某公司人事档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

第三条人事档案管理应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保人事档案的完整性，不得随意删减、修改档案内容。

2. 准确性原则：人事档案内容应真实、准确，及时更新档案信息。

3. 安全性原则：加强档案保密，确保档案信息安全。

4. 利用性原则：提高档案利用率，充分发挥人事档案在公司管理中的作用。

第二章职责分工
第四条公司人力资源部负责人事档案的统一管理，具体职责如下：
1. 制定、修订和完善人事档案管理制度；
2. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管和借阅；
3. 对人事档案进行定期检查，确保档案的完整性和准确性；
4. 组织人事档案的数字化工作；
5. 负责档案保密工作，确保档案信息安全。

第五条各部门负责人对本部门人事档案管理工作负总责，具体职责如下：
1. 配合人力资源部做好人事档案的收集、整理和归档工作；
2. 加强本部门人事档案的保密工作，确保档案信息安全；
3. 定期检查本部门人事档案的完整性和准确性；
4. 协助人力资源部完成人事档案的数字化工作。

第三章人事档案管理内容
第六条人事档案包括以下内容：
1. 员工基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码等；
2. 员工工作经历：原工作单位、工作性质、工作时间、离职原因等；
3. 员工教育培训情况：学历、专业、培训课程、培训时间等；
4. 员工奖惩情况：奖励、处分、考核结果等；
5. 员工合同签订情况：劳动合同、保密协议等；
6. 其他需要保存的资料。

第七条人事档案的收集、整理和归档：
1. 新员工入职时，由人力资源部负责收集、整理和归档；
2. 员工工作期间，各部门负责人应及时将员工奖惩、培训等资料报送人力资源部；
3. 员工离职时，人力资源部负责整理、归档其人事档案。

第四章人事档案的借阅与使用
第八条人事档案的借阅：
1. 人力资源部负责审核借阅申请，确保借阅人具备合法、正当的借阅理由；
2. 借阅人需填写借阅单，注明借阅目的、期限和归还日期；
3. 借阅档案时，需遵守保密规定，不得擅自复制、拍照或泄露档案内容。

第九条人事档案的使用：
1. 人力资源部负责对人事档案进行整理、分类、归档，确保档案的完整性和准确性；
2. 各部门在使用人事档案时，应遵循以下原则：
a. 尊重员工隐私，不得泄露档案内容；
b. 仅限于办理业务、考核、招聘等正当用途；
c. 严格按照档案管理制度执行。

第五章附则
第十条本制度由公司人力资源部负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。