。

过期由档案管理员催还。

需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二O____年____月____日起执行。

公司档案管理制度（3）
是指公司为了对各类文件、资料进行系统管理和保护，确保其安全、可靠、完整、及时的管理措施和规定。

下面是一个典型的公司档案管理制度的内容：
1. 文件分类和编号：对各类文件按照一定的分类标准进行分类，对每个文件进行编号，方便查找和管理。

2. 文件存放和保管：制定文件存放的位置和保管的措施，包括有防火、防盗、防潮等措施，确保文件的安全。

3. 文件使用：明确文件使用的权限和流程，规定谁可以查阅和借用文件，如何进行文件的借阅和归还。

4. 文件借阅管理：对文件借阅进行登记和追踪，确保文件的流转和使用的透明度和追溯性。

5. 文件归档和销毁：对文件进行定期的归档和整理，并制定文件的保存期限和销毁条件，避免无用文件的堆积和信息泄露的风险。

6. 档案安全：制定档案安全措施，包括有备份、加密、权限管理等措施，确保档案的保密性和完整性。

7. 档案检索：建立档案检索系统，确保员工能够快速准确地找到所需的档案信息，提高工作效率。

8. 档案管理责任：明确档案管理的责任和权限，指定专门的负责人和部门，并进行培训，确保档案管理规范和良好的运行。

9. 文化建设：通过员工培训和宣传，建立档案管理的重要性和意识，营造良好的档案管理文化。

10. 审计和改进：定期进行档案管理的审计和评估，发现问题并进行改进，持续提高档案管理水平。

以上是一个典型的公司档案管理制度的内容，具体的制度可以根据公司的实际情况进行调整和完善。

公司档案管理制度（4）
是指公司在日常运营中对公司档案进行管理的一系列规章制度和操作流程。

1. 档案管理目标：明确公司档案管理的目标和性质，例如确保档案的完整性、可追溯性和机密性。

2. 档案管理责任：明确公司档案管理的主要责任人和相关部门，例如由档案管理员负责具体的档案管理工作，公司高层则应参与和监督整个档案管理过程。

3. 档案分类与归档：确定档案的分类标准和归档流程，例如按照文件类型、主题或时间进行档案分类，并制定明确的归档流程，确保档案能够快速准确地找到。

4. 档案存储和保护：规定档案的存储方式和保护措施，例如离散存储、备份存储和电子存储等，同时还要制定安全措施来防止档案的丢失、损毁或泄露。

5. 档案检索和利用：制定档案的检索和利用规则，例如申请档案的流程、时间要求和审批程序，同时要保护涉及商业机密的档案的安全性。

6. 档案保管期限和销毁：确定档案的保管期限和销毁流程，例如根据法律法规和业务需要确定档案的保管期限，同时制定安全的销毁程序来销毁过期的档案。

7. 档案管理培训：为档案管理人员提供培训并定期进行档案管理知识和技能的培训，以提高档案管理的水平和专业性。

以上是一个基本的公司档案管理制度的内容，具体制度可以根据公司的特点和需求进行适当的调整和完善。